公共租赁住房保障档案归档管理规范

1公共租赁住房保障档案归档管理规范本文件规定了公共租赁住房保障档案（以下简称“公租房档案”）归档的术语和定义、总体要求、归档范围、归档处理要求、档案移交以及档案利用的管理要求。本文件适用于广州市公共租赁住房保障档案的归档管理工作。其他地区和相关机构可参照执行。2规范性引用文件本文件没有规范性引用文件。3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1公共租赁住房保障档案publicrentalhousingsecurityfile各级住房保障管理部门在实施公共租赁住房租赁审核、分配管理过程中直接形成的具有保存价值的历史记录。3.2动态管理材料dynamicmanagementmaterial对获得公共租赁保障资格的保障对象进行资格复审等动态管理所形成的材料。4总体要求4.1档案分类公租房档案应分为首次审核档案和动态管理档案两类。4.2组卷方法公租房档案应按“一户一档”的原则整理立卷。首次审核档案与动态管理档案以申请表号、身份证号码建立关联关系。4.3档案编号4.3.1首次审核档案4.3.1.1档案分类号：H11.4.14.3.1.2归档号编制方法：XX公租-（年度+流水号）。其中：XX为各区简称，采用两个汉字表示；年度为4位数，流水号为5位数，如天河公租201600001号。4.3.2动态管理档案24.3.2.1档案类别号：H11.4.24.3.2.2归档号编制方法：公租复审-（年度+流水号其中年度为4位数，流水号为5位数，如公租复审201600001号。4.4保管期限纸质公租房档案保管期限应定为长期（在住房保障期间顺延至住房保障后电子档案保障期限应5归档范围5.1首次审核材料首次审核材料应包括申请、审核、实施保障的全过程材料，归档范围见表1。表1首次审核材料归档范围123456789优抚证明、孤老证明、三级以上残疾证、见义勇为证3表1首次审核材料归档范围（续）5.2动态管理材料5.2.1总则动态管理材料应包括期满审查材料、家庭情况变更材料、保障方式变更材料、过渡期满续租申请材料等四类,上述四类材料应分开立档。其他动态管理材料的整理归档参照执行。5.2.2期满审查材料期满审查材料归档范围见表2。表2期满审查材料归档范围123456789优抚证明、孤老证明、三级以上残疾证、见义勇为证45.2.3家庭情况变更材料家庭情况变更材料归档范围见表3。表3家庭情况变更材料归档范围123456789优抚证明、孤老证明、三级以上残疾证、见义勇为证个人申请报告.5.2.4保障方式变更材料保障方式变更材料归档范围见表4。表4保障方式变更材料归档范围12345675表4保障方式变更材料归档范围（续）89优抚证明、孤老证明、三级以上残疾证、见义勇为证5.2.5过渡期满续租申请材料过渡期满续租申请材料归档范围见表5。表5过渡期满续租申请材料归档范围123456归档处理要求6.1整理、装订和装盒6.1.1首次审核档案涉及的保障对象如曾经更换过申请表号，应在本手案卷的封面中注明原申请表号。6.1.2复审档案中如有期满审查材料、保障方式变更材料、家庭情况变更材料等多种类别材料时，应分开立档。6.1.3整理方式釆用装订方式。装订前，案卷应按封面-卷内-目录-文件材料-阅卷记录-卷内备考表排列。一份案卷的厚度以1至1.5厘米为宜，过多应立分卷。6.1.4案卷封面模板见附件A，卷内目录模板见附件B，阅卷记录模板见附件C，卷内备考表模板见附件D。6.1.5文件材料应按顺序编写页码。单面书写的文件材料在右下角编页码。双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编页码。页号一律使用阿拉伯数字，字体要端正、清楚。66.1.6装订时，文件材料应向左及左下角对齐，用三孔一线法装订。装订后用小块砂纸封住绳结，盖上装订人骑缝章。使用软卷皮装钉案卷，入盒保存。6.2扫描图像的生成与上传待工作条件成熟时，纸质档案整理应同步开展档案扫描工作,档案按《房地产档案数字化工作规则》生成与纸质档案材料一一对应的图像文件，编号与纸质档案编号保持一致，并上传到市房地产档案馆档案管理系统保存。7档案移交7.1公租房档案应定期向市房地产档案馆移交。档案首次移交时，应编制“档案交接文据”，说明档案形成背景、内容构成、利用意见、交接情况。7.2移交时，应编制档案移交目录（案卷目录一式三份，纸质版连同电子数据一并移交。为便于查询，档案移交目录应在同一份excel表格中积累生成，每次移交时只需打印当年归档部分。7.3公租房档案归档信息应由整理移交单位录入公租房管理系统。8档案利用8.1利用范围根据公共租赁住房保障工作职能，公租房档案向有业务需求的相关部门和申请人提供利用，包括：——对内：市住房保障办各处室、市保障性住房事务中心可查阅打印全市的公租房档案，各区住房保障部门可查阅、打印本区管辖范围内的申请对象公租房的档案；——对外：需经市住房保障办审批后提供利用。8.2远程利用档案馆可为有业务需求的相关部门开通远程利用权限。远程利用单位应负责对本单位远程用户进行管理和监督，确保在规定范围内合理利用档案；档案馆对远程用户的查询操作进行后台记录。7（资料性）案卷封面格式案卷封面格式见图A.1。图A.1案卷封面格式8（资料性）卷内目录格式卷内目录格式见图B.1