文件资料管理办法

目的为了更好的进行文件管理工作，防止文件非预期性的流失，使文件信息资源在公司内部能够目的为了更好的进行文件管理工作，防止文件非预期性的流失，使文件信息资源在公司内部能够充分享用，提高各部门查阅文件的速度和效率特制定此方法。范围适用于公司内部文件的传送、存档、影印、发行、借阅等。权责单位受控文件原版的储存------文件中心部门文件的建立----------各相关部门定义电子档文件：以电子媒体〔电脑或网络〕建立的文件档案；纸档：以纸张建立的文件档案；电子载体档：以光盘、软件、移动硬盘等为载体建立起来的文件档案。5.0作业内容作业流程：无作业内容：纸档文件的接与发行:.1各部门将须发行的文件以电脑打印的纸档形式列印出,列印的文件依《文件资料管理程序》的有关规定进行签核,签核的文件资料移交文件中心；.2文件中心的文件管理员在接收到其它部门移交来的相关文件资料时，认真核对其文件编号、版本等是否符合文件资料的编码原那么的有关规定，如符合那么在《原案文件管理汇总表》予以登记；如不符合文件资料的编码原那么的有关规定，那么退回文件的发行部门重新修改；.3登记的文件按(工程资料发放明细)中登记的发行部门和数量予以发行；.4影印的文件资料按页数序号进行整理后用订书机进行装订并每页加盖资料中心的“发行专用章”,“发行专用章”上写明发行日期和部门类别代码【写部门的代码的目的是为了各部门的文件的文件的非预期的流失和各部门资料的有效管理】。各部门的数字类别代码如下:部门名称字母代码数字代码部门名称字母代码数字代码品管部Q01品管IQCQI01品管IPQCQP01制造部M03开发部K05工程部E06管理部H07业务部S08资材部A09采购组U12财务部C13文件中心D14部门类别代码的编写原那么：部门类别代码的编写原那么：□□□部门数字代码部门字母代码如工程部的类别代码为：E06部门类别码填写的位置：〔如下列图〕XX发行专用章文件中心12年05月20日.5对于临时发行的文件，那么盖“临时文件专用章”，“临时文件专用章”要写明有效日期。在有效期内，部门可当作有效文件使用，超过有效期临时发行文件将视为作废文件仅供参考使用，文件中心在发行新的文件时将“临时文件”回收作废；.6文件管理员将盖有文件中心“文件发行章”的文件分发到相关部门，相关部门的文件资料接收人在“文件收发记录登记表”上签字确认接收，同时文件管理员要回收旧版文件。文件资料的借阅:.1各部门如要借阅文件中心的文件资料须在“文件资料借阅申请单”上予以登记。一、二、三阶文件要经总经理签核，普通文件要有文件中心部门主管签核认可，文件中心的文件方可借出。借阅的文件资料原那么上须在当天下班前保存完整归还文件中心，如不能归还须向文件中心管理员说明不能归还的理由并办理续借手续。对借外发厂商的光碟、磁盘等以十天为限，十天后仍未归还的，文件管理员有权跟催，接收人须向文件管理员陈述不能归还的理由并办理续借手续。E06E06部门类别码发行日期E06E06部门类别码有效日期发行专用章发行专用章文件中心有效期到12年05月20日.2文件管理员对外借的文件资料的归还时要确认其归还的完整性,确认无误后在.2文件管理员对外借的文件资料的归还时要确认其归还的完整性,确认无误后在“文件资料借阅申请单”上的簦收栏签字确认。对于光盘确实认要看其外观的完整性，不能有划伤损坏的现象，对于磁盘确实认插入电脑确认内容的完整性。文件保管方式.1普通文件不需上锁，由资料管理员控制登记借阅；.2高级文件必须上锁，由资料管理员控制钥匙借阅；.3机密文件必须上两道锁，文件管理员一把，总经理一把；.4绝密文件必须上两道锁，一把由文件管理员控制，一把由总经理控制。纸档文件的存档.1存档入文件中心之文件一律要求是原稿文件，否那么文件管理员有权不接收；.2任何文件在交送文件中心时，必需由资料管理员在文件反面左下角加盖文件等级之印章〔普通文件，高级文件盖蓝色印章，机密文件，绝密文件盖红色印章〕。具体参照《印章管理方法》.3各部门每月之表单资料，报表及客户订单等文件于每月5日整理好交送文件中心，其余临时性生成的方法，联络单，报表，报告及外部取得的客户图面，资料等文件于当日下午15:30-17:30交送文件中心；.4文件等级印章由资料管理员保存。