秘书写作第一章-基础知识

第一章秘书写作根底知识第二节应用文的主题第三节应用文的材料第四节应用文的结构第五节应用文的语言第一章应用文概述第一节应用文概述第一节应用文概述应用文的概念应用文的特点应用文的类别应用文的作用

应用文是行政机关、企事业单位、社会团体处理公共事务，以及人民群众处理个人事务使用的，具有直接价值和惯用格式的文书，是解决问题、处理事务、交流思想、传递信息的工具。行政公文、事务文书、经济文书、司法文书、礼仪文书等，都属于应用文的范畴。概念特点实用性真实性标准性针对性时效性简明性类别公务文书是党政机关、社会团体、企事业单位在处理公共事务过程中形成和使用的具有标准体式的文书，包括通用文书和专用文书。通用文书包括《国家行政机关公文处理方法》规定的13种行政公文及事务文书、规章文书。专用文书包括经济文书、司法文书、外交文书、军事文书等。私务文书

是个人处理自身事务表达意愿、主张、情感，为特定目的而书写的应用文。包括致词、申请书、自荐信、感谢信、方案、总结等。通用文书专用文书

行政公文(13种)事务文书财经文书司法文书科技文书外交文书军事文书私务文书条据书信致词礼仪文书作用21345领导指导作用标准准绳作用沟通协调作用宣传教育作用凭证依据作用主题的含义主题的作用主题确实立主题的要求第二节应用文的主题

应用文的主题是应用文章的内容所表达的根本思想或明确意图。含义古人云：“主脑非它，即作者立言之本意也〞。主题在文章中是贯穿首尾支配一切的中心，喻为文章的灵魂。〔一〕主题是应用文的灵魂〔二〕主题是应用文的统帅作用质量的上下价值的大小作用的强弱生命力的长短材料的选择结构的安排语言的调遣表达方式的运用质量的上下价值的大小作用的强弱生命力的长短全取决于主题是否正确。材料的选择结构的安排语言的调遣表达方式的运用全受制于主题并为主题效劳主题是灵魂

主题是统帅〔一〕来源于党和国家的方针政策、有关规章制度、上级的指示精神；〔二〕来源于本系统、本部门、本单位的实际情况。

依材取义，提炼主题。确立〔一〕正确一是写作意图要合法，即符合国家法律法规二是写作意图要合情，即符合实际情况〔二〕鲜明表现为旗帜鲜明、观点突出〔三〕单一一篇应用文只有一个主题，即一文一事〔四〕新颖具有鲜明的个性，表达时代精神要求材料的含义

材料的作用

材料的搜集

材料的选择第三节应用文的材料

材料是作者在生活中搜集到或写进文章，用于表达主题的事实和道理。含义对“材料〞的理解：

进入作者视野而未写入文章的材料——原始材料经过筛选、整理而写入文章的材料——加工材料原始材料：〔素材〕——加工材料：〔题材、材料〕——粗糙、零碎、杂乱精细、系统、条理

〔一〕材料是形成主题〔观点〕的根底〔二〕材料是说明主题〔观点〕的支柱作用“材料是形成观点的根底〞举例：某一单位财务管理问题的调查材料：第一步：去粗取精、去伪存真——决定材料的取舍第二步：由此及彼、由表及里——综合归纳，给材料分类1、某一店购进原料，未验收，少报损2300元。2、某一店售棉胎款158000元，不入账损失1000多元。3、有些店利润结算不实每年查补税利总额30万左右。4、有些店经营条件差，仓库狭小；或几家合用货栈。5、有一店去年去采购晴纶毛线，没有完成采购方案。6、有些店资金管理差，大量应收、预付款被拖欠占用。7、有些店多发加班费2000多元。8、有些店返聘退休人员不办手续，乱立名目开支补贴。9、有些店没有建立最根本的进料、发料验收手续。10、某店有些职工借出差之机游山玩水，费用照报销。11、全行业去年的总费用比前年降低2、2％。12、全行业这几年的流动资金逐年增加。13、有些店的费用报销审核有不按制度报销的情况。14、有店一青年没学过会计，学了几月即任主办财务。——不属财务问题——属于正常现象——应属成绩而非问题——不应是问题根底管理混乱资金管理不善费用审核不严利润结算不实辩论赛----热爱祖国演讲会----五四精神书法赛化装舞会篮球赛象棋赛CS赛_____宿舍评比墙报评比集体主义爱国主义

专业技能艺术修养丰富多彩的校园文化是培养高素质当代大学生的有效途径材料的搜集：〔多〕搜集的途径：调查研究搜集的要求：“韩信点兵，多多益善〞“长袖善舞，多财善贾〞搜集的类型：概括材料和典型材料具体事例和统计数字现实材料和历史材料正面材料和反面材料〔一〕明确调查内容〔二〕确定调查方法〔三〕进行分析研究搜集〔一〕 明确调查内容

