招商会筹备作业流程最详专题计划专项方案

成城市嘉洲新型防水材料招商会议筹备会务工作计划方案10月，为全方面配合渠道人员对于成城市市场渠道开拓架构工作，针对于成城市场渠道建设开展招商会全部相关工作，特制订此工作计划，以确保招商会工作条理清楚，成功完成。此工作计划中时间安排，假定11月初开展针对成城市场举行招商会议。前期筹备阶段：1.宣传造势：目标----为了良好配合渠道部外勤人员开展工作，让工作人员在前期和用户沟通、经销商选择和经销条件谈判中占据有利位置。工作计划：10.10-10.13三天时间，全方面地搜集现在成城市场经营防水材料商家业内信息取得方法，对于回馈信息作出分析，并制订出完整造势推广方案；（所采取宣传方法，媒体名字，设计宣传资料；制订含有一定效果阶段性宣传炒作方案）10.14-10.16三天时间，落实宣传造势方案实施（依据所制订宣传方案，制作宣传资料投放、落实其它造势炒作安排至具体人头）10.16-10.21开始宣传工作第一周，即时搜集并分析现在所做宣传方法具体效果反响信息，并作出下一步宣传方案：若现在所采取方法效果很好---加大宣传投入；若现在所采取方法效果不佳---立即分析问题所在（改良方法参考文档“相关宣传造势”）Ps：前期宣传造势工作开展中，时刻保持和渠道人员沟通，经过渠道人员反馈信息，分析所做造势工作安排。从制订此计划即日起，全方面利用企业现在所含有宣传设施（网页，其它广告）方案具体落实操作及责任落实：相关信息怎样搜集：会务人员及渠道人员，在日常工作造访用户时，搜集所需信息；（关键经过交流，获知现在成城市场获取业内信息动态方法，如：报刊、新闻、口传等等）相关宣传方案怎样制订：依据所搜集信息反馈，由会务人员设计并经过领导同意后联络打印厂家（创想广告喷绘写真）开始制作；（现在关键分析是否需要--DM单，市场宣传海报，业内动态报刊）相关宣传方案怎样落实开展：在宣传资料制作完成以后，分发和各渠道人员，由各渠道人员在用户跟进过程中，发放相关资料；2.招商会会中资料制作：目标----经过宣传招商手册、会议PPT等直观展现于来会用户眼前部分东西，更突出企业对于招商之思绪专业地、清楚地表现。工作计划：10.15-10.19和观察宣传方法效果回馈同期，依据付总所提供资料（政策方面、会议内容相关），设计制作招商手册，会议PPT；10.22起，和渠道人员沟通配合，将和政策相关部分宣传资料投放于市场，并制订招商会开展具体工作步骤。（以后工作计划安排，参考“招商会步骤总表”及“招商会步骤总表细节说明”）方案具体落实操作及责任落实：1.相关招商手册，会议PPT制作及应用：由会务人员设计并经过领导审核过后交付广告企业打印制作（创想广告喷绘写真）；由渠道人员经过培训后在造访用户过程中为用户具体讲解；2.相关招商会开展具体步骤策划设计：由会务人员策划文案及总体步骤和全部步骤细节注意事项并落实各步骤责任人员，经领导审核并同意后，严格根据策划方案实施；前期策划阶段：招商会整体步骤及总体方案策划：目标：制订含有规范性、可复制性招商会具体步骤方案，以接下来工作中严格实施且便于以后复制和不停改良。工作计划：确定会议目标、名称、规模概念：招商会议因为有其独特个性，所以不管以何种方法进行，其目标就是为了招商引资。围绕这个目标，招商组织依据掌握多种信息，目标客商投资动态，和现在行业发展趋势，各经销代理商具体情况等，来分析和确定招商会目标，再依据邀请客商人数多少等原因确定招商会形式及规模。