会计档案管理办法

文件编号：QMS-05-24会计档案管理办法会计档案管理办法第一章总则第一条为了加强会计档案管理,确保会计档案的及时、安全、完整,根据财政部《会计档案管理办法》、公司《图书档案资料管理办法》及科工集团会计基础工作达标的相关规定,结合公司实际情况，特制定本办法。第二章会计档案管理部门第二条公司综合办公室为会计档案的主管部门，负责会计档案工作的指导、监督、检查、保管。综合办公室指定专人负责在专门地点保管，保管地点应具备完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盗等条件。第三章会计档案归档的范围、内容第三条会计档案主要包括：年度财务报告（年度决算报表）、会计档案移交保管清册、会计档案销毁清册、会计工作移交清册、库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、验资报告、审计报告、评估报告、原始凭证、记账凭证、汇总凭证、库存现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、工资发放清册、预算报表、会计机构的工作计划、总结、请示、批复、月（季）度财务报告、其他专项财务报告以及加载财务信息的各种电子资料等。第四章会计档案的立卷、保管要求和保管期限第四条立卷要求：会计档案由财务部整理立卷，装订成册；保管要求：综合办公室和财务部应加强会计档案的保管工作，确保会计档案存放有序、查阅方便，严防毁损、散失和泄密。1、当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务部自行保管一年；期满之后，由财务部编制会计档案移交清册，与档案管理部门综合办公室办理移交手续。按规定不用移交的会计档案，各岗位人员应按内容分类，整理，加具封面进行装订、立卷，并设专柜保存。2、综合办公室统一保管的会计档案，应保持原卷册封装，个别需要拆封重新整理的，财务部应会同综合办公室共同拆封整理，以分清责任。3、电子类会计档案，财务部在移交综合办公室前，要定期（每半年至少一次）进行检查、复制，防止由于介质损坏，造成会计档案丢失。财务部将纸质会计档案上报综合办公室的同时，应将相同内容的全部电子类会计档案包括财务软件的全套文档资料和财务软件程序，备份两套后以光盘的形式上报综合办公室。第五条会计档案保管期限。各种会计档案根据其特点，分为永久、定期两类。保管期限从会计年度终了后的第一天算起。1、永久保管的会计档案包括：年度财务报告（年度决算报表）、会计档案移交保管清册、会计档案销毁清册等。2、保管期限为25年的会计档案包括：库存现金日记账、银行存款日记账、总账、明细账、辅助账簿、会计工作移交清册、验资报告、审计报告、评估报告等。3、保管期限为15年的会计档案包括：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、库存现金盘点表、银行存款余额调节表、银行对账单、工资发放清册、预算报表、会计机构的工作计划、总结、请示、批复等。4、保管期限为5年的会计档案包括：月（季）度财务报告、其他专项财务报告等。第五章会计档案的借阅及保密要求第六条会计档案原则上不允许借出，如需借出，应按借阅程序进行审批（具体参见《会计档案借阅申请表》），履行登记、签字手续。第七条会计档案涉及公司的商业秘密，财务部和综合办公室管理部门应严格保密，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。第六章会计档案的销毁程序和审批手续第八条会计档案保管期满需要销毁时，由综合办公室提出销毁意见，会同财务部共同鉴定，严格审查，编制会计档案销毁清册，经总会计师、总经理、董事长和九院财务部批准后方可销毁。会计档案中未了结的债权债务类原始凭证，应单独抽出另行立卷，由财务部和综合办公室保管，直至债权债务结清；存在遗留问题的其他会计档案，即使保管期满，亦不得销毁，待查清问题后方可销毁。公司按规定销毁会计档案时，由综合办公室和财务部共同监销。监销人在销毁会计档案前，应认真进行清点核对，销毁后，在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告公司总经理。第七章附则第九条本办法自颁布之日起实施，未涉及情况按国家有关规定处理。第十条本办法由综合办公室、财务部负责解释。附件：1.会计档案借阅申请表。2.会计档案保管期限表。3.会计档案移交清册及填写说明。4.会计档案销毁清册及销毁须知。附件1：编号：WR-05-017会计档案借阅申请表借阅部门：时间年月日借阅原因：借阅凭证时间：凭证号码：借阅凭证内容：备注：总会计师：财务部长：部门负责人：经办人：附件2：《会计档案保管期限表》

