物业公司档案管理规章制度样本

档案管理一、档案管理目加强档案管理工作，保证档案及时收集、归档、完整和有效运用。二、合用范畴合用于公司档案室各种档案管理工作。三、职责主管行政公司领导负责外单位（个人）查阅档案审批。行政管理部经理负责公司员工借阅档案审批。四、档案员职责1、档案员负责档案接受、整顿、编号、装订、存储；2、档案资料交接；3、办理档案借阅、登记、记录；4、执行有关保密制度；5、档案室设备、设施管理等。五、工作环节（一）档案资料拟定1、凡属下列几类资料均属归档资料：（1）我司基本状况资料，涉及批文、营业执照、代码本、财产登记台帐、管理制度、合同、人事劳资、工作基本状况描述等资料；（2）公司行文，涉及发文、发函、会议纪要、报告、请示等；（3）各部门资料，涉及业务、行政管理等材料；（4）外来资料，涉及中央、省、市、区、集团公司来文、友邻单位及其他单位、组织来文及法律法规等；（5）图书等参照资料，涉及参照书籍、期刊、报纸及其他宣传资料等；（6）其他。（二）档案编号1、档案分划为便于系统化管理，依照档案内容和形式特性，将公司档案划分为八大类（为一级分类），每一大类下再划分出若干子类（为二、三、四级分类）。详细分划详见《档案分划编号表》2、档案编号为以便查阅档案资料，依照档案分划对档案进行编号。编号采用八位阿拉伯数字。详细编号办法如下：（1）分类图示：

┌─┬─┬─┬─┐

│Ｘ│Ｘ│Ｘ│Ｘ│

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└─────第四级类，类数0～99

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└───────第三级类，类数0～999

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└─────────第二级类，类数0～9

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└───────────第一级类，类数0～99每一编号详细意义。（2）案卷号、文献顺序号按电脑输入时间自动排序，从开始。（三）档案地址拟定1、档案存储位置运用分类编号来拟定。拟定档案一级类存储区：依照各一级类档案资料多少在档案架上划定各一级类档案存储区。各一级类档案存储区依序按从右到左、从正面架到反面架顺序在档案架上标出。各一级类档案区内子级类档案依序按从右到左、从上到下顺序排列。每一份档案均存储在某一级类档案盒内。同一种档案盒内档案资料按编号顺序从上到下排列存储。每一类档案在柜架存储时均须留有一定余地，以保证新增档案存储。（四）归档管理1、归档前资料管理（1）分散在各部门资料归档前由各部门兼职资料员负责管理。（2）各部门必要设立资料固定存储处，并将资料分类放入不同卷宗内。（3）各部门负责人相应归档资料完整、完好负责。2、归档时间各类档案资料视其类别、性质等不同，分别按如下原则拟定归档时间。（1）公司批文、供水、供电增容筹划指标下达执行书等重要文献随时归档；（2）法律诉讼、外来文献等资料解决完毕即行归档；（3）顾客资料在顾客办理完各项手续后即行归档；（4）各项工程资料在验收后一种星期内归档；（5）各部门当年业务、行政管理资料、行文、承包合同、人事劳资等资料在翌年第一季度内归档；（6）图书资料购买后即归档，期刊、杂志半年归档一次。（7）其他资料按公司领导拟定期间归档。3、归档规定（1）归档资料必要完整，如文献正文与附件、正式印本和稿本、设计图纸及其更改告知等都必要齐全；(2)归档文献资料必要是原件。部门须惯用资料可留用复印件，原件归档。书写材料必要是耐久纸张、墨水，不得使用铅笔、圆珠笔，纯兰墨水；(3)归档资料必要精确记录各项活动，凡涉及工程图纸、管网分布及走向、埋深等，必要做到“图物相符，数字精确”，设计修改也须在图纸上反映出来。六、档案资料移送1、资料归档前各部门须按类整顿好，并填写《档案资料移送清单》。2、移送时，档案员须仔细核对移送资料，核对无误后，交接人在移送清单上签字。3、移送清单一式两份，交接人各留存一份。七、资料编号归档档案员把各类移送资料按编号办法进行整顿、编号。档案员须把每份档案资料名称、编号和归档时间等逐个登记在《登记册》上。编号后档案，按4.3“档案地址拟定”规定上架排列存储。八、档案管理档案室由行政管理部负责管理，行政管理部指定档案员负责详细管理工作。九、档案员岗位职责1、档案员必要纯熟掌握档案业务知识，理解、掌握公司职能活动和档案材料状况。2、档案员负责档案接受、整顿、编号、装订、存储、管理等工作。3、档案员负责督促各部门档案资料移送工作。4、档案员负责档案资料借阅、登记、记录等工作。5、各部门兼职资料员必要配合公司档案员做好关于档案资料收集、整顿及交接等工作。6、档案员必要按规定做好保密工作。7、档案员必要做好档案室设备、设施保管维护工作。8、档案员必要完毕公司安排其他有关工作任务。十、档案保管1、档案架合理排放，既保证光线充分、通风，又能以便使用。2、档案室必要每天清洁一次，每周大扫除一次，保持清洁卫生。3、档案室内禁止烟火，室内须配灭火器材，档案员必要掌握对的使用灭火器材办法。4、保持档案室干燥，定期在柜架中投放干燥剂。5、雨季加强检查，每逢大雨必要检查档案室有无漏水、渗水现象，雨后即检查档案有无潮霉现象。6、档案柜架内须定期投放防霉、防鼠药物，定期检查档案有无霉变、鼠咬现象。7、发现档案有潮霉、鼠咬状况，应及时采用办法加强防范，对已导致损坏档案进行修复、补制。8、下班时或档案员离开时应仔细关好、锁好门窗。档案室钥匙除档案员外，其她人不得持有。十一、档案鉴定与销毁文书档案资料保存期限分别为短期、长期25年、永久三类。城建档案保存期限分为短期30年，长期70年，永久三类。公司抽调各部门关于人员构成档案鉴定小组，鉴定小组负责审议、鉴定档案资料保存期限。鉴定小组于每年最后一种季度内召开一次鉴定会，审议、鉴定新增资料年限及应销毁资料。档案资料销毁由档案员详细执行，鉴定小组委派一人监督执行。十二、销毁档案编号解决经鉴定不需保存但暂时不能销毁档案，将其从原存储架上取出，用X(表达暂存记号)标记记号，并将其装订放入专门存储区内。档案销毁状况均须登记在《金地物业管理有限公司档案销毁登记表》上。十三、档案借阅档案资料普通只限于公司员工及集团公司需要查阅人员查阅。外单位及个人因工作需要查阅档案，必要经主管行政副总经理批准。档案普通只限于在档案室内查阅，因工作需要借出时，必要填写《档案借阅申请审批表》。审批表经部门负责人批准签字后，交行政管理部负责人批准签字，方可借出档案。借出档案者必要保证档案完好，不得在档案上涂改、划线、圈点等，不得缺页、遗失、擅自复印，并保证如期归还。档案借还状况须在登记本上登记。十三、档案记录档案资料定期进行清理、记录。档案员必要每季度记录一次档案增删、使用及管理状况，并将记录成果报行政管理部负责人。档案管理意外事件解决程序档案失盗、借出档案人丢失或损毁档案、潮霉鼠咬损毁档案等均属于档案管理中意外事件。十五、解决程序发生意外事件时，一方面应及时将事件状况报告行政管理部负责人和主管领导。当发生档案失盗或借出档案人丢失档案事件时，应及时设法追回所失档案；当