材料来自社会实践。材料按照存在的形态，分为事实材料和观念材料。

事实材料指的是客观存在的人、事、物，包括现存的和以往的。观念材料包括政策性材料，人文、科技材料。事实材料:概括材料和典型材料具体事例和统计数字现实材料和历史材料正面材料和反面材料观念材料:方针政策人文科技经典理论科学定理警句格言〔二〕 确定调查方法1、调查的方法〔1〕 普遍调查对一定范围内的所有对象逐一进行调查的方法。〔2〕非普遍调查指的是在一定调查的总体范围内，选择对象进行调查。分为典型调查、重点调查和抽样调查。2、调查的方式〔1〕 实地调查法〔2〕文献调查法〔3〕问卷法〔4〕座谈法〔三〕 进行分析研究整理材料分析材料〔一〕选材要为表现主题效劳〔二〕选择真实、典型的材料〔三〕选择新颖的材料选择选材总原那么：围绕主题选材、为表现主题效劳材料的本质意义与观点相一致选材的要求：〔精〕一、选择真实的材料——信而不诞二、选择典型的材料——有代表性三、选择新颖的材料——有时代感主题----喻为灵魂材料----喻为血肉结构----喻为骨骼语言----喻为细胞文章写作诸要素：人们对文章的要求：言之有理言之有物言之有序言之有文结构的含义安排结构的原那么结构要求第四节应用文的结构结构是指文章内部的组织构造，指的是文章中整体与局部、局部与局部之间的关系。含义1、是表现主题的重要步骤；

2、是作者思路的具体表达；3、是构成文章的重要手段。作用:〔一〕准确反映客观事物的开展规律和内在联系〔二〕服从并效劳于表现主题的需要〔三〕要适应不同文种的特点和要求原那么结构的内容：

层次、段落

过渡、照应开头、结尾

〔一〕层次清晰、段落清楚〔二〕衔接自然、彼此照应〔三〕首尾圆合、浑然一体要求〔一〕层次清晰、段落清楚1、层次〔1〕层次的含义：文章思想内容的表现次序。

〔2〕层次安排的方法：并列法〔横式结构〕递进法〔纵式结构〕综合法〔纵横结合式〕2、段落〔1〕段落的含义：是构成文章的根本单位。〔2〕段落安排的方法：〔与层次安排的方法相同〕〔二〕衔接自然、彼此照应1、过渡〔1〕过渡的含义：文章上下文之间的衔接转换。〔2〕过渡的方法：〔1〕用序数标明内容的序列〔2〕使用过渡语和惯用句式2、照应〔1〕照应的含义：文章前后文之间的照顾照应。〔2〕照应的方法：〔1〕首尾照应〔2〕题文照应〔3〕前后照应〔三〕首尾圆合、浑然一体

常用的开头方法说明式概述式简介式引叙式结论式提问式常用的结尾方法

期请式总结式说明式号召式展望式语言的概念

语言的文体特色应用文语言的要求第五节应用文的语言含义语言是人类所特有的用来表达意思、交流思想的工具。是重要的交际手段。马克思说过：“语言是思想的直接现实。〞老舍先生曾说过：“我们既然搞写作，就必须掌握语言技巧。〞应用文的性质、特征和作用决定了应用文的语言具有不同于其他类文体的风格和特色。不同文体的语体特色：文学作品——形象性、生动性、直观可感性科技著作——精确性、严谨性、客观性政论文章——倾向性、逻辑性、煽动性事务文书——准确性、简明性、程式性

准确简明朴实庄重要求〔一〕不讲不实之辞〔二〕用词准确〔三〕防止歧义准确简而得要、陈言务去不要苟简，简要立足于明恰当使用概括性的语言恰当使用模糊语言在句子组织、运用上下工夫简明朴实朴实的语言风格表达为：重实用、去浮华

通俗易懂

平易近人

礼貌得体

〔一〕使用标准的书面语言，不用方言口语〔二〕使用专门用语庄重第一章作业:一、填空题:1、应用文按功能作者分,可分为和.2、应用文明显区别于其他文体的特点是.3、收集材料的途径是.4、应用文的语言要求是,,,.二、判断题:1、主题是应用文各要素中最具决定意义的要素.()2、掌握了格式就等于学好了应用文.()3、应用文的结构指的是文章的内部与外部的组织构造.()4、应用文语言的要求之一是准确性.()三、选择题:1、在应用文中,主题与材料的关系是：A、并列关系B、对立关系C、递进关系D、统帅与被统帅关系2、就材料而言,“韩信点兵,多多益善〞指的是:A、材料的选择B、材料的收集