电子档案归档内容和要求

昆明市建立电子文件与电子档案的归档内容、要求及管理方法一、总那么二、术语三、根本规定四、电子文件的代码标识、格式与载体五、建立电子文件的搜集与积累六、建立电子文件的整理、鉴定与归档七、建立电子档案的验收与移交八、建立电子档案的技术要求和质量要求九、建立电子档案的管理

一、总那么1.0.1为加强我市建立电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完好、有效的建立电子档案，满足现代新昆明建立和数字化城建档案馆建立的要求，保证建立电子文件和电子档案的平安保管与有效开发利用，根据<中华人民共和国档案法>、<电子文件归档与管理规范>〔GB/T18894-2002〕和<建立电子文件与电子档案管理规范>(CJJ/T117-2007)，制定本方法。前往目录1.0.2本方法适用于我市建立系统业务管理电子文件和建立工程电子文件的归档和管理。1.0.3建立电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关规范的规定。

二、术语2.0.1建立电子文件在城乡规划、建立及其管理活动中经过数字设备及环境生成，以数码方式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处置，并可在通讯网络上传送的文件。主要包括建立系统业务管理电子文件和建立工程电子文件两大类。前往目录2.0.2建立系统业务管理电子文件建立系统各行业、专业管理部门(包括城乡规划、城市建立、村镇建立、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位)在业务管理和业务技术活动中经过数字设备及环境生成的，以数码方式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处置，并可在通讯网络上传送的业务及技术文件。2.0.3建立工程电子文件在工程建立过程中经过数字设备及环境生成，以数码方式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处置，并可在通讯网络上传送的文件。建立工程电子文件主要包括工程预备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、开工图电子文件和开工验收电子文件。建立工程电子文件可简称为工程电子文件。2.0.4建立电子档案具有参考和利用价值并作为档案保管的建立电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。主要包括建立系统业务管理电子档案和建立工程电子档案。2.0.5真实性电子文件的内容、构造和背景信息等与构成时的原始情况一致。2.0.6完好性电子文件的内容、构造、背景信息、元数据等无缺损。2.0.7

有效性电子文件的可了解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。2.0.8元数据描画电子文件的背景、内容、构造及其整个管理过程的数据。2.0.10迁移将源系统中的电子文件向目的系统进展转移存储的方法与过程。

三、根本规定3.0.1建立系统业务管理电子文件构成单位和建立工程电子文件构成单位应加强对电子文件归档的管理，将电子文件的构成、搜集、积累、整理和归档纳入文件管理任务程序，明确责任岗位，指定专人管理。3.0.2建立系统业务管理电子文件构成单位的档案部门应担任监视和指点本单位建立系统业务管理电子文件的搜集、整理和归档，并按照相关规定定期向城建档案馆〔或县市区城建档案室〕移交建立系统业务管理电子档案。前往目录3.0.3在建立工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交中，建立单位的任务应符合以下规定：1对列入城建档案馆接纳范围的工程，按规定向城建档案馆移交工程电子档案。建立工程电子档案详细由三个部分组成：建筑〔市政〕工程电子档案、综合管网开工丈量电子档案、声像电子档案。2在建立工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签署协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；3搜集和积累工程预备阶段、开工验收阶段构成的电子文件，并进展整理归档；4组织、监视和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的构成、积累和整理归档任务；5搜集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位构成的工程电子档案；6在组织工程开工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进展预验收时，应同时提请对工程电子档案进展预验收；3.0.4勘察、设计、施工、监理及丈量等单位应将本单位构成的工程电子文件整理归档后向建立单位移交。城建档案馆应对建立工程电子文件的整理归档任务进展监视、检查、指点和预验收。3.0.5对具有永久保管价值的可输出打印型电子文件，建立电子文件构成单位必需将其制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保管文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关阐明及描画上坚持一致，且二者之间必需建立关联。3.0.6建立电子文件构成单位应建立建立电子文件归档与管理系统，实现建立电子文件自构成到归档、保管、利用过程中电子文件及其著录数据、元数据的延续管理。3.0.7建立电子文件构成单位和建立电子档案保管单位应采取措施，保证建立电子文件的真实性、完好性、有效性和平安性，并应符合以下规定：1应建立规范的制度和任务程序并结合相应的技术措施，从建立电子文件构成开场不延续地对有关处置操作进展管理登记，保证建立电子文件的产生、处置过程符合规范。2应采取平安防护技术措施，保证建立电子文件的真实性。3应建立建立电子文件完好性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。4应建立建立电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。5建立电子文件的处置和保管应符合国家的平安严密规定，针对自然灾祸、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统平安和严密等级要求相符的防备对策。3.0.8建立电子文件构成单位与城建档案馆应对建立电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理任务的延续性。3.0.9城建档案馆应根据建立行业信息化现状，及时提出建立电子文件归档的技术性指点意见。建立电子文件构成单位据此明确规定各类建立电子文件归档的详细要求，保证归档质量。

