项目采购管理(10K-)

项目采购管理(10K)项目实施阶段的系统性工程项目的实施阶段是由设计、采购、施工和开车等子系统组成的项目系统。该阶段目标的实现，就为实现业主的大系统目标打好了基础。在系统原理的指导下，把设计、采购、施工和开车等子系统的工作进行恰当地组织,并纳入工程项目管理的程序中，进行合理交叉、正确衔接，实现全局性的优化管理。局部的优化不等于全局的优化。在系统原理的指导下，设计、采购、施工和开车等工作都要围绕实现该阶段目标，并进行密切交流、沟通和协调，是搞好项目采购工作和实现该阶段目标的客观要求。PROCUREMENT:采购一词还含有收买、获得、斡旋和达成的含义，不仅仅是物质的，还包括智力的、劳力的以及其他各种社会服务产品的采购。工程项目就是根据项目的需要由众多的采购活动整合起来的。采购概述（实施阶段）*工程项目的采购是项目管理的重要组成部分，是项目建设的物质基础，而其费用比重很大，一般都在50%以上。应给以高度重视。*本教材重点是介绍工程项目中的物资的采购管理。从项目全局的需要出发，从工作包（订单）着手，围绕着每一个工作包中的采买、催交、检验和运输这四个里程碑而有组织有计划地进行协调和控制的业务内容.*项目采购的特点和风险：（1）项目的系统性和目标性，决定了采购在项目建设中的地位和作用。具有众多的而需求又不一的服务对象，给采购工作带来较大难度和较多的风险。（2）项目的一次性和单件性，决定了采购内容十分广泛而复杂,

品种繁多而数量不多，且所需资金巨大,从而具有较大风险。（3）项目采购本身和与设计、施工的太多结合部都隐藏着风险，提示领导及时协调和规避风险的重点。（4）项目建设的长周期性，要求采购做好周密计划，且必须进行全过程风险控制。*项目采购特点项目采购管理：为实现项目目标而进行一系列的计划、组织领导、控制和协调的系统方法。项目前期阶段项目实施阶段生产/回收投资▼▼EPP′CT*工程项目的采购管理

订货合同（订单）是采购管理的基本工作单元—工作包，是采购管理的基础。为便于管理和检測，可设置几个（如2-4)里程碑，并规定相应的权值。*采购管理的基础(工作包)工区或装置工区或装置工区或装置设备D1散材D2相关D3分包D4工资H3H4～～BCD︰︰订单–～AHK订单～～M411M421M431M441M451﹕﹕项目采购工作分解结构示意项目*项目采购管理的要点在项目经理的领导下，由采购经理负责进行人员的组织﹑计划的编制﹑及时进行协调和不间断地控制﹑作好每一个工作包的采买﹑催交﹑检验和运输等方面的工作。保证施工顺利进行并把项目的三大控制目标落实在每一个工作包中。采购管理的组织与职责一，工程公司采购部的组织机构推荐采用专业化的形式。二，项目采购的组织机构推荐采用矩阵的形式。三，搞好矩阵管理首先要树立项目的全局观念，重要的是分清职责。实现装置EPC正确衔接与合理交叉的重要节：要求采购经理对每个装置下面的所有D1和D2三个控制点时间提出初步意见，经与设计、施工经理协商一致后交项目经理审批，作为编制项目二级主进度计划的依据。

