地方文献工作管理制度

地方文献工作管理制度前言随着地方文献的收集、整理、保管工作的不断推进，如何确保地方文献工作的高效、科学、规范，保障地方文献材料的安全和价值，已经成为一个亟待解决的问题。为此，本制度的制订正是为了满足这一需求，更好地守护地方文献的安全和完整。一、总则1.1目的本制度的目的是为了规范地方文献工作中的各种流程，确保地方文献知识的传承和整理，促进地方文献的保护和利用。1.2适用范围本制度适用于所有有关地方文献的机构和个人。1.3定义地方文献：指地方政府、机构、团体、企事业单位，以及社会个人正式出版的文献。收集：指为获得信息和材料而从各种渠道获取有关的地方文献。整理：指对收集的地方文献材料进行分类、整合、鉴定、汇编等工作。保管：指对整理好的地方文献材料实现长期安全保管、定期维护、完整还原的过程。利用：指通过各种方式利用地方文献材料来满足社会和个人需要的过程。二、收集工作2.1收集范围稳妥的地方文献收集范围必须准确定位，充分考虑各种可能性，并加以明确阐述。文种、出版对象、内容、时期等均应予以规定。2.2收集模式在决定收集范围的基础上，同时根据政策、条件、人力资源等方面的综合性与实际情况进行合理安排。可采取自采、限时、委托等多种方式。2.3收集目标明确好地方文献收集工作的目标，是关系到工作成效的一个关键问题。目标可能是知道一定的地方文献资料，也可能是尽可能获得丰富的地方文献资料等。目标的设定最好是从实际情况出发，策划科学合理，便于实施，也便于评估。三、整理工作3.1整理前期准备进入整理工作之前，必须要做好前期准备。包括对收集材料的鉴别和评估，对拟定整理方法的分析、讨论。在这一过程中，需要有合理的人力和资源分配。3.2整理方式整理方式可能采取专项整理、专人整理、研究型整理、清单整理等多种方法，一定要从实际情况出发，因地制宜，科学选择。3.3整理结果的输出与登记给整理标准与整理制度规定出具体的整理官方质量证明，记录好自己整理的内容、过程以及完成情况，并按照制定的记录表及结果清单进行统计。涵盖的方面包括为取得或制作出纸制和电子材料的种种内容，以及保存和存档的方法标准等。四、保管工作4.1保管的对象所有地方文献档案资料均属于保管的对象，包括电子存储物、纸质存储物。4.2保管标准有效的保管标准应当囊括文件、存档、相关通知、涉及的安全保密问题等诸多方面，并且能够全面反映所保管材料的特殊性与范围等具体情况。4.3保管措施在保管过程中，应该执行以下措施：自行提出保管设备标准；规范化管理文件存储地点、人员管理，确保安全、完整；采取规定的工具对文件进行扫描，以确保每一份文件都可以找到。五、利用工作5.1利用范围利用地方文献的范围非常广泛，可以用于学术研究、政府起草文件、民俗纪录、电影记录等方面。5.2利用方式地方文献的利用方式，可以分为纸质利用与电子利用。电子利用越来越普遍，特别是随着数字化技术的快速发展，人们对具体资料进行电子化了解的程度也越来越高。六、保密与安全管理6.1保密管理地方文献的保密管理是非常重要的，对材料的访问、整理、保管都需要执行严格的保密措施。针对不同的材料，应逐一报备，并且明确保密级别，建立保密务实办法。6.2安全管理文献的安全管理主要是指防火、防盗、防泄密等保障措施。在保管期间，防火、防盗需要加强，同时加强人力管理，确保知晓信息的人员限定，有效控制流通。保密、安全管理