Microsoft Excel应用基本知识20110426

MicrosoftExcel基本应用知识2011年4月26日1

目录Excel概述公式和函数数据库操作常用统计图表2Excel简介关于Excel

Excel是美国微软公司开发的Windows环境下运行的电子表格系统，微软公司先后推出了多个不同版本。主要功能

Excel的文件管理功能；Excel的电子表格功能；Excel的数据管理功能；Excel的数据图表功能；Excel的数据分析功能；启动与退出启动的常用方法如下：一、[开始][程序][MicrosoftExcel]。二、双击桌面上的Excel快捷方式图标。三、资源浏览，双击Excel文件。退出的常用方法有如下两种：

一、[文件]→[退出]。

二、单击应用程序窗口的关闭按钮

3Excel简介Excel工作界面由Excel应用程序窗口和Excel文件窗口两个部分组成。4文档题栏菜单栏工具栏编辑栏文件标题列标签行标签单元格垂直滚动条工作表标签标签滚动按钮状态栏水平滚动条几个重要概念

Excel工作簿：即Excel文件，或称活页夹，其扩展名为“.xls”。

工作表：一张由行和列组成的巨大的二维表，共有65536行256列。

单元格：工作表中的每个小矩形，由行和列的交叉构成，是工作表的最小单位。

单元地址：由列号和行号组成，指出某单元在工作表中的位置。

当前单元格：即活动单元，指当前正在操作的单元格，由黑色线框住。小结

(1)在Excel应用程序窗口中可打开多个Excel文件。

(2)一个Excel文件含有多个工作表。

(3)一个Excel工作表有65536行256列共65536×256个单元格。5Excel简介

Excel文件操作，与Word文档操作方法相类似。

创建新的Excel工作簿

1)启动时，系统自动创建并打开一个新的临时的Excel工作簿“Book1.xls”。

2)启动后，创建新文件有三种操作方式。图标操作；菜单操作：[文件][新建]；键盘命令操作：Ctrl+N

打开已有Excel文件

1）在新建工作簿任务面板上面的列表中选择需要打开的文件

2）打开新近关闭的文件：[文件][<文件名>]3）菜单操作：[文件]→[打开]4）单击常规工具栏中的“打开”按钮

5）按快捷键Ctrl+O

注：后三种操作方法将显示打开对话框（见下页）。6Excel基本操作—文件操作(一)7文件操作保存文件

1）[文件][保存]:不改变文件名。

2）[文件][另存为]:一般改变文件名，包括盘符、目录或文件名的改变。

3）单击常规工具栏上的保存按钮。4）快捷按钮Ctrl+S或Shift+F12关闭文件文件打印预览

操作：[文件][打印预览]；或者，单击“常用”工具栏中的“打印预览”图标。文件的打印

操作：[文件][打印]8Excel基本操作—文件操作(二)

练习：1.在桌面新建一个文件名为“e1.xls”的文件，该文件包含以下数据。

2.在桌面新建一个“e1.txt”文件，在其中包括以下数据，并用Excel将其打开。

电子表格的基本原理

7）保护工作簿或工作表操作：[工具][保护]/[审阅][保护工作表]

9电子表格的基本操作

编辑工作表是指对Excel工作表中单元数据内容的修改，主要包括：数据的输入、数据的填充、修改、移动、复制、删除和清除、查找和替换、撤消和恢复等操作。10Excel基本操作—编辑工作表

数据的分类数据的输入数据的填充设置单元格格式设置工作表格式冻结窗格一个单元格可以保存三种类型的数据

1）数值型数据

可以进行运算的数据。可有：数字、数值、公式、函数、日期、时间等十多种显示形式。

2）正文型数据或字符型数据

不能进行运算的数据。

3）公式11编辑工作表—数据的分类

数据的输入

正文的输入

操作：直接输入正文型数据的内容。

数字的输入

操作：直接输入数字。

公式的输入

格式要求：1）由等号开始。2）等号后面是由运算符、单元地址、数值、正文等组成的表达式。12编辑工作表—数据的输入

数据类型

数值；文本；公式在工作表中输入文本和数值（单元格格式）

数值可以精确到15位有效数字，超过部分会用0替代，当输入信用卡号或身份证号等内容时，可以将单元格预格式化为“文本”，或可以在数字前加一个单引号。文本较长时，可以使用“缩小字体填充”和“自动换行”功能。在工作表中输入日期和时间

