关于提高秘书人员职业素养的对策研究

一、绪论（一）课题背景随着时代的进步，秘书在企业中的地位变得越来越重要。职业素养是秘书人员在社会活动中需要遵守的行为规范，是秘书在工作过程中表现出来的综合素养。分析当代企业秘书职业素养现状和存在的问题，从而提出解决问题的对策，以便于秘书更好地履行工作职责，为企业发展贡献力量。（二）研究目的及意义本文着重于研究来思尔企业秘书的职业素养现状并制定提升对策，本研究将有助于拓展文秘学科的理论研究，为秘书学科专业学生提供就业参考，提高中小企业文秘人员的工作质量和效率，助力企业运营发展；促进企业秘书工作的效能和评核，有效助力秘书从业者自身职业发展，为其他企业秘书工作提供参考。（三）研究方法本文将综合采用文献比较法、问卷调查法、归纳总结法等方法。1、文献比较法文献比较法是指利用互联网作为一个重要平台，在图书馆中收集相关的知识，了解大数据下中小企业秘书的职业素养现状，探究秘书人员的基本职业素养，职业素养的重要性及如何提升职业素养。2、问卷调查法问卷调查是为了解来思尔企业文秘工作绩效的现状而编制的调查问卷，由临安某些中小型企业填写，以便于了解临安地区的现状。3、归纳总结法归纳总结法是对当前秘书工作绩效的有关资料进行全面的分析并且对其进行总结，然后从中得到借鉴和启示。（四）文献综述1、国内研究现状杨洁、杨静于2013年出版的《浅论秘书人员职业素养》中指出，秘书是当今社会中最常见的一种职业，在政府部门、企事业单位和社会团体中发挥着十分重要的作用。秘书的专业素养是在长期的学习、生活和工作中形成的。秘书的职业素养决定了他工作的质量和工作效率，如果一个文秘人员缺少专业知识，那么他是不可能胜任工作的。2015年，巫仲祥在《基于企业秘书职业素养探讨秘书专业教学改革》中提到在如今的市场经济环境中，文秘产业已成为一支相当庞大的力量，而随着经济的发展，文秘人员的数量也在不断增加，无论是在招聘网站还是在招聘会上，都会有大量的文秘人员出现，而随着文秘人员数量的增加，公司对文秘人员的专业素质也有了更高的要求。随着时间的推移，秘书的工作也在发生着变化，从接待客人、收发文件，到公司的策划，再到帮助领导处理日常工作，这就需要不断地提升秘书的专业素质，因为不同地区的经济发展程度不同，所以秘书的专业水平和能力也会有很大的差距。2019年，鲍红在《浅谈提升办公室秘书素质的对策》中指出随着我国市场经济的飞速发展，企业的市场竞争意识越来越强，对办公人员的职业素养要求也越来越高。在企业内部，办公室秘书需要明确自身角色的作用是服务、参谋和监督，不断提高自身的能力，使其价值不断提高。要加强对秘书人员的全面素质的培养，要把秘书人员纳入到理论知识和创新思维的教育和训练之中，并建立起完善的信息培训和工作评价体系，以提高其整体工作水平。同时，也要加强对自己的专业素质的培养。2014年，冯革会在《如何加强秘书人员职业素养建设提升综合服务水平》中提出要培养秘书人才的基本素质，提升秘书人才的专业素质。基础能力是指文秘工作者的智力水平，包括记忆能力、想象能力、观察能力、科学思考能力等。这是秘书工作人员学习外部知识和其他技能的基础。此外，文秘人员的工作性质和任务要逐步达到更高的要求。2016年，李玉梅，张宇华，石玉敏在《现代秘书职业素养的构建》中指出提升秘书职业素养包括公司化职员理念与职业态度渗透到课堂、专业教学注重培养学生过硬的政治素质和职业道德、重视专业技能培养，提高秘书的工作效率和能力。在2018年出版的《论高校教学秘书职业素养提升的核心因素》中，李宁、齐志广、杨小龙、赵宝华等人认为，提高教师专业素质的关键因素可以分为内部和外部两个方面。职业认同、职业能力、职业心态和职业创新是提高教师文秘职业发展的内部动力。外部可以通过完善激励机制、提供专业培训、规划发展平台等手段来提高员工的职业素养。沈婷婷在2018年出版的《促进高职院校教学秘书职业素养提升的对策建议》中提出的建议是：完善教学秘书的工作定位，强化教学秘书的针对性训练，使其更好地发挥其工作积极性。2019年，鲍红《浅谈提升办公室秘书素质的对策》中提出，要提高办公室秘书的质量，应采取三项措施：定期进行理论知识和创造性思维教育、建立健全信息培训与岗位考核机制、秘书应当开展自我教育，提升业务能力。