安庆文件管理制度

安庆文件管理制度一、制度背景随着信息技术的广泛应用，各种文件管理方式也在不断更新，文件管理制度的完善变得愈发重要。为确保文件管理规范，保护公共信息资源，维护社会秩序和公众利益，安庆市制定本文件管理制度。二、适用范围本制度适用于安庆市各级政府机关、企事业单位及其下属部门单位等。三、文件的分类与分级管理（一）文件的分类公文：指各级政府机关及其下属部门、单位之间的书面联络、会商、通报公告等文件，包括传真公文。记要：指各类会议文件、谈话、商谈纪要以及重要口头汇报事项的书面记录。报告：指各级政府机关及其下属部门、单位向上级机关或其他有关方面提供的报告。呈报：指各级政府机关及其下属部门、单位向上级机关请示、报告、反映问题以及报告移送、处理业务等文件。决策：指各级政府机关及其下属部门、单位制定决策的公开与非公开的文件。合同、协议、协商记录等其他书面资料。（二）文件的分级管理公开文件：具有公开性质的文件，可以公示、公开或者依法提供给公众查询使用，属于信息公开的范围。秘密文件：国家、地方各级政府行政机关规定的必须保守的文件，涉及国家、社会、个人的秘密。分为机密、秘密和内部。机密文件：涉及国家重要安全、财产、技术、物资等方面的文件。秘密文件：涉及国家秘密的文件，包括涉外、涉军队、涉政治等方面的文件。内部文件：仅在部门以内使用的文件。四、文件的起草、审批和签发（一）文件的起草文件起草人应在文件的文号后注明本人的署名。文件的格式应按照政府机关文件格式规定的要求进行排版，尤其注意文种、密级、办公室代字和主送、抄送单位的填写。文件的文字表述要求准确、明确、简练、条理清晰。文件内容应符合相关法律、法规、制度和政策。（二）文件的审批文件的审批应按照职责权限进行。提出意见的人员必须对文件的基本情况、内容、意义、目的和法律法规等方面有足够的了解和认识，对文件内容进行全面、深入地审查阐述，确认文件是否符合有关制度规定。文件的审批应注重审查文件的合法性、合理性和可操作性，确保文件制定科学、合理、实用。文件审批过程中，应及时明确文件的密级和文编号。（三）文件的签发文件的签发人应按文件级别授权，对于机密和秘密文件，应进行签发授权手续，未经授权不得签发，确保文件的安全性和秘密性。文件签发后，应及时报送应有监管机构，对于重大问题提出的文件应及时上报上级机构审定。五、文件的转发和传输（一）文件的转发文件的转发是指原件或复印件经过核对无误后，按规定顺序向有关单位或人员转发、传达、传阅的活动。文件的转发应按照规定程序进行，不得随意转发，应尽可能地减少转阅次数，确保文件的及时、准确、保密的流转。（二）文件的传输文件的传输是指文件利用计算机网络、邮件、传真、磁盘、U盘等信息传输工具进行在线传输。文件传输应注意信息安全、内容准确和及时性，根据文件密级选择合适的技术和措施，确保文件传输的安全和保密。六、文件的保存管理（一）文件保存原则文件的保存必须按照规定的期限、方法、环境和技术要求进行，使文件能够完整、准确、清楚地保存和使用，且不影响文件的原貌和完整性。文件的保存不得超过规定的保存期限，过期文件应按相关规定予以销毁或转移。（二）文件保存期限不同类型的文件应依据不同的保存期限进行保存和管理。公开文件的保存期限为五年以上，内部文件和机密文件的保存期限按照国家机密保密法规进行规定。（三）文件的销毁到达法定保存期限的文件必须予以销毁。文件的销毁必须经过相关部门的认真审批，并严格按照文件涉密程度规定的销毁程序和方式进行。七、文件管理的责任制文件管理是每位干部和职工必须履行的职责，也是文件管理工作能否顺利开展的重要保证。（一）各级领导责任制各级领导必须把文件管理作为全局工作的重要内容来认真领导，重视制定和完善文件管理制度，明确文件管理部门、岗位设置和职责分工、文件管理程序和工作制度等相关问题。各级领导在文件审批和签发过程中，必须认真履行审批、签发责任。对违反文件管理制度的行为，应予以严肃处理。（二）文件管理部门责任制文件管理部门是全市文件管理工作的主要承办单位，应当认真推进文件管理工作，保障文件管理的正常运转，建立文件管理档案，对文件资料进行及时归档，对涉密文件进行严格保存和保密。文件管理部门应当积极参与文件管理制度的制定，认真落实文件管理职责，及时检查文件管理工作的运转情况，对发现的问题要及时提出整改建议。（三）其他工作人员责任制文件管理工作人员应当认真履行工作职责，按照规定程序，做好文件的起草、审批、签发、转发、传输、保管等工作，确保文件管理工作的有序运转。文件管理人员在工作实践中，要严格遵守文件管理制度，对发现的问题及时上报，对违反规定的行为要及时整改处理。八、制度实施本制度经市政府审批，适用于全市各级政府机关、企事业单位及其下属部分单位。涉及各部门的重要文件管理问题，要有关单位积极协作，加强联系与沟通，确保制度的有