Excel能够识别的最早日期：1900年1月1日；注意要避免百年问题

输入与编辑工作表数据输入格式备注6-26-022002年6月26日6-26-20022002年6月26日6/26/022002年6月26日6/26/20022002年6月26日6-26/022002年6月26日june26,20022002年6月26日jun26本年的6月26日june26本年的6月26日6/26本年的6月26日6-26本年的6月26日输入内容备注11:30:00am11:30a.m.11:30:00AM11:30a.m.11:30pm11:30p.m.11:3011:30a.m.6/1/0211:302002年6月1日上午11:30

数据的输入

函数的输入

1）函数是系统研制者定义好的供用户直接引用的特殊的公式。

2）函数格式：函数名（参数1，参数2，…）

3）函数的输入方法由等号开始，直接按函数的格式输入函数表达式。如：=SUM（A1：B6）

[插入]→[函数]…单击“粘贴函数”按钮，弹出“粘贴函数”对话框。

14编辑工作表—数据的输入练习：利用函数求三个地区的平均值数据的填充自动填充

操作：（拖动“填充柄”进行填充）

1）输入初始单元数据，1个或2个单元格。

2）选定包含初始值的单元格。

3）指向“填充柄”并拖动填充柄经过待填充区域。编辑填充操作对一些有规则的数据（等差，等比，星期

星期日等）．利用“开始＂菜单中的＂填充＂

15编辑工作表—数据的填充练习：利用函数求三个地区的平均值

设置单元格格式

数字格式

Excel数值型数据共有12种显示格式。对齐格式水平对齐、垂直对齐、自动换行、缩小字体填充、合并单元格、增加缩进等。字体格式字体、字形、字号、颜色、下划线、特殊效果等。边框格式提供线形、颜色以及线的位置。底纹图案给选取的单元格设置背景颜色和图案效果。单元格保护保护工作表操作：[工具][保护][保护工作表]。只有在保护工作表的情况下生效。16编辑工作表—设置单元格格式

Excel的格式工具1）格式工具栏

2）单元格格式对话框17

Excel的格式工具

3）自动套用格式的使用

18

在查看表格时还会经常遇到这种情况：在拖动滚动条查看工作表后面的内容时看不到行标题和列标题,给我们的查阅带来很大的不便。[视图]-[冻结窗格]

19编辑工作表—冻结窗格练习：冻结首行公式函数20Excel公式和函数的使用

公式的格式公式=操作数+运算符

要求：1）由等号开始；2）等号后面是由操作数和运算符组成的表达式。

操作数：可以是数字、单元地址、字符、区域名、区域、函数等。

运算符：

1）算术运算符：可以完成基本的数学运算，并产生数字结果。21Excel公式和函数的使用－－公式2）比较运算符：可以比较两个数值，并产生逻辑值True或False。22Excel公式和函数的使用－－公式3）文本运算符“&”:可以将一个或多个文本连接为一个组合文本。234）括号：（）5）运算符的优先级（）>算术运算符>文本运算符>比较运算符，（）最优先。Excel公式和函数的使用－－公式

公式的改变

1)改变被引用的单元数据时，公式的值相应地改变。

2)移动公式时，其引用的单元地址不改变，值也不变。

3)移动被引用的单元数据时，公式中被引用的地址相应地改变，其值不改变。公式的复制公式在复制过程中，其引用的相对地址将相应地发生改变，其结果也将改变。24Excel公式和函数的使用－－公式

