开发公司合约管理流程及制度交底

中铁地产（成都）开发有限公司中铁房地产集团四川有限公司合约部管理文件VER.0012011年12月11日

目录TOC\o"1-3"\u合约部管理文件 1平行部门附加要求 4招标签约流程 4变更洽商流程 5批价流程 6结算流程 6计价付款流程 8业务表单 9工程技术洽商单 10工程指令单 11工程变更单 12工程量会签单 13洽商变更审批单 14批价单 15结算协议签订评审表 16批价单审批表 17工程月报审批表 18财务记账审批单 20财务付款审批单 20合同付款审批表 20工程竣工验收单 21承包商附加要求 22关于月进度计价报送的要求 22关于设计变更、工程指令及洽商的要求 22关于结算资料报送要求 24造价咨询单位附加要求 29关于资料及信息管理的要求 29关于各阶段成果文件的要求 30咨询公司服务周工作报告 31造价咨询月报 32合约部内部附加要求 32各级成本人员的职责范围 32成本经理月报制度 32目的为适应公司快速发展需要，明确各业务部门在合约工作各业务链中的需求与执行标准，提升合约成本意识、提高合约管理效率、减少合约风险，接合集团公司下发文件《关于印发《中铁房地产集团有限公司合同评审备案管理办法》的通知》特对原合约管理的相关制度进行全面修订，在执行过程中如有疑问请及时与合约部沟通，以促进流程制度的完善与有效执行。

