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文档简介

会议室使用须知和行为规范会议室使用须知和行为规范会议室使用须知和行为规范会议室使用须知和行为规范一、引言二、会议室预定和使用流程1.预定会议室访问公司内部预定系统，并登录账号。在预定系统中选择需要的会议室，指定预定日期和时间。在预定成功后，系统将会自动会议室预定详情，并发送邮件通知所有参会人员。2.取消预定如果有必要取消会议室预定，请尽早通知相关人员，以便其他人能有机会使用。取消预定的具体步骤如下：访问预定系统，在“我的预定”选项中查找需要取消的预定。取消按钮，并填写取消原因。确认取消后，系统将自动发送邮件通知所有参会人员。3.使用会议室提前到达会议室，在会议开始前10分钟内入座。确保会议室桌面整洁，并保持良好的卫生习惯，不要随意丢弃垃圾。尊重其他使用者，保持安静，不打扰其他会议室的会议。使用会议室设备前，请先了解操作方法，并妥善使用。使用完毕后，请关闭投影仪、关闭电脑、关闭灯光等，确保会议室恢复到默认状态。离开会议室时，请及时清理个人物品，并关闭门窗。三、会议室使用注意事项1.合理安排会议时间请合理安排会议时间，避免过长或过短的会议。会议时间控制在1小时至3小时之间，确保会议的高效与准时。2.提前测试会议设备在会议开始前，提前测试会议室设备，包括投影仪、音响、视频设备等。如有需要，请提前向IT部门申请支持。3.会议记录和纪要会议开始时，指定一名记录人员负责记录会议内容和决议事项。会议结束后，及时整理会议纪要并发送给所有参会人员，以确保大家对会议结果的一致理解。4.静态环境设置为了确保良好的会议环境，会议期间请关闭方式等通信设备，并保持会议室内的安静。如果需要接听方式，推荐在会议开始前告知其他参会人员，并事先设置成静音或者挂起状态。5.合理安排会议人数请根据会议室可容纳人数合理安排与会人数，避免因座位不足而影响会议的进行。如人数较多，请提前选择大型会议室或者采用视频会议形式。四、违规行为处理临时占用会议室未经预定。没有按时取消预定，导致他人无法使用会议室。长时间无故延误会议开始。随意更改会议室布置，损坏会议室设备。喧哗、吵闹、干扰其他会议的进行。发送警告邮件或短信提醒相关人员遵守规定。禁止使用会议室一段时间。记录违规人员的行为，并向相关部门报备。五、结语通过制定会议室使用须知和行为规范，我们希望能够建立一个有序、高效的会议环境，提高会议效率和工作质量。同时，也期望每

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