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文档简介

工作事务文书管理制度1.总则为规范公司各部门对工作事务文书的管理行为，提高工作效率，制定本《工作事务文书管理制度》。2.适用范围本制度适用于公司各部门工作事务文书的管理。3.责任部门公司行政部门负责全面监督管理系统及各部门工作事务文书的管理工作，各部门主管负责制定本部门工作事务文书的管理办法并监督执行。4.定义工作事务文书：指在工作中使用的各种书信、函件、备忘录、报表、会议纪要、报告等文书。管理：指对工作事务文书进行保存、使用、传递、销毁等工作。5.文件的开具和保存工作事务文书必须符合公司要求的文件格式，标准和规范，一经开具即需归入公司档案管理系统中。各部门要实行制度化、规范化的文书管理，统一设定文书管理表头以及具体使用管理流程，全面管理文书。工作事务文书采用电子化管理，必须设置防篡改措施，一经审查及签字后随即归档。文书的存储应保证文书的完整性和真实性，并按规定归入所在档案的卷宗中。档案管理员要对归档文书进行密切监督及管理。6.文件的使用工作事务文书在使用前必须审查无误后方可使用。各部门要严禁篡改、删减、失实工作事务文书内容。如需更改，必须经过领导签字后进行修改。公司工作事务文书应流转于所必须的部门，相关部门有权审核及妥善处理，包括会签。电子文书要根据不同部门在网络上设置相关权限，共享文档方便各部门的沟通和处理。7.文件的传送一般文件：由发件人亲自送达或使用邮递服务。保密文件：在交接时由发件人亲自送交，接收方要在密封处盖章签收，严防保密文件的泄露。电子文件：在网络传输时要做好显式安全性措施，确保发件人和收件人正确。8.文件的销毁文书的保存年限由审批机关明确规定，保存期满后须依法进行有条理的销毁。各部门应根据不同类型及各部门的工作特点制定文书销毁计划，上报公司行政部门审批，严格按计划及程序处理；如发现有销毁的文件内容存在诉讼或者纠纷的，须另行进行存档，并按规定通报上级部门以及有关行政部门。9.文件的档案管理公司要建立完善的档案管理体系。档案管理员应建立档案整理计划、定期检查目录以及书目的更新等规则和方法，确保档案的有序和完整性以及更新性。各部门对于因工作需要具备保密性的文件，尤其是涉及技术、财务、人事管理的文件，须采取措施保存工作隐私，严格控制查阅范围，严格保密。同时，要定期进行防火、防水、防盗措施等安全防范工作。10.文件的检查档案管理人员定期检查公司各部门工作事务文书的使用情况，并检查各部门工作事务文书的管理情况，要求各部门尽快改正发现的问题。11.文件异议处理如在使用过程中对文件有异议，应及时向相关部门提出，经协商开展针对性的改进措施。12.结束语本制度是为了规范公司各部门对工作事务文书的管理行为，提高工作效率而制定。各部门

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