档案整理及数字化服务项目背景及需求分析

第一节项目背景 2一、档案整理行业概况 2（一）定义 2（二）主要内容 2（三）档案整理类型 3（四）整理过程 4二、档案数字化 5（一）定义 6（二）优势 7（三）内容 8（四）作用 9（五）主要法规和政策 10三、档案整理行业现状 12（一）档案管理的重要性 13（二）档案管理现状及存在的问题 14（三）档案管理工作思考及对策 16第二节项目需求分析 19一、项目概述分析 19二、技术要求分析 21四、报价要求分析 27五、注意事项分析 28第三节项目的重难点分析及解决方案 29一、人员流动风险及解决方案 29二、设备风险及解决方案 31三、项目工期风险及解决方案 32四、项目管理风险及解决方案 32五、泄密风险及解决方案 33第一节项目背景一、档案整理行业概况随着现代科学技术的不断发展和进步，档案工作的改革也日益加深。面对各种信息量越来越复杂庞大的今天，档案管理工作的改革显得尤为迫切。（一）定义档案整理是档案馆（室）对收集来的档案分门别类组成有序体系的一项业务，是档案管理中的一项基础工作。（二）主要内容档案整理包括：区分全宗、全宗内档案分类、案卷封面编目、案卷目录编制。在档案馆内的档案整理、按其工作内容的范围大致可以分为三种类型：1.系统排列和编目在正规的工作条件下，档案室主要接受文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆只要接受机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案馆的档案整理工作，主要是对所接受的档案以及文件，在更大的范围之内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。2.局部调整对于已经整理进入档案馆、档案室的档案，经过管理实践的检验或者是专门的质量检查，档案馆和档案室需要对于其中不符合要求的档案或文件进行一定的加工来提高质量；另外一个方面，某些档案材料由于保存的时间较长，其自身或者档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。3.全过程的整理档案馆、档案室也有接受和征集一些零散的文件，有时馆藏的体系遭到了严重的破坏，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档案号、编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。（三）档案整理类型档案整理主要有3种类型：1.系统排列和编目在正常条件下，档案室接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆接收各机关按照入馆要求整理移交的案卷。档案馆和档案室的整理任务，主要是检查案卷质量，制订馆（室）内分类排列方案，进行案卷和全宗的系统排列以及案卷目录的加工2.局部调整对已接收但不完全符合整理要求的案卷，进行必要的部分加工整理；对由于遭受损失、销毁与移出等各种原因致使整理体系发生重大变化的档案，进行新的系统化调整3.全过程整理对必须接收和征集的零散档案，进行包括整理工作全部内容的系统化和编目。档案整理要求保持文件之间的历史联系，便于保管利用。文件之间的历史联系是指文件在产生和处理过程中形成的内部相互关系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面的联系。维护文件之间的历史联系有时可采用不同的方法，在优选时应以便于档案保管和利用为其最高要求，并使二者统一起来。（四）整理过程1.整理按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目，使之有序化的过程。2.来源原则把同一机构、组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则。3.档案实体分类根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。4.立档单位构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。5.全宗一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。6.联合全宗由两个或两个以上立档单位形成的互有联系不易区分全宗而作为一个全宗对待的档案整体。7.汇集全宗由若干个文件数量很少且具有某些共同特征或联系的小全宗组成的作为一个全宗对待的档案整体。8.全宗群由若干个具有时间、地区、性质等共同特征的全宗组成的群体。9.案卷由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。10.立卷将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。11.卷内备考表卷内文件状况的记录单，排列在卷内文件之后。12.档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。