请购单完成时间定单完成时间货运到现场时间

采购设计（部）施工（部）项目控制（部）财务（部）

注：

视各公司机构设置不同而异采购与有关部门的接口关系设计︵部︶采购进度计划请购单

ACF、CF图确认

报价技术评审

VCM会

合同技术附件处理制造过程中的技术问题

设计变更

检验正确处理与设计部门的关系施工︵部︶供货进度计划库房及道路、照明、排水、机具等准备

开箱检验设备、材料交接并办理入库手续

设备、材料存在问题的补供、修理、索赔项目完成后库存清单移交采购协助施工部门处理剩余物质并回收资金正确处理与施工部门的关系财务︵部︶

支付及支付条件货币选择

协助贷款

用款计划

支付货款并定期向采购提交付款清单协助财务办理出口退税

协助财务作工程结算

正确处理与财务部门的关系

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明确业主等相关负责人的职责和分工、联系方式及采购范围。

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业主—审查确认的原则及内容

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设计有关专业负责人

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制造厂

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供货商

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施工监理

编制采购协调程序的要点

*采购计划包括文本计划和进度计划两部分：*采购文本计划由项目采购经理负责进行编制。是根据项目计划在采购方面所确定的原则和目标，使其完善而具体化，是对采购工作的全面策划，是具体指导采购工作的依据。附参考实例*采购部门负责编制三、四、五级的进度计划*采购部门编制采购进度计划的依据:1,装置主进度计划.2,装置设备/散材计划订单人工时估算统计表.3,采购定额及经核定的人工时预算.采购计划的编制和分工编制采购计划可参考鲁姆斯公司采购手册实例(为沙特某矿区油井工程编制)资料的目录要点：1.采购总则:定义/组织机构/采购程序图表/质量说明/采购批准权限/文件优选次序/---2.采买:格式表/长(短)名单/询价要求/报价要求/评价及登记造册/采购定单的要求/订单的增补件/备件/信函察阅标记/在王国内采购/---3.催交:由休斯顿本部催交/工厂催交/办事处催交/关键设备的催交/缺损处理(或返回或现)/王国内催交/---4.检验:本部检验/王国内检验/检验人员/检验表格/---5.后勤/---6.采购报告﹑检验﹑催交报告/沙特方报告/---7.会议/---8.文件---报告管理---9.格式样品:本部商业/技术格式/沙特格式/---10.变更/---

参考权值:采买

催交

检验

运抵现场人工时0.40.650.91.0物资0.250.900.951.0工作包里程碑的划分和权值（参考）采买采买专业组的任务:按计划根据设计的请购文件,通过询报价等程序,以经济合理的价格签订订货合同.采买的基本程序(以邀请招标或议标为例):初选合格供货厂商.编制询价文件.报价的评审(按合同规定是否让业认可).中标厂商的确定.中标厂商协调会.签订订货合同.

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工厂概况：建厂历史、企业性质、地理位置、装备、资质证书、交通、产品种类及特长、工厂规模、技术人员构成。

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质保体系及检测手段

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财政状况（近二～三年）

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合作历史及执行合同的信誉

▲价格水平

▲外协条件及配套能力

▲对同类工厂应作横向比较

对合格厂商应动态管理，每年调整一次。同时应关注每个厂的发展并注意收集工厂的最新资料。

评估厂商的主要内容询价文件的组成技术文件：设备/散材清购单及其附件。商务文件：包括询价函、报价须知、供货一览表、合同基本条件及包装、运输和检验的特殊要求。抓住有利时机,做好充分准备,规避风险,掌握主动。