杨中兴在2019年《试分析企业文秘职业素养的养成》中提出了文秘人才培养的途径：企业应加强对文秘人员的岗前教育和后续教育、秘书人员不断提高对自身的要求，企业要激发员工工作积极性。2019年，张书堂在《论秘书职业素养提高的途径》中提出：要加强秘书的文化素质，必须通过不断的学习，不断地提升自己的文化素质，建立健全的文化素质评价体系，为秘书工作提供便利。2、国外研究现状1990年，在约瑟夫•奈的《变化中的世界力量的本质》和1996年威廉•欧文斯的《信息时代的力量与相互依存》中提出关于秘书专业发展的探讨。第一，文秘人员的教育和训练已达到规范化。欧美等发达国家，在上世纪50、60年代，已形成了一种独立的专业工作。职业教育系统是面向这一人群的，其发展十分成熟。以美国为例，将秘书教育分为助理、通用和社交三种类型。德国秘书教育有初级、中级和高级三个层次。法国的教育目标是：“竭尽全力培养从文秘人员起步的人才来治理国家”。在美国和德国，秘书有详细的文秘专业工作标准。其次，国外尤其重视文秘人员的职业修养、职业人格、职业道德等人文素质方面，不仅仅在个别的课堂教学中进行，而且在秘书职业的具体工作中加以落实。同时，将秘书的人文素养与文秘专业训练、专业资格考试结合起来，具有针对性、层次性、实用性。二、秘书职业素养的概念及内涵（一）职业素养的概念职业素质是人们在社会生活中必须遵循的行为准则，是职业的内在准则和要求，是职业生涯中所体现的包括职业道德、职业技能、职业行为、职业作风和职业意识等方面的综合素质。（二）秘书职业素养的主要内涵秘书的职业素养直接影响到工作的质量和效率，没有职业素养的秘书就不能胜任工作。良好的职业素养能使秘书在工作中不断提高自己的办事能力和改变自己的处事态度，并能更好地领会和理解领导的意图及安排，认知自己的职权范围，知晓办事程序，了解相关业务，掌握工作方法，并能具有较强的处事能力、应变能力、沟通能力[1]。秘书的类型总体可以划分为政务性、事务性、专业性三大类。虽然其专业技能不同，但是职业素养却具有共同点。知识素养是一个人的修养，它包括道德素质、知识水平和能力。当今的知识经济，使人的修养内涵有了很大的扩展，主要体现在思想政治、文化、专业、身心等各方面。能力素养，能力可以直接影响办事效率，每位领导都希望企业能有一个具有全面能力的复合型人才。因此，秘书人员应具备多种能力，比如应变能力、逻辑创新能力等。三、来思尔企业秘书人员职业素养现状分析（一）思尔企业简介大理来思尔乳业有限公司在云南省注册成立。在法人董建升经营下，属于食品、饮料，主营行业为食品、饮料，我公司以生产加工的模式经营酸奶`液体奶，加工方式为生产加工，服务领域为酸奶液体奶多功能包装机，员工人数500，注册资本1000万人民币元。本研究以来思尔企业秘书为研究对象，采用电子问卷调查法，经过筛选，共收集51份有效问卷。为确保资料的相对精确度及资料来源广泛性，本次调查的对象涉及到的部门比较广泛，比如制造部门、批发部门、行政部门等。此次问卷的内容包括企业对秘书人员的需求年龄段倾向、企业注重的秘书人员的业务素质、秘书的心理素质、秘书除专业知识外还应掌握的其他知识、秘书的工作态度以及秘书的专业程度等。（二）来思尔企业提高秘书人员素养的主要做法1、秘书岗位的设置图3.1企业设置的秘书岗位图据上图显示来思尔企业里设置的各个关于秘书的岗位中，一般文员和行政秘书的百分比相同，都是41.2%，然后依次分别是总经理助理37.3%，办公室主任和部门经理助理都是25.5%，文字秘书17.6%，最少的岗位是行政总监，只占有15.7%。就数据来看，来思尔企业招聘的秘书岗位中一般文员和行政秘书的比例最高。图3.2需求倾向年龄段图上图所示，来思尔企业对秘书的需求倾向年龄段百分比最高的是18至24岁之间，百分比高达45.45%，25至35岁之间的百分比是45.45%，36至45之间的为9.09%，对46岁以上的需求只有0%。对于秘书这个行业来说，年纪轻比较占优势，18到35岁之间是最受欢迎的年龄段，所以秘书专业学生在学校里应该努力学习专业知识，不断完善自身的知识面，提升自身的价值，为之后的就业打下基础。图3.3注重的秘书个性图上图所示，74.5%的人认为做一个合格的秘书应该要做到严谨细致，58.8%的人认为含蓄稳重和机智灵活对秘书而言都同样重要，37.3%的人认为秘书应该要活泼大方。