秘书学课件第五章　会议管理

第五章会议管理第一节会议基本知识一、会议的概念“会”是多人聚在一起，“议”是协商事情。“会议”是人们聚集在一起商量事情、交流信息、沟通情感、统一思想、达成共识等的一种行为过程，是人们在生活工作中处理有关问题的一项程序性的活动形式。 会议必须具备三个条件：一是必须有≥3人参与；二是必须有一定的议题或目标；三是必须通过一定的程序。二、会议的构成要素会议构成要素:会议名称、会议议题、会议主题、会议时间、会议地点、与会者（主办者、主持者、参加者）、会议议程、会议日程、会议目标等。三、会议的功能（一）传达领导意图（二）提供信息（三）交流经验（四）解决问题（五）宣传政策（六）沟通情感四、会议的分类（一）按会议性质分类1.法定性或制度性会议。2.决策性会议。3.工作性会议。4.专业性会议。5.知照性会议。6.商务性会议。7.联谊性会议。8.信息性会议。（二）按会议是否定期分类按周期,会议可分为：定期会议和不定期会议。定期会议是指有固定周期，定时召开的会议，如例会；不定期会议则是随时根据需要而召开的会议。（三）按会议规模分类按人数,会议可分为。特大型会议指万人以上的会议；大型会议指万人以下，千人以上的会议；中型会议指百人以上，千人以下的会议；小型会议指三人及其以上，百人以下的会议。（四）按会议区域分类按区域分是指按照与会者来自的国家或地区范围，可分为：国际会议、区域（洲际）会议、全国会议、单位或部门会议等。（五）按会议阶段分类按阶段,会议可分为：预备会议和正式会议。预备会议也可称为筹备会议，是指正式会议之前，为保证会议的顺利召开而进行的准备会议，主要为了商议正式会议中的相关事宜。（六）按会议手段分类按手段会议可分为：常规会议、电话会议、电视会议、网络会议等。常规会议一般是指与会者坐在同一个会场中，按照既定程序开会；电话会议是通过电话线路，将一个会场的声音信号传送到其他会场，让多个会场的人同时听会，这种形式可以节约时间和成本；电视会议是通过电视台或者有线电视信号将会场的声音和画面传到不同的会场中，让异地会场的人也有身临其境的感觉；网络会议是利用网络技术进行会议信号的传递，由于网络具有交互性，会议的各方均可以通过网络进行发言、讨论。五、会议的流程（一）会前筹备确定会议名称→拟定会议议题→会议筹备小组分工→选择会址→拟定会议议程和会议日程→准备会议证件和指示标识→确定与会者名单和制发会议通知→准备会议资料、会议设备与用具→会议经费预算→会场布置和会场布局→拟定会议筹备方案等；（二）会中服务会议接站→报到工作→会议记录编写会议简报→娱乐活动安排→其他服务工作等；（三）会后落实（总结）引导与会者有序地离开会场→会议经费结算→拟写会议纪要→会议文件资料整理→会议评估等。

第二节会议实务操作会前筹备一、会前筹备（一）确定会议名称1.确定会议的类型2.根据会议的主题、类型确定会议名称（1）确定会议名称（2）确定会议名称时应该注意事项3.会议名称报请领导批准。

（二）拟定会议议题1.收集会议议题会议的议题主要有三个来源：来自上级机关和领导人；来自下级部门提交的需以会议的形成研究和决定的问题；来自秘书部门向本组织搜集的需要研究和决定的事项。2.对收集的议题进行整理整理议题后向领导汇报，根据领导的批示，再进行修改，并拟定出会议议题初稿。（三）会议筹备小组分工1.明确筹备小组的工作职责2.对筹备小组进行分工（1）会务组。（2）材料与宣传组。（3）活动组。（4）后勤与保卫组。3.对各小组人员再进行分配4.报请主管领导批准

(四)选择会址 1.确定会议所在地国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应选择首都或中心城市等地召开；专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察；小型、经常性的会议，选择在单位的会议室较好。2.选择会议场所考虑的因素：(1)交通便利。(2)会场的大小应与会议规模相符。 (3)场地要有良好的设备配置。 (4)场地应不受外界干扰。(5)有无停车场所和安全设施问题。(6)场地租借的费用适中合理。(7)会场周围有必要的餐饮和娱乐设施。（五）拟定会议议程和会议日程(一)拟定会议议程1.标题2.题注3.正文4.落款5.制定时间