文件保存期.1各部门之文件保存期详见[文件等级明细表]。.2.3所有文件超过保存期后，必须于超过保存期1-3个月内经部门经理批准后，进行打包封箱处理。.4经封箱处理后的文件，不再存放于文件中心，将存放于公司资料储存室。封条上列明封箱部门，日期，经办人，批准人等资料，箱外还将粘贴列明封箱内的文件清单.5保存期在此年以上的〔不含3年〕，对于数量较多，日常查阅较少的文件，存放于文件中心有困难的，可以从存放于文件中心3年后经部门经理批准进行打包封箱处理，存放于资料储存室内。.6财务部以下资料不行存放于文件中心:(1.支票2.增值税发票3.存折4.发票请购折5.有关税务局6.工商局7.财政局8.银行等部门发放的所有证件正副本9.开发部之UL认证原件及其他认证原件也不得存放于文件中心(UL认证及其他认证资料复印件存于资料中心)。.7公司每年4月10日至20日内，将对资料储存室之已过保存期的文件进行清理，对于已超过保存期，资料所有者部门经理认为还有必要保存一段时间的，经总经理批准，将进行保存，否那么经总经理批准后将进行集中销毁。新增文件的管理新增文件的管理各部门有新增之文件时，必需在原有[文件等级明细表]上将新增之文件名称，文件类别，保存期，最高核准人等资料填写完整。电子载体文件档资料的管理.1各部门人员必须在每月的28日前将需要当月制作或修改好的电子文件复制到本部门主管电脑里，由部门主管检查后，再由部门主管将其文件复制到资料管理员的电脑里，由资料管理员每月30日前必须对所提交上来的文件进行刻录备份。〔未列入的相关内容以《电子文件命名及备份管理制度进行》。.2对于用光盘刻录的备份资料要有明确的标识，标识以能清淅识别为原那么。.3各部门也可根据需要对本部门的资料进行刻录光盘存档，刻录的光盘要有明确的标识。并按电子载体文件标识5.2.3.4的规定予以签名确认后入资料中心存档。.4电子载体资料标识要求：1)电子载体文件查标识标签:标标签尺寸:2.5*2)各部门对入文件中心电子载体资料的标签填写方法:3)编号编写原那么:□-□□□-□□□如：公司开发部于2012年2月19日光盘存档的资料，其流水号为：0129，版本为：A档编号:编号:档名:备份日期:流水码：从0001开始流水码：从0001开始公司内的资料以公司别+部门别为代码码如：MIG(E)，客户的资料以客户代码为原那么如：KAK公司别：M开始名为：Belkint名为：Belkint7/8/12孔系列资料，其标识方法如下：如：A客户于2012年3月5日光盘存档的资料，其流水号为：0128，档名为：TAP35包材资料光碟，其标识方法如下：5.2.75.2.7.65.2.85.2.8.1自20125.2.85.2.8编号:编号:M-(K)-0129档名:Belkint7/8/12列资料备份日期:2005/3/10编号:编号:M-A-0128档名:AP35资料光碟备份日期:2012/2/10□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□文件夹编号：如第一本为001，第二本为002，以此类推。，文件夹内资料名称：以各利于检索和查阅为原那么，且能清楚表示文件内容的类别部门别：如工程部公司别：MIG如:如:文件中心的ISO程序文件夹标示为:001ISO程序文件文件中心.4各部门根据需要建立好本部门的文件资料档案后,填写“部门文件资料清单”交文件中心备案。注表单文件不在此范围内。.5文件中心管理员每个季度根据各部门提供的“部门文件资料清单”对各部门的文件资料进行抽查盘点，如发现不符合要求的文件资料要求其改正。.6本标准未列入相关内容以《文件与资料管制程序》进行。6.0参考文件6.1文件与资料管制程序(M-PD0001A)电子文件命名及备份管理方法(M-WH0014A)方法(M-WH0023A)7.0表单附件7.1原案文件管理汇总表(M-FD005A)7.2文件资料借阅申请单(M-FD010A)7.3部门文件资料清单(M-FD012A)文件等级明细表文件等级明细表部门：业务部日期：2012年2月20日第1页项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1报价单机密文件3年总经理2发票机密文件3年总经理3提单机密文件3年总经理4应收帐款总表机密文件3年总经理5应收帐款表机密文