会议当日整体步骤设计概念：针对于招商会会前、会中、会后具体含有步骤步骤设计，并经过领导审核后，严格根据所设定步骤开展工作。人员分工和协调概念：分工和协调次序明白，首先是分工，完成自己份内工作任务，其次是配合其它组需要，落实步骤中各步骤具体事项至具体人头上。主持人、讲师及课程设定概念：主持人设定考虑中，重视一个总结能力，一个优异主持，会把每一个讲课人内容总结和导引到下一个课题，过渡自然；讲师设定考虑业内经验丰富且语言表示能力强者。会前动员会及各工作组最终落实并强调职责概念：会前总动员和职责强调要让每个参与会议工作职员了解整个会议关键性，并把大家心态调整到期最好。

方案具体操作和责任落实：1.相关怎样确定此次招商会目标及规模：从渠道人员处了解现在所开发目标商户质量、意向等信息，由渠道总监把关确定此次招商会性质、目标；相关怎样设定会议当日步骤：由会务、策划人员制订，参考“招商会策划书”中“会议详情一览表”作为基础步骤，在实际后续工作中针对具体步骤再做修改于增减；相关人员分工于协调标准和计划：依据“会议当日步骤”对现有些人员进行分工分组工作基础组织架构能够下表配置----基础组织架构序号职位职能说明1总指挥通常有企业老总或副总担任，关键是会议前期组织、后期服务和总协调2会务协调要求心态平和，熟悉整个步骤步骤细节和各个代理商情况。负责会议接待、登记、会议资料发放安排工作及会场整理、各个组员分配协调、突发事件处理和协调。用餐协调、和会场事务性安排，参会人员往返接送等3会场实施实施落实会务协调工作，关键负责会场各设备设施等硬件相关工作，同时支持会场秩序调整、摄影、摄像、讲课进程安排、会场现场业务处理、会场气氛营造4后勤支持关键负责会场接待签到、领导引领、茶水供给等工作，同时支持帮助业务人员做好谈判相关后勤工作5业务洽谈这个组责任最重，通常有分管区域经理或渠道人员担任，组员是熟悉市场和含有谈判能力人，负责参会人员名单整理、分组、就餐安排、协议资料、和会人员事务协调、意向代理商沟通促进、配合会务组进行业务安排等相关主持、讲师、课程设定计划：提前10天定好讲课内容，并由讲课人提供课件或讲课提要。讲课内容不冲突，而且要有递进关系，课程次序很关键，通常次序是行业前景和企业优势讲解；企业项目介绍和政策叙述和投资分析；企业营销策略分析；样板市场开启介绍和财务分析；其它需要设置内容。基础上根据经销商了解事务习惯和次序来讲解，比如说假如上述次序调整，在经销商不了解政策情况下，讲解营销方案和财务分析就显得很突兀，不轻易被人接收。必需准备备用讲授专题和备用主讲人准备，以免突发情况发生；必需安排主讲人、主持人、提前演练；主持人职责：1.主持人必需提前熟悉会场、会议专题、内容等；2.会前先宣告会议程序和会议须知，并将注意事项进行公布；3.确定每位嘉宾经历和职务介绍，当嘉宾上台前进行介绍；4.致辞结束后用简单总结发动贵宾为嘉宾鼓掌；5.事先准备好活跃会议期间话题、活动；6.主持人煽动性和会议气氛息息相关。讲师职责：1.制订讲讲课程纲领予会务人员，参与会议PPT制作把关工作；2.步骤且专业地对于讲授内容讲解；相关会前动员及各组工作最终明确落实开展：再一次地强调个工作人员职责，引发全部参与人员高度重视，并严格根据之前分工及安排情况实施后续工作；招商会物资准备：常见物资：电脑，打印机，打印纸，微波炉，饮用水，饮水机，一次性水杯，摄影机、摄像机或小型DV，胶卷，电池，备用插座，便签纸，裁纸刀，剪刀，胶带纸（宽窄均备），双面胶，回形针，大头针，胶水，白板笔，戒烟标志、企业放大标识、和各通知条（比如说有现场打电话，直接去说可能唐突部分，那么准备一个纸条，“先生/女士，你好，请维持会议现场平静，请把手机调至震动或关闭，谢谢配合；你这么递过去一个条子，比说话效果要好多了)。