四、电子文件的代码标识、格式与载体4.0.1电子文件的代码应包括稿本代码和类别代码。1稿本代码应按表4.0.1-1标识。表4.0.1-1稿本代码稿本代码草稿性电子文件M非正式电子文件U正式电子文件F前往目录2类别代码应按表4.0.1-2标识。表4.0.1-2类别代码文件类别代码文本文件（Text）T图像文件（Image）I图形文件（Graphics）G影像文件（Video）V声音文件（Audio）A程序文件（Program）P数据文件（Data）D4.0.2

格式要求各种不同类别电子文件的存储应采用通用格式，目前昆明市城建档案馆认可的格式有：表4.0.2各类电子文件的通用格式文件类别通用格式文本文件DOC、TXT表格文件XLS图像文件JPEG、TIFF图形文件DWG、DGN影像文件MPEG、AVI声音文件WAV、MP34.0.3载体要求脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘DVD-R光盘介质(优质光碟)、可擦写DVD-RAM光盘、磁带、硬磁盘等。挪动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保管的载体。4.0.4扫描件质量要求A4幅面的档案需求用200DPI分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不要超越512KB。大于A4幅面的档案需求用200DPI分辨率扫描为黑白或灰度的TIFF〔G4〕文件，并且每张超越A4幅面扫描件的存储容量不要超越2MB(2048KB)。

五、建立电子文件的搜集与积累5.1搜集积累的范围5.1.1凡是在城乡规划、建立及其管理等活动中构成的具有重要凭证、根据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建立系统业务管理电子文件的搜集范围。5.1.2凡是记录与工程建立有关的重要活动、记载工程建立主要过程和现状的具有重要凭证、根据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建立工程电子文件的搜集范围。各类建立工程电子文件应按照城建档案馆规范目录所列细目搜集〔开工图电子文件按照实践产生搜集〕。前往目录5.2搜集积累的要求5.2.1建立电子文件构成单位必需做好电子文件的搜集积累任务。5.2.2建立电子文件的内容必需真实、准确。工程电子文件内容必需与工程实践相符合，且内容及其深度必需符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、丈量等方面的技术规范、规范和规程。5.2.3记录了重要文件的主要修正正程和办理情况，有参考价值的建立电子文件的不同稿本均应保管。5.2.4凡是属于搜集积累范围的建立电子文件，搜集积累时均应进展登记，填写建立电子文件登记表〔附录A、附录B〕。5.2.5应采取严密的平安措施，保证建立电子文件在构成和处置过程中不被非正常改动。积累过程中更改建立系统业务管理电子文件或建立工程电子文件应按规范要求填写更改记录表〔附录C〕。5.2.6应定期备份建立电子文件，并存储于可以脱机保管的载体上。对于多年才干完成的工程，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。5.2.7对通用软件产生的建立电子文件，应同时搜集其软件型号、称号、版本号和相关参数手册、阐明资料等。公用软件产生的建立电子文件应转换成通用型建立电子文件。附录C建立电子文件更改记录表序号电子文件名更改单号更改者更改日期备注5.2.8对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建立电子文件，链接的电子文件或数据应一并归档，并保证其可准确复原；当难以保证归档建立电子文件的完好性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式，如JPEG文件格式。5.2.9与建立电子文件的真实性、完好性、有效性、平安性等有关的管理控制信息〔如电子签章等〕必需与建立电子文件一同搜集。5.2.10对采用一致套用格式的建立电子文件，在保证能恢复原格式形状的情况下，其内容信息可不按原格式存储。5.2.11计算机系统运转和信息处置等过程中涉及与建立电子文件处置有关的著录数据、元数据等必需与建立电子文件一同搜集。5.3搜集积累的程序5.3.1搜集积累建立电子文件，均应进展登记，电子文件登记表应与电子文件同时保管。5.3.2对已登记的建立电子文件必需进展初步鉴定，并将鉴定结果录入建立电子文件归档与管理系统。5.3.3对经过初步鉴定的建立电子文件应进展著录，并将结果录入建立电子文件归档与管理系统。5.3.4对已搜集积累的建立电子文件，应按业务案件或工程工程来组织存储。5.3.5对存储的建立电子文件的命名，宜由三位阿拉伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分那么表达本电子文件的内容及特征或图纸的专业称号和编号。建立电子文件保管单元的命名应与相应的纸质文件称号一致。5.3.6建立电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关阐明及描画上应坚持一致。