件3年总经理6缴款报告单高级文件3年总经理7客户往来资料普通文件2年经理文件等级明细表部门：制造部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1生产月报表普通文件3年总经理2生产周报普通文件3年总经理3生产日报普通文件3年经理4维修日报表普通文件3年经理5成品入库单普通文件3年经理6退料单普通文件3年经理7领料单普通文件3年经理文件等级明细表部门：管理部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1人事资料卡机密文件永久总经理2固定资产清单高级文件5年总经理3列管资产清单高级文件5年总经理4厂规高级文件永久总经理5请购单普通文件1年半总经理6物品放行条普通文件1年半总经理7加班申请单普通文件1年半经理8洽公单普通文件1年半经理9联络书普通文件1年半经理10公告普通文件1年半经理文件等级明细表部门：开发部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1工程图面绝密5年总经理2年度方案报告绝密3年总经理3安规资料绝密永久总经理4客户图面绝密3年总经理5客户样板绝密3年总经理6客户文件资料绝密3年总经理7开模申请单高级3年总经理8改模申请单高级3年总经理9试模申请单高级3年总经理10试产报告高级3年总经理11BOM高级3年经理12ECN高级3年经理文件等级明细表部门：工程部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1样品成认书机密3年总经理2产品图面资料机密3年总经理3治具图面资料机密3年总经理4样品测试报告机密3年总经理5生产作业流程机密3年总经理6作业指导书高级3年总经理7量具，仪器校验资料高级3年总经理8设备保养记录高级3年总经理9设备平安操作标准高级3年总经理10内部联络单高级3年总经理11外部联络单高级3年总经理文件等级明细表部门：品管部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1品质手册高级文件永久总经理2进料检验管制程序高级文件永久总经理3内部沟通程序高级文件永久总经理4内部品质稽核程序高级文件永久总经理5不合格品〔料〕管制程序高级文件永久总经理6客户退货与退货管制程序高级文件永久总经理7品质目标管理程序高级文件永久总经理8管理评审程序高级文件永久9监控、量测及控制程序高级文件永久10内部审核管理程序高级文件永久总经理11成品检验入库与出货管制程序高级文件永久总经理12制程检验程序高级文件永久总经理13品质记录管制程序高级文件永久总经理14矫正与预防措施管制程序高级文件永久总经理15成品检验标准高级文件永久总经理16进料检验标准普通文件永久总经理17抽样方案标准普通文件永久总经理18IPQC首件报表普通文件3年课长19IPQC查核表普通文件3年课长20IQC制程日报表普通文件3年课长21品质异常处理报告普通文件3年总经理22IQC检验报表普通文件3年课长23IQC日报表普通文件3年课长24厂商品质改善通知单普通文件3年总经理25QA检验报表普通文件3年课长26-年度品管部QA月报统计表表普通文件3年课长27QA品质周报表普通文件3年课长28QC品质月报表普通文件3年课长29IPQC品质周报表普通文件3年课长文件等级明细表文件等级明细表部门：品管部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注30IPQC品质周报表普通文件3年课长31IPQC稽核表普通文件3年课长32IPQC查核表普通文件3年课长33IPQC首件报表普通文件3年课长34FQC检验报表普通文件3年课长35报废单普通文件2年总经理36停产通知单普通文件1年课长37QA入库历史卡普通文件3年课长38OQC出货检查表普通文件3年课长文件等级明细表部门：资材部日期：2012年2月20日项次文件名称文件类别保存期限最高核准人备注1采购单价一览表机密文件5年总经理2采购单价异动表高级文件5年总经理3采购单普通文件5年经理4即期付款预算表高级文件1年半总经理5应付帐款总表普通文件1年半总经理文件等级明细表部门：财务部日期：2012年2月20日