会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会计凭证类1原始凭证15年2记账凭证15年3汇总凭证15年二会计账簿类4总账25年包括日记账5明细账25年6日记账25年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿25年三财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告5年包括文字分析10年度财务报告(决算)永久包括文字分析四其他类11会计移交清册永久12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表15年15银行对账单15年附件三编号：WR-05-018会计档案移交清册顺序号类别案卷题名起止日期凭证编号卷内张数册数保管期限已保管期限备注1、交接双方的单位负责人负责监交。2、交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。移交单位负责人：接收单位负责人：移交单位经办人：接收单位经办人：移交时间：接收时间：3、会计档案移交清册一式三份，交接双方及单位各存一份。《会计档案移交清册》填写说明1、顺序号：指会计档案案卷在本册案卷目录中顺次排列的序号。2、类别：主要指会计档案的种类。如：会计凭证、会计账簿、财务报告及其他。3、案卷题名：指会计档案案卷的具体名称。如：会计账簿类的总账、现金日记账等。4、起止日期：指案卷卷内最开始启用的时间到最后终止使用的时间。如：1996.1.1－1996.12.31。5、凭证编号：填写记账凭证的编号。6、卷内张数：主要指综合后凭证、账簿、财务报告的页数。7、保管期限：指案卷封面上注明的保管期限。会计档案的保管期限一般有：永久、长期、25年、15年、10年、5年等。8、已保管期限：指会计档案形成至移交时，已保管的期限。9、备注：指用来说明个别案卷的某些特殊情况的记录。如：卷内某页文件不清楚、残破、缺页漏张等，以示查阅或鉴定时特别注意。编号：WR-05-019会计档案销毁清册档案编号类别案卷题名起止年度凭证编号卷内张数册数应保管期限已保管期限销毁时间备注1、单位负责人意见：2、监销人：（1）档案机构：（2）会计机构：（3）同级财政部门：（4）同级审计部门：（国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。）会计档案移交、销毁须知一、各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。二、各单位保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经本单位负责人批准，可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。三、保管期满的会计档案，除本办法第十一条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（一）由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。（三）销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机关销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。四、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。五、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，从其规定。六、单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分产后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务有关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。七、单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。八、建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位，并按规定办理交接手续。九、单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。十、会计档案的交接会计档案的交接，指的是会计文件材料及档案保管者发生变化时的移交和接收。这是会计工作中一项十分重要的工作。办理好会计档案的交接，有利于明确责任，便于查找利用。通常，会计档案材料的交接有以下几种情况：1、会计工作人员因调动或者其它原因需要长期离职的，要办理会计档案移交手续。办理交接手续时，要由会计主管人员或单位领导负责监交，移交人应整理应该移交的各项资料，编造会计档案移交清册，列明应当移交的会计凭证、会计账簿、财务报告、现金、有价证券、印章等，对未了事项写出书面说明。