六、建立电子文件的整理与归档6.1整理6.1.1建立电子文件的构成单位应做好电子文件的整理任务。6.1.2对于建立系统业务管理电子文件或建立工程电子文件，业务案件办理结束或工程工程完成后，应在搜集积累的根底上，对该案件或工程的电子文件进展整理。6.1.3整理应遵照建立系统业务管理电子文件或建立工程电子文件的自然构成规律，坚持案件或工程内建立电子文件间的有机联络，便于建立电子档案的保管和利用。前往目录6.1.4同一个保管单元内建立电子文件的组织和排序可按相应的建立纸质文件〔规范目录〕整理要求进展。6.1.5建立电子文件的整理每个工程按文件夹树型构造组成：工程称号--->案卷题名--->文件资料题名。2每个案卷内文件的序号编码为：001-N。3每张光盘必需在刻盘时录入正确的盘符编号，盘符编号的规范是“工程称号每个字的首字字母组合〞+“刻盘当天日期〞。例如,工程称号:世纪城，日期为2021年12月1日，那么光盘盘符编号为“SJC20211201〞。注：光盘盘符编号不能超越16个字符，如有超出的情况，请移交档案人员进展调整。6.1.6建立电子文件的分类应按照<城建档案分类大纲>进展。6.1.7建立电子文件的著录应按照现行国家规范<城建档案著录规范>〔GB/T50323-2001〕进展，同时应按照保证其真实性、完好性、有效性的要求补充建立电子文件特有的著录工程和其他标识信息与数据。6.2鉴定6.2.1鉴定任务应贯穿于建立电子文件归档与电子档案管理的全过程。电子文件的鉴定任务，应包括对电子文件的真实性、完好性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。6.2.2归档前，建立电子文件构成单位应按照规定的工程，对建立电子文件的真实性、完好性和有效性进展鉴定。6.2.3建立电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建立纸质文件资料归档范围、保管期限的有关规定执行。建立电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。6.3归档6.3.1建立电子文件构成单位应按照相关规定把经过鉴定合格的电子文件向昆明市城建档案馆归档移交。6.3.2建立系统业务管理电子文件的归档应与相应的建立系统业务管理纸质或其他载体方式文件同时归档。工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体方式的文件同时归档。6.3.3建立电子文件构成单位在归档时，应按以下步骤进展：将已整理好的建立电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件〔或工程〕按要求从原系统中导出；2将导出的建立电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件〔或工程〕的电子文件及其著录数据、元数据、各种管理登记数据等必需存储在同一载体上。3对存储的建立电子文件进展检验。4在存储建立电子文件的载体或装具上编制封面。同时存储载体应设置成制止写操作的形状。〔1〕装具封面内容的填写应符合附录D的要求。〔2〕光盘载体封面内容的填写应包括工程工程称号和光盘的盘符号。附录D建立电子文件〔档案〕载体封面载体编号：类别：档号：套别：内容：地址：

