【S档案公司内部控制存在的问题及优化建议探析8700字（论文）】

目录S档案公司内部控制存在的问题及完善对策研究TOC\o"1-3"\h\u22632第1章绪论 第1章绪论1.1研究背景根据国家有关就业数据分析调查结果显示,目前我国企业总职工数量有百分之九十以上是中小企业职工,中小企业每年吸纳的各类就业人数大约占所有各类就业岗位总人数的百分之八十五。这充分反映出,中国国民经济的增长主要取决于我国的中小企业,同时,他们还从社会接收许多失业人士,解决了中国人口的基本的就业压力,使社会稳步发展。然而，随着金融危机的爆发，许多中国企业受到了深刻影响。由于我国中小企业所占比重最大，所以影响也就最大，并且我国大部分的中小企业在内部控制管理的过程中也存在一些问题。当下，我国国内还有很大一部分的中小企业对内部有效控制的相关制度管理认识不够全面和到位,所以建立和完善中小企业内部有效控制的制度是十分重要的，它不仅可以使企业经济效益提高，还能够加强和规范中小企业的内部管理制度，也为企业良好运营的发展提供了保障。1.2研究目的及意义目前，我国的中小企业主要受企业的内部控制管理、运营管理手段、企业发展规模等的阻碍。而其中的内部控制对于企业就是影响最大的。在企业中，大部分的活动展开都和内部控制的管理有关，企业可以通过调整企业的内部组织结构和改进内部控制的有效机制，以此来不断扩大企业的规模。企业要积极改进内部控制管理机制，防止因管理机制的缺失，导致企业没有办法保持正常的运营，从而出现阻碍企业发展的的风险和问题。所这就要求企业在大数据时下，对企业管理内部控制进行有效的管理和分析公司潜在风险，在国内外市场环境下，持续努力提高公司企业自身在国内外竞争中的地位。随着企业利用互联网大数据时代进一步的到来，互联网信息科技的推动使我们的企业也正在被改变，企业应当充分地借用现代互联网大数据的信息技术，采用数据分析等技术手段，进一步切实做好现代企业内部风险控制，提升现代企业内部管理效率和服务水平。本文的撰写结合了该领域相关的研究成果，提出了在大数据时代下，对厦门市四方公司企业内部控制的意见和建议，希望能有幸为更多的中小企业提供参考。1.3研究方法本文主要采用了文献研究法和调研分析法。初步查阅了国内外近几年学者发表的相关文献资料，并对相关的文献进行归纳、整理和分析，其次，通过结合国内外学者在大数据时代下对中小型企业管理内部控制的研究成果，为本文的写作，给予了一定价值性的理论依据。同时，通过在厦门市四方技术开发有限公司的实习期间，针对厦门四方公司内部控制的现状进行调研和分析，发现四方公司管理内部控制现存的问题，并对目前厦门四方公司所存在的问题提出相关的解决措施。相关理论概念及国内外研究现状2.1相关理论概念2.1.1内部控制的概念美国审计准则委员会（ASB）对内部控制的定义是国外较为经典。1972年，ASB做的《审计准则公告》,其主要遵循了《证券交易法》,并进行了深入研究和讨论,提出了“内部控制是指在一定的市场环境下,单位通过提高企业经营管理效率，在单位内部实施受各种政策制约或调节的方法，为达到经营管理的既定目标，单位充分有效率地组织获得各项资源以及合理使用各项资源。”这就是内部控制的主要范畴。2.1.2大数据的概念大数据(bigdata)，IT是行业的相关术语，在企业中是指无法在一定时间内，或范围内使用各种各样的常规计算工具或软件对数据进行精准的捕捉、管理以及综合处理的行业数据信息集合，企业想要实现流程更具自动化能力、更强的行业决策力、洞察发现力的行业信息集合资产，就必须要一种新型的模式融合和处理器相结合。volume(大量)、Variety(多样)、velocity(高速)、Value(价值)是大数据处理的4个基本特点，一般我们称之为4V。研究机构Gartner对“大数据”（Bigdata）的定义如下：“大数据”虽然具有较强的执行力、流程优化能力和洞察发现力，但是需要新处理模式才能够适应海量、高增长率、多样化的信息资产。