文书工作与档案管理第十二章-专门档案的管理与利用

第十二章专门档案的管理与利用学习目标主要内容知识框架图本章点睛了解电子档案的特点。理解电子文件、电子档案的含义。知道电子文件和电子档案的关系、电子文件的种类。掌握电子文件归档的内容、电子档案的保管要求及注意事项、电子档案提供利用的方式。4321电子文档是现代社会发展的必然趋势，掌握现代电子文档的整理与鉴定、保管与利用以及现代电子技术是档案人员新的任务和要求。第二节电子档案的整理与鉴定第三节电子档案的保理与利用第一节电子文件第一节电子文件

二、电子文件的种类一、电子文件的特性本节点睛三、电子文件的收集与积累四、电子文件的归档——别林斯基创造人的是自然界，启迪和教育人的却是社会。目前对电子文件的概念，在国际档案界都有一致的、基本的共识，即电子文件从属于文件，是存储于电子存储载体上的文件。具体来讲，电子文件指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。一、电子文件的特性电子文件具有许多不同于纸质文件的特性。目前，人们对电子文件特性的研究，已达成共识的观点主要有，见图12-1。一、电子文件的特性图12-1达成共识的观点二、电子文件的种类

根据电子文件的信息存在形式和用途，电子文件的种类大致可分为八类，见图12-2。

图12-2电子文件的种类三、电子文件的收集与积累

（一）电子文件收集、积累的要求

1.记录重要文件的主要修改过程和办理情况，有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。

2.当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。

3.对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件，应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防散失。

4.对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时、同时保留文字处理工具软件。

5.对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。

6.对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注明其软硬件环境和相关数据。

7.对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链结技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。三、电子文件的收集与积累

8.对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。

9.对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

10.计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

11.对套用统一模板的电子文件，在保证能恢复原形态的情况下，其内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。

12.定期制作电子文件的备份。三、电子文件的收集与积累（二）电子文件的日常管理

四、电子文件的归档

电子文件归档，是将经过初步整理登记的具有保存价值的电子文件，从计算机或网络的存储器上拷贝或刻录到可移动的磁、光介质上并移交至档案室（馆）以便长期保存的工作过程。

（一）归档要求文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向档案部门移交，并按档案管理要求的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。由于电子文件的特殊性及现有科技条件和档案管理水平的限制，目前大多数人赞成“双套制”，即同时把电子文件和相应的纸质档案一同归档。

（二）归档模式

（三）归档范围电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。（四）归档时间逻辑归档可实时进行，物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。（五）归档程序与方法电子文件的归档，按照鉴定标识进行。电子文件的归档可分两步进行，对实时进行的归档先做逻辑归档，然后定期完成物理归档。

1.逻辑归档逻辑归档指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

2.物理归档物理归档指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应定期完成物理归档。

3.移交、接收（1）检验（2）移交手续（五）归档程序与方法第二节电子档案的整理与鉴定

本节点睛一、电子档案的整理二、电子档案的鉴定——高尔基书是人类进步的阶梯，终生的伴侣，最诚挚的朋友。一、电子档案的整理电子档案亦即归档电子文件（指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件），按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）规定，归档电子文件以件为单位整理。具体讲，电子档案整理的内容有：（一）电子档案的分类为保持电子档案的有序化，首先应对归档后的电子文件进行分类。电子档案的分类也是先制定分类方案，然后同一全宗内的电子文件按照年度——保管期限——机构（问题）或保管期限——年度——机构（问题）等分类方案进行分类。（二）电子档案的存储

电子文件分类后按类别代码相对集中组织存储载体，以便保管。国家标准推荐使用的电子档案的存储载体主要是光盘、磁带、硬盘等，禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。（三）电子档案的编目