平行部门附加要求招标签约流程变更洽商流程乙方提出《工程技术洽商单》（一式四份）报监理单位签署意见后报送到项目部；或甲方按《工程指令单》提出指令；或甲方按《工程变更单》提出设计变更。如不是总监签字，须加盖监理单位印章预算报价须一式三份（合约2份，乙方1份）如甲方发出指令变更时，项目部须提前将未经签字盖章的内容发乙方报价项目部按《变更洽商审批单》发起审批。编号：合同号＋[变更/洽商/指令]＋流水号。多个合同使用同一审批单时，其编号只须表明不同合同号。如GC2011-11/12/13-003紧急情况下，事前经工程与合约口头同意后，应在事件发生起的5个日作日内补办审批。未经审批不得签字盖章发往乙方实话，此审批内容在结算时为无效。项目部经办工程师审批其内容须完整表述定责事由、定量依据、定价范围做法，合约按此条严格通过后出审核意见。否则，将退回发起部门修改。经合约部出具审核意见后返项目部进行逐级审核流程。每单均须报审至项目总经理审批。当单一设计变更成本增加超过5万元、且累计增加超过50万元的，须报审至公司主管工程的副总审批，单一设计变更成本增加超过50万元，须报审至公司总经理审批。合同单项价格变动金额超过原合同额度1%或合同总价累计超原合同5%须在内部审批完成后由合约部报集团公司评审。合约部审批的时限为3天，同时更新《动态成本分析表》。合约部成本经理初审完整性后，交由造价咨询单位出具“造价咨询单位意见”。逐级审核流程完成后由项目部加盖项目印章，同时发送关联部门。项目部：须有审批表原件及洽商单原件。合约部：须有审批表复印件及洽商单原件。乙方、监理：须有洽商单原件。乙方在收到获得加盖相关印章并经签署的洽商变更，开始实施；在实施期间如有无法按技术文件计量的情况，须乙方、专业工程师、造价咨询公司、合约部专业工程师进行现场测量（部分附影像资料）办理《工程量会签单》。乙方须在事件发生5个工作日内将现场记录整理结果《工程量会签单》报监理、甲方工程、合约人员（含造价咨询）签字确认，否则在结算时不予认可。合约部出具费用确认单，乙方盖章确认后发送及存档。具备出具条件后，3个工作日内完成费用确认甲方意见稿。乙方有异议时，进行核对谈价。合约部更新《动态成本分析表》费用确认单在结算完成前不盖章甲方印章XXX批价流程施工单位在材料采购前30日向项目部提交批价材料（一式四份）或项目部门提出需求后的5日内合约部发起。项目部须将审核后的技术要求和范围提交合约部，合约部才能开始批价工作。合约部委托造价咨询单位出具批价初稿，根据金额启用招标采购询价方式确定批价基础。总价可以造价定额测算的直接由咨询单位出具批价初稿专业性较强的批价，总价超过2万元低于50万元的，由造价咨询、合约部到市场调询价格，形成询价报告，根据考察结果确定初步审核价专业性较强的批价，总价超过50万以上的，由合约部采用招标采购方式询价合约部报成本总监及项目总经理同意后，盖项目章向乙方发出批价。乙方盖章确认后合约部按批价单审批表发起审批。乙方不同意，须按批价函的日期回复，否则视为认可批价。月度计价按此标准计价合约部在3个工作日内完成内部审批超过50万元的，须报审至公司总经理审批。经审批通过后，加盖公司印章，发送及存档。合约部：审批表复印件、批价单原件项目部：审批表复印件、批价单复印件施工单位：批价单原件行政部：审批表原件、批价单原件结算流程乙方取得竣工验收后10个工作日内按《结算资料报送要求》报送结算资料到项目部。因特殊原因无法竣工的，乙方提出申请经项目总经理确认后可办理阶段性结算。项目部初审后转交合约部。项目部须在2日内审核资料的完整性与真实性。发现有遗漏的项目部可以补充如：工程索赔单、水电费费用分摊等。若不能按期审完，应于2日内转交两份给合约部先行审核合约部委托造价咨询单位出具结算审核初稿报合约部内部审核。总包结算在30日内完成、分包结算在15日内完成，特殊情况经合约总监同意可延后。合约部报成本总监同意后，咨询机构盖项目章向乙方发出结算意见。乙方盖章确认后，与《咨询报告》一并，由合约发起结算审批。乙方有异议时，与咨询单位进行核对。将双方的差异金额及差异原因汇总交合约部，合约部根据情况给出办理思路。若再有分歧，由合约安排各相关部门人员与乙方，以《会议纪要》形式记录谈判结果。审批完成后，凡超合同价结算的，由合约部将全套资料和审核结果扫描至集团复审。集团复审通过后，将结算协议发送与存档。合约部：报送结算原件、结算协议原件、结算报告原件、结算审批表复印件工程部：结算协议复印件乙方：报送结算、结算协议、结算成果原件行政部：结算协议原件、结算报告原件、结算审批表原件合约部更新《动态成本分析表》，进行内部资料移交。

计价付款流程乙方按《月工程进度款报审表》、《工程款支付申请表》于每月20报送监理审核。监理签字若不是总监，须加盖监理项目章凡是总包进场后的分包，在《工程款支付申请表》的下方有所辖总包的签章意见。每月22日前报甲方项目部审核签署形象进度意见。每月20日前项目部须报送当月《付款计划》到合约部审核，合约部于计价完成后的次日返回审核意见。若当月报审付款计划报合约部有漏报则当月不予请款，下月无法付款每月25日前须项目部须转交至合约部。26-月末后的计价须与处罚款一并提交（罚款标准：500元/天），否则不予接收。月末日14：00后不再接收计价。25日前已报送的计价可以修改，但除按改后提交日计算迟交罚金外，还另计改错罚金。（罚款标准：每修改一次为报送计价的千分之一，且1000元≤X≤2000元。）凡25日后合约部收到的计价不保证能向集团请款。每月30日前合约部须按完成计价审批。报审批时，外部计价按《工程月报审批表》、内部计价按《月度结算审批表》。内外部计价须按《计价台账》进行登记打印计价审批时须一并完成《财务记账审批单》对于结算计价，当计价超结算时，须在报财务时一并报送《结算入账表》合约部完成金碟的计价录入（含内外部计价）、合同付款滚动计划。集团公司于下月15日前下发批款结果，项目部按集团批复金额完成《付款审批表》、《财务付款审批单》的书面审批。下月20日前项目部完成金碟的《付款审批表》扫描件录入乙方开据发票，项目部按报销程序完成审批。项目部在办理《付款审批表》时，可与报销程序一起走纸质签批流程。财务按《付款审批表》付款。