2.2国内外研究现状2.2.1国外研究现状早前针对中小企业的内部控制研究，国外研究较少，但随着中小企业在内部控制方面不断出现问题,国外学者也开始针对该领域进行展开研究。ZexiY认为，企业发展的当务之急就是要将内部控制的范围扩大。第一，要转变中小企业的组织架构形式；第二，要将原本控制范围是财务管理，要将它延伸到中小企业管理的其他部门；第三也是最重要的一点，将其细分成外部控制和内部控制[1]。XiaohongD则指出，中小企业内部控制主要是通过控制环境、控制程序以及会计系统等要素，以此来对中小企业进行有效管理和有效控制，并建立相对应的风险管理控制系统，从而提升企业的盈利能力[2]。2.2.2国内研究现状相较于国外，国内对中小型企业内部控制的研究文献比较少，各学者研究的成果也主要集中在中小企业的企业审计与企业内部控制之间的内在关联、内部控制的重要性等方面。陈瑶认为，中小型企业通过完善企业内部控制体系，不仅能够为企业各种财产安全提供有效的保障，也可以有效的减少发生物品和资源等因内部控制体系的不完善而导致损失的现象[3]。朱一茹指出，中小企业的内部控制与审计之间有许多的内在关联，而注册会计师在审计的过程中，或是在处理内部控制的缺陷时，工作得不到位,这也会成为中小企业发展的一个阻碍[4]。赵茂林认为企业的财务信息内容的收集、支出、核算和报表等可以运用流程化管理制度对中小企业内部控制进行严格的管理，所有工作都可以借助大数据进行合理的统计和分析[5]。韩仲琼认为企业经营管理者想要企业管理效率得到不断提高，可以借助信息技术和大数据处理技术。不仅如此，在新时代下，提高企业内部监督质量可以借助大数据对中小企业内部控制的风险评估工作、财务预算的控制、信息数据的交流[6]。厦门四方公司控制管理机制及环境3.1厦门市四方技术开发有限公司简介厦门市四方技术开发有限公司成立于2004年7月12日，初始实际注册资金为2060万元人民币。四方档案起步于工程档案领域，具有相对较完善的档案技术，主要的业务是做传统档案归档、档案管理软件、档案数字化及档案托管等。近几年还把业务拓展到综合档案馆、公安、法院、房管、城建等政府部门领域。四方档案总部位于福建厦门，业务不仅遍布全省，还在广东、浙江、陕西、贵州等地成立分公司。十多年坚持不断地对档案领域进行研究与探索，使得目前公司拥有较为先进的扫描设备和技术。公司现有档案管理数字化软件加工配套设备产品型号新，功能先进，保质保量按时完成各项项目的开发和档案加工的相关业务。3.2厦门四方公司内部控制管理机制对于中小企业的内部控制管理，必须建立与企业相互匹配的内部控制管理机制，企业的管理者及经营者们可以根据内部控制的管理机制来进行决策，从而有效地提高中小型企业的财务管理和经营管理[7]。厦门市四方技术开发有限公司在制定相应的管理制度时，将理论与企业发展实际相结合，如此厦门市四方技术开发有限公司所制定的内部管理机制才会更富真实性，可以应用在企业的日常管理中，进一步加强企业管理。使厦门市四方技术开发有限公司的内部管理机制在经营的过程中具备了一个良好的环境，也使得四方技术开发有限公司在管理的过程中，责任平等适用于全体员工和管理者，在一定程度上完善了企业的管理机制。3.3厦门四方公司的内部控制管理环境企业的内部管理环境是中小企业得以发展的基础条件。厦门市四方技术开发有限公司为企业长远发展创造良好的环境，完善公司治理结构，优化产权结构，使企业的几个股东之间形成了相应的牵制，改变了“一股独占天下”的传统局面，降低了公司股权集中度[7]。但是，四方公司并没有注意到需改善“内部人控制”的局面，没有突出董事会在公司内部控制环境管理中的核心主导地位。总之，厦门市四方技术开发有限公司的内部管理环境还是存在一定的问题。