秘书学全套课件

秘书工作的办公自动化

第一节秘书工作的办公自动化一、办公自动化概述（一）办公自动化1.办公自动化的概念办公自动化是利用先进的科学技术，使人的办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人、机、信息处理系统。办公自动化正在改变着过去复杂、低效的手工办公方式，提高了工作质量与效率。办公自动化关键要素：办公人员、办公活动、科学技术、办公设备、人机处理系统、质量与效率。2.办公自动化的核心技术办公自动化是一个发展着的动态概念。核心技术:

计算机技术数据库技术通信技术网络技术（二）办公自动化的功能1.办公自动化的功能办公自动化的强大功能在于实现办公过程自动化、信息获取快速化、数据处理分析智能化、数据传输网络化、资源利用共享化、办公业务流程规范化、辅助决策科学化、信息发布迅速化。2.办公自动化的应用业务范围（1）文字处理。 （2）数据处理。 （3）资料处理。 （4）行政事务处理。 （5）表格、图形、图像处理。 （6）语音处理。 （7）网络通信处理。 （8）信息管理。（9）辅助决策管理。 （10）建立中枢神经系统。（三）办公自动化系统的构成要素1.办公自动化是多技术、多学科的综合应用。2.办公自动化意味着对包括语音、数据、图像、文字在内的信息的一体化处理。3.办公自动化是一个“人、机与信息”处理系 4.办公自动化是人们为了产生更高价值的行动目标而采取的一种辅助功能手段。（四）办公自动化的特点

1.集成化。2.智能化。 3.多媒体化。 4.电子数据互换化。二、秘书人员的办公自动化能力要求（一）秘书人员的办公自动化的概念秘书人员的办公自动化指秘书人员在办公活动中，利用先进的科学技术，构成一个服务于办公业务的“人、机”处理系统，通过使用机器设备和先进的技术，利用信息资源进行办公事务的处理，从而提高办公效率和质量水平。（二）秘书人员的办公自动化能力要求1.计算机应用技术能力2.文字处理设备使用技术能力3.电子通信技术能力4.软件应用技术能力5.网络化办公的能力第二节办公设备与器具一、常用办公设备、器具的种类（一）文字处理设备 （二）信息传输设备 （三）信息存储设备（四）图形图像处理设备（五）会议支持设备（六）通信处理设备 （七）办公安全设备（八）办公其它设备二、办公设备与器具的保养规范

（一)使用过程中不能随意拆卸，如出现故障要找专业人员修理（二）保持机器的干净清洁（三）开窗通风，给机器通电，以防潮湿空气损坏电路和器件（四）办公设备要远离太阳直射，防止机器的长期受热损伤（五）预防雷击造成机器的损坏（六）机器上不能堆放杂物（七）操作要执行正确的开启和关闭程序（八）打印、复印、传送纸质文件时，仔细检查纸件的附着异物（九）机器设备放置要平稳（十）配备优质的耗材用品（十一）较小的办公器具要归类存储，有序放置（十二）设备不要围绕在秘书人员四周，最好使用防辐射装置

秘书机构第一节秘书机构设置的原则一、秘书机构的概念秘书机构即秘书工作部门，指各级党政机关、企事业单位和社会团体等设立的为领导机构、领导者及全面处理综合行政事务的辅助机构。社会行政组织分为领导机构、职能机构、辅助机构、咨询机构和派出机构，其中的辅助机构又分为全面辅助机构和局部辅助机构，我国的秘书机构一般属于全面辅助机构。秘书机构的概念：广义的秘书机构，是指负责综合行政工作的办公厅（室），包括其下属的文书、接待、档案、机要、外联、宣传、信访、调研、警卫等部门的统称；狭义秘书机构，仅指各级办公厅（室）中的秘书部门。本书介绍的是广义的秘书机构。二、秘书机构设置的原则(一)必要性原则1.组织工作的必要2.领导工作的必要3.综合事务的必要(二)一致性原则1.机构名称一致2.设置标准一致3.秘书职能一致(三)高效性原则1.高效率2.高质量3.高效益第二节秘书机构的组织形式我国各级党政机关，大中型企事业单位、社会团体等，普遍设有秘书机构。秘书机构的设置不仅表现为常设的组织中，有时为了完成某项特定任务，还会成立临时性秘书机构，如大型会议、庆典活动、中国共产党代表大会、人民代表大会、政治协商会议、多个组织联合参与的项目等。一、各级各类秘书机构根据我国党政组织系统的级别层次，秘书机构自上而下为办公厅、秘书处、秘书科、秘书股等。(一)国家机关的秘书机构中共中央、国务院办公厅在设置下属机构方面，由于党和国家最高领导机关的职责、工作任务的需要，采用分理制和综理制两种形式设置所属秘书机构。分理制，采用分部门办公的形式。中共中央和国务院实行的都是这种形式，内部下设局级机构，局级以下设处、室或科等。综理制，采用不分部门办公的形式，由秘书工作机构综合管理领导机关的综合日常工作。全国人大常委会、中央军委、全国政协常委会实行的便是综理制这种机构设置形式，由秘书长领导办公厅负责综合管理，承办日常工作，办公厅下设若干局、处、室等。（二）省、市（地）县级的秘书机构省委和省人民政府均设正副秘书长和办公厅，办公厅设正副主任。办公厅工作由秘书长直接领导。设置下属机构采用分理制的形式，办公厅与省属部、委、局平行，厅下设处、室、设、科、组。县委和县人民政府均设办公室，办公室设正副主任，下设科、股、组等。省、市、县级的人民代表大会、政治协商常委会，按相应级别分别设办公厅或办公室。设置下属机构均采用综理制的形式。(三)基层单位的秘书机构基层单位的秘书机构通常只设办公室，不再设置下属机构，由办公室的人员各分管某项秘书工作。城市的社区办事处和农村乡镇一般设办公室或秘书股，根据较少的业务量和简单的工作程序，或设专职秘书或兼职秘书。二、秘书机构的组织模式秘书机构的组织模式是指本组织进行生产、经营、管理活动所采用的组织结构形态或模型。(一)因人分设制(二)因事分设制(三)混合分设制第三节 秘书机构的性质一、辅助功能的综合性二、机构地位的中枢性三、组织关系的封闭性第四节秘书机构的职能一、参谋助手职能二、枢纽桥梁职能三、管理协调职能四、公关形象职能事务管理第一节办公环境管理第一节办公环境管理一、办公环境的概念办公环境即办公室环境，指办公室中包括人、办公场所、办公设备、办公物品等影响办公人员的心理、态度、行为及工作质量、效率的各种因素的总和。

第一节办公环境管理

二、办公室环境的构成（一）硬环境

1.办公室所在地。

2.空气环境。（1）温度。冬天一般在16°C-25°C，夏季在23°C-30°C之间为最宜。北方冬季供暖地区的冬天应保持在≥16°C。（2）湿度。相对湿度在40%-60%之间。（3）清洁度。（4）空气速度。室温为22°C左右的情况下，空气的流速在0.25米/秒时。