编制单位：编制日期：保管期限：密级：文件格式：软硬件平台阐明：

5归档移交时，交接双方必需办理归档移交手续。档案部门必需对归档的建立电子文件进展检验，并按照规范要求，填写<建立电子档案移交、接纳登记表>。交接双方担任人必需签署审核意见。当文件构成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完好性和有效性时，那么应把其技术方法和相关软件一同移交给接纳单位。6.4检验6.4.1建立系统业务管理电子文件构成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前，以及本单位档案部门在接纳电子文件之前，均应对移交的载体及其技术环境进展检验，检验合格后方可进展交接。6.4.2勘察、设计、施工、监理、丈量等单位构成的工程电子档案应由建立单位进展检验。检验审查合格后向建立单位移交。6.4.3在对建立电子档案进展检验时，应重点检查以下内容：1建立电子档案的真实性、完好性、有效性；2建立电子档案与纸质档案能否一致、能否已建立关联；3载体有无病毒、有无划痕；4登记表、著录数据、软件、阐明资料等能否齐全；6.5汇总6.5.1建立单位应将勘察、设计、施工、监理、丈量等单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位构成的工程前期电子档案及验收电子档案一同按工程进展汇总，并对汇总后的工程电子档案按本规范要求进展检验。

七、建立电子档案的验收与移交7.1建立系统业务管理电子档案的移交建立系统业务管理电子档案构成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆移交已归档的建立系统业务管理电子档案。7.2建立工程电子档案的验收与移交7.2.1建立单位在组织工程开工验收前，提请城建档案馆对工程纸质档案进展预验收时，应同时提请对工程电子档案进展预验收。7.2.2列入城建档案馆接纳范围的建立工程，建立单位向城建档案馆移交工程纸质档案时，该当同时移交一套工程电子档案〔一式二份〕。前往目录7.2.3停建、缓建建立工程的电子档案，暂由建立单位保管。7.2.4对改建、扩建和维修工程，建立单位该当组织设计、施工单位据实修正、补充、完善原工程电子档案。对改动的部位，该当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档案一同向城建档案馆移交。7.3办理移交手续7.3.1城建档案馆接纳建立电子档案时，应按照规范要求对电子档案再次检验，检验合格后，将检验结果按照规范要求，填入<建立电子档案移交、接纳登记表>〔附录E〕并填写电子档案质量保证书，交接双方签字、盖章。7.3.2登记表和保证书应一式两份，移交和接纳单位各存一份。电子档案质量保证书

我单位本次移交的电子档案，经我单位审核，与移交的纸质档案完全一致，符合电子档案管理的有关规定。特此保证。

档案内容：载体：数量：

单位〔公章〕：审核人：日期：

八、建立电子档案的技术要求和质量要求8.1建立单位应指定具有城建档案任务阅历的专职人员做好实体档案〔纸质档案〕、电子档案的搜集、整理、移交任务。8.2建立单位到网址为()的昆明市城建档案馆网站，注册报送账号并下载报送软件。8.3以城建档案馆制定的归档规范目录〔开工图据实产生〕为根据，纸质档案经过我馆审核后，方可进展电子档案的搜集整理，移交工程档案的单位及个人需保证纸质档案与电子档案的一致性。前往目录8.4电子档案的格式：A4幅面的纸质档案扫描件保管为Jpeg格式，大于A4幅面的纸质档案扫描件保管为Tiff格式。工程、案卷〔文件〕的著录信息，和案卷目录、卷内目录采用Excel文件方式组织(以昆明市城建档案馆网络报件系统著录表为规范的EXCEL表格)。8.5A4幅面的档案需求用200DPI分辨率扫描为彩色JPEG文件，并且每张A4幅面扫描件的存储容量不要超越512KB。8.6大于A4幅面的档案需求用200DPI分辨率扫描为黑白或灰度的TIFF〔G4〕文件，并且每张超越A4幅面扫描件的存储容量不要超越2MB(2048KB)。8.7移交档案人员需确保电子文件图像明晰、完好，无偏斜、无失真。8.8扫描图像的陈列顺序与档案原件一致。8.9对一份文件进展分区域扫描的，应进展图像拼接处置，拼接后的电子档案确保与实物档案一致。

九、建立电子档案的管理9.1脱机保管9.1.1建立电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统，实现建立电子档案的在线管理与集成管理。并将建立电子档案的转存和迁移结合起来，定期将在线建立电子档案按要求转存为一套脱机保管的建立电子档案，以保证建立电子档案的平安保管。9.1.2脱机建立电子档案〔载体〕应在符合保管条件的环境中存放，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。前往目录9.1.3脱机建立电子档案的保管，应符合以下条件：1归档载体应作防写处置。不得擦、划、触摸记录涂层；2环境温度应坚持在17～20℃之间；相对湿度应坚持在35～45％之间；3存放时应留意远离强磁场，并与有害气体隔离；4存放地点必需做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；5单片载体应装盒，