不能把会计档案“包扎成捆，自负其责”；接替人也不能“另起炉灶，重新立账”。应根据移交人所造清册逐一清点核对，交接双方认为确无问题时，方可在交接清单上签名或盖章。交接清单一般一式三份，分别由移交人、接办人和财会部门保管。2、会计部门向本单位档案室移交会计档案，按照《会计档案管理办法》规定，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。档案部门应按照会计案卷目录或移交清册一一核对后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名盖章。会计档案移交清册一式三份，交接双方及单位各存一份。3、单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。法律、行政法规另有规定的，按其规定办理。4、单位分立后原单位存续的，其会计档案应当由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中尚未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。5、单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。6、建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交建设项目的接受单位并按规定办理交接手续。以上各种情况的会计档案移交，交接双方都必须办理会计档案交接手续。交接时，移交单位应当编制会计档案移交清册，列明移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、保管期限、已保管期限等内容。交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名盖章。会计档案移交清册一式三份，交接双方及单位各存一份。会计档案移交清册格式如上表。财产清查管理制度第一章总则第一条目的。为真实、完整地反映公司现有资产状况，规范管理在公司各项业务工作中涉及财产使用支配的各种行为，规范公司资产清查工作，确保资产账实相符，提高会计信息披露质量，制订本制度。第二条财产清查的定义。财产清查是指通过对实物、现金进行实地盘点和对银行存款、往来款项的核对，来确定各种财产物资、货币资金、债权债务的实存数，并查明帐存数与实存数是否相符的一种专门方法。第三条财产清查的意义。（一）增强内部牵制制度有效性。财产清查是内部牵制制度的一个部分，适时开展财产清查，一方面可检验内部牵制制度执行的有效性，另一方面有助于改进内部牵制制度，提高其有效性。（二）保证会计核算资料的准确和真实。通过财产清查，可以发现账实的差异，可以查明各项财产物资的实有数与账面记录是否相符，并可以查明发生差异的原因和责任，及时进行账面调整并采取措施，切实做到账实相符，保证会计核算资料的准确和真实。（三）挖掘财产物资的潜力。通过财产清查，可以查明单位内部对各项财产物资的储备和利用情况，对于储备不足的应及时补充，保证生产和经营的需要；对积压、呆滞及不配套的物资应及时作适当的处理，避免损失浪费。通过财产清查，挖掘企业内部物资潜力，加速资金周转，从而提高各方面效益。（四）保护单位财产的安全和完整。通过财产清查，可以发现对各项财产物资的保管有无由于管理不善而发生霉烂变质、损坏丢失或者被非法挪用、贪污盗窃等情况，从而采取措施，改善对财产物资的管理，保护单位财产的完整和安全。（五）促使公司遵守财经纪律和信贷结算等制度。通过财产清查，可以查明公司是否切实遵守财经纪律，是否遵守结算制度，对各项往来款项有无逾期和拖欠情况，是否严格遵守各项财经制度和纪律，及时进行债权、债务的结算。（六）促进经营管理水平的提高。通过财产清查，可以及时发现单位内部各项制度的健全程度，有利于制度的完善和防止差错的产生。同时，通过财产清查，可以激励会计人员提高贯彻制度的自觉性和积极性，提高自身的素质，使单位的经营管理水平上一个新台阶。第二章组织机构第四条财产清查组织机构由财产清查委员会和财产清查专项工作小组组成。第五条财产清查委员会主任由公司总会计师担任，其为公司财产清查最高负责人。各部门负责人为财产清查委员会成员。财产清查委员会的主要职责是：（一）审定财产清查的有关工作思路、清查方法。（二）审定财产清查工作底稿及工作报告。（三）审定财产清查盘盈、盘亏及相关责任人处置预案。第六条财产清查委员会下设财产清查专项工作小组，负责财产清查的具体工作。其中组长为财务部部长，副组长为综合办公室主任，财务部为财产清查牵头部门，公司各部门行政第一负责人为工作小组成员。第三章清查范围及期限第七条财产清查小组应对公司各项资产开展全面的清查，清查范围主要包括：货币资金、应收款项、存货、股权投资、固定资产等。第八条以上各项资产的清查期限分别为：（一）货币资金1.库存现金出纳每日对库存现金进行盘点；稽核人员每月至少对库存现金进行监盘一次；会计主管每年至少两次对库存现金进行监盘。2.银行存款出纳应根据业务需要每月至少与银行进行对账一次；非出纳岗会计人员应每月末将银行对账单与银行存款日记账当月登记的交易逐笔核对。（二）往来款项财务部每月末应与相关业务部门核对未结算的往来款项；每年至少与往来单位进行全面对账一次，对金额较大（超过100万元）和风险较高（预计难以收回的可能性很大）的往来款项每年应进行两次对账。（三）存货公司每年至少对存货实施一次全面盘点。（四）股权投资