3.光线环境。光线的方位来自左后方为最佳，左方次之。

4.颜色环境。办公室宜采用冷色，如绿、蓝、白、浅灰等。

5.声音环境。办公室的理想声强值为20-30分贝。

6.绿化环境。办公室内应摆放些许花卉和绿色植物。

7.设备环境。办公设备的适用化和现代化能够大幅度提高办公效率。

8.安全环境。（1）人身安全；（2）财产安全；（3）防火安全。

第一节办公环境管理（二）软环境

1.人际关系。

2.情感气氛。

3.工作作风。

……第一节办公环境管理三、办公责任区的管理要求1.办公责任区的概念办公责任区即专人负责管理的为实现某项功能、由办公场所、办公设备、办公物品等各种综合要素组成的区域。2.办公责任区的分类办公责任区分为个人办公责任区、公用区域、领导办公区域。3.办公责任区的管理要求第一节办公环境管理（一）个人办公责任区1.保持桌面、办公设备、办公家具等的清洁、整齐，无瓜皮纸屑。2.办公室内无吸烟，茶具清洁干净，摆放整齐。一次性口杯应及时处理掉。3.桌椅摆放有序，办公桌抽屉物品要井然有序，窗明几净，四壁光洁，空气清新。4.资料、文件、报纸、杂志分类清楚，码放齐整。5.电话听筒、按键，电脑键盘经常用酒精棉消毒。第一节办公环境管理(二)公用区域1.办公与会场设备，公用办公桌、茶几、主席台、废纸篓、文件柜、物品柜等。秘书清洁与整理时要做到及时、整洁、有序。2.物品柜要注意安全。办公室文件柜整理主要是将文件分门别类摆放，并贴上标签。一般大的重的物品应放在最下一层，化学液体、墨水、油墨等也应放在底层。较小物品集中装在盒子中，放于中上层，轻的，不常用的物品放在最高层。3.将相关设备存放在同一区域，电线尽量隐藏暗处，插座分散安置，防止用电超标造成短路引起火灾。4.保持公用区域每天做到4S，即整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）。第一节办公环境管理(三)领导办公区域1.领导办公区域的整理应在领导上班前完成，重要的是坚持每天进行整理。2.设备和文件摆放有序。每天开窗换气，调好空调的温度；给植物浇水，清除残叶；整理桌面，检查办公用品；准备好茶水；搞好清洁卫生。3.维护领导办公区域的安全，包括信息保密，加固门窗，最好门外走廊安装监控设备。4.领导使用的办公设备和物品要定时维护。第一节办公环境管理

四、办公室的布置（一）办公室合理布局的作用

1.有利于人员的分工与合作。

2.有利于形成有效率的工作流程。

3.有利于工作的保质保量。（二）办公室内布置的要求

1.办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以最接近直线为佳，防止逆流与交叉。

2.座位间的通道要宽窄适宜，应以事就人，不以人就事。

3.领导者应位于后方或里面，以便监督

4.自然光优于灯光，光线最好来自左后方。

5.常用公用办公设备应集中在一个地方。

6.座机电话最好是5平方米空间范围一部。

7.办公室的用具设计要精美，坚固耐用，适应现代化要求。第一节办公环境管理（三）办公室内布置的原则1.利于沟通2.协调、舒适（1）连续性（2）协同性（3）有序性（4）和谐性3.便于监督（1）内部监督（2）双向与多维监督（3）内部纪律约束第一节办公环境管理

五、办公室的布局类型（一）办公布局应考虑的主要因素

1.职工人数。

2.房屋面积。

3.机构的建制与办公空间的分类。

4.管理、经营的性质或内容。

5.部门之间的工作联系。

6.办公室的间隔方式应符合工作的需要和保密的需要。

7.走廊、楼梯等公用区域符合安全需要。（二）设计不同形式办公室的工作程序分析业务特点对于办公条件的要求→设计平面图→选择办公家具，设施和装饰→采光、温度、湿度、通风、绿化。（三）办公室布局类型办公室的布局有开放式和封闭式。第二节通讯管理第二节通讯管理一、接打电话

（一）接打电话的基本要求

1．普通规范的语言

2．礼貌热情的态度

3．清晰明朗的声音

4．适当的语速和音量

5．简明扼要的内容

6．迅速反应的动作第二节通讯管理（二）接听与拨打电话的程序1.被叫电话的程序（1）记录准备。（2）礼貌应答。（3）认真听记。（4）结束通话。2.主叫电话的程序（1）通话准备。（2）正确拨号。（3）相互介绍。（4）清晰表达。（5）挂机道别。第二节通讯管理（三）电话摆放的位置电话机应该摆放在办公桌的左侧，右侧放好电话记录本和笔，方便来电时左手拿起话筒，右手随时记录。（四）接打电话注意事项（五）设计电话记录表接打电话所涉及的工作内容都要记录下来，需要设计电话记录表。记录表的内容要素大体包括5WH，即Who何人、When何时、What何事、Where对方单位、Why为啥来电、How如何处。第二节通讯管理二、过滤电话（一）过滤电话通过特殊方法将有用电话与骚扰电话分辨开来。过滤分辨后的电话有：重要电话、纠缠电话、恐吓电话、唠叨电话、代接电话等。秘书人员应对这些电话使用相当的技巧。（二）巧妙过滤电话

1.重要电话。

2.代接电话。

3.唠叨电话。

4.纠缠电话。

5.恐吓电话。第二节通讯管理二、收发传真（一）传真传真机利用电话线路把一方的图像和文字按原样传输到另一方。（二）发收传真1.发送传真（1）格式选择（2）登记（3）设置按键（4）装入原稿（5）保存原稿第二节通讯管理2.接收传真

(1)接收传真方式（2）传真分类（3）登记（4）处理传真件第二节通讯管理

三、收寄信函（一）收进信函1.分拣。2.拆封以及步骤（1）信函的拆封应该按照以下的顺序：轻敲信函→小心开启→仔细查看→核对附件（2）拆封信函时需要注意的问题①注意不要剪坏邮票、邮戳和信封上的文字②对信函的页码进行核查③不能开启标有“亲启”、“保密”字样的信函④如果无意拆开不该拆的信函，应立即封口，信封上注明“误拆”字样，并签上自己姓名，尽快送交收函者3.登记4.分办（1）呈交领导阅办信函时应注意的问题（2）控制传阅的做法第二节通讯管理（二）寄发信函1.签字2.查核3.封装4.寄发第三节接待事务第三节接待事务一、接待工作二、接待工作分类三、接待工作的程序(一)日常接待工作的基本程序：迎候、查对预约登记、做好登记、通报来访、引导客人、介绍、做记录、送别(二)接待团体来访的基本程序：了解情况、制定接待方案、做好准备工作第三节接待事务四、接待准备(一)心理准备(二)形象准备(三)物质准备第三节接待事务二、确定接待规格与方法(一)接待规格1.高格接待。2.低格接待。3.对等接待。（二）确定接待规格的方法1.接待规格由领导确定2.接待规格确定要考虑的因素(1)与对方的关系。(2)突发事件影响既定接待规格。(3)参照以前标准。第三节接待事务三、接待程序（一）事先掌握前来访问、洽谈业务、参加会议的外国、外地客人到达的车次、航班，安排与客人身份、职务等信息。（二）提前15分钟到达目的地恭候客人。（三）接到客人后，首先问候。（四）提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间（五）将下次联系的时间、地点、方式等与客人商量妥当。（六）做好会谈、参观等相应安排。（七）根据接待规格请示领导确定接风或饯行宴请。（八）为客人送行。第三节接待事务四、日常接待客人的要求任何单位每天都会有零星的访客，秘书人员应该做到：（一）见到预约客人的第一时间，应该做到“3S”，即马上站起来（standup）并注视（see）着对方微笑(smile)，然后伴以15度的鞠躬，鞠躬完毕后向客人问候：“您好！欢迎您的来访！”或“您好！我能为您做些什么？”等。（二）预约的客人要找的会见人临时不在时，要明确告诉对方会见人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，双方要明确是由客人再次来单位，还是我方会见人到对方单位去。（三）预约的客人到来时，我方会见人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、报纸、杂志等。第三节接待事务（四）未预约来访者接待。

