档案管理办法

****公司类别管理规章档案作业管理办法版次第一版制订部门管理部页数第2-1页一、目的二、范围三、规定为规范本公司的档案管理，特订立本办法。本公司所有员工。公司档案范围1、公司设立之所有证照文件及IC卡等资料；2、公司的合同、章程；可行性报告；股权变更文件；董事会决议等经营决策方面决定或变更的原始文件；3、公司对外签定所有合同、协议、对外发函、传真等文件。4、公司的签呈、文件会签单等内部文件；5、公司的内部控制制度；6、公司的营销计划、企划方案等；7、人事档案的保管不在此列；8、其他需保存的重要文件；（二）档案保管人及保管地点1、公司的档案统一由管理部档案管理员管理；2、公司档案的保存地点是资料室；3、人事档案由行政处经理主管负责；（三）档案须知1、凡属于档案的文件一律用钢笔或水笔书写。2、存档的文件必须是原件；（四）档案外借办法1、外借档案之前必须填写《档案外借申请单》（附件一）或《携带档案外出申请单》（附件二）；2、《档案外借申请单》的第一核准权在行政处主管,当第一核准人因故外出时由其职务代理人行使核准权，当职务代理人也因故外出时由总经理行使核准权。不经核准，档案保管人严禁将档案外借，否则将按公司有关规定处理。3、《携带档案外出申请单》的唯一核准权限在总经理,总经理因故外出时，必须经过两名以上部门经理的核准。否则，档案保管人无权将****公司类别管理规章档案作业管理办法版次第一版制订部门管理部页数第2-2页档案外借，如档案管理人私自将档案借出，当事人双方均将承担由此引起的相应责任。4、档案借阅范围：（1）一般员工：资料室内保管的除“机密”级以外的档案；（2）部门经理（含经理级以上）：资料室内的档案；（3）人事档案：总经理、行政处经理、管理部人事经手人及行政处经理职务代理人；或经总经理核准的其他人；（4）有关公司方面的财务档案：总经理、行政处经理、行政处财务经手人及行政处经理职务代理人；或经总经理核准的其他人；5、借阅须知：（1）外借人必须保证外借档案的完整无损和相应的保密责任，否则公司将追究当事人的相关责任；（2）外借的档案如有损坏、遗失等意外情况应立即通知该档案的保管人，不得拖延或隐瞒不报，否则公司将追究当事人引起的相应法律责任；（3）公司的原始档案原则上不允许携带出公司办公室范围以外，如有特殊需要必须携带档案原件外出时，应事先填写《携带档案外出申请单》；（五）档案保管办法1、每位档案的保管人分别负责各自保管的档案，注意档案的防虫、防蛀、防霉工作；2、资料室的档案以一个自然年为装订时限，当年的档案装订工作必须于次年的二月底之前完成，其他具体操作参照国家《档案法》等法律、法规及上海市的其它有关规定办理；3、财务档案以一个自然年为装订时限，当年的档案装订工作必须于次年的四月底之前完成，其他具体操作参照国家及上海市关于财务档案保存的有关规定办理；本管理办法经总经理核准后实施，修改时亦同。附件一****公司档案外借申请单档案名称外借原因外借用途口复印口查找资料口其他借出时间年月日时分归还时间年月日时分核准人申请人附件二****公司携带档案外出申请单档案名称外借原因携带目的地借出时间年月日