二、档案数字化档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。档案信息一般用纸质文档存储在档案室里面，查找检索起来非常费时和繁琐，存储档案空间又大，维护起来也不方便。备份档案需要大量的人力物力，人工处理更不可靠。因此，传统档案管理转型数字化管理是一种趋势，顺应互联网潮流和时代发展的要求。（一）定义档案数字化是一种新型的档案信息管理模式，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用机算计系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、扫描线性CCD技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。（二）优势档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：1.提高经济效益过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。2.提高办公效率数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。3.增强档案原件保护将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。（三）内容1.档案数字化管理数字化档案管理系统是对传统档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升工作服务的水平和质量，实现档案由管理向信息研究与利用的质的转变。2.档案数字化采集从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。3.档案数字化查阅以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S（浏览器/服务器）模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑：可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。（四）作用1.代替原件使用，有效延长原件的保存时间。2.数字化副本分地保存。要长期或永久保存的重要档案，用数据备份的方法制成多份数字化副本的备份分地保存。3.恢复档案材料模糊褪变的字迹。对字迹出现模糊扩散或褪变的档案，可经过计算机扫描等处理技术恢复模糊褪变字迹。4.提高办公效率，数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用，从而提高办公效率。5.提高经济效益，数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅方便迅速，避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。实现档案数字化提高档案部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效的全面服务。（五）主要法规和政策序号文件名文号颁布单位颁布时间主要涉及内容1《机关档案管理规定》国家档案局令第13号国家档案局2018年10月11日为了加强各级党和国家机关、人民团体档案工作，推进机关档案科学、规范管理，丰富国家档案资源，为各项工作提供有效服务。2《两部委关于印发扩大和升级信息消费三年行动计划（2018-2020年）的通知》工信部联信软[2018]140号工业和信息化部、国家发展改革委2018年8月10日信息技术服务能力提升行动：组织开展“企业上云”行动、提升信息技术服务研发应用水平、培育行业信息消费支撑服务、推动信息消费领域“双创”发展；信息消费环境优化行动：加强和改进行业监管、维护市场竞争秩序、加强个人信息保护、构建安全可靠的信息消费环境。3《工业和信息化部关于印发工业互联网APP培育工程实施方案（2018-2020年）的通知》工信部信软[2018]79号工业和信息化部2018年5月11日夯实工业技术软件化基础，推动工业APP向平台汇聚，加快工业APP应用创新，提升工业APP发展质量。4《软件和信息技术服务业发展规划（2016-2020年）》工信部规[2016]425号工业和信息化部2017年1月17日面向重点行业领域应用需求，进一步增强信息技术服务基础能力，提升“互联网+”综合集成应用水平。5《信息产业发展指南》工信部联规[2016]453号工业和信息化部、国家发展改革委2017年1月16日到2020年，具有国际竞争力、安全可控的信息产业生态体系基本建立，在全球价值链中的地位进一步提升。6《“十三五”国家战略性新兴产业发展规划》国发[2016]67号国务院2016年11月29日大力发展基础软件和高端信息技术服务。面向重点行业需求建立安全可靠的基础软件产品体系，支持开源社区发展，加强云计算、物联网、工业互联网、智能硬件等领域操作系统研发和应用，加快发展面向大数据应用的数据库系统和面向行业应用需求的中间件，支持发展面向网络协同优化的办公软件等通用软件。