1．主动热情，面带微笑主动迎接问候来访者，并以礼貌友好、欢迎的态度上前了解未预约来访者。

2．搞清来访者要访问的部门或人员，视情况决定能否安排尽可能早的预约时间。

3．灵活应对，为领导挡驾。

4．耐心倾听，若来访者是怒气冲冲前来指责批评或是脾气急躁的，则一方面要耐心倾听，礼貌接待，切不可针锋相对，致使事态恶化；另一方面快速寻找解决方法，向对方表示尽力帮助解决问题，等事态缓和下来后再想办法解决问题。第三节接待事务（五）秘书接待人员带领客人到达目的地的引导方法

1.走廊的引导方法

2.楼梯的引导方法

3.电梯的引导方法

4.客厅里的引导方法

5.次序礼仪

(1)就坐时

(2)上楼时

(3)迎客时

(4)进电梯时

(5)送茶、递名片、握手、介绍时

(6)进门时第四节印信管理第四节印信管理

印章和介绍信的管理是秘书部门的一项重要任务，以维护组织单位形象和合法权益为目的,应该重视印章和介绍信的管理的制度化和规范化。印信管理包括印章管理和介绍信管理。第四节印信管理一、印章管理（一）印章印章是印和章的合称，它们是刻在固定材料上代表机关、单位、组织和个人权利的图章。（二）印章的种类单位印章；单位领导人“公用”的私章；秘书部门(办公室)的印章。（三）印章的样式印章的材料、形状、规格、印文、图案第四节印信管理（四）印章的管理使用要求

1.专人管理。

2.保障安全。

3.防止污损。（五）印章的使用

1.申请

2.正确用印

3.用印登记第四节印信管理二、介绍信（一）介绍信的管理1.介绍信的保管2.介绍信要按编号顺序使用3.介绍信使用存根联。4.开出后未用的介绍信，管理人员应及时催回，粘贴在存根上。5.介绍信持有者如将介绍信丢失，应及时报告单位或部门负责人，并告知介绍信管理人员，涉及重要事项的还应通知前往办事的单位，以防冒名顶替。第四节印信管理（二）介绍信的使用要求

1.严格履行审批手续

2.内容明确具体

3.填写有效时间

4.严格检查（1）一文一个单位。（2）信息填写真实准确（3）正文与存根相吻合（4）保持清洁（5）填写介绍信要用签字笔第五节值班事务第五节值班事务一、值班工作的任务（一）办理领导交办的事项1.受委托接待工作2.反馈工作3.临时性的会议通知4.转达指示工作5.服务工作第五节值班事务（二）传达沟通（三）处理来电来函（四）负责接待

1.安排上级单位来了解或指导工作的人员。

2.接待外单位来参观、学习、考察的人员。

3.听取专程人员前来反映意见或建议。（五）掌握领导的外出活动情况（六）协调处理安全保卫工作第五节值班事务二、值班工作的要求（一）坚守岗位（二）认真处理事务（三）完备记录（四）热情接待来访者（五）加强安全保卫（六）执行交接班手续第六节调查研究第六节调查研究

一、调查研究的概念调查研究是调查和研究这两个活动的有机结合体。调查，指运用各种技术、方法、手段和工具收集信息材料的行为过程；研究，是在收集信息的基础上，分析与解释情况、提出解决问题的方法和措施、预测事物未来发展状况的行为过程。调查是前提，研究是目的。第六节调查研究二、调查研究的特点（一）切合领导工作的需要（二）突击性工作的需要（三）对外联络工作的需要三、调查研究的作用（一）收集原始信息，支持领导决策管理（二）取得反馈信息，作为修订或重新决策的依据（三）解决常规问题，处理突发事件的必要手段（四）提高秘书人员自身素质的重要途径第六节调查研究四、调查类型（一）调查类型1.普遍调查2.典型调查3.抽样调查4.开会调查5.个别调查6.实地观察第六节调查研究（二）调查技术1.问卷调查2.座谈会调查3.实地观察4.文献调查5.个别访问调查6.专家论证调查7.电话调查8.网络调查9.民意调查第六节调查研究五、研究方法（一）归纳法（二）综合法（三）统计法（四）比较法（五）演绎法（六）实证研究法（七）实验法（八）定量分析法（九）定性分析法（十）模拟法第六节调查研究六、调查研究的程序（一）准备工作（二）了解情况（三）分析研究（四）综合提炼第六节调查研究八、确定调查研究课题的方法（一）从原始信息中确定调查研究课题（二）根据领导意图确定调查研究课题（三）根据员工反映的主流确定调查研究课题（四）根据工作重心确定调查研究课题第七节信息工作第七节信息工作

一、信息（一）信息的概念信息是指对事物的特征和变化的客观描述，是事物的运动状态经过一定的方式传递后的再现。它广泛地存在于自然界和人类社会。（二）信息的特点1.客观性2.时效性3.可塑性4.依附性5.传递性6.共享性7.开发性8.无限性（三）信息的种类1.按照信息内容涉及的社会领域划分，信息分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息、教育信息、军事信息和体育信息等。2.按照信息的表现形式划分，信息分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和缩微信息。3.按照信息源的性质划分，信息分为社会信息和自然信息。社会信息是人类社会运动的状态和方式，是社会各方面有意识、有目的发出的信息。自然信息是自然界自发产生的。4.按照信息稳定状态划分，信息分为静态信息和动态信息。5.按照信息来源方向划分，信息分为横向信息和纵向信息。6.按照信息的作用划分，信息分为预测信息、动态信息和反馈信息。第七节信息工作二、信息工作1.信息收集。2.信息整合。3.信息传递。4.信息存储。5.信息反馈。6.信息利用。第七节信息工作三、信息的收集与筛选（一）信息收集1.信息收集有多种方法：（1）观察法。（2）阅读法。（3）询问法。（4）问卷法。（5）收听法。（6）交换法。（7）购置法。（8）网络法。第七节信息工作

2.信息收集的渠道（1）大众传播媒介渠道。（2）图书馆。（3）供应商和客户。（4）贸易交流渠道。（5）信息机构渠道。（6）关系渠道。（7）调查渠道。第七节信息工作（二）信息的筛选