1,为履行合同时的工作方便,而需的条款:如加工进度表,文件提交进度表,以及应提供的服务等2,规范的有效日期,不受第三方侵犯专利权指控3,质量保证的条款4,进度保证的条款5,费用保证的条款6,安装/试车所需的备件及消耗件,两年的备品/件7,对包装,运输和检验的特殊要求8,转让和分包的约束条款催交催交专业组的任务:督促供货商按合同规定的期限交付技术文件和设备散材,以满足设计和施工的需要.任务范围:从签订合同直到制造完并具备出厂检验条件为止.国内外工程建设实践说明此项工作必不可少.并不惜投入较多的人工时,甚至多达采购业务的30%.检验检验专业组的任务:为确保设备散材质量,以避免影响施工进度和投运后的安全稳定运行,就必须做好出厂前的检验.从原材料进货,加工制造中间检验,除锈,强度及严密性试验,整机性能考核试验,油漆包装直至完成出厂前的检验.运输运输专业组的任务:从制造厂到施工现场这一过程中的包装、运输和保险等业务。应用较低的费用，有计划地将货物安全运到现场，满足现场施工的需要。编制计划：根据采购进度计划和采购合同，有重点地对大型、进口、关键设备的运输进行周密计划，做好和施工的衔接是运输专业人员的职责。国际运输简述国际货物运输是一项涉及面广、线路长、环节多而时间性有很强的工作。在进行交货条件磋商时买卖双方必须在合同中明确以下问题：1、卖方何时何地以什么方式办理交货。2、风险何时由卖方转移给卖方。3、由谁负责办理货物的运输、保险、通关过境的手续。4、由谁承担办理上述事项时所需的费用。5、买卖双方需要交接那些有关的单据。为简要而明确买卖双方的责任和费用，世界各国都采用国际商会规定的贸易术语（国际惯例）。如在合同中采用就具有强制性。我国进出口常用的几个贸易术语装运港船上交货风险转移租船运费保险费出口手续/费进口手续/费到港卸船费单据证件FOB装运港船舷买方买方卖方买方买方（含理/平舱费要明确）按合同规定CFR装运港船舷卖方买方买方买方买方（必要时附说明）按合同规定CIF装运港船舷卖方卖方卖方买方买方（必要时附说明）按合同规定大件运输必须坚持的原则在确保万无一失安全可靠的基础上，力求经济的原则。大件运输属非正常运输，须采用专门的运输工具和特殊技术措施，绝不能因一次性、多接口、临时性的特点而疏忽大意。“大件”的界定常因项目所在地的不同而略有差异。凡不能用通常的运输线路和车辆，又必须增加特殊措施费用的可谓之曰“大件”。项目经理在进行报价或签订总承包合同价款时，对此要心中有数。大件简况关键设备——煅烧炉（4台+1台）概况：外形尺寸及重量：∮3830/32750mm/160T；另一台长度略小。技术要求：1、有固定支撑点和起吊点，不许水平受力,需专用吊具。2、每台炉底座负荷为36T,需增两个45平米底座。3、避免因运输过程移动变形必须紧箍咒拉紧18.00计划和组织根据项目总进度计划的安排，和大件制造发运情况，由项目经理牵头，组织运输、采买、费用等专业人员，及时做好大件运输的实施计划。分工协作，逐项落实通过业主向政府有关部门：口岸办、海关商检、城建、公路、交通、电力、电讯、公安等部门汇报大件运输计划，提出明确要求，取得同意后形成纪要或签订协议。按照大件运输工作的程序就卸船、装车、公路选线、排障加固措施、卸车等各环节，分别与有关单位共同调研协商，作出决定形成纪要。做好督促检察和协调服务工作。如大件进港前要完成的准备工作有：报关和商检手续；浮吊、吊具和码头落实；运输单位及线路的落实等。审查大件运输实施方案；检查排障加固措施等。编制大件运输具体实施计划表。起止点和运输方式起点：青岛港。从起吊作业开始，一次装在大件运输车上并捆绑好。终点：潍坊施工现场预定的位置上卸货。运输方式：经与有关方面协商一致认为公路运输比铁路运输有较大的优越性。故采用公路运输，约275公里。需要（租用）的机具装备1、租用上海港的400吨浮吊，把设备从船上吊到运大件的平板车上，并签订合同。2、采购专用特制吊架及钢丝绳索（包括设计、制造及材料费），并签订合同。3、在调研基础上，选择有法国进口的560马力具有升降平衡装置的大件平板车的天津大件运输公司进行运输。由他按所定线路负责编制运输实施方案并签订合同。大件运输线路的选择总承包单位应本着万无一失的原则，会同有关单位，进行多线路实地考察比较，选择一条经济可靠的线路。并签订合同。对所选线路上的一切薄弱环节，如桥梁加固、路面加宽/加强、地下线路设施的保护、地上动力/通讯线路影响的消除、地区交通秩序和管制（安全）措施和分工、以及卸车等，都落实到单位，作出预算并签订合同。1988年大件运输具体实施计划表4-11日22时外轮抵港4-12日进行商检、报关4-13日联检、定卸货方案4-14日船靠租用海军码头（4-14日16时前托盘就位）4-15日大件直取作业封车4-16日19时车队从港口出发4-17日7时车队到达流亭休整并为18日行车做准备4-18日7时车队从流亭出发。11时30分前，必须通过元村至兰村狭窄路段；13-19时，车队通过南春至平度路段。在平度过夜。4月19日7时，车队从平度出发。9时在明村办理青岛、潍坊两市交接工作和手续。在潍坊过夜。4月20日7时车队从潍坊出发并于16时前车队抵达大家洼碱厂施工现场。4月21日卸车完毕。注：1、此表提前一周发给各有关单位2、行前按审定的运行路线和约定时间进行全面检查、表态大件运行/护送车队序列公安开路车运输公司开路车运输公司工具车电力/邮电/市政等部门排障车指挥车（1）、（2）大件车组大客车1988年费用结算共涉及18个单位，签订16个协议，仅协议费用合计189、7万元，其中：排障加固措施费为94万元港口作业/码头/索具等费用19、8万元运输等费用75、9万元。注：上述费用均按87年协议价格结算，不包括所用的人工时费用。

由于超限设备运输具有临时性、一次性和多接口的特点，因此必须保证安全可靠、万无一失的原则。其运输方案应作如下工作：

▲调查研究：运输方式选择（水运、公路或铁路），确良沿途障碍、路面、桥梁、涵洞、城镇、河流水位变化等情况，自然条件（包括气）。

▲制定运输方案：包括运输路线选择、运输条件（水路、公路、铁路）运输机械状态、运输方法、固定方式、装卸方案、运输设施、机具、材料、经费比较等。

▲充分的准备工作：包括运输单位的选择，与沿途地方政府、交通、公交、邮电等部门的协调。

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运输方案的实施：装车（船）时的固定、卸货时的安全、核对重心等。