（二）拟定会议日程会议日程的内容要素包括：时间、地点、内容、参加人、主持人、负责人等。1.会议日程的形式会议日程大多采用表格形式，很少用文字的形式。通过表格可将会议时间分别固定在每天上午、中午、下午、晚上四个单元内。会议时间、地点要具体，内容要简明扼要。（三）准备会议证件和指示标识1.会议证件（1）会议证件的类型会议证件主要有来宾证、代表证或出席证、列席证、工作证、记者证等。（2）会议证件的作用证明与会者的身份;确保会议安全，有效控制人员随意出入;便于统计到会人数。(3)准备会议证件的方法(4)会议证件的样式①系带式②夹子式③台签式④粘贴式2.指示标识指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌、接待处和签到处的标志、贵宾室、饮水处、洗手间等标志。（1）指示标识的作用指示标识是为了方便与会者顺利找到目的地。（2）指示标识的类型指示牌；区域图或路线图； 名签或台签。 （3）制作指示标识的方法会议组织者内部制作；专业的会议承办机构或图文制作公司制作。（七）确定与会者名单和制发会议通知1.确定与会者名单秘书应根据领导的指示和要求,综合考虑与核查后,列出与会者名单,并提交领导审定。确定与会者要注意:一是明确与会者的职务或级别，即明确会议必须要担任什么职务和级别的人员才能参加；二是确认与会者的参会身份，即明确与会者是按照正式成员、列席成员、旁听成员、特邀成员等几种身份的哪一种来参加会议；三是与会者的各方面的代表性；四是会议的总人数。2.制发会议通知（1）会议通知的概念 会议通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情等所使用的应用文。（2）会议通知的作用是与会者组织会议的重要凭据；是会议组织者同与会者沟通的重要渠道。（3）会议通知的方式口头通知；电话通知；书面通知；电子邮件；传真通知。（4）会议通知的写法会议通知的内容要素包括：会议名称、主办单位会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息报到事宜及相关要求、会议机关材料，回复需要的信封邮票等、有关票证、会议地点、交通工具与路线等。制发带有回执的会议通知的要素有：①标题。②通知对象（主送机关）。③正文：会议目的和主题；会议时间，包括报到时间和结束时间；会议地点，包括报到地点、会议地点、住宿地点，路名，门牌号等，简要的地图；参加对象；参加会议人数；其他事项还要包括费用、联系方式、报名方式等。④落款和日期。⑤回执。 （八）准备会议资料、会议设备与用具1.会议资料（1）来宾资料

（2）会务资料

（3）沟通资料2.会议设备与用具（1）常用设备 空调、笔记本电脑、投影仪、打印机、复印机、传真机、饮用水、灯具、音响、通风、录音笔、数码照相机、数码摄像机等。（2）会议用品 一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、钢笔、信纸、禁烟标志、放大的公司标识、公司电话簿等。另有一些可能用到的用品和设备，如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花、幕布等。（九）会议经费预算1.制定会议经费预算的原则（1）节俭办会；（2）经费花在刀刃上；（3）预算经费与实际开支平衡；（4）预算适当留有余地。2.会议预算经费的构成（1）场地费。（2）设备费。（3）会场装饰费。（4）文具、资料费。（5）交通费。（6）茶水食宿费。（7）人工费。（8）娱乐休闲费用。

3.会议经费的筹措方式 会议经费的筹集来源有多种渠道： （1）单位内部行政经费开支。 （2）几个单位共同分担。 （3）向社会寻求赞助。 （4）与会者个人承担或部分承担。 （5）转让会议无形资产筹集资金。

（十）会场布置和会场布局 1.会场布置 （1）会场环境布置 会场色调的选择、会场的装饰、会场内座位的布置。 （2）主席台布置 主席台布置：各种大中型会议的会场，应设主席台（与代表席成面对面形式）和讲台。讲台应在主席台与代表席之间，面向代表席，以便主席团主持会议。

主席台安排：主席台必须安排座次、放置名签。主席台上，名签和话筒分别放在领导的左手位和右手位。 主席台座次排列：领导为单数时，1号领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。