1.信息筛选的含义筛选是对收集到的大量信息进行鉴别和选择，判断信息的价值，决定信息的取舍，提取真实、有价值、满足需求的信息

2.信息筛选的要求（1）要选择对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；（2）选择带有倾向性、动向性或突发性的信息；（3）选择能预见未来发展趋势，为决策提供超前服务的信息。（4）剔除虚假、过时、重复、缺少实际内容的信息。第七节信息工作（三）信息的分类1.信息分类的含义信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，分门别类地组织起来的一种科学方法。2.信息分类的方法（1）主题分类法。（2）时间分类法。（3）字母分类法。（4）数字分类法。（5）地区分类法。3.信息分类的要求（1）讲究科学性、系统性、逻辑性和实用性。（2）认真确定分类体系，明确分类标准和分类层次。（3）准确归类，子类之间界限清楚，不互相交叉或包容。第七节信息工作四、信息的校核（一）信息校核的含义信息校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实，分析信息的可靠性和准确性，认定信息的真实性。（二）信息校核的方法

1.溯源法。

2.核对法。

3.比较法。

4.逻辑法。

5.调查法。

6.数理统计法。（三）信息校核的要求

1.信息校核首先要排除主观因素的干扰。

2.信息校核要以原始信息为基础。第七节信息工作五、信息的传递和存储（一）信息的传递1.信息传递的方向（1）内向传递（2）外向传递（3）交叉传递2.信息传递的要素（1）信源（2）信道（3）信宿3.信息传递的载体公务信件、备忘录、报告、通知、指示和传阅单第七节信息工作（二）信息的存储1.信息存储的载体（1）纸质载体。（2）磁性载体。（3）电子载体。2.信息存储的方式（1）登记。（2）编码。（3）排列。（4）保存。（5）保管。3.信息存储的要求（1）要选择有价值的信息存储。（2）要分类存储。（3）存储的信息要便于查找和利用。（4）按照信息内容确定存储期，对过期的信息及时进行调整和清理。（5）防止存储信息受到损坏、失密。第七节信息工作六、信息的开发（一）信息开发的形式简报、索引、目录编制、文摘、简讯、调查报告（二）信息开发的类型

一次信息开发，主要是将无序信息转变为有序信息，提高信息的利用率

二次信息开发，是对一次信息进行加工整理后形成的新信息

三次信息开发，是在一次、二次信息的基础之上，通过分析概括而形成更深层次的信息。第七节信息工作（三）信息开发的方法

1.汇集法。

2.归纳法。

3.纵深法。

4.连横法。

5.浓缩法。

6.转换法。

7.图表法。第七节信息工作（四）信息编写的类型

1.动态型信息。

2.建议型信息。

3.经验型信息。

4.问题型信息。

5.预测型信息。（五）信息开发的要求注重调查研究，渠道全面、及时获取，充分利用信息网络开发系统，运用信息开发技巧，加强对信息的加工、综合分析、提炼整合，开发出有特色、利用价值大、可信度高的信息。第七节信息工作七、信息的利用和反馈（一）信息利用1.信息利用2.信息利用的要求（二）信息的反馈1.信息反馈的形式（1）纵向反馈和横向反馈。（2）正反馈和负反馈。（3）前反馈和后反馈。2.信息反馈的方法（1）连续型反馈信息。（2）系列型反馈信息。（3）广角型反馈信息。第八节时间管理

第八节时间管理一、时间管理的概念时间管理是人们对时间继续有效的计划与控制，从而在单位时间内创造最大的价值与效益。时间是物质运动顺序性和连续性的表现，是不可缺少、又无可替代的宝贵资源。大凡能够在事业上做出卓越成绩的人都是时间管理的专家，正确管理的基础是良好的时间管理。第八节时间管理二、时间的特点（1）供给无弹性

（2）无法蓄积（3）无法取代

（4）失而无得第八节时间管理三、时间管理理论第一代管理时间方法第二代管理时间方法第三代管理时间方法第四代时间管理方法第八节时间管理四、时间管理的必要性工作效率是一个重要因素，而效率的背后确是时间利用的差异，也就是时间管理的效能五、时间管理工具时间管理是秘书提高自身工作效率，同时协助领导合理利用时间的有效手段。工具有，工作日志、工作时间表、效率手册、待办文件夹、墙上计划板、值日表、值班表、“在不在”布告板等。第八节时间管理六、时间管理的技巧（一）四象限法则（图）（二）ABCD分析法（三）帕累托法则第八节时间管理七、时间管理的内容（一）科学利用精力最佳时间（二）计划化、标准化、定量化消费时间（三）保持时间上的弹性（四）避免事必躬亲（五）保持时间利用的相对连续性（六）“案例化”、“标准化”工作（七）定期检查时间利用程度（八）保留自我时间管理的最低批量时间第八节时间管理八、利用工具管理时间

(一)时间表（二）工作日志

1.手工填写的工作日志

2.电子工作日志

3.管理自己的工作日志第九节督查工作第九节督查工作一、督查工作的概念督查即督促检查，督查工作是协助领导推进工作最常用的工作方法和有效手段，在推动决策执行、矫正工作偏差、提高工作效率方面起着举足轻重的作用。第九节督查工作二、督查工作的特点（一）复杂性（二）原则性（三）权威性（四）时限性三、督查工作的原则（一）系统性原则（二）实事求是原则（三）主动性原则（四）时效性原则第九节督查工作四、督查工作的内容（一）上级领导和本单位领导批示督办的事项（二）上级部门的重要工作部署与会议精神的落实情况（三）本单位的重要工作、文件和会议精神的落实情况（四）外界对本单位的建议和批评的处理情况（五）人大代表、政协委员和职代会、股东会的议案、提案和建议的办理情况（六）下级单位请示和请求帮助解决问题的办理情况；秘书提出经领导批准的其他事项第九节督查工作五、督查工作的程序交办→转办→承办→催办→检查→办结→办结→回告→审核→立卷归档六、督查工作主要方式（一）书面督查（二）会议督查（三）电话督查（四）登门督查第九节督查工作七、工作协调的基本原则（一）从属原则（二）政策原则（三）实证原则

(四)协商原则第十节信访工作

第十节信访工作一、信访工作的概念信访指群众来信和群众来访，负责处理群众来信来访的工作，即信访工作。二、信访工作的要素信访工作的要素包括信访者、信访受理者、信访形式、信访内容、信访处理者、信访结果。其中信访形式分为书信、电子邮件、传真、电话、走访（信访人到来）等。来信包含了书信、传真、电话等。第十节信访工作三、信访工作的任务（一）受理本地区、本系统和上级领导机关交办的来信来访（二）定期研究来信来访情况和问题，及时反映并提出建议（三）向有关地区、部门和单位交办来信来访的问题，并进行督促、检查，直到解决（四）协助党政领导机关检查本地区、本系统、本单位的检查信访工作，组织交流经验四、信访工作的作用

(一)桥梁纽带作用

(二)信息反馈作用

(三)民主监督作用第十节信访工作五、信访工作的原则（一）坚持实事求是、依据政策法规办事的原则。（二）属地管理、分级负责，归口办理的原则。（三）疏导教育相结合、双向规范原则。（四）标本兼治、预防和化解矛盾的原则。（五）“件件有着落，事事有结果”，便民的原则。第十节信访工作六、信访工作的制度登记制度呈阅制度交办制度转办制度催办制度回告制度审查结案制度复信制度信访档案制度领导接待日制度第十节信访工作七、信访工作的程序（一）受理、登记（二）立案、呈批（三）承办、交办、转办（四）调查、处理（五）催办、回告（六）审查、结案（七）复信、督查和督办（八）总结、综合研究（九）立卷第十节信访工作八、秘书挡驾工作（一）对于不同的来访者应区别对待（二）做好挡驾的要求（三）秘书信访工作中的挡驾技巧第十一节