部署物资：会场入口处会议相关欢迎横幅；至会场路标指导及沿途宣传海报；签到台部署--签到本、桌花、签到笔（多备）、贵宾签到同时发放胸花或挂牌；会场桌面装饰；墙面装饰；舞台装饰--背景幕布、主持台桌花、投影设备；应急物资：企业现在主打主推防水材料样品，多带部分，以备贵宾现场感受；简单食物，已备工作人员因忙碌造成无法用餐，可事先找到盒饭外卖等联络方法，若需要立即可送；抢救医疗箱，会场基础应配置；邀约物资：由会务人员专门对此次招商会设计入场门票或请柬（请柬门票让渠道人员有筛选对客商发放）

招商会开展活动策划书：目标：制订含有规范性、可复制性招商会具策划文书，交予领导审核。同时能够接下来工作中严格实施且便于以后复制和不停改良。工作计划：由招商会策划组制订活动策划书，将活动具体专题、时间、地点、参会人员、步骤、各组织组员职责等全部开展招商会相关工作方案落实至策划书中，逐层经过企业审批后，果断根据策划书中步骤实施工作；具体操作落实方法：策划书具体内容，参考“成城市嘉洲新型防水材料招商会议策划书”此策划书制订后，作为后续开展招商会策划书模板，并对之连续修改完善；4.招商会各步骤深化细节：目标：针对于以上工作计划，进步一作出更深化细节明确，确保招商会从策划至成功举行到会后跟进井然有序，万无一失，完美成功。具体内容：招商会策划会务组工作细节注意（会务组是招商会大脑和管家，事无巨细，前头万绪，会务组组长一定是一个既了解经销商又有些人生阅历人，脾气很关键）1.确定会场后，会务组组员要熟悉会场环境及会场各部门主管，如：客房部、餐饮部、工程部、会议室等，把电话常备，做成小贴条，多个组长每一个人一份，以备急时需要。2.招商会策划会务组人员确定会务组工作地点后，将会议物资全部放好并进行登记，分类并标注，做到方便查找使用，尤其是关键物品如电脑、打印机、相机、DV等设备妥善保管，责任到人，不然轻易出现大家全部不知道结果，做好防盗、防潮、防水、防晒等工作，从进驻会场至撤离会务组应二十四小时有些人在岗。3.了解会场所能提供服务，如：接送车辆、叫醒报务、无偿早餐、市内无偿电话等。并和服务部门具体说明怎样配合。如：接送车辆何时、何地、怎样接送客人，叫醒服务时间，方法，语气等。4.如贵宾需要特殊服务如：长话、播放录像、加餐、用餐时点酒点烟等要和前台说明，贵宾自己结算，会务组概不负责，假如能形成文字就愈加好。5.若会议地点在酒店，则会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专门和用户沟通房间，套房要开一间到两间，费用这个时候不能省。6.招商会策划会务组房间内要做到卫生整齐，杜绝工作人员大声喧哗、扎堆聊天、吸烟，除休息和轮休人员外会务组组员不得在床上休息，尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间。7.贵宾提出合理提议或问题在第一时间处理，即使不是自己业务范围，不能直接说：“你去找那个那个人吧，支走OK“，一定要说”你等一下我帮你联络一下，看她在那里，然后你去找她“，假如用户提出问题超标，处理不了向上级反应，不能隐瞒不报或越权处理。8.