2.会场布局根据会议内容性质和会议规模选择： (1)圆桌形。 (2)“口”字形。 (3)“C”字形或“V”字形或“U”形。 (4)教室形。 (5)礼堂形。 (6)弦月形。 (7)马蹄形。

3.检查会场有时会场是租借的，因此，开会前,秘书一定要亲自检查一下会场，考查一下会场的管理人员是否做好准备,会场的布置和设备如何,对一些关键的设备要亲自试试，并作详细记录。有些会议的参会人数虽然不多，但会议的内容很重要，所以会场不能显得太小。什么样的会场合适，要根据会议的内容，参会的人数及需要什么设备等因素来确定。

（十一）拟定会议筹备方案

1.会议筹备方案的作用 （1）会议筹备方案是会议实施的依据。 （2）通过会议筹备方案可以了解会务工作的全局。 （3）可以加强会议筹备小组之间的沟通与协调。 （4）可以确保会议预期目标的实现。

2.会议筹备方案的特点 （1）全面性。 （2）具体性。 （3）计划性。 （4）明确性。

3.拟定会议筹备方案的原则 （1）严格时间原则。 （2）明确事项性原则。 （3）会议必要性原则。

4.会议筹备方案的内容要点 （1）会议的主题。 （2）会议的议题。 （3）会议的名称。 （4）会议议程和日程。 （5）会议的时间和地点。 （6）会议所必须的设备和工具。 （7）会议所必需的文件和资料。 （8）与会者的组成、人数以及与会者的编组。 （9）会议期间的食宿和车辆安排。 （10）会议经费的预算。 （11）会议筹备小组的组成、人数以及完成任务的期限。会中服务

二、会中服务 （一）会议接站和报到工作

1.接站 （1）组成接站小组并完善接站信息 （2）准备接站工具 （3）接站 （4）乘车返回

2.会议报到第一种，秘书点名，即由秘书在预先拟好的报到册上点名，做记号。会议报到册应包括序号、姓名、工作单位、职务、备注等栏目。这种方法适用于单位内部的小型会议和工作例会，秘书对人员比较熟悉；第二种，本人签到，即由与会者本人签名报到，签名应用签字笔或钢笔。这适用于邀请性会议，亲自签名还有纪念意义；第三种，凭证件报到，即与会者凭会议通知报到，换取出席证或代表证报到，然后进场。这种报到形式适合大中型会议；第四种，电子签到，即与会者经磁卡出席证，在进入会场时插入专用机签到，与此相连的电脑在签到结束后能立即统计出席人数和缺席人数，这种方法适用于与会人数较多的大中型高级别会议。

（二）做会议记录

1.会场记录的内容要素 会议记录一般包括两个部分：

前一部分是会议的组织情况，要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等；后一部分是会议的内容，也是会议记录的核心部分，要求写明发言、决议、问题等。 对于发言的内容，一是详细具体地记录，尽量原话实录，主要用于比较重要的会议和重要的发言。二是摘要性记录，只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字，如中途休会，要写明“休会”字样。2.会议记录的重点（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动。（2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解。（3）权威人士或代表人物的言论。（4）会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论。（5）会议已议决的或议而未决的事项。（6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。

3.会议记录的整理 会议记录的整理要遵循以下原则： （1）忠实于讲话人、发言人的原意。 （2）保持讲话人、发言人的风格。 （3）要整理得完整、全面，不仅会议内容、讲话人主要精神、关键句子不要遗漏，而且重要的插话、会场动态如表决等都要整理上去。 （4）整理时要做到层次分明，段落清楚，语句通顺，标点符号、字迹清晰，避免错别字。 （5）会议记录整理出来后，如果是一个人的讲话记录，应送讲话者本人、会议主持人或召集人审阅。 （6）录音记录稿的整理，要注意辨别讲话人的声音，不可张冠李戴。 4.会议记录的写作技巧：一快、二要、三省、四代、五录。（三）编写会议简报 会议简报是在会议期间为反映会议进行情况，包括与会者在讨论中提出的意见、建议以及会议的决定事项而编写的简明扼要报告，又称“动态”、“简讯”、“要情”、“摘报”、“工作通讯”、“情况反映”、“情况交流”、“内部参考”等。 1.会议简报的特点 会议简报有些近似于新闻报道，特点主要体现在简、快、新、实四个方面。 2.会议简报的写法 会议简报：报头、报身（正文）、报尾

