财务审计档案管理

财务审计档案管理目录TOC\h\z\u第一节审计档案管理制度 1第二节审计档案管理办法 4一、审计档案 4二、其他档案 7三、档案及文件编码要求 8四、审计档案的移交 10五、其他 10第三节审计档案的重要性 11一、审计档案的作用 11二、进一步提升审计档案管理工作 12三、完善档案工作制度 12四、审计档案计算机应用 13第四节审计文件材料立卷归档规定 13第一节审计档案管理制度为了加强我司的审计档案工作，充分发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》和《中华人民共和国档案法》，结合我司审计工作的具体情况，特制定本制度。一、本制度中所称审计档案，是指审计部门在进行审计监督或审计调查活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表等不同形式的历史记录。二、我司的审计档案工作由审计部主管。三、审计部和档案人员的职责是（一）认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规，依法建立我司的审计档案管理工作规章、制度；（二）按照国家有关规定，做好审计档案的收集、整理、保管、利用、编研、统计工作。四、审计档案的建立实行谁审计谁立卷、审结卷成、定期归档的责任制度；采取按职能分类、按项目立卷、按单位排列的立卷方法。五、应当归入审计档案的文件材料是（一）审计通知书、审计意见书、审计决定、审计建议书、移送处理书等审计公文；（二）审计证据、审计工作底稿、审计报告及审计报告征求意见书；（三）审计工作方案、检查审计决算执行情况的记录等文件材料；（四）有关审计项目的请示、报告、批复、批示、问函、复函等文件材料；（五）其它应归入审计档案的文件材料。六、不归入审计档案的文件材料是（一）与具体审计项目无关的行政文书及审计综合管理文书；（二）未用作审计依据，或未经核实的证明性材料；（三）审计所依据的法规，政策文件中的无条款及其他参考材料；（四）未经领导审签的文电草稿；（五）其他不应归入审计档案的文件材料。七、审计文件材料按项目立卷，一个审计项目可立一个卷或几个卷，一般不得将几个审计项目的文件材料合并为一个卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。八、审计案卷的文件材料一般应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料三个单元为序进行排列。结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程序的方法进行排列；证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列；立项性文件材料，按文件材料形成的时间顺序，并结合文件材料的重要程度进行排列。九、审计案卷内每份或每组文件之间的排列规则是（一）正件在前，修改稿在后；（二）定稿在前，修改稿在后；（三）批复在前，请示在后；（四）批示在前，报告在后；（五）重要文件在前，次要文件在后；（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。十、审计项目一经实施，立卷责任人即应及时收集本项目的文件材料。审计终结时，立卷责任人应对本审计项目形成的全部文件材料进行整理、鉴别和取舍，并按立卷的方法和规则进行组卷，经审计部部长复查后，依照有关规定进行案卷的编目和装订。十一、审计文件材料的归档时间不得迟于该审计项目结束后的X个月。十二、借阅审计档案，一般应当限定在公司内部。凡需将审计档案借出公司或要求出具审计档案证明的，应由公司主管领导审批。第二节审计档案管理办法为了规范审计档案工作，保证审计档案的质量，发挥审计档案的作用，根据《中华人民共和国审计法》、《审计准则》和公司档案管理制度，制定本办法。一、审计档案（一）审计档案是指在审计活动中直接形成的、具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的记录，以实物形态存在的实物证据。（二）审计中心应对以下各种审计业务档案做好管理工作：1.财务收支审计档案；2.财务计划执行情况审计档案；3.单位预算执行情况审计档案；4.单位决算审计档案；5.经济效益审计档案；6.内部控制评审档案；7.经济责任审计档案；8.专项资金审计档案；9.建设项目预算（概算）审计档案；10.建设项目决算（结算）审计档案；（11）财经法纪审计档案；（12）审计调查档案；（13）其他审计档案。（三）在审计活动中形成的下列文件和材料，应当分类归入审计档案：1.