Access数据库实用教程-教案-第3章-表的建立和管理

第3章表的建立和管理

教学内容表的建立；建立表间关系；设置表和字段的属性；表的维护；表的使用。教学要求［知识目标】理解表的基本概念，熟悉数据表的设计方法；了解子数据表；掌握创建表的方法，掌握表结构及数据的修改方法；掌握表中记录的编辑、筛选和排序方法：掌握建立表间关系的方法。【技能目标】能熟练、正确建立数据犀中的表；能熟练设置表及字段的相关属性；能熟练地在数据表中添加和修改记录，也能导入其他数据库表：能对表中数据正确进行筛选和排序能通过关联字段创建表间关系。教学重点表结构的定义和修改；字段属性的设置和适应情况；教据犀的生产筛选和排序。教学难点字段属性的设置；关系的含义和参照完整性。教学方法讲授法、案例法、演示法课时数4课时（授课2课时，实验2课时）课程导入【思路】首先回忆第1章中介绍的设计“教学管理”数据库（其中包括五张表）和第2宰创建的“教学管理”数据库；然后提出问题，并组织学生进行讨论。通过讨论指出可以将第1章设计的数据库表存放到第2章已经创建的“教学管理"数据原中。以此引出第3章要介绍的内容。【问题】怎样将第1章设计好的“教学管理”数据原中的五张表存放到第2章已经建好的“教学管理"空数据库中？为6。（2）将“书籍”表中的“类别”字段的“默认值”属性设置为“计算机”。（3）将“订单”表中“订购日期”字段的“格式”属性设置为“长日期”，并将其“输入掩码”设置为“短日期”。（4）将“订单明细”表中“售出单价”字段的“验证规则”设置为“>0",并设置“验证文本”为“请输入大于0的数据！”。（5）在“订单明细”表中增加“金额”字段，能够保存“数量”乘以“售出单价”的值，计算结果的“结果类型"为“整型”，“格式”为“标准"，“小数位数”为0。（6）设置“雇员”表中的“职务”字段值为从下拉列表中选择，可选择的值为“经理”、“副经理”和“职员"。（7）测试设置的所有属性。（8）自行设计5个表的格式，并进行相关设置。5.按以下要求，对相关表进行操作。（1）将“订单明细”表按“售出单价”降序排序，并显示排序结果。（2）筛选“订单明细”表中“售出单价"超过25元（含25元）的记录。（3）使用三种以上方法筛选''书籍”表中某出版社（出版社名称自行拟定）的书籍记录。（4）筛选“订单明细”表中金额小于1（）（）元和大于200（）元的记录。三、实验要求完成各种操作，验证操作的正确性。保存上机操作结果。记录上机中出现的问题及解决方法。编写上机报告，报告内容包括：（1）实验内容：实验题目与要求。（2）分析与思考：实验过程、实验中遇到的问题及解决办法，实验的心得与体会3.1表的建立讲授表是Access数据库中最基本的对象，是具有结构的某个相同主题的数据集合。表由行和列组成，如图3-1所示。讲授王关键字950119501295013JK1记呆960109601196012王关键字950119501295013JK1记呆9601096011960129601396014960159601696017970109701197012-98010iBS：N此乐初夷蛔林茶平>IJS6就山灵秦方描张赵学学张弥即李苑陈桥郭张扬林胡李工作时间■政治面目•1998/11/10团员1997/1/25算众1997/5/19党员1989/10/29党员1997/7/8尊众1992/2/26团员1993/1/25籽众1999/6/25群众1997/9/18克员1988/9/9党员1993/5/19样众1996/6/25屏众1990/6/18群众1990/6/18麻众1990/6/18群众1988/7/8克员1992/1/2?序众ro科科科科科科科科科科科字本生生本本本生本生本生生本本本本本学究究宇孕字究学充学究X字7学字学大iHiH大大大1H大册大iRifi大大大大大授瘦授Is电宓号码■熊击以峥蕊▼010-65976444010-65976451010-65976452010-65976453010-65976454010-65976455010-65976544010-65976544010-65976545010-65976546010-65976547010-65976444010-65976548010-65076666010-65976666010-65976667010-65976668图3-1Access数据库中的表字段(field)：表中的列，描述数据的某种特征：记录(record):表中的行，描述某一实体的全部属性的集合；主键(keyword):也称主关键字，能够唯一标识表中的一条记录的字段或字段组合1.1表结构讲授Access表由表结构和表内容两部分构成。表结构是指数据表的框架，主要包括字段名称、数据类型、字段属性等。讲授字段名称数据类型短文本长文本数字日期/时间货币自动编号是/否OLE对象超链接附件计算查阅向导