办公用品与备用金管理第十一节办公用品与备用金管理一、办公用品（一）办公用品的概念办公用品即办公所使用的杂项物品，因种类繁多，又涉及各个部门，所以，如何管控好办公用品这个环节，是秘书人员工作能力的具体体现。第十一节办公用品与备用金管理（二）常用办公用品的种类1.笔尺刀类2.纸簿类3.归档用品类4.办公设备耗材类5.装订类6.印刷单据类7.清洁用品类8.办公设备维修工具类9.大件物品类10.文字资料类第十一节办公用品与备用金管理（三）选购办公用品

1.选择供应商

2.办公用品与采购程序

3.编写预算方案的注意事项

4.选择办公用品的订购方式

5.接收办公用品第十一节办公用品与备用金管理（四）管理办公用品1.办公用品设专人进行管理2.库房内要有良好的通风和照明3.要及时登记库存卡,定期盘点4.还要根据库存和需求情况，定期提出采购计划5.定期组织专人进行检查和保养6.特殊的办公用品可由办公用品负责人指导使用方法。7.各种物品摆放要合理8.发放办公用品第十一节办公用品与备用金管理

二、备用金管理（一）备用金的概念为方便工作，避免支票、银行卡难以支付零用现金时的麻烦，经单位领导和财务负责人批准，秘书部门管理着一笔备用金（也叫零用现金）（二）备用金的管理1.详细记录备用金开支情况，建立一本“备用金账簿”2.严格遵守单位财务制度，不为建立“小金库”3.制作“备用金凭单”，内部工作人员需要现金时应认真填写此单4.认真核对备用金凭单的手续准确、齐全后才可支付现金5.核对发票与备用金凭单内容是否吻合6.在支出现金后应及时做账，并做好记录7.在一定期限时到财务处报销后再领取下一个周期的备用金，以保证周转8.备用金的“进、出”口都要经相关领导、经办人使用签字笔手写签字和盖章第十一节办公用品与备用金管理（二）报销的要求报销前需找主管领导签字同意报销，再按单位财务制度履行报销程序，相关负责人要在票证上履行手写签字手续，费用发票要正规合法，支出现金数目要与费用发票金额保持平衡，即所谓的“正+负＝零”，按着财务人员的要求粘贴、装订、填写报销单据。报销要及时，不能拖拉。第十二节档案工作第十二节档案工作一、文书立卷文书立卷工作，是由各部门的文书立卷人员把本部门工作活动中形成的、处理完毕的，具有查考保存价值的文件材料进行系统整理，编立成案卷。立卷工作是文件转化为档案的必不可少的环节，它是文书工作的结束，又是档案工作的开始。第十二节档案工作

二、立卷与不需立卷的范围

(一)立卷的范围1.上级来文（1）属于本单位主管业务并要贯彻执行的法规性文件；（2）上级领导检查本单位工作时的重要指示、讲话等；（3）会议主要文件材料；（4）转发本单位的文件。2.下级来文（1）工作计划、总结、统计报表等；（2）简报、情况反映、典型材料等；（3）请示、报告等。3.同级或非隶属单位来文（1）需要贯彻执行的法规性文件；（2）检查本单位工作的文件；（3）商洽、答复工作的文件等。4.本单位发文（1）会议文件：会议通知、名单、日程、报告、讲话、典型材料、会议纪要与会议记录等。（2）红头文件：印发的、转发的、合发的正本和定稿等。（3）“白头”文件：工作计划、总结、调查报告、统计报表、党团名册、干部名册、工资审批名册、介绍信及存根、组织沿革、大事记、年鉴、刊物、出版物、合同、协议书、重要的信件、电报、剪报等。第十二节档案工作(二)不需立卷的范围1.上级来文（1）任免奖惩非本单位人员的文件。（2）供下级开展工作参考的文件。（3）征求意见稿。2.下级来文（1）参阅的简报、情况反映等。（2）不必备案的文件。（3）越级抄送的不需办理的文件。3.同级或非隶属单位来文（1）非主管机关召开的会议不需贯彻执行的文件。（2）非隶属机关抄送的不需办理的文件。4.本单位发文（1）重份文件（《发文汇集》除外）。（2）无查考利用价值的事务性、临时性的文件。（3）未经领导签发的未生效文稿。（4）一般文件的修改文件草稿。第十二节档案工作三、归档（一）归档的概念归档是指各单位在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，由单位的秘书部门或业务部门整理，定期移交给档案室或负责管理档案的人员集中保存的行为。（二）归档制度

1.确定归档范围。

2.遵守归档时间。

3.符合归档要求。第十二节档案工作四、档案（一）档案的概念档案是国家党政机构、企事业单位、社会组织和个人在社会工作实践活动中形成的，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。（二）档案的特点社会性、历史性、确定性和原始记录性（三）档案的分类1.公务档案和私人档案。2.历史档案和现行档案。3.文书档案、科技档案和专业档案。4.纸质档案、电子档案、胶质档案、实物档案。第十二节档案工作

五、实用档案的分类（一）实用档案分类的概念实用档案指的利用率较高，它的分类是按照来源、时间、内容和形式等方面的异同，将归档文件划分为若干层次和类别，构成一个有机体系。（二）档案分类的方法

1.年度＋组织机构分类法。

2.年度＋问题分类法。

3.组织机构＋年度分类法。

4.问题＋年度分类法。（三）档案分类的要求档案分类要求正确判定档案文件所属年度和所属机构。第十二节档案工作六、档案的检索（一）档案检索工作档案检索工作是对档案信息进行加工和存储，并根据需要进行查找的工作，包括档案信息存储和信息检查两方面工作。档案检索工作是档案提供利用的基础和前提，是开发档案信息资源的必要条件。（二）档案检索工具

1.归档文件目录。

2.分类目录。

3.主题目录。

4.人名索引。

5.全宗指南。第十二节档案工作七、档案的鉴定（一）档案鉴定的概念档案鉴定是按照一定的原则、方法和标准，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案并予以销毁的档案业务工作。（二）档案鉴定工作的方法

1.判断文件是否需要保存。

2.分析档案价值。

3.确定文件的保管期限

4.对保管的档案进行复审。（三）档案鉴定工作的要求档案鉴定时要逐件、逐页阅读档案内容，综合分析文件的各方面特征，并结合档案的需求判定档案价值。第十二节档案工作八、档案的利用与管理（一）档案利用提供服务，满足利用者的档案需求（二）档案管理

1.纸质档案、胶质档案、实物档案的管理工作的内容

2.电子档案的管理内容（三）档案库房（馆、室）管理

1.合理安排库房布局；

2.科学排列档案柜架；

3.档案日常管理（1）建立库房管理制度；（2）调节温湿度；（3）档案流动中的保护；（4）安全检查；（5）库房卫生第十二节档案工作九、档案管理制度和模式（一）档案管理制度档案业务管理制度档案行政管理制度（二）档案管理的模式档案管理的模式是由专门的档案机构承担单位档案工作任务。常见的档案机构是档案室和档案馆

