单位档案管理制度

单位档案管理制度一、概述为加强单位档案管理工作，规范档案管理流程，保证档案的安全性、完整性和及时性，特制定本单位档案管理制度。二、档案的定义档案是指单位生产、工作、经营活动中产生，具有历史价值、组织价值或科学价值，应当加以保管、利用的各种书面和非书面记录材料，包括文字、数字、符号、图形、照片、电报、文件、印刷品、光盘、磁盘等各种形式。三、档案管理的原则档案管理应当坚持以下原则：1.合法性原则。档案管理工作必须严格按照国家法律、法规、规章和规范性文件执行。2.完整性原则。应当确保档案材料的保全和完整性，严禁篡改、作假。3.及时性原则。要求档案管理人员及时处理档案材料，保证档案材料的及时收集、整理、归档和查询。4.利用性原则。科学地利用档案材料，推进单位工作的发展。5.保密性原则。坚决保护国家秘密和单位商业秘密，确保档案的安全性。四、档案管理的组织机构为有效推进单位档案管理工作，设立档案室，具体负责档案管理工作，具体包括：1.负责制定和修订本单位档案管理制度；2.负责每日档案收集、整理、归档和查询服务；3.负责档案流转工作；4.负责单位档案安全保管及备份工作；5.负责档案销毁工作。五、档案管理流程1.档案收集单位档案管理室应当按照规定收集业务相关的各类文件、记录、台帐、报表、照片、音频、视频等档案物品。2.档案整理单位档案管理室应当按照规定，采用分类、码号、装订、封存等方式对档案材料进行整理，并编制档案目录。对定期转入档案馆的文件档案，应当按照档案馆规定进行整理和鉴定。3.档案归档对整理好的档案材料，按照规定的分类、序号和文件编码将其归档，在档案资料表、移交单上详细记录文件材料、文件编号、存放位置、密级等信息。4.档案查询对归档的档案材料，在记载档案资料表和移交单上详细记录各种档案的内容和位置，以方便查阅。档案室采用电脑和手工两种方式查询档案。5.档案销毁对已失效、无价值、废止、解散等档案材料，应当按照国家规定进行销毁。六、档案的保存期限按照国家有关规定，档案保存期限如下：1.工商、税务、财务档案：保存期限为15年；2.不动产登记档案、出入境管理档案、外汇管理档案、特种行业许可证档案、留学人员档案、节能环保档案：保存期限为30年；3.重要会议及领导讲话、表扬、纪功等文件档案：保存期限为永久。七、档案的安全管理档案室应当按照规定对档案材料进行密级管理，例如，对于涉及国家秘密的档案材料，应当使用《中华人民共和国涉密信息管理办法》中规定的密级，同时设置专门的密库进行妥善存储。档案室应当建立安全保密制度，如加强值班，定期检查保险柜、闸机、监控设备等安防设施的使用情况。八、档案的利用档案管理室应当按照规定，对申请利用档案资料的人员进行核查，申请人员必须经过审核后才能查阅档案材料。对涉及以下情况的资料不予开放：涉密文件材料、商业机密、个人隐私、关系到单位利益或社会稳定的档案。在利用档案资料前，应当填写档案资料利用申请表，并在档案资料目录中注明档案利用情况。九、档案迁移档案室应当按照有关规定，在档案保存期满后，将符合条件的档案转交档案馆保存。同时应当及时向档案馆提供有关档案的转移清单，并确保档案在转移过程中的安全性和完整性。十、违反条例的处罚对于违反本单位档案管理制度的行为，按照有关规定进行处理。例如，对于故意篡改、毁损、弄丢和泄露档案材料的工作人员，将依照相关法规予以追究。十一、附