建议厦门市四方技术开发有限公司完善内部制度，建立独立的董事制度，使董事会的内部机构外部化，这一制度的实施，不仅在对企业的内部人员具有一定的约束力，还在一定程度上保护了股东们的合法权益。中小企业能够发展的基础条件是企业的内部管理环境。中小型企业在不断地发展过程中难免会出现风险问题，这时，企业就要有相关的应对风险的管理，中小企业要想能够安全的灵活度过各种风险主要取决于企业管理者的决策。企业的内部环境则是企业管理者决策得以实现的重要程序。以厦门市四方技术开发有限公司为案例，首先，是没有建立归口信息管理服务部门，来管理公司统一的项目组内部档案资料，容易造成公司内部项目组档案信息分散，存在机密信息随时丢失或资料泄露的风险。其次，该公司尚未成立有一个颇具牵头性的部门，没有对四方公司内部现有的财务文件、合同、档案的密级级别，进行界定工作并严格规范和统一制度。该现象不利于公司对机密文件划分管理，会使公司较高密级文件存在泄漏风险。这些制度的建立需要经过企业管理者的决策，而四方公司中不少项目组的管理层领导多为亲戚、同学等关系。不仅无法对企业授权审批的环节进行绩效考核管理，而且会影响企业各政策的决策与执行，造成内部管理环境的混乱不堪。[7]4.1信息部门的管理体制缺失中小企业在经营管理体系、人才资源配置和社会资本运用方面相比大型企业经营管理体系不够成熟和完善，仍然有着较大的差距,这些问题是中小企业发展应用管理信息化的主要技术障碍。据统计,我国有超过四千万家的中小企业，而其中能够实现企业信息化的企业比例远远不足10%。我市的四方技术开发有限公司由于缺少信息化的技术支持。经营管理模式处于粗放、混乱的管理状态，导致四方公司在国内同类型企业市场竞争中处于中下风。在今年的年初，由于缺乏信息化的管理，出现了经营问题，有些项目的项目款收不回来，导致公司拖欠工资两个月，导致不少项目组的员工大批量辞职。厦门四方公司运营的最大阻碍就是大数据信息管理部门缺失和相关管理制度不够完善等问题。4.2有效的监督机制缺乏企业的日常监督和专项监督是企业主要的监督机制。企业的战略、经营、组织架构、业务流程和人事方面的调整统一都属于企业的专项监督内容；而企业的日常监督主要是针对企业管理内部控制情况方面的监督。厦门市四方技术开发有限公司并没有制定和实施监事会制度，这不仅没有对四方公司董事会的监督机制起到了有效的法律保障，同时也无法督促四方公司的内部管理人员对于内部控制制度的执行。我国众多企业的内部监督都是由企业已有的内部审计监督部门负责，我国中小企业大多都设立了审计部门，由部门下的财务管理人员进行监督管理，这不仅降低了审计工作的独立性，对财务工作也有负面的影响[8]。据我所知的了解,厦门市四方技术开发有限公司仅在公司总部属下设立内部资产审计业务部门,但也是总部下属一个财务部门。在别的地方项目组不仅仅是没有设立审计部门,甚至连财务人员有一些也是共用的。比如，两个较近的项目组就只安排一个财务岗位。虽然设置了财务部，但都是表面功夫，没有发挥其该有的优势。大大降低了企业监督机制的职能。4.3风险管理机制不够健全我国许多中小企业在应对风险时，因为风险管理机制的缺失，没法对风险进行准确的评估和有效的管理。我市四方技术开发有限公司就是这样，因管理手段欠缺，所以管理人员的整体素质也存在一定的非议，缺少应对风险的管理意识。存在在风险防范和风险管理上过于自信，所以一出现较为严重的问题就开始阵脚大乱。比如上次的“工会费”事件，因为公司没有事先与员工交流是否缴交工会费，就直接扣了员工的工会费。导致有员工直接举报公司到该区工会总局。隔天工会总局的人去到公司的项目组了解情况。这事件的发生，导致该项目组的负责人手机一天都响个不停，不断有总经理、区域经理、项目经理等一直给该项目组的负责人打电话。而该项目的负责人似乎也未曾处理过这样的事件，脸色十分的差。当然，该事件的发生，也使许多员工意识到维权，同时也有不少员工离职。