审计通知书、审计意见书、审计决定及部门、单位领导的审批意见，以及审计建议书和移送处理书等审计公文。2.审计报告、审计报告征求意见书、被审计单位的书面意见和审计组的书面说明，审定审计报告的记录、审计证据、审计工作底稿，及相关性资料。3.审计工作方案、检查审计意见书的落实情况，后续审计及审计决定执行情况的报告、领导批示和记录。4.与审计有关的群众来信和来访记录及群众举报材料。5.以录音、录相或计算机储存的软件等视听材料。6.其他按规定应归入审计档案的文件和材料。（四）在审计活动中，禁止使用红笔书写文件和材料（包括拟稿、领导签署意见等），应确保档案字迹清楚，具有耐久性。（五）审计档案应按项目立卷，一个项目可立一个或几个卷，不得将几个审计项目合并立卷。跨年度的审计项目，在项目审计终结的年度立卷。（六）审计案卷内的文件和材料应以结论性文件材料、证明性文件材料、立项性文件材料的顺序进行排列。第一部分为结论性文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度进行排列：1.向董事局（或分管副总裁）报送的有关本项目的审计情况报告；“审计决定或审计意见书”；2.被审计单位对审计决定或审计意见书的执行情况；3.有关审计处理的请示，审计事项的报告及董事局（或分管副总裁）的批复、批示；4.审计报告及审计中心审定报告的会议纪要；6.被审计单位或人员对审计报告的书面意见；7.被审计单位或人员对审计决定的复审申请，对审计决定的中诉材料：8.有关本项目的通报、处理意见；9.移送处理意见书。第二部分为证明性文件材料，按与审计报告所列问题和审计评价意见相对应的顺序，对审计证据、汇总审计工作底稿、分项目审计工作底稿、审计法规依据进行排列：1.审计证实问题汇总记录；2.审计证实问题分项记录；3.其他审计工作底稿及审计证据。第三部分为立项性文件材料，按文件材料形成时间顺序并结合文件材料的重要程序进行排列：1.董事局（或分管副总裁）对项目审计任务的指示和部署意见；2.与审计项目有关的群众来信、来访记录；3.本项目的审计工作方案；4.审计通知书。5.审计案卷内每份或每组文件材料之间排列规则应当是：正件在前，附件在后；定稿在前，修改在后；批示在前，报告在后；重要材料在前，次要材料在后；汇总性文件材料在前，原始文件材料在后。6.根据谁审计谁立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。在制订项目审计计划时，审计项目负责人即应指定专人负责审计档案的立卷归档工作；审计项目实施时，审计人员应及时收集和整理所分项目的文件及有关材料；审计终结时，由审计项目负责人指定的专人对审计项目形成的全部文件和材料进行收集、整理、鉴别、取舍，并按立卷的规则和方法进行组卷，做到审结卷成。经审计项目负责人复查后移交审计中心档案管理人员。二、其他档案（一）除审计活动中直接形成的档案外，下列档案也由审计中心档案管理人员负责管理：1.董事局（或分管副总裁）对审计工作的指示、讲话、批复及有关规定、办法、通知及文件；2.公司有关审计工作的规章制度、工作计划、工作总结、请示、报告等文件；3.在审计工作会议或审计学术交流会议上，本部门代表的发言稿及会议的主要文件；4.审计中心的机构改革、人事任免文件；（1）请示与批复排列在一起；批复在前，请示在后；（2）正件与附件排列在一起，正件在前，附件在后；（3）正本与定稿（有领导签批的草稿）排列在一起，正本在前，定稿在后。5.档案的装订顺序为：（1）封面；（2）封页；（3）档案内容：①结论性文件材料；②证明性文件材料；③立项性文件材料；三、档案及文件编码要求（一）文件编号规则：文件编号需同时体现部门、种类、时间、顺序。具体顺序为：1.部门2.种类3.时间4.序列号（二）代码说明1.部门代码：XX。2.种类代码：分为日常用文件及文书代码和审计工作专用文书代码两类。（1）日常用文件及文书代码详见下表：序号文件种类种类代码备注1章程ZC2工作手册SC3通告TG4通知TZ5通报TB6决定JD7决议JY8指示ZS9制度ZD10规范GF11规定GD12办法BF13请示QS14报告BG15工作联络函LL16会议纪要JY（2）审计工作专用文书代码：案卷号：审计按全面审计项目和专项审计项目立案，全面审计项目代码为QM，专项审计项目代码为ZX。四、审计档案的移交（一）审计中心档案管理人员应对移交的项目审计案卷进行必要的整理，按卷内文件材料的排列和内容编写目录并标注页码。（二）案卷立好并经验收后于次年6月底前移交综合档案室，案卷封皮由公司档案室根据有关规定统一制作、填写。（三）审计档案应为长期保管。