业务表单

工程技术洽商单受文单位：（建设单位）编号：（ZTDC-CD-GC2008-01－QS-001）共*页第*页工程名号或编号（中铁新城）施工单位*****分部分项工程名称（主体工程）图纸编号核定内容（例：增加室外空调基础）例如：由于商业A中央空调室外主机未进行基础设计，现增加室外空调基础（详见后附施工图）。附件：1、《商业A室外空调基础平面图》2、《商业A室外空调基础断面图》3、《XX技术洽商单报价》（填写要求：1、如无特殊情况，不得填写单价、总价等费用发生金额，本单不确认费用；2、如图纸能够表达工程量，也不得直接填写工程量总数；3、洽商如涉及扣款或费用责任在申报单位或其他单位的，应明确费用承担单位，并抄送相关单位；）受文单位签证：年月日建设单位现场代表：年月日监理工程师年月日填表人：年月日项目技术负责人：年月日

工程指令单编号：（ZTDC-CD-GC2008-01－ZL-001）共*页第*页项目名称日期主送单位抄送单位费用责任单位□万科□单位名称：事项名称（例：为移栽大树铺设建渣道路）例：请贵司在接到本通知后于2008年6月25日前，铺设临时建渣施工道路一条（采用机械碾压密实），长度为50米，宽度为4米以保证绿化吊装大树。在承包方仅报价不实施时，不得签字、盖章，完成审批后可签字盖章对外下发方为有效结算资料主办工程师：工程部盖章

工程变更单工程变更内容：编号：（ZTDC-CD-GC2008-01－BG-001）（施工单位）：由于样板房主体结构原设计无施工图，现下发结构施工图（详见后附施工图）。附件：1、《A1户型结构施工图》以下无正文建设单位：（章）建设单位代表：（签字）设计单位意见：同意变更。设计单位：（章）设计单位代表：（签字）注：本表单一式五份，承包商一份，监理一份、设计部一份、工程部一份、合约部一份。

工程量会签单编号：工程名称完工日期施工部位核定内容当发生无法用图计量，且事后无法确认的局部工程量采用此单。施工单位：（章）经办人：日期：监理单位(不在监理范围内的可不签字):专业监理工程师:日期:造价咨询单位：造价工程师：日期：建设单位：项目工程师：日期：备注：

