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文档简介

档案接收进馆管理制度1.0引言为保障机构档案接收的透明、公平、规范，防止档案在接收过程中丢失、损毁或错误归档等问题出现，制定本管理制度，明确档案接收进馆的各方责任、状态和流程，提高机构档案接收工作的规范化、科学化水平。2.0适用范围本制度适用于机构档案接收工作，包括由外来机构、个人向本单位捐赠、移交档案以及单位内部部门档案移交至档案馆的工作。3.0档案接收方责任3.1捐赠方提供有关档案资料的解释说明和相关保密协议；人工核对档案清单，盖章确认提交的档案资料真实无误，同时对档案的重要性、价值等事项加以说明；向接收方提供质量保证及档案保管要求；接受接收方对捐赠档案的审查，按要求补充修整该档案的质量，有关费用由捐赠方承担。3.2移交方提供档案移交申请，其中应详细列明档案名称、数量、分类、重要程度及止时年限等要求；提供尽可能详细的档案清单，说明档案的整理情况和保管时间；保管好移交申请、档案清单及移交批件等相关文件，并进行存档。4.0接收方责任4.1接收预审对接收的档案进行预审，判断档案上传数量是否齐实、存在潜在隐患、是否可放行，或需要进行后期整理和修复等；执行档案接收管理规定，确保接收工作规范、公正、透明，保证档案安全无误。4.2接收登记按照权责清晰化原则，将档案归属单位、人员清晰；档案信息进行数据录入，并生成档案接收登记表、档案手报告，存档备案；进行人工核对，档案数量和档案清单数量相符。4.3档案的质检采用非破坏性检索手段对档案进行卷内检查，并对缺陷进行修整；对于受损、缺失或其他项异常，结合档案史料价值和完整性等要素进行质检；对于需要后期整理的档案，提出整理要求并进行时间估算，制定实际整理方案。4.4档案的存放按照档案分类、档案年限、档案紧要程度和档案需求等因素，进行系统化、组织化存放；对档案进行密封处理，确保档案的安全性和保存性；对档案的质量进行动态评估，并提出质量报告，为后续管理提供参考。5.0档案接收的流程提交书面申请申请移交档案移交档案清单，准备移交档案；接收方组织档案预审、登记、质检、存放等流程；档案登记完成后，需要经审核确认的档案需要进行保管的评估和备案的整理等流程；整理后的档案分配至相应的保管位置，并进行有效的档案管理。6.0附：术语解释案卷：在事务处理的过程中形成了一整个文件组，即clerk，可被作为处理等事项进行管理；文书：指档案中的各种各样的文书，包括信函、公文、记录、会议纪要、决议、合同、照片等留下的各种随身沙龙会议；审批：文书审批和档案补正处理，是档案保管业务中的重要部分；登记：对档案进行管理、记录和归类，生成档案目录等目录清单；结构：档案排列的规则和方法，包括立案制度、图例等等；质检：对档案的质量进行评估，检查档案的完整性、真实性和可靠性；整理：对档案进行检修、整合、修整等工作；进馆：指档案由外来机构、个人捐赠或重要文件资料按照规定流程进入本机构；以及本单位档案移交至档案馆等；7.0结束语本制度是机构档案接收进馆的规范化

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