中国银行会计档案管理规定

汇报人：2023-12-30中国银行会计档案管理规定目录档案管理概述会计档案分类与内容档案保管与存储要求档案借阅、复制与利用档案信息化管理与安全保密措施监督检查与责任追究机制建立01档案管理概述会计档案定义会计档案是指银行在经营管理和会计核算活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业资料，以及与之相关的其他资料。重要性会计档案是银行经济活动的历史记录，是银行进行财务分析、决策支持的重要依据，也是监管部门实施监管的重要基础。加强会计档案管理，对于规范银行会计行为，提高会计信息质量，防范和化解金融风险具有重要意义。定义与重要性会计档案应全面、完整地反映银行的经济活动和财务状况，确保档案的真实性和可靠性。完整性原则安全性原则可追溯性原则会计档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄密，确保档案的保密性和安全性。会计档案应建立清晰的索引和归档系统，便于查询和追溯，确保档案的可追溯性和便捷性。030201档案管理原则本规定适用于中国银行及其所属分支机构的所有会计档案管理工作。适用范围本规定适用于所有参与银行会计档案管理的工作人员，包括会计人员、档案管理人员、审计人员等。同时，银行的其他部门和人员也应了解和遵守本规定的相关要求。适用对象适用范围及对象02会计档案分类与内容记录经济业务发生或完成情况的书面证明，如发票、收据、合同等。原始凭证会计人员根据审核无误的原始凭证填制的，用于记录会计分录的书面证明，如收款凭证、付款凭证、转账凭证等。记账凭证涉及外汇业务的会计凭证，如结汇凭证、售汇凭证等。外汇凭证会计凭证类档案

会计账簿类档案总账按照会计科目设置的，用于总括反映单位经济业务的会计账簿。明细账按照明细科目设置的，用于详细反映单位经济业务的会计账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账等。日记账按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记的会计账簿，如现金日记账、银行存款日记账等。资产负债表利润表现金流量表所有者权益变动表财务报告类档案01020304反映单位在某一特定日期财务状况的报表。反映单位在一定会计期间经营成果的报表。反映单位在一定会计期间现金和现金等价物流入和流出的报表。反映单位所有者权益各组成部分当期增减变动情况的报表。记录会计档案移交情况的清单。会计档案移交清册记录会计档案保管情况的清单。会计档案保管清册记录会计档案销毁情况的清单。会计档案销毁清册单位每年度编制的，反映全年财务状况、经营成果和现金流量的报告。年度财务报告其他类会计档案03档案保管与存储要求保管期限根据档案的重要性和保存价值，设定不同的保管期限，一般分为永久、长期（15-50年）和短期（15年以下）三种。销毁规定对于保管期满的档案，应按照相关规定进行鉴定和销毁。销毁前需编制销毁清册，并经过审批后方可执行。销毁过程需进行监督和记录，确保档案安全彻底销毁。保管期限及销毁规定设施配备库房内应配备必要的存储设备，如档案柜、货架等，以及温湿度控制、消防等设施，确保档案的完整与安全。专用库房设立专用档案库房，用于存放会计档案。库房应符合防火、防盗、防潮、防尘等要求，确保档案安全。环境条件库房内的温度、湿度等环境条件应符合档案保管的要求，定期进行监测和调控。存储设施与条件要求档案移交前，应做好移交清册的编制工作，明确移交的档案范围、数量和时间等。移交准备移交双方应按照移交清册进行档案的清点、核对和签收工作。移交过程中需确保档案的安全与完整。移交过程接收方在接收档案后，应及时进行整理、分类和编目工作，确保档案的规范管理和方便利用。接收与整理档案移交和接收流程04档案借阅、复制与利用借阅人需填写《中国银行会计档案借阅申请表》，明确借阅档案名称、编号、借阅期限等信息，并提交至档案管理部门。借阅申请档案管理部门收到借阅申请后，应在3个工作日内完成审批。对于涉及重要或机密档案的借阅申请，需报请上级主管部门审批。审批程序经审批同意的借阅申请，借阅人需在档案管理部门办理借阅登记手续，领取所需档案。借阅登记借阅申请及审批程序复制权限01原则上，会计档案不得随意复制。确需复制的，须经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行复制。范围限制02复制内容应限于档案中的非涉密部分，且仅限于满足工作需要的最小范围。对于涉及客户隐私、商业秘密等敏感信息的档案内容，严禁复制。复制登记03经批准的复制行为，需在档案管理部门办理登记手续，注明复制内容、数量、用途等信息。复制权限和范围限制借阅人应妥善保管和使用所借档案，不得涂改、污损、丢失或以其他方式损害档案完整性。如需引用档案内容，应注明来源和出处。利用方式借阅人应严格遵守保密规定，不得泄露档案中的涉密信息。对于违反规定的行为，将依法追究相关责任人的法律责任。同时，借阅人应按时归还档案，如有特殊情况需延期归还的，应提前向档案管理部门申请并经批准。注意事项利用方式及注意事项05档案信息化管理与安全保密措施采用高可用、高扩展性的系统架构，支持大规模数据存储和处理，确保系统稳定性和高效性。系统架构包括档案录入、存储、检索、借阅、销毁等全生命周期管理功能，实现档案信息的全面管理。功能模块制定统一的数据标准和格式规范，确保档案信息的准确性和一致性。数据标准信息化管理系统建设要求恢复策略制定详细的数据恢复计划，包括恢复流程、恢复时间、恢复验证等，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。灾难备份建立异地灾难备份中心，实现数据的远程备份和恢复，提高数据安全保障能力。备份策略定期对重要档案数据进行备份，包括完全备份、增量备份和差异备份等多种方式，确保数据安全性。数据备份和恢复策略制定123建立完善的保密制度，明确档案信息的保密等级、保密期限、保密责任人等，确保档案信息不被泄露。保密制度采用严格的访问控制机制，对档案信息进行分类管理，设置不同的访问权限，防止未经授权的访问和篡改。访问控制定期对档案信息管理系统进行安全审计，检查系统漏洞和安全隐患，及时采取措施加以改进和完善。安全审计安全保密制度完善和执行06监督检查与责任追究机制建立03强化内部监督意识通过培训、宣传等方式，提高中国银行员工对会计档案内部监督重要性的认识，增强内部监督意识。01设立内部监督机构在中国银行内部设立专门的会计档案监督机构，负责定期对会计档案管理工作进行检查和评估。02制定监督检查流程制定详细的监督检查流程，包括检查频率、检查内容、检查方式等，确保监督检查工作的规范化和系统化。内部监督检查制度设计明确审计范围和目标与外部审计机构明确审计范围和目标，包括对中国银行会计档案管理工作的合规性、有效性等方面进行评估。加强沟通与协作建立有效的沟通机制，与外部审计机构保持密切联系，及时提供所需信息和支持，确保审计工作的顺利进行。选择合适的外部审计机构中国银行应选择具有专业经验和良好声誉的外部审计机构进行合作，确保审计工作的独立性和客观性。外部审计机构合作与沟通中国银行应制定详细的违规行为责任追究制度，明确违规行为的定义、责任追究的程序和标准等。制定