存公司档案室的审计档案借用、查阅，一般限定在本部门、本单位审计机构内部，凡其他单位、部门需借阅审计档案或要出具审计档案证明的，应经审计中心负责人审批，并根据公司档案室的有关规定办理。（四）上级部门及公司有关审计工作文件和审计部门制定的文件，由审计中心档案管理人员根据公司档案室的规定进行分类立卷，编者编写目录，并于次年6月底前移交公司档案室，案卷封皮由公司档案室统一制作填写。（五）所有文件副本由审计中心档案管理人员收集、整理、装订成册，按顺序打印页码，编写目录，加具封面，负责保管。（六）所有审计档案及文件副本在送公司档案室前，由审计中心档案管理人员负责档案的保密工作和移交手续的登记工作。五、其他本办法由XX会计事务所负责最终解释。第三节审计档案的重要性一、审计档案的作用（一）证明、查考提供依据审计监督是审计事务所的主要职能，查处违规犯法的现象是审计工作的重点。通常情况下审计工作的重要材料都包含在审计档案里，在需要的时候作为查证复审的有力证据，供审计部门了解整个案情。（二）积累材料，提高审计工作质量能够从客观、公正的角度反映本级审计事务所的相关政策水平的是审计文件材料，它可以作为上级机关向下级机关检查时的重要依据。深入研究审计文件材料不仅能够使审计人员深刻了解审计工作的基本规律，还能从根本上提高审计工作的质量。（三）提供信息，供审计工作综合研究审计机构以及科研部门进行综合研究的重要素材就是审计档案中保存的各种案例，有计划、有目的地对审计档案中有价值的信息进行综合研究以及开发应用，对宏观经济控制有着很重要的不可替代的作用。（四）为开展审计宣传提供大量可用素材审计档案可以向国家干部以及人民群众对党的国家财经法规以及国家财经政策进行大力宣传，因为审计档案包含着有关国家经济效益、财务收支以及经济规律的大量材料，进而提高社会效益和经济效益，为经济建设服务和深化改革起到良好的宣传教育作用。二、进一步提升审计档案管理工作（一）增强档案管理意识审计工作的一个重要组成部分是审计档案，它是审计人员辛苦劳动的成果，同时它也真实、全面地记录着整个审计工作的过程。我们要始终坚持档案工作的基本原则，重点把握档案工作的基本环节，完全符合档案工作的基本要求，为了保证档案管理工作的有序进行，我们应该把档案管理工作纳入机关日常考核制度中，从而也能更好地推进审计档案的现代化进程。（二）提高档案工作人员素质为了使档案管理工作能够有效进行，档案工作人员要不断提升自身的业务素质，这就要求有关部门加强对他们专业知识的培训。审计人员要严格按照要求对每个审计项目进行装订以及归档处理。此外，要把档案管理和整理工作作为档案人员业务评比与考核的一项重要内容纳入绩效考核制度中，让档案管理人员具有更强的责任意识。三、完善档案工作制度档案工作制度进一步健全完善档案管理工作制度，加强档案管理工作法制建设，体现审计程序的规范性、审计定性的准确性、证据要素的可靠性、归档文件的完整性等特点，要使审计档案的格式、核查、内容、借阅、管理、考核以及归档等一系列文件更加完善，要求档案整理人员严把档案形成关、收集关、检查关以及归档关，促进档案管理工作的科学化、法制化以及规范化。四、审计档案计算机应用推进审计档案计算机运用进程，发挥办公自动化技术效应审计事务所管理档案应当顺应时代发展的要求使用计算机进行资料的整理，提高档案管理的效率。应当加大审计档案管理技术和物质的投入的力度，有条理地实现审计档案管理工作。同时要加快推进档案管理的手工操逐步向自动化操作转化，利用计算机自动进行编目、检索、借阅、立卷、统计，从而提高档案管理工作的工作效率，达到利用办公自动化技术的高效率推进审计事业健康蓬勃发展的目的。第四节审计文件材料立卷归档规定一、为了规范审计文件材料立卷归档程序，保证审计档案质量，根据《中华人民共和国国家审计准则》、《审计事务所审计档案管理规定》制定本操作规程。二、本操作规程所称审计文件材料，是指审计事务所和审计人员在审计或专项审计调查活动中直接形成的各种文字、图表等形态的纸质记录材料。三、审计组组长确定的立卷责任人，应当对全部审计文件材料按立卷方法和规则进行归类整理和编目，经档案管理人员检查后，依照规定进行装订。四、审计文件材料立卷应当符合归档要求。遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联系，便于利用。做到案卷封面整洁、书写规范，卷内文件排列有序、组装严密。五、审计文件材料的归档采用按项目立卷、按单元排列的方法。一个审计项目可依据材料的多少立一个卷或多个卷，多卷项目在分卷时应当防止割断卷内文件材料的联系性，不得把不同项目的文件材料合并为一个卷。六、审计档案卷内文件材料按照结论类、证明类、立项类、备查类4个单元进行排列。