《会务基本知识》课件

会务基本知识,ACLICKTOUNLIMITEDPOSSIBILITES汇报人：01添加目录标题03会议的安排02会议的筹备04会议的进行05会议的结束06会议的注意事项目录CONTENTS添加章节标题PART01会议的筹备PART02确定会议目的和议程明确会议的目的和主题确定会议的议程和时间安排邀请与会人员，并通知会议时间和地点准备会议所需的资料和设备，如会议资料、投影仪等确定会议时间和地点选择合适的会议时间：考虑参会人员的时间安排，避免与重要节日、假期冲突选择合适的会议地点：考虑会议规模、参会人员数量、交通便利性等因素提前预订会议场地：确保会议场地的可用性和稳定性准备会议通知：明确会议时间、地点、主题、议程等信息，提前发送给参会人员邀请与会人员发送邀请函确认与会人员名单安排会议交通和接送确定会议目的和主题确定与会人员名单安排会议场地和设备安排会议餐饮和住宿安排会议后续跟进和反馈安排会议安保和应急措施安排会议签到和接待准备会议资料和会议议程安排会议记录和总结准备会议资料确定会议主题和议程准备会议场地和设备准备会议通知和邀请函准备会议签到表和名牌准备会议资料和讲稿准备会议记录和总结报告会议的安排PART03会议签到签到方式：纸质签到或电子签到签到内容：姓名、单位、联系方式等基本信息签到时间：提前10分钟开始签到签到地点：会议现场入口处会议座位安排添加项标题主席台：主持人、主讲人、重要嘉宾等添加项标题观众席：参会人员、观众等添加项标题座位顺序：按照职位、身份、重要性等排序添加项标题座位间距：保证参会人员有足够的空间，避免拥挤添加项标题座位标识：明确标识座位号、姓名等，方便参会人员找到座位添加项标题座位布局：根据会议规模、场地大小等因素选择合适的布局，如U型、圆形、长方形等会议议程安排01单击添加项标题确定会议主题和时间02030405060708单击添加项标题邀请与会人员单击添加项标题准备会议材料和设备单击添加项标题安排会议地点和座位单击添加项标题确定会议流程和议程单击添加项标题安排会议记录和拍照单击添加项标题安排茶歇和餐饮单击添加项标题安排会议后的总结和反馈会议服务安排会议场地选择：根据会议规模和性质选择合适的场地会议时间安排：确定会议开始和结束时间，以及休息时间会议设备准备：包括音响、投影仪、麦克风等设备会议材料准备：包括会议议程、会议资料、会议记录等材料会议餐饮安排：包括会议期间的餐饮供应和茶歇安排会议安全保障：包括会议期间的安全保障措施和应急预案会议的进行PART04会议主持人职责引导与会者发言，确保会议内容丰富主持会议，确保会议顺利进行控制会议时间，避免超时处理会议中出现的问题，如技术故障、人员缺席等总结会议内容，确保会议成果得到有效传达发言人的发言技巧准备充分：提前准备发言稿，熟悉内容，确保发言流畅保持自信：保持自信，展现专业素养，增强发言说服力互动交流：与听众互动，了解听众需求，提高发言效果语言清晰：使用简洁明了的语言，避免使用复杂难懂的词汇会议记录与纪要会议记录：记录会议过程，包括时间、地点、参会人员、议题、讨论内容、决议等会议纪要：对会议记录的总结和提炼，包括会议目的、主要议题、讨论结果、后续行动计划等会议纪要的格式：包括标题、正文、附件等部分会议纪要的分发：会议结束后，应及时将纪要分发给参会人员及相关人员，以便了解会议内容和后续行动计划。会议议决和决议议决：会议中就某一问题进行讨论并达成共识的过程决议：会议中就某一问题达成的共识或决定议决方式：投票、举手表决、口头表决等决议形式：会议纪要、决议书、决定书等会议的结束PART05总结会议内容回顾会议的主要议题和讨论内容强调会议达成的共识和决策指出会议中存在的问题和需要改进的地方感谢与会者的参与和贡献发布会议纪要和决议会议纪要：记录会议的主要内容、讨论结果和决定事项决议：对会议讨论的结果和决定事项进行正式确认和公布决议的起草和修改：由会议秘书或指定人员负责起草，经与会人员讨论修改后通过决议的签署和分发：由会议主持人或指定人员签署，分发给与会人员及相关部门执行清理会场和资料归档添加标题添加标题添加标题添加标题资料归档：将会议记录、会议资料等整理归档，便于日后查阅清理会场：整理桌椅、清理垃圾、关闭电源等设备归还：将借用的设备归还给相关部门或个人总结反馈：对会议进行总结，收集参会人员的反馈意见，以便改进下次会议评估和反馈会议效果分析会议中的问题与不足收集参会者的反馈意见评估会议的达成效果提出改进措施和建议会议的注意事项PART06遵守会议纪律和礼仪准时参加会议，不迟到早退保持手机静音，避免干扰他人尊重他人发言，不随意打断保持会场整洁，不乱扔垃圾遵守会议流程，不擅自改变议程保持礼貌和尊重，避免言语冲突注意会议效率和效果鼓励与会者积极参与，避免沉默做好会议记录，便于后续跟进和总结明确会议目的和议程控制会议时间，避免拖延避免会议偏离主题及时提醒偏离主题的与会者引导与会者围绕主题进行讨论控制会议时间，避免过长明确会议目的和议程保