7《国家信息化发展战略纲要》中办发[2016]48号中共中央办公厅、国务院办公厅2016年7月27日到本世纪中叶，信息化全面支撑富强民主文明和谐的社会主义现代化国家建设，网络强国地位日益巩固，在引领全球信息化发展方面有更大作为。8《关于印发国家规划布局内重点软件和集成电路设计领域的通知》发改高技[2016]1056号财政部、国家税务总局、国家发展改革委、工业和信息化部2016年5月16日明确重点软件领域有基础软件：操作系统、数据库、中间件；工业控制系统咨询设计、集成实施和运行维护等服务；云计算：大型公司有云IAAS、PAAS服务等。9《中华人民共和国国民经济和社会发展第十三个五年规划纲要》-全国人民代表大会2016年3月17日加快构建高速、移动、安全、泛在的新一代信息基础设施，推进信息网络技术广泛运用，形成万物互联、人机交互、天地一体的网络空间。10《促进大数据发展行动纲要》国发[2015]50号国务院2015年8月31号打造精准治理、多方协作的社会治理新模式；建立运行平稳、安全高效的经济运行新机制；构建以人为本、惠及全民的民生服务新体系。11《工业和信息化部关于做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作的通知》工信部软函[2015]137号工业和信息化部2015年4月21日贯彻落实国务院深化行政体制改革、转变政府职能、减少行政审批项目的精神，做好计算机信息系统集成和信息系统工程监理市场监管工作。12《计算机软件保护条例》中华人民共和国国务院令第632号国务院2013年1月30日为了保护计算机软件著作权人的权益，调整计算机软件在开发、传播和使用中发生的利益关系，鼓励计算机软件的开发与应用，促进软件产业和国民经济信息化的发展。13《关于进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展企业所得税政策的通知》财税[2012]27号财政部、国家税务总局2012年4月20日对于符合条件的软件企业给与所得税减免优惠。14《国务院关于印发进一步鼓励软件产业和集成电路产业发展若干政策的通知》国发[2011]4号国务院2011年1月28日继续完善激励措施，明确政策导向，优化产业发展环境，增强科技创新能力，提高产业发展质量和水平。15《国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定》国发[2010]32号国务院2010年10月10日明确培育和发展战略性新兴产业方向，突出重点。三、档案整理行业现状随着我国经济建设的高速发展，目前我国的档案管理情况也得到了较好的发展，档案管理现代化的普及情况较为乐观，目前已经具备了一定的水平。虽然我国的档案管理现代化得到了较好较快的发展，但是由于我国经济建设以及社会的发展速度较快，仍然有很多方面在进行档案管理现代化的过程中因为经验不足等问题出现一系列的问题，造成较大的隐患。（一）档案管理的重要性1.促进企业科研技术发展企业的发展离不开先进科技的支撑，这就要求广大的企业职工在工作实践中要不断地进行先进技术的探索，利用现代化的科学技术为企业的发展服务。科技信息的收集管理，开发利用科技档案资源，将科研计划管理与档案管理相结合，挖掘科技档案中实用的科技信息，使之成为科研立项、实施以及科研成果投入生产的重要依据。充分利用科技档案，开发、推广和应用科研成果，加快新产品研究的进度，通过对企业新产品研究成果的学术交流，逐步推进企业的科研技术水平。2.促进企业生产效率提高人事档案是企业档案管理的组成部分，专业性很强，也是评价和衡量企业员工工作效率的重要依据。作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。人事档案资料信息的利用率高、时间性、实用率强，必须在短时间内做好收集、整理、登记、分类、贮存和档案的利用等工作，利用好人事档案，有助于企业根据人才的不同特点，合理的使用人才，把员工在工作中形成的信息资料进行全面系统的收集和分析，及时准确的向企业决策者提供有价值的人事信息。为企业领导加强企业管理，进一步总结提高企业管理水平提供可靠依据，在提高企业生产效率方面起到至关重要的作用。3.促进企业生产设备管理生产设备管理直接关系到企业效益，完善的企业生产设备档案为企业全面、准确地了解设备购置使用情况提供了可靠的技术凭证，也为设备的正常运转提供了保障。设备档案在大型仪器的引进和维护中能起到不可低估的作用。充分利用设备档案考查，了解设备使用频率及使用寿命，为购置新的生产设备提供及时、准确的信息，避免生产资源浪费，是提高企业生产效益的重要途径。（二）档案管理现状及存在的问题1.对档案的重视程度不够。长期以来，相当一部分人包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付外调、查档就行了。这表明一些人对档案工作缺乏了解，忽视档案工作，这种轻视档案工作的思想已无法适应现在的管理需求。2.各类别档案交接手续不严密，重视不够。档案管理人员大多不是专职的，所以在离岗或调动工作时，移交档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。