为把整理结果固定下来，应把电子档案的各项内容填写在《归档电子文件登记表》和《归档电子文件管理登记表》内。

电子档案的著录应参照DA／T18进行著录，同时按照保证其真实性、完整性和有效性的要求补充电子文件特有的著录项目和其他标识（如责任者、操作者、背景信息、元数据等）。著录级别可按案卷级进行，将著录结果制成机读目录和纸质目录。（四）电子档案的著录（五）电子档案的迁移

电子文件对系统的依赖性和计算机发展的飞速性决定了随着系统设备更新或系统扩充，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》。电子档案在归档前、移交时和期满后都要进行鉴定，见图12-3。图12-3鉴定的内容

二、电子档案的鉴定信雅达税务档案管理系统系统目标：档案电子化。历史的和日常工作产生的纸质档案均可通过扫描方式方便地转为档案影像，并通过计算机自动识别影像的方式来完成自动分类以及自动著录。档案管理：存储管理、用户管理、权限管理、访问控制查询利用：模糊查询、网络查询、统计报表、借阅管理业务集成：与业务系统无缝衔接，为税务征收工作服务。系统构架

第三节电子档案的保管与利用

本节点睛一、电子档案的保管二、电子档案的利用-----达·芬奇无论掌握哪一种知识，对智力都是有用的，它会把无用的东西抛开而把好的东西保留住。

一、电子档案的保管保管是档案管理的一个重要环节，电子档案亦不例外。但由于电子档案的特性，使得它的保管内容、条件和纸质档案有所不同。（一）电子档案保护的内容根据电子档案的特性，对它的保护主要包括以下四个方面：

1.保证电子档案载体物理性能的安全；

2.保证电子档案内容逻辑上的准确；

3.保证电子档案的原始性；

4.保证电子档案的可理解性。（二）电子档案的保管要求

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外，还应符合下列条件：

1.归档载体应作防写处理；

2.为保护电子档案的物理性能，应避免擦、划、触摸载体的记录涂层；

3.单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压；

4.存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离，保持环境清洁卫生；

5.保持适宜的温湿度。环境温度选定范围：17℃～20℃；相对湿度选定范围：35％～45％。（三）电子档案保管中应注意的事项

电子档案保管中应注意的事项有五项，见图12-4。图12-4电子档案保管中注意的事项二、电子档案的利用

（一）电子档案的利用特点电子档案的利用特点有五项，见图12-5。图12-5电子档案的利用特点（二）电子档案提供利用的方式

1.阅览阅览是电子档案最基本的利用方式，电子档案的阅览通常分为以下：（1）联机阅览。联机阅览又有计算机网上阅览与计算机单机阅览两种。（2）脱机阅览，就是将计算机显示屏上的电子档案内容信息，从软拷贝形式转化为打印件、复印件或缩微件等硬拷贝形式，然后脱离计算机进行阅览，这种阅览方式的最大特点就是不需要计算机。

2.复制复制是电子档案利用中最常见的方式。电子档案通过复制形成电子档案副本，从而能够满足广大用户的需求。电子档案的复制既可以是副本复制，也可是摘录复制。（二）电子档案提供利用的方式（二）电子档案提供利用的方式（二）电子档案提供利用的方式

3.网上展览网上展览就是根据某种需要，按照一定的主题，系统地在网上对电子档案进行展出。这是通过展出和介绍有关电子档案的内容和成份而提供利用的一种方式。网上展览和传统的档案展览相比有很多优势。目前许多档案局（馆）都开设了档案网站，在其网站上我们经常可以看到各种形式图文并茂的网上展览。（二）电子档案提供利用的方式

4.网上咨询网上咨询是档案利用在现代化条件下的一种新的发展，它是档案工作人员根据档案解答问题的方式，通过网络向档案用户提供档案信息的一项利用工作。其包括两个部分：一部分是通过网络解答咨询；另一部分是通过网络协助检索、指导用户使用检索工具，为查找电子档案馆藏提供新的线索。

5.计算机编研电子档案为计算机编研提供了极大的方便。为编研收集档案、为摘抄档案提供了方便。也可