字段属性在设计表结构时，除要定义每个字段的字段名称和数据类型以外，如果需要，还可定义每个字段的相关属性，如字段大小、格式、输入掩码、验证规则等。定义字段属性可以实现输入数据的限制和验证，或控制数据在数据表视图中的显示格式等。1.2建立表建立表实质是构造表的结构，包括定义字段名称、数据类型，设置字段属性等。建立表的常用方法有两种，使用数据表视图和使用设计视图。使用数据表视图数据表视图是按行和列显示表中数据的视图。在数据表视图中，可以进行字段的编辑、添加和删除，也可以完成记录的添加、编辑和删除，还可以实现数据的查找和筛选等操作。使用设计视图在设计视图中建立表结构，可以设置字段名称、数据类型、字段属性等内容。定义主键在Access中，通常每个表都应有一个主键。主键是唯一标识表中每一条记录的一个字段或多个字段的组合。只有定义了主键，表与表之间才能建立起联系，从而能够利用查询、窗体和报表迅速、准确地查找和组合不同表的信息，这也正是数据库的主要作用之一。在Access中，主键有两种类型，分别为单字段主键和多字段主键（也称为复合主键）。单字段主键是以某一个字段作为主键来唯一标识记录，这类主键的值可由用户自行定义，也可将自动编号型字段定义为主键。复合主键是由两个或更多字段组合在一起来唯一标识表中记录。复合主键的字段出现顺序非常重要，应在设计视图中排列好。1.3设置字段属性确定了字段的数据类型后，还应该设置字段的属性，才能更准确地确定数据在表中的存储。字段属性表示字段所具有的特性，它定义了字段数据的保存、处理或显示。例如，通过设置短文本字段的字段大小属性来控制允许输入的最多字符个数;通过定义字段的验证规则属性来限制在该字段中输入数据的规则，如果输入的数据违反了规则,Access将显示提示信息，告知合法的数据是什么。要改变字段的属性，需要先单击该字段所在行,然后对“字段属性”区中给出的该字段属性进行设置和修改。不同的数据类型有不同的属性集，下面将介绍一些重要和常用的字段属性。字段大小格式输入掩码验证规则验证文本默认值表达式讲授+演示【实例】在例2-2创建的“教学管理"讲授+演示【实例】在例2-2创建的“教学管理"数据库中建立“课程"表，表结构如表3-2所示。【实例】在“教学管理”数据库中建立“学生，，表,其结构如表3-3所示。【实例】将“学生”表中“学生编号"字段定义为主键。讲授+演示【思路】通过实例讲授字段属性的含义、适应情况及设置方法。【问题】所有类型的字段都能建索引吗？如果某单个字段被设置为主键，还要为该字段建索引吗？怎样使用索引对话框创建单、多字段索引？建立表间关系讲授在Access中，每个表都是数据库中一个独立部分，但每个表又不是完全孤立的，表与表之间可能存在着相互联系。例如，第1章设计的“教学管理”数据库中有5个表，仔细分析这5个表不难发现，不同表中有相同的字段名。如“学生”表中有“学生编号”字段，“选课成绩”表中也有“学生编号”字段，这不是巧合，两个表正是通过这个字段建立起联系。建立表之间的关系，不仅建立了表之间的关联，还保证了数据库的参照完整性。讲授参照完整性参照完整性是-个规则，Access使用这个规则来确保相关表中记录之间关系的有效性。如果实施了参照完整性，那么当主表中没有相关记录时，就不能将记录添加到相关表中，也不能在相关表中存在匹配的记录时删除主表中的记录，更不能在相关表中有相关记录时，更改主表中的主键值。也就是说，实施参照完整性后，对表中主键字段进行操作时系统会对其进行自动检查，确定该字段是否被添加、修改或删除了。如果对主键的修改违背了参照完整性要求，那么系统会自动强制执行参照完整性。（1）设置参照完整性应符合的条件。（2）使用参照完整性应遵循的规则。讲授+演示建立表间关系讲授+演示不同表之间的关联是通过主表的主键字段和子表的外键字段来确定的。