公文拟制与处理第一节党政机关公文拟制一、党政机关公文（一）党政机关公文的概念党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。第一节党政机关公文拟制（二）党政机关公文的种类为统一中国共产党机关和国家行政机关公文处理工作，2012年4月6日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例（以下简称《条例》），自2012年7月1日起施行。《条例》规定的公文种类有15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。第一节党政机关公文拟制（三）党政机关公文的作用

1.颁布法令、法规的作用。

2.指挥管理作用。

3.交流信息作用。

4.宣传教育作用。

5.商洽协调作用。

6.凭证依据作用。第一节党政机关公文拟制（四）党政机关公文的特点

1.政策性。

2.权威性。

3.实用性。

4.可靠性。

5.定向性。

6.规范性。

7.时间性。第一节党政机关公文拟制（五）党政机关公文的格式为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》

附样板

第一节党政机关公文拟制（六）党政机关公文的语言特点1.党政机关公文的语言特点（1）准确。（2）精炼。（3）庄重。（4）得体。第一节党政机关公文拟制2.党政机关公文的专业术语(1)党政机关公文专业术语的概念党政机关公文专业术语即专门用在党政机关公文中具有特定功用的固定词语。(2)党政机关公文常用的专业术语按语、谦敬用语、雅语、简语、开端用语、期请用语、申述词语、协商词语、综合用语、称谓用语、承启用语、批转用语、表态用语、征询用语、引叙用语、强调用语、审核词语、时限用语、结尾用语、简称结语，等等。第一节党政机关公文拟制二、党政机关公文拟制（一）党政机关公文的起草根据《党政机关公文处理工作条例》(以下简称《条例》)规定，公文拟制包括起草、审核、签发3个环节。秘书经常起草的文书有党政机关公文、事务文书、商务文书等。本书只介绍党政机关15种公文。第一种决议一、决议的概念决议是党和国家的各级领导机关就重要事项，经会议讨论通过其决策，并要求进行贯彻执行的重要指导性公文。（《党政机关公文处理工作条例》：决议适用于会议讨论通过的重大决策事项。）第一种决议二、决议的分类(一)公布性决议(二)批准性决议(三)阐述性决议三、决议的特点（一）权威性。（二）原则性。（三）指导性。第一种决议四、决议的内容要素（一）标题。（二）成文时间。（三）正文。1.决议缘由，一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述作出决议的原因、根据、背景、目的或意义。2.决议事项，写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项作出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。3.结尾，一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分，即所谓的秃尾现象。例文分析第一种决议（六）写作要求及注意事项 1.必须紧扣会议精神和主题，准确阐明会议决策事项，体现与会者的集体意志。2.必须注重结构严谨、决议事项条理清晰。要恰当运用习惯用语区分决议的不同段落层次。如“会议决定”、“会议同意”、“大会要求”、“大会指出”等专门术语。3.决议缘由要充分、准确、合理。第二种决定一、决定的概念决定是党政机关、社会团体、企事业单位对重大事项或重大行政公务做出安排而制定的一种指挥性公文，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。（《党政机关公文处理工作条例》：决定适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。）第二种决定二、决定的分类（一）法规性决定。（二）指挥性决定。（三）知照性决定。三、决定的特点（一）权威性。（二）指导性。（三）稳定性。

第二种决定四、决定的内容要素（一）标题（二）题注。（三）主送机关。（四）正文

周知性决定：一层说明形势和有关情况，作出决定的目的与意义；另一层说明决定的具体事项、落实决定的政策、措施和要求等，基本不用“措施和要求”。

法规性决定、指挥性决定：正文的结构可分为开头、主体、结尾三个部分：

开头：用以说明背景形势，分析或阐述做此决定的原因、目的及意义，段末用承启语“特做决定如下”或“特做如下决定”与以下主体部分衔接。主体：表述决定的具体内容，因为是下级机关、相关单位及所属个人必须执行的准则，所以要求写得明确、具体，其表达方式常采用条文式的写法，在这些具体内容的“条”、“项”之间可以是并列关系，也可以是递进关系，无论何种关系，都要形成完整和严谨的整体。结尾：本部分一般提出希望、号召和要求等。（五）结语。例文分析第二种决定（六）写作要求及注意事项 1.当主送机关范围较大且不确定时，主送机关可省略。2.一般法规性决定、指挥性决定篇幅长于知照性决定。3.如果标题中含有发文机关，文末即省略发文机关；如果标题下有题注，文末不再写上成文日期。4.当决定见诸媒体时，务必在文末署名发文机关全称。决议与决定的区别（一）形成过程不同。决议是经过正式会议或法定会议按照一定程序表决通过后形成的文件；决定大都是由机关领导者直接签发，正式下达。（二）发布名义不同。决议必须以会议名义发布，即通过决议的会议是决议的法定作者；决定则主要以机关名义发布。（三）内容安排不同。决议多为宏观性、原则性和关系全局的重大问题，大多旨在肯定会议成果，统一思想认识；决定多数涉及重大事件、法定事件或较具体的工作事项，侧重于贯彻执行。第三种命令（令）一、命令（令）的概念命令（令）是指法定的领导机关或领导人对下级发布的一种具有强制执行效力的指挥性公文。命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。（《党政机关公文处理工作条例》：命令（令）适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。）第三种命令（令）二、命令（令）的分类（一）发布令。（二）行政令。（三）奖惩令。三、命令（令）的特点（一）严肃性。（二）权威性。（三）强制性。第三种命令（令）四、命令（令）的内容要素（一）标题。（二）正文。发布令有发布机关＋发布对象＋发布决定＋执行要求；行政令正文包括引语（一般用来阐明发令的原因，说明发令的根据，提示发令的目的及意义）＋主体部分（写明发令机关所提出的将要实施的重大强制措施的具体内容）＋结语（写对命令的执行要求，包括生效实施时间等内容）；奖惩令正文包括奖惩原因＋奖惩内容＋号召希望；（三）签发者。签发者应是发文权力机关或发文权力机关的最高领导人。发文权力机关的最高领导人虽然用的是个人名义，但他代表着权力机关，具有与权力机关相同的法定效力。（四）成文日期。例文分析第三种命令（令）（七）写作要求及注意事项1.命令是具有最高权威性和强制力的文种，必须严格按照法定权限制发文件，不能越权行文。2.命令所针对的事项必须是重要问题或重大事件，一旦发布，就要求不折不扣地执行，没有商量的余地。因此，撰写命令时，要斟酌是否确需发布命令，防止小题大做，更不能随意发号施令。3.正文的写作，要求表意必须十分准确，切忌模棱两可；语言庄重严肃，简洁精炼；正确运用禁令语言。令行与禁止相辅相成，前者规定应该做什么和怎样做，后者规定不准做什么和不准怎样做。4.要明确规定命令的生效施行日期，确保行文时效。第四种公报一、公报的概念公报是用于公开发布重要决定或者重大事件”的公文文体。（《党政机关公文处理工作条例》：公报适用于公布重要决定或者重大事项）第四种公报二、公报的分类