（一）第一单元结论类文件材料，采用逆审计程序并结合文件材料的重要程度排列。1.上级机关（领导）对该审计项目的批示（或批示情况说明）。2.审计报告及送达回证。3.审计决定及送达回证。4.法制部门对审计报告、审计决定的审理意见。5.对被审计单位反馈意见采纳情况的说明。6.被审计单位的反馈意见。7.审计报告征求意见书（含征求意见稿）。8.审计报告、审计决定代拟稿及业务部门复核意见。9.审计移送处理书（含移送附件）及送达回证。10.法制部门对审计移送处理书的审理意见。11.审计处罚决定书及送达回证。12.审计听证报告和审计听证记录。13.审计业务会议纪要、决定、记录。14.对结论类文件材料的重要管理事项记录（例如，讨论审计报告征求意见稿）。（二）第二单元证明类文件材料，按与审计实施方案所列审计事项对应的顺序排列。1.被审计单位承诺书。2.审计工作底稿汇总表。3.审计工作底稿、审计取证单及相应的审计证据。4.审计移送问题的审计工作底稿及相应的审计证据。5.有关举报问题的核实材料。6.对证明类文件材料的重要管理事项记录（例如，讨论审计中的具体问题）。（三）第三单元立项类文件材料，按形成材料时间结合材料重要程度排列。1.对本项目的调查了解记录（审前所做调查）。2.审计实施方案。3.调整审计实施方案。4.审计通知书及送达回证。5.上级机关的指令性文件或授权审计通知书。6.上级领导交办项目的交办单或批示。7.对本项目立项有关的群众来信或举报材料。8.对立项类文件材料的重要管理事项记录（例如，讨论审计实施方案和审计重点等）。（四）第四单元备查类文件材料，按形成材料时间的顺序排列。1.审计过程中形成的重要审计情况等信息。2.协助查询单位账户、个人存款通知书。3.封存通知书。4.其他与该项目联系紧密且不属于结论类、证明类、立项类的文件材料（例如，采取边控措施等材料）。5.聘请外部审计人员的相关材料。6.被审计单位的整改及相关材料。7.移送受理、反馈查处结果等材料。8.证明审计人员遵循准则的材料。9.其他备查类重要管理事项记录（例如，延伸审计的请示等）。七、审计档案卷内每份或每组文件的排列规则：（一）正件在前，附件在后。（二）定稿在前，修改稿在后（重要文件的历次修改稿，依倒序排列）。（三）批复在前，请示在后。（四）批示在前，报告在后。（五）重要文件在前，次要文件在后。（六）汇总性文件在前，原始性文件在后。八、经检查排列顺序无误后，按以下规定做好审计案卷的编目工作：（一）编写页号在有文字、图表的每页正面右上角、背面左上角，用2B铅笔在能够显示字迹处书写阿拉伯数字，空白页不编写页号。每卷的文件材料，均从1开始编写页号。（二）填写卷内文件目录1.序号每份文件材料为一号。证明类文件材料，以每份审计工作底稿及所附的取证单、审计证据为一号。每卷均从1开始编列序号。2.文号文件的发文字号，没有文号的不填写。3.责任者制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。审计工作底稿的责任者，统一填写为“审计组”。4.题名文件标题。没有标题或标题不规范、不明确的，应根据文件内容自拟标题，外加“[]”号。5.日期文件材料的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。如：“2012年8月6日”填写为“20120806”。没有时间或年月日不全的，要考证时间或补齐年月日。如：“2012年8月”填写为“20120801”。6.页号填写本份文件材料所在的起止页号，之间加“-”号。7.密级填写本份文件材料原定密级。8.卷内文件目录应放在卷内文件材料的首页。（三）填写备考表1.本卷情况说明填写本卷审计文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁，以及本卷与其他卷的关联等情况。由填写人签名，并标注情况说明的年月日。2.立卷人由立卷责任人签名并标注立卷年月日。3.检查人由审计组组长（副组长）或相关业务部门负责人在检查归档材料齐全有效、内容完整后签名并标注检查的年月日。（四）书写案卷封面1.全宗名称填写（或印制）立档单位全称。2.机构名称填写审计项目承办的审计司（局）、办。3.审计案卷题名在“审计档案”4字下的空白处居中书写。案卷题名应当为“审计事务所＋关于＋被审计单位名称＋审计事项名称＋的审计（或专项审计调查）”。案卷数量较多时，可根据案卷内容拟写副标题。如：“审计署关于XXXX年XX的审计——移送部分”。4.审计时间下达审计通知书至作出审计报告的起止时间，以6位阿拉伯数字标注年月。如：“201110—201205”。5.审计组组长审计通知书确定的审计组组长姓名。6.本项目