洽商变更审批单年月日编号：ZTDC-CD-GC2008-10工程名称工程洽商编号（ZTDC-CD-GC2008-01－ZL-001）申请单位（例：设计院）专业变更主题（例：增加样板房结构施工图）申请设计变更理由：□图纸有误□公司要求□为方便施工□为节省投资□为保证质量□加快工程进度□更换材料□其他要求修改内容的说明（可另附页）：（对《工程技术洽商单》《工程指令单》主要内容进行简单描述）造价咨询单位意见预估费用为：xx元（根据情况附测算明细）根据XX合同条款，该费用应由XX承担。项目公司工程部报送要求：定性清晰，量价判断依据齐备，否则要指出原因，重新修改。当遇到指令不清晰时也一样的收件标准合约部项目公司副总经理项目公司总经理城市公司分管工程副总30-50万元城市公司总经理50万元以上批价单编号：ZTDC-CD-GC-2010-11-PJXXX批价事由：由于新城二期施工组织安排，将总平部分市政道路交由总承包单位完成，故作以下批价。批价明细：序号项目名称单位甲方批价备注1中铁新城二期一标段元详所附计价明细2中铁新城二期一标段元详所附计价明细3中铁新城二期一标段元详所附计价明细4中铁新城二期一标段元详所附计价明细5合计元详所附计价明细备注：本批价为分标段固定总价，包括到本工作竣工前所有相关工作的一切费用，结算时不再计取任何费用。本批价中各标段工作量划分详《二期市政道路提前施工平面划分图及施工图》，在未完工前不予计价付款，更不予计入结算。当批价外新增变更时，按所附计价明细组价水平计价。施工单位：签字：盖章：年月日咨询公司确认意见：签字：盖章：年月日建设单位确认意见：签字：盖章：年月日结算协议签订评审表（前期、设计、工程类合同）合同编号：ZTDC-CD-ⅡGC2010-11需方：中铁地产（成都）开发有限公司洽谈人：杜林林合同承办人：对方单位名称成都建明地基基础工程有限公司邮编61000注册资金联系人联系电话合同名称中铁新城二期基坑支护合同（一标段）合同原价2787650.2元结算价元合同主要条款（简述）：结算完成后，预留合同价款5%作为质量保证金。会签栏合约部签字/日期项目公司副总经理签字/日期财务部签字/日期造价分管领导签字/日期审批情况财务分管领导签字/日期项目分管领导签字/日期总经理签字/日期说明：1.本表适用于结算审批等情形；2.本表及其附件由行政部留存原件，财务部、合约部留存一份复印件；批价单审批表200×年×月×日合同编号：编号：合同号＋[批价PJ]＋流水号工程名称设计变更编号申请单位专业例如：景观或土建批价类型：□合同暂估价部分□因设计变更、签证新增项目□其他要求批价内容的详细说明（批价单另附页）：因XX批价，涉及金额：万元，（预计）比原暂估价增/减万元。合约部项目公司副总经理合约分管领导项目公司副总经理项目公司总经理城市公司分管工程副总30-50万元城市公司总经理50万元以上

工程月报审批表合同编号：ZTDC-CD-GC2010-18项目名称中铁新城一期总平雨污水与道路工程乙方单位成都园林建设处合同价541.95万元本月计价66.95万元累计计价541.95万元执执行部门意见主要形象部位：完成市政雨污水排水工程100%。执行部门：造价咨询公司意见根据工程部意见审批合约审核意见财务审核意见项目公司副总经理审核意见项目分管领导审核意见

月度结算审批表合同编号：ZTDC-CD-GC2011-01项目名称中铁新城一期有线电视合同乙方单位广电成都市龙泉驿区有限公司合同执行情况一期工程含有线电视、数字电视场坪主干线路施工全部完成，工程竣工。12月份正式开通有线电视、数字电视信号。合同总价350.982万元本次结算起止时间按合同约定执行本次结算金额175.491万元开累结算金额350.982万元执执行部门意见合约审核意见财务审核意见项目分管领导审核意见

财务记账审批单财务付款审批单合同付款审批表（略，由财务部提供）工程竣工验收单工程名称开工时间工程地点竣工时间验收结论实体完成情况：资料移交情况：完工清洁、成品保护及相关移交等情况：水电费等关联承担费用清理情况：施工方验收意见单位盖章负责人年月日监理验收意见单位盖章负责人年月日相关部门或承包商验收意见相关部门如营销承包商：如各分包对应标段的总包确认单位盖章负责人年月日执行部门验收意见单位盖章负责人年月日