公司每年至少对股权投资实施一次全面盘点。（五）固定资产公司每年至少对固定资产实施一次全面盘点。第九条全面清查期限。资产清查工作小组每年11月-12月应对各项资产全面清查，具体时间根据工作安排另行下发。第四章财产清查的方法第十条货币资金清查方法（一）库存现金的清查方法通过实地盘点，确定库存现金的实有数，并与库存现金日记账进行核对，查明账实是否相符，并编制库存现金盘点表。（二）银行存款的清查方法各项目会计主管每月应将将银行对账单与本单位的银行存款日记账逐笔进行核对,以查明账款是否相符，并据此编制银行存款余额调节表,清除未达账款影响后确定银行存款实有数。清查小组专项清查时，应一方面检查银行存款的账面数与实际数是否一致；另一方面检验银行存款余额调节表所列经济业务是否属实，并编制银行存款清查明细表。第十一条往来款项的清查方法各会计人员应在财产全面清查前，至少应对往来单位全面对账一次，并编制往来款项询证函，交由综合办公室寄发，并对函证结果进行汇总分析，编制函证结果汇总表；对一年以上未结算的往来款项进行重点分析，并编制一年以上未结算的往来款项备查表。清查小组专项检查时，一方面应检查往来款项询证函的真实性，另一方面对未进行函证的往来款项，视重要性程度，寄发往来款项询证函，以确定往来款项的真实性。第十二条存货的清查方法财务部应每月末将存货明细账与存货管理部门台账进行核对。清查工作小组每年至少应对存货全面盘点一次，对存货盘点的结果，要如实地登记在存货盘点表上，并由盘点人、监盘人及存货保管人等相关人员签名或盖章。第十三条股权投资的清查方法财务部应将股权投资的明细账与投资管理部门的台账进行核对，确认所有投资都已经在明细账上列明；向被投资单位寄发询证函，或取得相应资料进行核对，以确认该项投资的真实性和准确性；并了解被投资单位有关利润分配、股利支付的政策并取得相关证明，与本单位的投资收益进行核对。清查工作小组进行专项清查时，应一方面检验上述资料的真实性，另一方面，对未有相关资料的，应通过函证等方式验明其真实性。第十四条固定资产的清查方法每年年终决算前，相关会计人员应将固定资产台账和各资产管理部门的固定资产卡片账进行核对，包括固定资产的类别、名称、编号等，保证账账相符。每年年终决算前，专项清查小组应对固定资产进行全面盘点，对固定资产盘点的结果，要如实地登记在固定资产盘点表上，并由盘点人、监盘人和固定资产使用人等相关人员签名或盖章。第五章财产清查盈亏处理的权限、方法和程序第十五条盘盈资产的处理权限、方法和程序（一）盘盈资产的处理权限1.固定资产：单台原值25万元以下；单台原值5万元及以下，总会计师为最终审批人；单台原值5万元（不含5万元）以上-10万元及以下，总经理为最终审批人；单台原值10万元（不含10万元）以上-20万元及以下，董事长为最终审批人；单台原值20万元（不含20万元）以上-25万元以下，由专题报告报董事会审批。2.无形资产：单项价值75万元以下，其中土地使用权、重大技术知识产权的处置必须上报九院；单位价值10万元及以下，总会计师为最终审批人；单位价值10万元（不含10万元）以上-30万元及以下，总经理为最终审批人；单位价值30万元（不含30万元）以上-60万元及以下，董事长为最终审批人；单位价值60万元（不含60万元）以上-75万元以下，由专题报告报董事会审批。3.流动资产：总损失25万元以下（含存货、应收及预付款项等）。总利得5万元及以下，总会计师为最终审批人；总利得5万元（不含5万元）以上-10万元及以下，总经理为最终审批人；总利得10万元（不含10万元）以上-20万元及以下，董事长为最终审批人；总利得20万元（不含20万元）以上-25万元以下，由专题报告报董事会审批。4.货币资产货币资产发生盘盈，由公司总经理做最后审批。（二）盘盈资产的处理程序对于盘盈的资产，由综合办公室、财务部核对无误后，专项清查小组应汇总编写盘盈资产明细表、注明处置意见并报公司领导审批。财务部根据经审批的处理意见，进行相关会计处理。（三）盘盈资产的处理方法对于非货币性资产，综合办公室可视工作需要决定，决定将盘盈资产继续留存原使用部门或收归仓库统一管理。对于盘盈货币资金，由财务部查明原因并根据相关处理意见调整帐面价值。第十六条盘亏资产的处理权限、方法和程序（一）盘亏资产的处理权限1.固定资产：单台原值25万元以下；单台原值5万元及以下，总会计师为最终审批人；单台原值5万元（不含5万元）以上-10万元及以下，总经理为最终审批人；单台原值10万元（不含10万元）以上-20万元及以下，董事长为最终审批人；单台