编辑表间关系查看子数据表了•数据表是指在-个数据表视图中显示己与其建立关系的数据表视图，显示形式如图3-34所示。在建有关系的主数据表视图上，每条记录左端都有一个关联标记“口”。在未显示子数据表时，关联标记内为一个“+”号，单击某记录关联标记后，显示该记录对应的子数据表数据，而该记录左端的关联标记内变为一个“-”号，如图3-34所示。单击，就可以收起子数据表。讲授+演示向表中输入数据讲授+演示表结构和表间关系建好后，即可向表中输入数据。在Access中，可以在数据表视图中直接输入数据，也可以从己存在的外部数据源中获取数据。在数据表视图中输入输入空值和空字符串在Access表中，如果某条记录的某个字段尚未存储数据，一般称该记录的这个字段值为空值。字段的空值可用“Mill”来表示。空值和空字符串的含义有所不同。Null值表示未知的值，也就是说，可能存在但目前还无法确定或得到。例如，一名教师的电话号码在输入数据时还不清楚，可以在字段中输入Null值，直到存入有实际意义的数据为止。空字符串是用双引号括起来的中间没有空格的字符串（即""），其字符串长度为0。讲授+演示【实例】使用查阅列表输入讲授+演示【实例】一般情况下，表中大部分字段内容都来自于直接输入的数据，或从其他数据源导入的数据。有时输入的数据是一个数据集合中的某个值。例如，“教师”表中的“职称”是“助

教”、“讲师”、“副教授”和“教授”这个数据集合中的其中一个数据值。对于输入这种数据的字段列，最简单的方法是将该字段列设置为“查阅向导”数据类型。严格地说''查阅向导”不是一种真正意义上的数据类型，它是建立一种在某个数据集合中选择数据值的关系。Access的这种数据类型为输入数据带来了很大的方便。当完成字段的查阅列表设置后，在这个字段输入数据时，就可以不用输入数据，而是从一个列表中选择数据，这样既加快了数据输入速度，乂保证了输入数据的正确性。Access中有两种类型的查阅列表，分别为包含一组预定义值的值列表和使用查询从其他表检索值的查阅列表。创建查阅列表有两种方法，一是使用向导创建：二是直接在“查阅”选项卡中设置。使用附件类型字段存储数据使用“附件”数据类型可以将Word文档、演示文稿、图像等文件的数据添加到数据表的记录中。附件类型可以在一个字段中存储多个文件，而且这些文件的数据类型还可以不同。1.6获取外部数据在Access中，可以通过导入和链接操作，将外部数据添加到当前的Access数据库中。导入数据导入数据是指从外部获取数据后形成数据库中的数据表对象，并与外部数据源断开连接。导入操作完成后，无论外部数据源数据是否发生变化，都不会影响己经导入的数据。可以导入Excel工作表、ODBC数据库、文本文件、XML文件、其他Access数据库、以及其他类型文件。链接数据从外部链接数据是指在自己的数据库中形成一个链接表对象，每次操作链接表的数据时，都是即时从外部数据源获取数据，链接的数据并未与外部数据源断开连接，而将随着外部数据源数据的变动而变动。虽然，“导入数据表向导”与“链接数据表向导”的形式相似，操作也相似，但是导入的数据表对象与链接的数据表对象是完全不同的。导入的数据表对象与Access数据库中新建的数据表对象一样，是一个与外部数据源没有任何联系的Access表对象。也就是说，导入表的导入过程是从外部数据源获取数据的过程，而一旦导入操作完成，这个表就不再与外部数据源存在任何联系。而链接表则不同，它只是在Access数据库内创建了一个数据表链接对象，从而允许在打开链接时从外部数据源获取数据，即数据本身并不存在Access数据库中，而是保存在外部数据源处。因此在Access数据库中通过链接对象对数据所做的任何修改，实质上都是在修改外部数据源中的数据。同样，在外部数据源中对数据所做的任何改动也都会通过该链接对象直接反映到Access数据库中。3.2表的维护为“教师”表中“职称”字段设置查阅列表，列表中显示“助教”、“讲师”、“副教授”和“教授”4个值。为“教师”表中“职称”字段设置查阅列表，列表中显示“助教”、“讲师”、“副教授”和“教授”4个值。【实例】在“教师”表中增加一个字段，字段名为“个人信息"，字段数据类型为“附件”O并将D盘Access文件夹中文件名为“个人信息.docx”和文件名为“个人照片.bmp"等文件，添加到第一条记录的“个人信息"字段中。