物资采购管理规范样本

物资采购管理规范1目保证采购合同有效管理和控制。2合用范畴合用于工程建设物资采购合同管理。其她物资采购参照本规程对合同进行管理。3职责3.1采购部负责采购合同拟制、执行及归档管理；3.2行政部负责公司合同专用章刻制、发放及使用管理监控。3.3董事副总经理负责采购合同审批及订立。作业内容4.1采购合同拟制、审批。4.1.1采购员依照采购筹划和需要采购物资，从《合格供方名单》选取有关供方进行洽谈，协商采购及合同订立关于事宜，并请供方提供报价单。4.1.2依照洽谈状况，采购员拟制《采购合同》草案，经采购部经理审核，报董事副总经理审批。《采购合同》条款中应包括内容为：a)物资名称、规格、型号、级别、花色；b)数量、价格及交货日期；c)包装规定(包装原则和包装物供应和回收)；d)质量规定或技术原则；e)服务规定；f)验证方式及执行原则；g)不合格物资解决；h)运送方式及费用承担；i)结算方式；j)违约责任；k)合同变更事项；l)其她事项。4.1.3经批准后合同由行政部加盖合同专用章，董事副总经理签字后，送供方盖章签字生效执行。4.1.4合同正式份数及所派发单位(部门)按合同规定规定执行。4.1.5应优先选用法规或国家行政主管部门推荐合同示范文本。4.2采购合同履行4.2.1采购员在采购实行过程中，严格执行合同条款内容，不得损公利己，谋取私利。4.2.2采购员应不定期跟踪采购合同执行状况，传递、反馈供需双方信息和规定，对合同执行中存在偏差或问题及时上报，并采用改进办法，做好记录。4.2.3在合同履行中，应明确规定并执行下列各项：a)计量办法：合同中应注明所采用计量办法，并明确规定计量单位。合同中供方发货时所采用计量单位与计量办法，应与合同中所列计量单位和计量办法一致，并在发货明细表或质量证明书上明确规定，以便利合同需方检查。运送中转单位也应按供货方发货时所采用计量办法进行验收和发货。建筑材料在运送过程中，容易导致自然损耗，如挥发、飞散、干燥、风化、潮解、破碎、漏损等。在装卸操作或检查环节中换装、拆包检查等也都会导致物资数量减少。这些都属于途中自然减量。途中自然减量解决规定，由双方制定，并在合同中注明。b)验收根据：●供货合同详细规定；●供方提供发货单、计量单、装箱单及其她关于凭证；●国标或专业原则；●产品合格证，化验单等；●图纸及其她技术文献；●当事人双方共同封存样品。c)验收内容：●查明产品名称、规格、型号、数量、质量与否与供货合同及其她技术文献相符；●设备主机、配件与否齐全；●包装与否完整，外表有无损坏；●对需要化验材料进行必要物理化学检查；●合同规定其她需检查事项。d)验收方式：●驻厂验收。即在制造时期，由需方派员驻供货生产厂家进行材质检查；●提运验收。对于加工订制、市场采购和自提自运物资，由提货人在提取产品时负责检查。●接运验收。由接运人员对整车和零担到达物资进行检查，发现问题，应当场作出记录。●入库验收。这是大量采用正式验收方式，由仓库管理人员负责数量和外观检查。e)验收中发现数量不符解决：●供方交付建筑材料多于合同规定数量，需方不批准接受，则在托收承付期内可以拒付超量某些货款和运杂费。●供方交付建筑材料少于合同规定数量。需方可凭关于合法证明，在货到十天内将详细状况和解决意见告知供方，否则即被视为数量验收合格；供方应在接到告知后十天内作出答复，否则即被视为承认需方解决意见。●发货数与实际验收数之差额不超过关于主管部门规定正、负尾差，合理磅差，自然减量范畴，不按多交或少交论处，双方互不退补。f)验收中发现质量不符解决：如果在验收中发现建筑材料不符合合同规定质量规定，需方应将它们妥善保管，并向供方提出书面异议。普通应按如下规定办理：●建筑材料外观、品种、型号、规格不符合合同规定，需方应在到货后十天内提出书面异议。●建筑材料内在质量不符合合同规定，需方应在合同规定条件和期限内检查，提出书面异议。●对某些只有在安装后才干发现内在质量缺陷产品，除另有规定或当事人双方另有商定期限外，普通在运转之日起半年以内提出异议。●在书面异议中，应阐明合同号和检查状况，提出检查证明，对质量不符合合同规定产品提出详细解决意见。g)验收中供需双方责任拟定：●凡所交货品原包装、原封记、原标志完好无异状，而产品数量短少，应由生产厂家或包装单位负责。●凡由供方组织装车或装船、凭封印交接产品，需方在卸货时如果车、船封印完好无其她异状，但件数缺少，应由供方负责。这里需方应向运送部门获得证明，凭运送部门编制记录证明，在托收承付期内可以拒付短缺某些货款，并在到货后十天内告知供方，否则即被以为验收无误。供方应在接到告知后十天答复，提出解决意见，逾期不作答复，即按少交论处。●凡由供方组织装车或装船，凭现状或件数交接产品，而需方在卸货时无法从外部发现产品丢失、短缺、损坏状况，需方可凭运送单位交接证明和本单位验收书面证明，在托收承付期内拒付丢失、短缺、损坏某些货款，并在到货后十天内告知供方，否则即被视为验收无误。供方应在接到告知后十天内作出答复，提出解决意见，否则按少交货论处。h)验收后提出异议期限需方提出异议告知期限和供方答复期限，应按关于部门规定或当事人双方在合同中商定期限规定执行。这里要特别注重交(提)货日期拟定原则：●凡供方自备运送工具送货，以需方收货戳记日期为准。●凡委托运送部门运送，规定送货或代运产品交货日期，不是以向承运部门申请日期为准，而是以供方发运产品时承运部门签发戳记日期为准。●合同规定需方自提货品，以供方按合同规定告知提货日期为准。供方提货告知中，应给需方以必要途中时间。实际交、提货日期早于或迟于合同规定期限，即被视为提前或逾期。4.3采购合同更改。4.3.1无论何方提出合同更改，采购员均应及时将更改信息和更改规定报采购部经理，并经双方协商承认。4.3.2采购部负责将合同更改条款内容传送有关部门审核，必要时，由其组织有关部门讨论确认。更改后合同经董事副总经理审批后再执行。4.3.3如采购合同更改内容较多，依照需要，可重新订立合同。4.3.4采购部应建立并保存《采购合同更改记录》。4.4采购合同台账管理。采购员负责编制《采购合同台账》，并妥善管理。《采购合同台账》应包括内容：a)供方名称；b)合同编号；c)订立时间和有效期限；d)合同执行状况。4.5采购合同专用章管理。采购合同专用章由行政部使用及管理