导致公司的人才有一定的损失。4.4安全意识薄弱在我国有许多中小型企业管理内部控制方面做得不合理,在大数据的管理上缺少相应的管理服务器,在企业内部人员中，缺乏对数据系统管理和维修的专业人员,导致企业会经常出现病毒、电脑被其他人侵入和企业信息被人盗取的现象,导致企业信息泄漏。因为企业安全意识过于薄弱，直接整个企业的日常运行和发展都受到了或大或小的影响,进而使企业的经济效益逐渐下降,最终导致出现更多更严重的问题。据我实习期间所了解，厦门四方技术开发有限公司自成立十多年来，虽然做的大，但是做得不够精。首先,没有根据企业文件密级有关规定设立相关的文件借阅管理权限,缺少企业内部人员对文件借阅系统的管理，出现内部员工随意借阅文件，导致文件信息泄露，不仅会使合作方的文件存在安全隐患，也会使自己公司承担一定的风险。其次,未明确电子档案资料归档管理制度,同时也没有对用户电子密码档案的具体安全性要求进行明确规定，影响公司在合作方企业中的信任度，影响公司后续的发展。4.5预算机制出现问题目前，我国的中小型企业在管理内部控制上，预算机制存在问题可以算是企业发展运营中较大的阻力。特别是传统预算，无法实现部门之间的数据信息快速共享,导致实际预算跟实际情况存在较大的差异。不仅如此，企业大部分内部人员都缺乏相关的专业技能以及理论指导,导致中小企业整体的工作形式和过程相对更为复杂,没有做到合理的利用大数据的信息,不仅影响企业的预算和投资，还有员工个人的发展,对企业的经济效益和发展都是有不小的影响[7]。厦门四方技术开发有限公司虽然档案归档整理十分有条理，但是对于预算这一块，还是比较不完善的。仍然是运用传统的预算流程。几乎没有应用到大数据，导致实际预算与实际情况有一定的差异。而且各个项目组的人员学历水平参差不齐，缺少专业技能和理论知识。经常会因为缺乏内部专业技能而出现预算的问题[5]。大数据时代下改善厦门四方公司内部控制管理建议5.1建立大数据部门，发挥数据分析对企业决策的作用信息时代的进步带来了一系列的数据变化和创新。通过信息技术和大数据处理，可以不断提高企业的管理效率，在新时期，大数据在风险评估、预算控制、信息效率、内部监督等方面发挥着非常重要的作用[9]。四方技术有限公司可以根据自己公司的需要设置大数据部门，与其他有关部门相互关联。由大数据部门为企业提供内部存储的互联网、物联网等数据，并且对企业的近期发展的机遇、财务舞弊、战略定位、违规行为等进行预测[9]。四方公司应当招纳专业的数据专员，对不同的项目组进行数据跟踪、整理、汇总、分析。从而发挥数据的作用以支持公司总部政策的开展，以保证公司可以长期有效的运营发展。5.2建立完善组织机构，加强内部管理环境的建设公司各部门的职责取决于公司内部管理环境，内部管理环境也是内部控制因素的物质基础，它是中小企业内部控制的核心。然而现实中，为了降低人力资源成本，我国一些中小企业往往允许一些管理者执行多项任务，一些最初不相容的权利被一个人接管。这样不仅达不到企业发展的目的，反而还会增加企业面临风险的系数。所以，中小企业应该要建立完善的组织构架，各部门之间形成相互牵制、制约的关系，并且各部门明确各个部门的应负的职责，随时监督企业内部控制制度的实际实施执行情况，对实施企业内部的控制制度的要求，进行定期或不定期的检查，使企业员工充分了解掌握企业内部的责任制度，熟悉企业的业务流程。同时，企业的管理者还要努力提升企业人员的整体素质，定期召开培训，使他们充分理解企业的文化[10]。个人认为，厦门市四方技术开发有限公司应建立完善的组织构架，各部门之间形成相互牵制、制约的关系，并且各部门明确各个部门的应负的职责。首先是要完善公司的人事管理部门，主要管理公司项目组信息，防止各个项目组的信息泄露、或者有别的一些交易，同时，可以进行绩效考核管理，解决不少项目组的管理层多为亲戚、同学等关系的弊端。