（四）娱乐活动安排和其他服务工作 1.会议期间娱乐活动 2.会议期间其他服务工作 (1)传接电话 (2)调修设备故障(3)送饮料 (4)会议的监督工作 (5)会场内安全保卫工作(6)医疗卫生服务(7)照像、摄像服务

会后落实

三、会后落实 （一）引导与会者有序地离开会场

1.引导与会者撤离会场

2.送别与会者 （1）进行会议费用结算。 （2）对于参加会议的外埠（或外国）人员，应事先登记，并为其提前购买返程机（船、车）票。当机（船、车）票被送到会议秘书处后，秘书人员要把票据妥善交到订票者手中，并请其在领取单上签字。 （3）送别与会者。 （4）对个别需要暂留的与会者，仍要妥善安排好他们的食宿。

3.清理会场 （1）关闭会议现场视听设备，核查会议计划中的物品使用清单，物归原位。 （2）收回在会议现场的一些布置物品，如横幅、会徽、桌布等。 （3）退还现场一些租借的物品和材料，如有设备器材在会议使用中出现故障，应修理后退还。 （4）秘书人员对带有保密性质的会议文件，会议结束应及时清点收回，并仔细检查会议现场及各个房间，查看是否有遗漏或剩下与会议有关的文件资料，以免遗失泄密。（二）会议经费结算 1.统计会议费用 会议费用，即会议直接经费的支出。主要有：会场租用及布置费、会议设备租用费、会议通讯费、会议培训费、会议交通费、参观费、会议食宿费、会议资料费、会议宣传费、纪念品购置费、水电费、其他符合规定的杂支费等。 2.确定会议经费结算的方法 收款和付款的方法和时间 3.通知与会者进行结算 4.清点与核实费用支出金额与发票金额是否平衡，发票是否正规。 5.填写费用报销单。6.请经办人签字，并请主管领导签署审批意见。 7.到财务报销。

（三）拟写会议纪要1.会议纪要的概念 会议纪要产生于会议后期或会后，属于纪实性公文。会议纪要是根据会议情况、会议记录和各种会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝炼度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。 2.会议纪要的内容要素 召开会议的根据、目的、时间、地点、与会者、会议讨论的问题以及会议的成果。会议讨论的问题和会议的成果是会议纪要的主体部分，即对会议主要精神的阐发。

3.会议纪要的写法 （1）标题 通常由“会议名称+‘会议纪要’”构成。 （2）正文导言，主要用来记述会议的基本情况。包括：召开会议的名称、时间、地点、主持人、主要出席人、会议主要议程、讨论的主要问题等。 主体，是会议纪要的核心部分，会议的主要精神、会议议定的事项、会议上达成的共识、会议上布置的工作和提出的要求、会议上各种主要的观点等。主体的写法一般有四种：

分类标项式。这种写法适用于篇幅较长的会议纪要。有的会议开的时间很长，研究的问题很多，需将会议讨论的内容依其内在联系和逻辑关系等归纳成几个方面，分项拟写并冠以合适的小标题。

新闻报道式。这种写法有点类似于新闻写作中的消息写作，适用于办公会等日程工作例会的纪要。内容包括会议进行程序、会议概况、会议议题、讨论意见、决定事项等，依次写出即可。

记录摘要式。这种写法就是对会议记录的摘要整理，其特点是平直易写，有点像流水账写法可以使每个人的意见得到比较明确、充分的表达，便于事后查考，有些为解决纠纷而召开的协调会会议纪要可采用这种写法。

指挥命令式。这种写法主要用于写会议决定事项，会议情况一笔带过，简练明快，多用于安排部署重要工作的会议。标示性词语有：“会议决定……”，“会议同意……”，“会议通过了……”等。结尾，一般写对与会者的希望和要求。 4.会议纪要的印发工作领导签字后的会议纪要需要上报或下发的，秘书人员要及时打印成文并分发传递。

（四）会议文件资料整理 1.会议文件收集、整理的范围 会前分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件