格式

函数名（参数1，参数2，…）参数的取值范围是：常数、单元格、区域、区域名、逻辑值、文本、公式、其他函数。now()函数没有参数。25Excel公式和函数的使用－－函数

函数的输入方法

方法一：由等号开始，按照函数的格式直接输入函数表达式。如：=SUM（A1：B6），=DATE（99，10，1）。方法二：

1)[插入][函数][…]。2)选择函数，确定后进入参数提示框。3)输入或选择函数的参数。4)确定。方法三：单击“粘贴函数”按钮26Excel公式和函数的使用－－函数常用函数27Excel公式和函数的使用－－函数例：数据-文本分列文本分列日期计算：=DATEDIF(W2,Y2,"D")计数：==COUNTIF(AC2:AC80,">0")年龄计算虚年的计算

=YEAR(TODAY())-YEAR(C3)实足年龄的计算

=DATEDIF(C3,TODAY(),"y")

TODAY()也可以是指定日期数据排序自动筛选32Excel数据库操作

当排序含有公式的数据列表时，应该谨慎行事。

简单排序

步骤：1)选择参与排序的数据区域2)单击工具栏中的升序或降序按钮33Excel数据库操作－－数据排序复杂排序

步骤：

1)选择参与排序的数据区域。2)[数据][排序]。3)选择关键字和排序方向。

例：对“数.xls”据进行操作，性别为主要关键字，年龄为次要关键字。34Excel数据库操作－－数据排序复杂排序注意：若需要使用多于三个字段进行排序，例如有五个字段：字段1、2、3、4、5，可以先通过字段3、4、5进行排序，然后再通过字段1和字段2进行排序。即先进行三个字段（最不重要）字段，当进行第二次排序时，它们仍旧保持原有的顺序。35Excel数据库操作－－数据排序

筛选指只显示满足条件的数据记录。有自动筛选和高级筛选两种方法。操作步骤：

1)光标位于数据列表上。2)[数据]→[筛选]→[自动筛选]。

3)单击筛选按钮，取值或选取自定义后给出筛选条件。

4)取消筛选：[数据]→[筛选]→[自动筛选]36Excel数据库操作－－自动筛选筛选按钮

37Excel数据库操作－－自动筛选Excel图表区域的组成创建统计图的一般步骤图表的编辑与修饰常用统计图举例38Excel的统计图表功能39Excel的统计图表功能－－图表区域组成Excel图表是根据已有的数据生成的，它的构成包括数据区域和图表区域。图表区绘图区Y轴标题Y轴刻度线标签图表标题图例数据系列X轴X轴分类标签

下面通过一个线图的例子，来详细说明Excel创建统计图的方法。例：1997年～2003年甲、乙、丙三地区肺结核的发生例数如下表所示，试比较三地区肺结核发生例数的变化趋势。40Excel的统计图表功能－－创建统计图的步骤线图（linegraph）：在直角坐标系中用线段的升降表达一事物的量随另一事物的量变化的趋势，或者某事物的量随时间变化的过程。

第一步：选取单元格区域B4：D10中的数据，单击图表向导，得如下截图，并选择折线图。41Excel的统计图表功能－－创建统计图的步骤

第二步：单击“下一步”按钮，将弹处下面对话框。数据区域将自动显示“＝=Sheet1!$B$4:$D$10”，系列产生在“列”，符合要求。对于较复杂的统计图，通常需要选择“系列”修改图形。42Excel的统计图表功能－－创建统计图的步骤

第三步：单击“下一步”按钮，将弹处下面对话框。在“图表标题”下方填入“图三地区1997年～2003年肺结核的发病情况”，在“数值(X)轴”下方填入“年份”，“数值(Y)轴”下方填入“例数”。另外，在该对话框中还可设置坐标轴、网格线、图例、数据表。43Excel的统计图表功能－－创建统计图的步骤

第四步：单击“下一步”按钮，将弹出下面对话框。在该对话框中既可将图表放在新的工作