招商会策划掌握全部会议信息及人员联络方法，备注上经过何种方法得悉消息，和企业哪个人员沟经过，这个很关键，假如知道那个方法，和和企业具体人沟经过，那么会后谈判就是知己知彼，在言语上也不冲突，因为即使是一个事情，两个人就有两个说法，一点语气不一样全部会给用户产生不正规感觉，同时也轻易被用户利用互不通气弊病，那个谁、谁说了，你们是这么等等，来制造事件为自己利益计划。9.若接站车辆途中碰到塞车，立即向贵宾解释，请其等候或自己打车赶往会场。10.做好有突发事件心理准备和应对策略和第一、第二责任人，如：贵宾之间产生纠纷，有些人在会议现场无理取闹，竞争对手参与等。相关后勤支持成职员作注意细节：依据会场环境，制订统一工作步骤。1.登记签四处环境整齐，便于贵宾登记，严禁摆放无关物品。2.若包含酒店住宿则和酒店前台及客房部保持紧密联络，立即了解入住信息，确保客人入住安排。同时提前向前台领取客房钥匙，为贵宾省去复杂登记过程。另外一定要收取房屋钥匙押金，由我们转向服务台，不是不相信，而是防患以未然，同时也使用户珍惜客房物品，因为抽烟烫洞或拿人家毛巾擦皮鞋事情常有发生，没有押金最终企业要负担。3.贵宾抵达时热情接待，具体问询并新自填写记录表，字迹填写工整，便于确定。4.贵宾填写完记录表后发放整套会议相关资料，并说明里面装内容，尤其是叮嘱会议相关秩序由专员在会场入口处迎接贵宾，并向其说明手机关闭或调到无声，或向其提醒警示牌，上面写有：“严禁吸烟”，“请将手机关闭或调至无声”，“会场内请勿喧哗和走动”等警示语。，不明处查询会务组，并通知会务组所在；由专员负责未贵宾引领至就坐，主动帮助贵宾提行李，若座位旁边已经有贵宾要主动做介绍。5.提醒贵宾将珍贵物品妥善保管。6.引导贵宾以前向后坐，如贵宾中有熟人，可将其穿插安排在每排中间，帮助我方调整会议气氛，如：带头鼓掌，向讲课人点头示意等。座位安排尽可能一次到位，避免对贵宾进行更换，如有特殊情况必需安排，应向调动双方做好解释工作。7.对贵宾任何问题要对其进行指导，通知会务组、会场、卫生间具体位置。8.若需要休息用餐，则轮番用餐，确保岗位一直有些人，在登记工作较少情况下能够考虑轮番休息，确保旺盛工作精力。若会议开展，则尽可能支持会场内其它工作调配。相关会场实施成职员作注意细节：1.和会场服务员充足沟通，做到期双方紧密合作。2.在会议开始前进入会场，检测会场设备：麦克风、投影仪、电脑、幕布、白板、白板笔、灯光、音响、空调等。3.选择并预留摄像机位，尽可能降低人员走动对摄像效果影响。4.贵宾入席后通知由会场服务员提供茶水，不过仅仅限于会前和中间休息时候，中间倒水一是影响讲课人情绪，同时用户喝水多了难免要小解，很麻烦，会扰乱会场秩序。5.在讲课期间，如有贵宾交头接耳或接打电话，可递上纸条，请其注意会场秩序，如有贵宾打盹，可为其提供风油精或清凉油提神。6.为确保讲课人思绪不受干扰，讲课期间会场内除摄像人员能够往返走动外，尽可能控制其它人员降低走动。7.注意各个贵宾神态和听课认真程度，这个对后期谈判全部起到很好作用（注意贵宾听课热认真度，更能看出贵宾成交意向是否强烈、是否真心期望了解加盟政策等关键细节信息）相关业务洽谈成职员作注意细节：1.自己邀约到贵宾前往会场跟踪接待，和就坐后会议过程中坚持保持住自己专业形象；2.对于熟悉或关系很好贵宾可安排至一起就坐，对于不熟知贵宾可分插就坐于身边便于深层次地交流挖掘；3.会议开始前随时和签到台保持联络，若自己邀约到贵宾未能到会场，立即通知会务组员，方便会务人员对于会议就坐、用餐等方面人数改变风险发生时，作出立即地应急方法；4.业务洽谈相关资料、企业主推防水材料样品等所以相关辅助用具一定准备齐全；5.若自己引领进场贵宾，