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现场接货准备：落实卸车方案、卸车位置、起重机具和垫木及支撑加固材料、场地的平整加固等。

大件运输一定要做好准备费用/进度计划执行情况的控制通过编制计划我们可以获得每一个装置/组码/记账码/工作包的BCWS。通过检测我们可以获得每一个工作包的BCWP，进而获得每一个记账码/组码/装置的BCWP.通过记录统计可获得每一个工作包的ACWP，进而获得每一个记账码/组码/装置的ACWP。通过对三条曲线的分析，我们就可以动态地定量地掌握项目的全局情况，以及任何一个装置/组码/记账码的情况。库房管理业务范围：从设备/散材入库开始，管理有序作到不损、不失，完好出库交付施工为止。并参加开箱检验、做好记录和其准备工作。填写入库单并完善入库手续。按计划出库并填好出库单。材料控制材料控制是一个项目全局性的问题。主要职责：是通过组织协调服务，满足施工对材料的数量和进度的要求，为实现项目的总目标服务。●项目材料控制的重点：在保证质量的前题下以合理的价格条件下保证材料的进度和数量。以满足现场施工需要。

●材料的进度跟踪检测的三个重要环节

1．请购单进度的跟踪和监测；

2．订单进度的跟踪和监测；

3．材料现场交接进度的跟踪和监测；做好开箱检验并认真填写入库单和出库单材料控制的重点和三个环节

项目所需直接材料的请购单由设计部门分四个阶段提出。

1．工艺设计发表时提出某些制造周期长、复杂设备请购文件；

2．PID1版发表时，提出所有设备和数量达70%，规格品种为100%准确的大宗散材请购文件；

3．基础工程设计完成时，提出数量为85%，规格品种为100%.准确的大宗散材请购文件；

4．详细设计完成时，提出全部散材的请购文件，并对整个项目的材料请购文件进行全面复核和增减，在此基础上补充请购文件。特殊情况下还可能有临时增补。

项目所需材料总量的提出即时需求举例：三月滚动计划材料需求和供材状况表装置三月计划需求当前状况预计到达01塔器10台到货6台30天内1台50天内3台04罗纹钢100吨到货50吨30天内20吨80天内30顿采购管理模式特点专业化的采购组织机构。采购工作与项目全过程管理有机结合，合理交叉，从而实现完美的综管理和控制。规范化的采购工作程序，确保了采购产的质量、费用和进度，获得合理的控制。采用费用/进度综合动态定量检测，做到心中有数，可随时纠偏，控制及时有力。项目全过程实行材料控制，有利于采购和施工的衔接，保证施工就是保证项目三大目标的实现。总结按计划有重点地并严格按照请购文件选好供货厂商,搞好采买,签好合同。认真执行合同,并作好催交检验运输等工作，及时开箱检验,认真填好入库单，完善入库手续；库中设备、材料必须按规定程序出库。所有这一切都是在项目经理领导下，通过周密计划，进行及时的协调和控制，认真从每一个工作包做起，即能较好地满足了施工的需要，同时为实现项目的三大控制目标做出应有的贡献。谢谢项目的系统性西方经济学家说市场经济就是契约经济,是买卖双方的合同经济。采购当然是买方,是上帝/王,是推动经济发展的动力。一切项目就是由业主进行一系列的采购活动（交易合同）组成的。工程项目又是一个典型的系统工程，所以必须应用系统原理和系统方法结合项目的实际进行项目管理。一般的工业建设项目是由三个阶段、四个子系统组成的大系统。三个阶段是：项目前期的决策、项目的实施和经营（生产）三个阶段，四个子系统是项目实施阶段的设计、采购、施工和开车。如图所示：”西方管理专家提出生产力要素5M：人、机器、材料、资金、管理.我们还特别强调科学技术.并指出要通过一定的管理方式进行结合，才能形成现实生产力。同样的生产力要素，其管理组合方式不同，就有不同效果。技术含量越高，生产力要素管理组合方式越重要，管理的地位和作用越重要。

对项目管理基本理论的认识,有助于我们掌握要领,按规律办事.是业主进行正确决策所必需的。委托有经验的咨询单位编制可研报告,对其产品/规模/能耗/环境/安全/资金/技术等,要认真进行全面评估和落实,它是我们进行决策(阶段)工作的依据.对项目业主来讲，正确确定项目三个阶段的目标和项目的总目标是非常重要的。三个阶段的目标是不同的，但都是依据总目标的