承包商附加要求关于月进度计价报送的要求每月25日前须将经监理、总包、项目部签完形象意见的计价资料报甲方合约部26-月末后的计价须与处罚款一并提交（罚款标准：500元/天），否则不予接收。月末日14：00后不再接收计价。25日前已报送的计价可以修改，但除按改后提交日计算迟交罚金外，还另计改错罚金。（罚款标准：每修改一次为报送计价的千分之一，且1000元≤X≤2000元。）凡25日后合约部收到的计价不保证能向集团请款。当每个合同累计计价达到合同价款的80%时，我方提前报送预计结算金额，并全力配合甲方将此前累积的变更洽商等工作完成，否则视为我方放弃在剩余20%的计价及工程款；关于设计变更、工程指令及洽商的要求第一条：关于设计变更、工程指令的执行及签证结算费用的支付乙方应及时、完整地的执行甲方发出的变更、指令，并保证工程的质量和进度；甲方应按照结算审定的金额，根据合同相关条款支付乙方费用。第二条：关于设计变更、工程指令办理的约定（一）甲方发出的设计变更单、工程指令单，应加盖的甲方项目部印章，否则乙方可以不接受；乙方完工后申报的变更洽商费用及结算书，应加盖的乙方项目部印章，否则甲方将不予结算费用。（二）只有加盖甲、乙双方项目部印章的文件，才能在结算时予以认可，但该印章只用于确认技术文件；确认调整合同总价的文件需加盖甲方合同专用章或公章方为有效。（三）合同履约中，甲、乙双方填制的费用相关单据都应使用甲方下发的的标准表格，否则甲方可以不予审核费用，乙方可以不予接受。（四）乙方须在事件发生5个工作日内将现场记录整理结果《工程量会签单》报监理、甲方工程、合约人员（含造价咨询）签字确认，否则在结算时不予认可。（五）对于完工后的成品破坏费用，除有甲方的指令文件外，还须有责任方认可费用承担的签字盖章书面资料才能按不超过责任方承担价格的标准确认费用。该依据资料须在事件发生5个工作日内报送甲方项目部确认盖章，否则在结算时不予认可。（六）乙方需完成合同外工作或认为有合同外费用时，应在实际发生费用前报送甲方；乙方在收到甲方发出的《工程指令单》或《变更通知单》后，在该变更内容全部施工完毕后7工作日内（从监理及甲方工地代表确认完工情况的日期计算），向甲方报送相应的结算费用资料；因乙方原因，资料报送较规定时间延误的违约金按最终审定价的5%支付给甲方。第三条关于设计变更、工程指令及签证结算的约定（一）洽商变更、工程指令的计价严格执行与其相关的主合同的经济条款，相同或相近的工作，套用相同或相近综合单价或定额子目、取费标准、材料调差方式等。当没有合适的单价套用时，双方可以按当时当地市场的合理价格协商确定。（二）设计变更、工程指令及洽商、结算申报的内容必须完整、准确，不得虚报瞒报，若结算报价超过最终审定价5%，乙方将支付最终审定价的1%作为违约金。（三）对于隐蔽工程和事后无法计算工程量的变更、指令，乙方必须在覆盖或拆除前，会同监理、现场工程师共同完成工程量的确认，否则甲方对此费用不予计取。（四）因变更或指令涉及到可重复利用的材料时，乙方应在拆除前与甲方谈定材料的可重复利用情况，否则视为乙方100%的回收利用。（五）甲方合约部在审核过程中，乙方应在时间和人员安排等各方面积极配合审核工作。因乙方原因造成的审核延误及后续延误，甲方不承担责任。（六）设计变更、工程指令、签证当月应办理完结算的，如未办理完毕，甲方不支付当月工程进度款。（七）乙方未取得有效的设计变更、工程指令就施工的，甲方不再为其办理相关文件。签证未在规定时间内办理的，甲方不再为其办理相关文件。（八）设计变更、工程指令及签证办理完结算的，由甲方聘请的造价咨询公司进行签署（加盖相应公章），在甲方认可后可进入当月计价并得到部分支付，但甲方只有在其聘请的外部审计单位审计完成后，才会认可其结算并加盖合同专用章，如外部审计单位对造价咨询公司审定的结果持异议，甲方有权要求重新结算，如已支付款项超出最终审定金额，乙方应予以退还。