(一)会议公报。

(二）事项公报。

(三）联合公报。三、公报的特点

(一)重大性。

(二)公开性。

(三)新闻性。第四种公报四、公报的内容要素（一）标题。（二）题注（成文时间）。（三）正文。1.开头，即前言部分。事件性公报要求用最鲜明，最精炼的语言概述事件的核心内容，即何时、何地、发生了什么重大事件；会议性公报要求概述会议的名称、时间、地点、参加人员等；联合公报要求概述公报的来由，即在何时、何地、谁与谁举行了什么会谈或谁对谁进行了什么性质的访问等。2.主体，是公报的核心部分，要求把公报的内容完整、系统、有序地表述清楚。常见的有三种写作：一种是分段式，即每段说明一层意思或一项决定；第二种是序号式，多用于内容复杂、问题问绪较多的公报；第三种是条款式，多用于联合公报。3.结尾，事件性公报和会议性公报一般没有尾部，称为秃尾现象；联合公报要在正文之后写明双方签署人的身份、姓名、年、月、日期、并写明签署地点。例文分析第四种公报（五）写作要求和注意事项1.会议公报因发布目的的不同而有不同的写法，不可千篇一律。2.事项公报必须由党和国家政府的高级领导机关或指定的机构发布，一般机构不得随意向全国发布任何事项。3.联合公报一旦涉及对外关系，其发布应遵循法定的审批手续和途径。其内容涉及各方的观点和承诺，行文要十分准确和庄重。第五种公告一、公告的概念公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（《党政机关公文处理工作条例》：公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。）第五种公告二、公告的分类（一）宣布重要事项公告。（二）宣布法定事项公告。三、公告的特点（一）发文机关的特定性。（二）事项的规定性。（三）内容的严肃性。（四）告知的广泛性。（五）传播的新闻性。第五种公告四、公告的内容要素（一）标题。（二）正文。正文是公告的核心部分，一般包括因由、事项和结语。因由要求用简练的语言写出公告的依据、原因、目的；事项要求明确写出公告的具体决定和要求；结语一般用“现予公告”、“特此公告”等专门用语，以体现公告的庄重性和严肃性。（三）发文机关。（四）成文日期。要用阿拉伯数字写全年、月、日。例文分析第五种公告（五）写作要求和注意事项1.望文生义，以为“公告”就是公开告知有关事项，造成文种使用混乱，把公告当作“启事”、“声明”、“广告”使用，例如声明某人与本单位无关，或揭露有人冒充某种身份行骗等；2.大文小用，“公告”代行“通告”，以为凡是公布性事项，事无巨细都用“公告”，例如街道告知居民领取物价补贴使用“公告”。特别提醒：有的公告是属于专业性的或向特定对象发布的，如经济上的招标公告，按国家专利法规定公布申请专利的公告，属专业性公告；也有按国家民事诉讼法规定，法院递交诉讼文书无法送本人或代收人时，可以发布公告间接送达，是向特定对象发布的，这些不属于党政机关公文。第六种通告一、通告的概念通告是各级党和国家行政机关、社会组织、人民团体、企事业单位在一定范围内向公众或有关方面公布周知或者应当遵守某些事项时使用的文体。通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（《党政机关公文处理工作条例》：通告适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。）第六种通告二、通告的分类（一）法规性通告。（二）知照性通告。三、通告的特点（一）局部性。（二）法规性。（三）实务性。（四）行业性。第六种通告四、通告的内容要素（一）标题。（二）正文。通告的正文包括开头、主体和结语三部分内容。开头主要交代通告的缘由、根据和目的，然后用“通告如下”转入主体部分；主体要求明确写出通告的具体内容、通告事项的要求和实施措施；结语一般另起一行，用“特此通告”专门用语作结。（三）发文机关。（四）成文日期。例文分析第六种通告（五）写作要求和注意事项1.在标题中有发文机关名称的，落款处可以省略发文机关名称，否则，一定要写明发文机关名称。2.要把好政策关，发布的通告不能与党和国家的方针政策相抵触，不能制定违背国家现行政策规定的“土政策”。3.通告可以用来处理带有一定专业性的公务，因此拟写通告要使用专业术语，但要尽量选择大多数人熟悉的行业用语。4.通告一般见诸媒体,也可以张贴。第七种意见一、意见的的概念意见是发文机关对重要问题提出见解和处理办法时使用的公文，意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。（《党政机关公文处理工作条例》：意见适用于对重要问题提出见解和处理办法。）第七种意见二、意见的分类（一）规划性意见。（二）实施性意见。（三）工作性意见。三、意见的特点（一）灵活性。（二）指导性。（三）针对性。（四）原则性。第七种意见四、意见的内容要素（一）标题。（二）成文日期。（三）主送机关。（四）正文。正文由发文缘由、意见条文、执行要求构成。发文缘由：这是意见的开头部分，主要写出发布意见的背景、根据、目的、意义等，但不能面面俱到。文字根据具体情况可长可短，然后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。意见条文：这是意见的主体，要把对重要问题的见解或处理办法一一写明。如果是规划性意见，内容繁多，可列出小标题作为各大层次的标志，小标题下再分条表述。每一小标题下列出若干条文。如果是内容较单纯集中的工作意见，主体部分直接列条即可，不必再设小标题。执行要求：有些意见需要对贯彻执行提出一些要求，可以列入条款，也可单独在正文最后写一段简练的文字予以说明，如无必要，此项免除。在行文方向上，意见可以是上行文、平行文，也可以是下行文。（五）结语。（六）发文机关。例文分析第七种意见（七）写作要求和注意事项1.作为下行文，一般是上级机关对重大问题、重要事项、重要工作提出指导性、指示性的意见，对重要工作部署作出安排。在文字表述上一般就某重大问题有分析，有指导性意见，指导性意见应有一定理论高度。提出解决办法的措施要切实可行。2.作为上行文，一般是下级机关对重大问题提出的见解、解决问题的办法作为建议请求上级机关批转、转发。在文字表述上应把重点放在解决问题的办法、措施上。3.作为平行文，一般是涉及两个及其以上单位部门之间且要表达自己对某一问题的意见和见解，这类意见和见解，要带有商榷、建议的意思，还要提出解决的办法。第八种通知一、通知的概念通知是用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规章、传达要求下级机关办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。（《党政机关公文处理工作条例》：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。）第八种通知二、通知的分类（一）批转与转发性通知。（二）指示性通知。（三）发布性通知。（四）会议性通知。（五）任免性通知。三、通知的特点（一）广泛性。（二）双重性。（三）时效性。第八种通知四、通知的内容要素（一）标题。通知的标题大多有三种形式。第一种是由“发文机关＋事由＋文种”组成的完全式标题，如“国务院关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知”。第二种由“事由＋文种”组成的标题，如“关于搞好春节期间消防安全工作的通知”。第三种单独用文种“通知”做标题，根据需要，可在文种“通知”前，加程度词“紧急通知”、“重要通知”。（二）主送机关。第八种通知四、内容要素（三）正文。由开头、主体和结尾三部分组成。开头主要交代通知缘由、根据；主体说明通知具体事项；结尾提出执行要求。第一类，批转、转发性通知的正文，由通知缘由，对批转、转发文件的评价，执行要求等部分构成。批转、转发对象，要写清原公文名称和原发文机关。批转意见。这一部分实际上就是通知本身，主要写明对所转公文的态度、意见、执行要求。后面所附被批转或转发的文件，作为通知的具体内容。批转性通知有时对所批转的公文表明态度和执行要求之后，还另起一段，针对所批转、转发公文的内容做进一步的阐发，或指出此项工作的意义，或指出执行重点，或提出注意事项，或结合本系统、本部门的实际情况作以补充。第二类，指示性通知的正文由发布通知缘由、通知的具体事项和执行要求三部分组成，要用概括的语言说明发布通知的背景、依据、目的及意义。然后用承启语“特作如下通知”、“现将有关事项通知如下”等转入通知事项部分。通知的具体事项要用明确的语言说明指导思想、原则规定、工作任务、基本措施、注意事项等。执行要求要写明通知的具体事项从何日起开始执行，或用“以上通知，望认真执行”等惯用语作结。第八种通知第三类，发布性通知的正文，由发布通知的缘由、目的和通知的具体事项两部分构成。发布性通知正文要写明通知事项，如设置、调整、合并机构的通知正文，要写明机构设置、调整、合并的目的、依据，写清新机构的名称、任务、组成人员、办公地址及相关内容。撤销机构的通知正文，要写明撤销的原因，撤销的决定者，主管工作的转、交接情况等。第四类，会议通知的正文应简要介绍召开会议的原因、根据、目的；写明会议报到、召开的时间、地点；需要携带何种证件，会议召开多久；写明会议参加者、联系人；不是保密的会议，还应写明会议内容、议程、议题及需要准备的材料等。第五类，任免通知的正文应写明何机关、何会议决定何人担任或免除何职务。第八种通知（四）附件。写清附属公文正文的材料，位置在正文下隔一行、前空两格。（五）发文机关。在正文右下方写明发文机关名称，重要的通知需要发文机关盖章。（六）成文日期。成文日期在发文机关下方，采用规范的阿拉伯数字。例文1分析例文2分析例文3分析例文4分析例文5分析第八种通知（七）写作要求及注意事项1.通知的事项不仅要具体明确，还必须符合客观实际，语言要准确简洁，行文要条理清晰，以便于受文者正确理解通知精神。2.一份通知只能说明一件事，不能同时表述多件事情。3.通知的拟写、传递要及时、快捷，不可拖沓，以免影响公务的办理。4.要注意公文通知与日常通知的区别。公文通知是国家党政机关的正式文件，内容多为重大事项或重要行为，必须严格按照公文的拟写程序、审批程序、发文程序处理。日常通知是机关里日常使用的普通应用文，内容多为一般性事务，由事项主管部门书写发布即可。第九种通报一、通报的概念通报是党和国家机关、社会组织、人民团体、企事业单位在一定的范围内，用以表彰先进、批评错误、传达重要情况所使用的文体。通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。（《党政机关公文处理工作条例》：通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。）第九种通报二、通报的分类（一）表彰性通报。（二）批评性通报。（三）情况性通报。三、通报的特点（一）告知性。（二）指导性。（三）教育性。（四）广泛性。第九种通报四、通报的内容要素（一）标题。（二）主送机关。（三）正文。一般有原因或依据、事项、处理意见、经验教训、要求及希望、号召等内容。其实，写法应视通报内容的实际情况而定。常规写法是：首先，写明制发通报的原由，其次，写明通报的事项，比如可贵的精神，主要经验等，通常是采用分段、分层逐步深入叙述和分析的表达方法；结尾，写明有关的态度和决定，比如属于表彰性的通报，可以写明给予表彰的荣誉称号或奖励。属于批评性的通报，可以写明应该吸取的教训，提出希望要求，属于情况性通报，一般无此类结尾。（四）发文机关。（五）成文日期。例文1分析例文2分析例文3分析第九种通报五、写作要求及注意事项1．通报不需要结语，这是通报与其它文种的区别。2．情况性通报不同于表扬性通报和批评性通报，有时采用“秃尾”形式。3．告知范围较小时，一般用纸质形式张贴出来，相反，即可采用各种媒体发布。第十种报告