甚至有人认为，档案交接只是一串钥匙的问题，使得各类档案交接工作前后脱节，出现档案管理硬件设施不完善、档案管理人员培训不到位等现象。3.管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。大部分工作人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求，档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足。一些归档的材料还不够真实准确，归档材料未能及时、准确地得到补充，使存档的材料不能真实地反映本人现实情况，导致档案的不完整。4.档案管理人员对档案的重要性宣传不到位。一是档案管理人员对各类别档案的重要性未进行广泛宣传，使得本人和档案管理人员对档案中缺少的材料不能及时补充、完善、更新；二是档案管理人员基本上是兼管，属于非专业人员管理。由于受专业和时间限制，档案管理人员也不能及时地掌握档案管理工作的新知识、新技术。5.档案管理人员对各类档案重要性认识不足。认为只要有一份好工作就行了，档案可有可无。对个人档案采取忽视的态度，有些人连自己的人事档案在哪里都不清楚，甚至有人认为自己的档案不应在本人所属的单位，而由本人保管；有些应该归档的材料不能及时交档案管理人员存档。这些思想和观念必然导致档案材料不全或缺失。6.档案管理手段落后。在档案管理手段上，没有单独的计算机和档案管理软件，查阅各类别档案信息仍采用手工查找。档案的存储依旧使用古老的铁皮柜，占地面积大，使用空间也不能完全合理应用。（三）档案管理工作思考及对策1.观念创新，使档案在服务中发挥经济效益.（1）要管好档案、用好档案，首先要熟悉档案。随着星星的产业结构逐步调整、优化，整体的技术含量也在不断提高，生产品种也从原来单一的冷柜到冰箱、空调、便洁宝、电脑、数码、光电等高端科技产品，为接收和管理好这一类科技档案，档案人员应转变观念，不要在办公室坐等，要主动请教有关技术人员，深入生产车间，熟悉了解生产经营工艺流程，弄懂技术档案的内涵关系和保存意义，使档案人员对各种科技档案、资料做到“胸中有数”。（2）要确立档案是资产的观念，在企业无论是科技、还是文书、声像、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以产品为例，从设计试制到品牌的创立，无不包含着一代甚至几代领导者和员工的聪明才智和辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，比如，星星从十八年前只有几十人的手工作坊式小厂，发展到现在年产值几十亿元的规模，其创业的经验、历程，是难以用金钱买得到的无价之宝。档案财富是一种非常重要的资产，它除了具有企业无形资产的属性外，还具有专有性、地域性等公共属性。认识到档案是资产以后，就会千方百计去管理、保护、利用好这些资产，就会下决心做好档案工作。2.要讲究档案利用服务工作的艺术性。利用者在利用档案的过程中所产生的一系列心理活动，有积极的一面，也有消极的一面，档案服务工作者在适应利用者的积极心理和引导利用者的消极心理转化的过程中，有一个服务的技巧问题，也就是说，要针对利用者的心理活动，注意服务工作的艺术性。应讲究档案利用服务场所布置的艺术性。档案利用服务场所是档案馆为利用者提供的工作环境，环境氛围的好坏直接关系到利用者的心理情绪。所以服务场所布置的整齐、美观、庄重大方；阅览桌椅的安排应整齐、宽敞、高度适宜；检索工具与参考资料柜等设备放置的合理、有序，便于查找室内要经常保持清洁、充足的光照和良好的通风条件必要的制度等在写法和张贴上应给利用者以亲切感，如“吸烟请到休息室”等。总之，要调动一切手段，为利用者创造一个和谐、优美、安静和适宜调卷、专心查阅和研究的宽松环境，使利用者得到一种整洁、明朗，仿佛置身于文化殿堂的感觉。3.建章立制，有章可循，规范操作。积极主动做好档案收集工作，做到制度上墙，操作人员有章可循。建立职工借阅档案登记簿，职工档案转入、转出登记簿，职工档案材料转入、转出登记簿，档案材料移交表等。对由于历史原因，确实收集不到的档案材料，要查明原因，登记说明，为以后的查找工作提供方便。因此，我们在收集档案资料时要做到口勤、手勤、脚勤，及时追补和补充新的资料，真正起到人事档案的依据作用。4.积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感。积极做好宣传工作，对收集的材料要认真核实，把真实可靠的材料收入人事档案，把好质量关。在档案鉴别过程中，档案管理人员要认真负责、确保档案真实完整，充分认识到职工人事档案管理工作在人才资源开发中的重要性，不断改进工作方式、工作方法，创新工作模式，提高工作效率，提高业务素质。在鉴别过程中，能明辨是非，坚决把那些虚假的资料拒之门外，维护人事档案的真实性、可靠性、完整性。5.提高人民群众对档案材料重要性的认识。一是加大宣传力度，提高对人事档案重要性的认识，做好咨询服务工作，利用多种渠道向群众宣传有关人事档案的管理知识，使其认识到，人事档案并不是可有可无的，它对本人今后工作有着重要的影响。