修改表结构在创建表之后，有时需要修改表的设计，在表中增添和删除字段。在Access中，添加和删除字段非常方便，可以在设计视图中完成操作，也可以在数据表视图中进行修改。添加字段修改字段修改字段包括修改字段的名称、数据类型、说明、属性等。可以使用两种方法修改。删除字段重新设置主键2.2编辑表内容编辑表中内容是为了确保表中数据的准确，使所建表能够满足实际需要。编辑表中内容的操作包括定位记录、选择记录、添加记录、修改数据、删除记录以及复制字段中的数据等。定位记录选择记录添加记录删除记录修改数据复制数据3.2.3调整表格式【问题】备注型字段可以设置格式吗？【问题】备注型字段可以设置格式吗？文本、备注、日期/时间、数字、货币类型、是否可定义格式？改变字段显示次序调整字段显示高度调整字段显示宽度隐藏/取消隐藏列冻结/取消冻结列改变字体显示设置数据表格式3.3表的使用数据表建好之后，常常需要根据实际需求编辑修改数据，例如在表中查找数据，替换指定的文本，改变记录的显示顺序，以及筛选指定条件的记录。3.3.1查找数据在操作数据表时，如果表中存放的数据非常多，那么当希望查找某•数据时就比较困难。Access提供了非常方便的查找功能，使用它可以快速地找到需要的数据。查找指定内容查找空值或空字符串3.2替换数据在操作数据表时，如果要修改多处相同数据，可以使用Access的替换功能，自动将查找到的数据更新为新数据。3.3.3排序记录一般情况下，在向表中输入数据时，人们不会有意安排输入数据的先后顺序，而是只考虑输入的方便性，按照数据到来的先后顺序输入。例如，在登记学生选课成绩时，哪一个学生成绩先出来，就先录入哪一个，这符合日常的工作习惯。但若要从这些杂乱数据中查找需要的数据就不方便了。为了提高查找效率，需要重新整理数据，对此有效的方法之一是对数据进行排序。排序规则按一个字段排序按多个字段排序高级排序使用“升序”或"降序"按钮按多个字段排序虽然简单，但它只能使所有字段都按同一次序排列，而且这些字段必须相邻。但在日常操作中，很多时候需要将不相邻的多个字段按照不同的排序方式进行排列，这时就需要用到高级排序了。使用“高级筛选/排序”命令，可以实现对多个不相邻字段采用不同的排序方式进行排序的操作。3.3.4筛选记录若希望只显示满足条件的记录，可以使用Access提供的筛选功能。Access2016提供了四种筛选方法，分别是选择筛选、筛选器筛选、按窗体筛选和高级筛选。经过筛选后的数据表，只显示满足条件的记录，而那些不满足条件的记录将被隐藏起来。【问题】筛选工作年限大于40年的女教师？【问题】筛选工作年限大于40年的女教师？选择筛选是基于选定的内容进行筛选，使用这种筛选方法可以快速的将所需的记录筛选出来。筛选器筛选筛选器提供了一种灵活的筛选方式，它将选定的字段列中所有不重复的值以列表形式显示出来，供使用者选择。除OLE对象和附件类型字段外，其他类型的字段均可以应用筛选器。按窗体筛选按窗体筛选是一种快速的筛选方法，使用它不需要浏览整个数据表的记录，而旦可以同时对两个以上字段值进行筛选。按窗体筛选记录时，Access将数据表变成一条记录，并且每个字段是一个下拉列表，可以从每个下拉列表中选取-个值作为筛选内容。按窗体筛选时，可以筛选一个字段的值，也可以筛选两个字段的值。两个字段值之间可以是“或”的关系，也可以是“与”的关系。如果是“或”的关系，可通过窗体底部的“或”标签来确定。高级筛选前面所述方法是筛选记录中最容易实现的方法，筛选的条件单一，操作也非常简单。但在实际应用中，常常涉及比较复杂的筛选条件。例如，找出1992年参加工作的男教师，这时就需要自己编写筛选条件。使用“筛选”窗口可以筛选出满足复杂条件的记录，不仅如此，还可以对筛选结果进行排序。清除筛选3.3.5汇总数据对数据表中的行进行汇总统计是一项经常而乂非常有意义的数据库操作。例如，统计学生班的人数，统计学生的平均年龄等等。Access提供了一种简单方法可以对数据表中的数据进行汇总统计。使用汇总行汇总数据隐藏汇总行本章小结本章介绍了建立、操作和管理表的基本方法，包括创建表、设置表间关系、以及对表进行维护等内容。表是Access数据库的核心和基础，是存储数据的容器，其他数据库对象，如查询、窗体、报表等都是在表基础上建立并使