费用报销管理办法

费用报销管理办法为了加强费用报销工作的管理，规范报销程序，节约费用开支，明确开支范围及责任，特制定本办法。一、公司对经营过程中所发生的费用采用实报实销制：除出差补助和其他公司规定的补助外的各种费用。1、车辆外出加油费用、过桥过路费、维修保养费及其他费用。2、业务员外出城市间交通费（不报打的费）。3、因公司事务安排招待外来人员（需事先请示同意）。4、购置办公用品、办公用具费用。5、与公司运营有关的其他费用。二、费用报销的程序及注意事项1、各项费用报销必须有真实的费用发生，而发生的各项费用与当事人办理的公司业务相关联，否则视为个人费用，不允许报销。2、费用报销当事人办完公司交代业务后，应及时收集相关的有效单据（填制完整的派车单、业务派遣单及其他有效单证），填制报销单证。3、费用报销当事人应根据要求认真填写报销单证：各项费用补贴、车辆油料费用按公司规定的报销标准计算填写，实报实销的费用按实际发生额填写，并在报销单证上按报销费用种类（油料、过桥过路费、餐费补贴、住宿费等）分类填清各项费用的实报金额，说明清楚，计算准确。4、费用的签批应根据发生费用的业务性质按公司各项业务划分确定部门，确定费用部门审批人。如：发货、提货业务，由业务部门主管经理签字审批。签批程序：部门负责人→财务审核→分管副总核准→总经理签报。5、部门经理签批费用时，应向当事人问清费用发生经过，审查费用是否真实，有无虚报；各项费用报销是否符合公司有关规定，有无超过公司规定的标准等（费用补贴标准按上述执行）。6、财务部门审核费用时，应审查单据是否完整有效，费用开支标准是否正确，金额是否准确等。7、费用报销人持手续完整的报销单证，到财务部门报销。三、费用报销时间：当事人办完公司交代事务，回到公司向相关领导汇报完毕后，应立即办理报账手续，部门负责人应督促其报账。四、费用报销、签批过程中的责任1、对报销人弄虚作假、多报、虚报费用的，一经发现即给予开除处分。2、对部门负责人、财务负责人未能认真履行审核责任，应发现而未发现错误，首次给予严厉批评，再次给予20元罚款，情节严重的，交公司高层处理。五、特殊费用开支申请：特殊费用开支是指不经常发生的或一次开支金额较大的费用开支；应先向总经理汇报并经其许可后，方可向财务室借款开支，否则财务具办人有权拒绝。六、费用借款的规定及财务部主管签字→分管副总经理审核→总经理批准→财务部发放；工资性补助：部门申报→行政部审核签字→财务审核签字→分管副总经理审核→总经理批准→财务发放。三、采购费用审批程序：采购报账：采购人持有效发票，连同入库单，检验合格单，购销合同、协议、证明、采购计划单及货物清单等资料→经手人签字→采购部门审核签字→财务审核签字→总经理批准→到财务部报账付款或挂账、冲账；付账款：经办人持采购合同、协议、证明、根据合同规定的预付金额，填写预付款申请单→经办人签字→采购部门审核签字→财务审核签字→总经理批准→财务部付款；付账款：经办人持原挂账证明单，填制挂账付款申请单→经手人签字→采购部门主管签字→财务审核签字→总经理批准→财务部付款。四、借款审批程序：个人借款：借款人填写借款单→经手人签字→部门负责人审核→财务审核签字审核→总经理批准→财务部付款；单位往来借款：经办人持借款合同、协议，填写借款单并加盖单位财务印章和经办人私章→财务审核签字→总经理批准→财务部付款。五、业务费支付：财务部门根据代办业务合同、协议规定，编制业务费用发放表→财务制表复核签字→财务主管审核→总经理批准→财务部付款。六、用款申报审批程序：用款单位或个人需要大额资金时，必须提前填写用款申报审批单→经办人签字部门主管签字→财务审核签字→总经理批准→交财务部备款；用款申报审批单，是公司内部调用资金的凭据，不能代替报账单据或借款借据使用，也不能代替其他付款审批程序。七、几点说明、要求：大额单据或正式发票，可直接按有关程序办理审批、报账；无正式发票、单据者，可填写《自制报销凭证》由二人以上证明人签字，部门主管签字，财务审核签字，总经理批准后到财务部报账；金额较大者还须附有专题报告，有关证明资料；大宗经费开支，除按上述程序外，还需报请总经理办公会研究批准