二是加强对人事档案的规范化管理，做到档案的收集、整理、鉴定和保管等各个环节科学规范。三是加强收集工作，完善档案内容，及时补充档案缺失材料，提高档案的利用价值。6.加快档案信息化进程，提高工作效率。如何利用计算机技术对人事档案进行信息存储、检索，进而实现网络化管理，已经成为人事档案管理工作的重要课题。这就要求尽快建立人事档案数据库，使人事档案的管理实现信息化、网络化。同时，在规定相应使用权限的情况下，部分信息对部门和个人开放，建立公开、透明的人事档案管理机制。如此一来，不仅能使大家增强档案意识，增加人事档案管理工作的透明度，还为单位发现人才、培养人才和使用人才奠定了信息基础。7.要确立档案是企业独有的信息和知识观念。在当今瞬息万变的知识经济大潮中，企业各自的档案是独有的原始记录，记录着未公开的、未申请专利的知识和技术，如各种设计资料、图纸数据等。占有这方面的档案就是占有企业的技术秘密和独有知识。如果企业的档案材料不收集、整理、保管好，在市场竞争和信息流通的今天，很可能给企业造成无法挽回的损失。第二节项目需求分析（根据项目实际情况修改）一、项目概述分析（一）项目预算理解本项目财政预算金额为XX元（人民币）。（二）项目概况理解1.项目背景：档案管理工作是XX单位各项工作的基础。XX单位在日常活动中，形成了大量的业务档案、文书档案、会计档案、人事档案和其他档案。根据档案管理的有关要求，为实现档案的规范化和数字化管理，需对日常工作中产生的各类档案进行同步整理、扫描，形成数字档案提供查询利用，提高档案服务能力和水平。2.项目整体情况：XX单位目前保存的这些档案资料中，大部分均已由单位工作人员打上页号；已打印文件材料清单（相当于卷内目录）。该单位工作人员在日常工作中时，已将该纸制档案高清拍照并保存在单位系统中；但大多数电子影像需图像处理。该单位档案类别及数量详情如下表：序号档案类别预计数量（卷/份）预计每卷档案页数1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案6整理、扫描场地由招标方提供，且场地的相关安保设施等需符合档案局的检查要求；档案整理工作中的所有设备、工具、维修与耗材费用（包括卷皮、档案盒、不锈钢装订夹、复印件等）等均由中标方承担。（三）项目目的及目标理解完成存量的业务档案、文书档案、会计档案、人事档案和其他档案约XX万卷（份）的整理、补录、补扫描及电子影像的图像处理与复核工作。（四）项目依据及参考标准理解1.《中华人民共和国档案法》。2.《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）。3.《档案著录规则》（DA/T18-1999）。4.《XX地区档案与文件收集利用条例》。5.《纸制档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。6.《XX单位业务档案整理规范》。按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX市档案馆进馆质量要求。（五）项目采购范围理解中标方通过人员、设备、技术、管理等，对接收的实体档案进行专业化的归档、整理、著录、扫描等加工，形成规范的入库档案和规范的档案电子数据库。（六）项目完成期限理解项目完成期限为自合同签订之日起XX个月。（七）付款方式理解按招标文件相关规定进行。二、技术要求分析（一）归档、整理、扫描工作流程和服务内容理解。1.档案接收：要对档案资料的完整性进行检查；登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，并登记份数与页数。2.编档号：对每份业务档案按档案整理要求分类编号，以方便档案的查询利用。3.组卷整理：包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。中标方应严格按照《档案整理规则》（DA/T22-2000）进行整理。4.部分著录：在核对纸制档案的基础上，对系统内不全的档案信息进行补录。中标方应严格按照《档案著录规则》（DA/T18-1999）进行著录。5.扫描：包括部分档案的扫描处理、图像处理、二校处理、批量上载、合卷处理等环节。6.总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描等各工序是否符合档案整理、著录、扫描要求，是否符合XX市档案馆进馆要求。7.入库上架：办理档案移交手续，点数核实后入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。8.协助档案管理工作：协助档案室查档、库房整理及与档案相关的其它工作。（二）扫描图像质量要求理解。扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：1.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。2.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。3.字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。