关于结算资料报送要求封面项目名称：XX工程合同编号：XXXX结算资料施工单位：XX公司建设单位：XX公司报送日期：年月日注：封面及侧面骑缝盖章

资料目录及要求序号目录概要要求说明1编制说明从此页起均要有序页码和总页码，如果是分册可以另起页码，并在目录中明确位置。内容详下页，此页承诺内容未签字盖章不接收2工程竣工验收单见甲方发文格式及填报要求，此单填报不完整不予接收3送审结算书按合同约定的计价形式，报送形成结算总价的各级总表分表4结算书附件此部分的完整性及有效性是影响结算的重要原因。签证、洽商、认价单、费用确认单等除合同文本外的所有经相关责任人确认的能证明结算金额的依据资料5材料验收、隐蔽验收等资料无此资料，须报说明交项目部确认其原因或资料提交情况6施工合同所有合同文本复印件，可以不附合同附件7竣工图凡所报内容中的工程量未在《工程量收方单》、《设计变更单》、原合同内附图等中体现的，均须做竣工图

编制说明按照本工程施工合同(编号：XXX)及验收记录，我司已完成XX工程：现就本单项工程报送XX结算书。本合同合同价XX万元，甲方累计已付工程款XX万元，为合同价的XX%。本合同执行过程中设计变更、甲方通知、签证单等详见结算书附件。我公司承诺本次报送结算价是截止XX年XX月XX日所有已发生事件的总价款主张。所有结算资料内容是完整的、真实的，其价款是认可的，因资料不完整、依据不充分、计算错漏的所有损失由我方自行承担。若最终审定的结算价超过报送的结算价的5%，我们将按现行造价咨询政府指导收费标准承担审核费用，（法人代表签字+盖公章）

结算书封面项目名称：XX工程合同编号：XXXX结算书施工单位：公司（公章）造价编制人员：签字（执业专用章）报送日期：年月日

报送结算汇总表示例±0.00以下主体工程阶段性调价结算总价表序号项目名称结算金额(元)备注一合同价总价包干/单价包干二调整价内容1合同内调整2暂估价调整3设计变更调整截止到：X年月日XX前所有设计变更费用（不包括地上部分）4洽商费用调整截止到：X年月日XX前所有洽商（不包括地上部分）5材料价差调整X年月日XX所有的材料价差调整（包括设计变更）6人工费政策性价差调整X年月日XX所有的人工费政策性调整7管理性罚款、违约金等截止到±0.00以下主体验收合格前8其他费用调整截止到±0.00以下主体验收合格前…….…….二合计

造价咨询单位附加要求关于资料及信息管理的要求咨询单位只对合约部按咨询合同提供服务，当其它部门或领导提出信息需求或工作安排时，须经合约部成本总监同意后方可执行。咨询单位应向甲方平行部门及其外部资源单位完善及落实与费用相关的信息，如遇无法取得结论时须及时与合约部汇报。凡需提交完成成果所有任务委托（含简单任务）须在咨询单位的周报中体现。资料保管分责：造价咨询与合约部之间资料流转须采用收发文本登记，各方资料保管及流转详下表。资料类别造价咨询单位合约部清单编制的技术文件与提交合约正式清单及控制价书面文件时一并移交合约部招标采购部门在定标签约后由招标采购部门移交档案部门变更、指令、洽商等过程文件预估完成发合约部，全部审批完成后，保存审批表复印件、审批成果复印件、费用确认单原件直至结算办理完成后装订入结算报告内同步保存各种过程文件，并每月审核咨询月报《动态成本分析表》中核对纸质资料计价资料合约部完成计价审批后，交造价咨询单位一份与原件一致的电子文件留存一套计价原件，并按月装订成册结算资料在移交全部报告资料时，清理所有电子文档以保持致，发合约部核查无误后及时移交档案部门周月报资料次月5日前提交合约部，合约部于次月10前审核后返咨询一份原件留存一份月报原件凡未经甲方合约部确认的成果文件不得对外发布，否则由造价咨询单位承担风险损失。

关于各阶段成果文件的要求阶段成果要素清单及控制价编制时间：符合招标采购时点书面与电子文件一致编制说明：依据完整、价格来源可靠装订成册、盖章齐全洽商费用预估意见及费用确认时间：收到后2个工作日内意见完整：费用估算明细、费用额、判断理由及结