一、报告的概念报告是机关单位向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议以及答复上级机关询问的陈述、说明性文体。报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。（《党政机关公文处理工作条例》：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。）第十种报告二、报告的分类（一）工作报告。（二）情况报告。（三）建议报告。（四）答复报告。（五）报送报告。三、报告的特点（一）内容的真实性。（二）表述的概括性。（三）行文的单向性。（四）沟通的双向性。第十种报告四、报告的内容要素（一）标题。（二）主送机关。（三）正文。1.导语：交代报告的缘由和根据，概括说明报告的起因、缘由或说明报告的目的、意义、根据和主旨，它承接标题中的事由，落笔入题。写作时，文笔要集中、概括、直接，然后用“现将有关情况报告如下”转入下文。2.主体：这是报告的核心部分，用来说明报告事项，一般包括两方面内容，一是工作情况及问题，二是进一步开展工作的意见。一般要围绕主旨展开陈述，写明情况、措施与结果、成效与存在问题；有些还要写经验或教训、意见或建议、打算或安排。不同类型的报告的正文中，报告事项的内容可以有所侧重，如工作报告是在总结情况的基础上重点提出下一步工作安排意见；建议报告的重点应放在建议的内容上；答复报告则根据真实、全面的情况，按照上级机关的询问和要求回答问题；报送报告，只需要写清楚报送材料（文件、物件）的名称、数量即可。3.结语：报告的种类不同，一般都有不同的专门用语，应另起一段来写，如工作报告和情况报告的结束语常用“特此报告”；建议报告常用“以上报告，如无不妥，请批转各地执行”；答复报告多用“专此报告”；报送报告则用“请审阅”或“请收阅”等。（四）发文机关。（五）成文日期。例文分析第十种报告五、写作要求及注意事项（一）主旨鲜明，重点突出。（二）材料要真实，要遵循实事求是的原则。（三）坚持一文一事，注重实效。（四）严格使用文种，注意不要与请示混用。特别提醒：有的报告是属于专业性的一般文体，如市场调查报告，财务审计报告、经济报告等，不属于党政机关公文。第十一种请示一、请示的概念请示是下级机关向上级机关请示对某项工作或问题作出指示、答复或者批准时使用的一个上行文种。请示适用于向上级机关请求指示、批准。（《党政机关公文处理工作条例》：请示适用于向上级机关请求指示、批准。）第十一种请示二、请示的分类（一）指示性请示。（二）批准性请示。（三）批转性请示。三、请示的特点（一）一文一事性。（二）事前行文性。（三）请求批复性。（四）行文单向性。第十一种请示四、请示的内容要素（一）标题。请示的标题一般有两种构成形式：一种是“发文机关名称＋事由＋文种”的形式；另一种是“事由＋文种”的形式。（二）主送机关。请示的主送机关是负责受理和答复该文件的机关，只能是一个，即收文和办文的上级主管机关，不能多方请示。如果主送机关以外的上级也需要了解请示的内容，可用“抄送”形式在文后注明。第十一种请示（三）正文。正文一般由开头、主体和结语构成。1.开头：交代请示的缘由，它是请示事项能否成立的前提条件，也是上级机关批复的根