4.图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。（三）档案装订要求理解。档案整理、扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：1.遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。2.档案装订应按照历史档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。3.对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。（四）档案装具、卷盒要求理解。档案卷皮、卷盒的制作，参照国家档案局“DA/T24-2000无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板”标准制作，其它装具必须符合国家关于档案整理装具的要求。招标方将中标方提供的每一批次进货中抽检档案卷皮、卷盒、装订的装具送往相关质检部门质检，如发现不合要求的，责令中标方更换，直到符合要求为止。（五）主要设备及工具耗材要求理解。1.台式电脑、高速扫描仪、复印机、打印机（Ａ3幅面）等，具体数量由中标方根据工作量自行考虑，前述设备由中标方提供2.设备所需工具耗材由中标方提供，符合国家关于档案扫描工具耗材的要求；设备维修费用由中标方承担。3.按招标方的保密、安全要求进行设备处理及网络布线，以及数字化加工中的软硬件及网络的维护工作。（六）数字化上传要求理解。档案完成数字化扫描后，条目数据和原文数据都应在规定时限内由本地上传到中心服务器；档案数字化加工应用管理软件是由招标方提供。（七）档案整理安全保密、规范性要求理解。将归档资料全部按规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。中标方需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与招标方签订保密承诺书。1.安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。2.规范性：在招标方提供整理、扫描的软件环境中，中标方必须有严格的操作规范流程。在档案的清理、整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守招标方的相关档案管理制度，在档案的清理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。3.中标方由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。具体如下：（1）损坏一卷档案承担违约金1万元；外泄档案内容，经查实一次承担违约金5千元；丢失档案一卷承担违约金10万元。（2）以上情况出现，招标方有权解除合同。（3）中标方因档案的损坏、遗失或内容外泄等对招标方造成重大损失的，按档案相关法律，追究中标方相应法律责任。三、管理要求分析（一）组织实施要求理解中标方应结合采购方的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理管理规定及操作流程，以确保档案整理规范、符合进馆质量要求。并要求项目负责人和核心技术人员常驻招标方现场。（二）项目人员安排要求理解投标人在投标书中所写项目组成员一定是参与本项目服务的管理或者工作人员，不得随意更改，否则视同违约。本项目要求安排项目负责人1人，主要技术人员不少于10人，中标方需按要求确保岗位人员的稳定性。项目负责人及主要技术人员情况将作为评分考察的重点内容。（三）项目验收要求理解招标方指定质检员对档案文本实体、电子数据抽样甚至逐件检查，保证质量；掌握整理、扫描的进度和数量统计。对符合入库要求的档案由双方在入库单上签字确认，作为当批量档案整理、扫描完成的验收凭证。项目具体验收要求如下：1.按照XX市档案质量标准及XX市XX单位对专业档案的规范化整理、扫描要求进行整理、扫描处理，保证原档案的完整性。2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。3.符合国家标准《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）。4.保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。5.生成的档案扫描分辨率不低于200dpi，彩色。6.档案扫描图像去黑边、图纸扫描图像去蓝底。7.生成的数字化档案，分辨清晰、图像清楚、密级设置无误，满足档案数字化的规范要求。8.档案文本实体与档案扫描影像数据一一对应。9.招标方按批次提供案卷给中标方。招标方对中标方质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、招标方可提供下一批次案卷，但中标方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，招标方有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，招标方将该批案卷全部退回给中标方重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标方负责。