其次,公司内部应尽快建立一个新的牵头管理部门对整个公司内部现有的财务文件、合同、档案的密级级别界定工作进行严格规范和制度统一,有利于公司对机密文件划分管理。5.3完善监督体制，提升内部控制质量在大数据时代的生活中，不仅信息更容易被人们接受，信息被获取的途径和方法也五花八门，人们查找数据也十分的快捷且准确。在工作中，通过数据仪表盘等可轻易实现数据的可视化工作，不仅如此，对企业内部控制的动态管理和项目进展的监督也是十分便利的。但随着大数据理念的日益深入，企业获取到的信息内容有许多也是无用的，导致企业获取信息质量下降。这也对厦门市四方技术开发有限公司的大数据建设提出了全新的考验，随着时代变化，企业的内部结构不断完善，信息不断增加，信息种类愈加多样，以前传统的会计监督工作越来越跟不上时代的发展要求，厦门市四方技术开发有限公司需对会计信息的工作提出全新的要求，这就需要发挥大数据的优势作用。此外，四方公司在获取信息数据中，还要着重考恒一下信息来源于哪，是如何获取到的。这需要厦门四方公司建立统一的标准进行专门的管理，以促进公司实现可持续发展。5.4完善风险管理机制，加强安全性建设大数据时代下，将大数据与云计算相互融合，再构建个会计信息平台，保障各部门的信息实时共享、衔接无缝。中小企业管理的重中之重的就是风险管理，中小企业的管理者要树立风险管理理念，才能对公司潜在风险有效管理。而这首要任务就是要让管理层在做决定或战略时，必须充分考虑企业面临的潜在风险[7]。企业管理者应该在识别潜在风险的基础上，对企业进行有效的管理，而不是着眼于企业经济效益最大化的发展目标。所以厦门市四方技术开发有限公司应完善企业自身风险管理机制，对于企业风险识别、分析和管理能力需要各个部门加强，从而从容应对风险。厦门四方公司可以加强资金投入进风险管理，完善风险识别及风险管理系统，并在日常的企业决策上加以应用，坚决落实到公司内部的各部门、各个项目组，以此强化企业各项目组管理者的风险意识。四方公司还应设立相关的文件借阅管理权限，对各项目组的文件借阅进行系统的管理，提高公司人员对保密文件信息泄漏应有的安全防范意识，防止出现内部员工随意借阅文件，从源头杜绝了文件信息泄露的发生，为四方公司的未来的发展奠定良好的基础。5.5建立企业预算管理数据科，加强对预算的控制厦门市四方技术开发有限公司可以建立一个风险评估机制。风险评估是专业人员通过采用相关的软件和有效的辅助手段，分析企业经营活动中可能存在的风险，企业如果缺乏风险评估，就不能有效进行内部控制[10]。第一，风险防范体系的建立能表达出企业经营过程中所面临的风险和出现风险的原因；第二，公司可以建立会计系统，能清楚明了反应出企业目前的财务状况；第三，风险分析机制的建立有助于分析风险的原因，从而能让企业准确及时采取相应措施应对企业风险。四方公司可以建立企业预算管理数据科，以一个重要组成部分加入企业大数据部门，可对企业内外部数据进行多维分析和分布式处理，对公司相关行业数据和历史数据进行收集、整合、分析，从而辅助四方公司的战略管理和决策。通过大数据分析公司往年度的开销详情。再新增一些预算，对预算进行合理的划分，加强对预算的控制，使得预算能有效利用，减少不必要的浪费[11]。绪论结论结论我们正处于大数据时代，在这个时代下，数据影响着人们的日常生活和工作方式，尤其是在中小型企业管理内部控制中，厦门市四方技术开发有限公司要善于抓住当下的机遇，将企业自身的价值和作用全部展现出来，可以借助大数据进行相关的管理工作，建立与公司匹配的大数据部门，将企业的资产和数据信息等进行合理的规划和管理，以此提升企业管理内部控制的能力。同时，还要注重本企业数据和信息的保密性和准确性，加强公司全体人员的安全防范意识，使厦门四方公司管理内部控制能够合理有效，不断提升整个公司的经济效益。四方公司应在充分把握大数据概念和作用的基础上，正确意识到公司应做的治理变化，为了确保厦门四方公司能在