（四）项目结算和违约责任理解1.结算：项目结算时，各类档案的中标综合单价不变，实际完成的数量发生变化时，按市政府采购相关管理规定执行。2.违约责任：对中标方达不到合同时限要求的，中标方承担以下违约责任：（1）未按时限要求完成的量在100卷内（含100卷）的，违约金人民币1000元；（2）未按时限要求完成的量在100卷以上，1000卷以下（含1000卷）的，违约金人民币10万元；（3）未按时限要求完成的量在1000卷以上的，违约金10万元外，解除合同。四、报价要求分析（一）投标单价：本项目投标单价为各类档案采购数量的整理、扫描综合单价，以实体档案卷（份）数为准。（二）投标方所提交的《报价详细构成》必须满足以下要求：1.明确各类档案的每卷档案整理、扫描综合单价。2.预计数量仅为初步估计，合同执行时的最终数量以实际结算为准。序号档案类别预计数量（卷）综合单价（元/卷）1业务档案2文书档案3会计档案4干部档案5其他档案63.投标方所报的各类档案整理/扫描的综合单价应包括（且不限于）直接费、间接费、设备费、设备维修费、材料费、耗材、各种管理费、利润以及税金等全部费用。投标方中标后不得在原报价的基础上再提出任何增加费用的要求。4.档案单位（卷）定义：原则上一次业务办理过程形成的文件组成一个案卷，实体按业务类别分类，并按档号顺序整理立卷排架。无论材料多少，均以一次办文编号组卷。5.报价币种为人民币。五、注意事项分析1.中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则，采购单位有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。2.投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性，可在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。3.投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更高的标准，如投标人使用的标准低于上述标准，评标委员会将有权不予接受，投标人必须列表将明显的差异详细说明。4.投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应性应列出具体内容。如果投标人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影响评标结果。5.按照市档案局文件要求，本项目不得外包给有外资背景或外籍人员的公司。第三节项目的重难点分析及解决方案一、人员流动风险及解决方案档案服务外包工作既是知识密集型也是劳动密集型产业，项目组工作人员的稳定性成为了制约项目实施成败的关键因素。人员业务水平不高、责任心不强及人员流动性过大等因素都有可能会导致项目失败的风险。我公司将会从公司现有员工中，挑选最熟练、最精干的项目组人员，组成一支技术娴熟的骨干加工队伍，作为项目组的中坚力量；挑选对计算机软硬件精通的技术人员，保证加工环境的正常运作。做好和用户的沟通工作，保证本项目的顺利开展。根据我方人力资源政策与项目管理相关规定，项目组的任何员工辞职必须至少提前1个月向项目经理及部门负责人提出书面辞职申请。公司在接到员工辞职申请后，要在第一时间由项目经理与辞职员工积极沟通，对绩效良好的员工努力挽留，了解离职原因，反馈问题。员工提出辞职获批准，部门将保证至少提前一周通知客户员工离职事宜，员工应按规定办理相应的离职审批手续，首先应办理项目的工作移交手续，项目经理应安排项目组其他人员接替其工作和职责，并经客户方签字认可，为保证工作的连续性。项目经理重点负责审查辞职员工以下方面情况：项目文档、资料、源程序、电脑、办公用品及其它公物的完全移交；审查其了解项目机密的程度；审查其负责工作、进度、成果物移交的完整性和有效性。其次，针对本项目的重要性特点，除采用相关福利与激励措施外，部分项目组成员采用以下策略保证项目组的核心成员的连续性和稳定性，从而降低人员流动对项目带来的风险，保障项目顺利地成功实施。具体策略如下：项目经理AB角制度：项目经理是项目管理中最重要的角色，其能力与稳定性都直接决定项目的成败。我们除采用公司内部选拔的方式选用最优秀的人员担当该项目的项目经理一职外，将同时选拔一名项目副经理（项目主管）协助项目经理承担部分的工作。一旦人员有变动可能性，及时调整和进行人员的补充工作，全面确保不对项目的进程和项目质量产生不良影响。核心岗位双兼制度：除项目经理外，项目的关键成功因素就是项目组内的核心岗位和成员。这些岗位人员的稳定与否也严重影响项目的工期与成败！因此，我们在项目角色明确分工的基础上，采用相邻岗位双兼替补制。当某个岗位有员工流动，将从其它小组中选拔补充；项目组成员充足略剩原则：由于项目工期和工作量是一定的，未来如何很好地保证和提升项目实施水平，