由此可见，秘书应该要做到严谨细致，不可出现一些原则性问题，在处理事情的时候要灵活机智，随机应变又不失含蓄稳重，做事情不可拖拉，要认真及时地完成上级所分配的任务。图3.4秘书专业要求图如上图所示，29.4%的人认为对秘书应聘人员有需要专业对口的要求，认为对秘书应聘人员要求相关专业即可和无明确要求的百分比都为35.3%。经过调查，许多企业中的秘书都不是秘书学专业毕业，企业对于文秘人员的专业也没有特别要求，大部分都是能处理日常事务即可。图3.5秘书专业技能程度图如图所示，在来思尔企业中认为秘书的专业技能较高的占比为45.45%，认为秘书专业技能一般的占比36.36%，专业技能非常高的秘书较少，只占比9.09%，同样，专业技能较低的秘书占比也不多，只占比9.09%。综合数据来分析，来思尔企业秘书的专业技能程度偏向中等，个别企业秘书的专业技能有待提高。2、注重的秘书的基本素质图3.10秘书心理素质图如图所示，52.9%的人认为企业最看重的秘书人员的心理素质是积极乐观、乐观开朗，17.6%的人认为是自信心，13.7%的人认为是乐于奉献，追求卓越、渴望成功和其他的百分比都是7.8%。在日常工作中要保持积极乐观的心态才能做好事情，不论做什么事情都要保持自信。图3.12秘书除专业知识外还应掌握的知识图如图所示，认为文秘人员除了掌握专业技能知识之外，还应该掌握企业管理知识的占比高达76.92%，61.54%的人认为秘书还应掌握企业的安全知识，53.85%的人认为应该掌握财务管理知识和相关的法律知识，认为秘书除专业技能知识外还应该掌握科技创新能力和其他能力的占比分别为30.77%和15.38%。秘书人员不仅仅要掌握专业知识，还应该掌握相关的法律知识、企业的安全知识以及科技创新能力，成为综合型秘书人才。在来思尔企业中认为从事秘书职业的人员需要接受专业培训的比例高达76.5%，认为无所谓和不需要接受专业培训的比例均为11.8%。从高校毕业后的秘书人员虽然有了入职资格，但是对企业来说，刚从事秘书行业的人员专业能力还是不够的，缺少实际锻炼，所以还应该进行专业的培训，可以让企业中经验丰富的老员工对新员工进行指导，或者举行考核制，以此来激励员工不断扩充自身的专业知识。四、来思尔企业秘书职业素养存在的问题及原因（一）主要问题1、秘书职业化水平不高职业化，是社会分工的必然结果和发展要求。虽然秘书在中国已经有了职业化道路，但是与西方国家比起来，我国的秘书人员队伍建设尚处于起步阶段。专业技能是秘书职业化的关键。随着时代的发展，人们对秘书的需求也越来越大。然而，秘书人员事业发展受到限制，人们对秘书人员工作的认识不够透彻，对文秘人员工作的关注也不够。由于我国秘书学这个专业诞生较晚，秘书的教育体系不够完善。许多秘书的经验与技能都是在实践中摸索出来的，没有专业系统的职业理念，导致秘书的专业化水平不够高。不仅如此，人们对秘书行业的认识不全面，始终存在着误解与偏见，职业认同感不强。部分在职秘书人员也没有把秘书行业作为终身职业，看重的是这个行业的隐形权利。在新形势下，秘书人员如何实现职业化发展，是需要深入思考的问题。2、秘书心理承受能力不高秘书工作的特殊性决定了其工作的复杂性和全面性，其心理承受能力在其工作和行为中占有重要地位。秘书的主要工作是针对企业内部人员提供有效的服务工作，在工作内容与工作角色上都存在特殊性。秘书在日常的工作中可能会遇到不顺心的事，从而产生压抑且不顺心的情绪，会影响到工作的正常进行，秘书人员应该要格外重视加强自身的心理承受能力。在调查的对象中，有大部分秘书的心理承受能力不是很强，还有待提升。鉴于当前秘书工作的现状，应根据日常工作的需要，科学、合理地安排各项基本工作，提高工作的质量和效率。因此，办公室秘书应当具备优秀的心理素质，能够控制自身的工作情绪，始终保持积极乐观的心态投入到日常的工作当中。3、秘书职业道德建设有待加强通过调查发现，企业对秘书人才的思想和道德素质极为重视，他们认为，秘书人员应当具有高尚的职业操守。职业操守是承担各种社会职责与服务的人员必须遵循的道德规范。秘书人员要以品德为重，不能以德为先，就算有再好的工作能力，也不能当一位合格的秘书。秘书应做到诚实正直、德才兼备、尽职尽责。加强秘书的职业道德建设，是培养高素质秘书人才的有效措施。秘书职业道德建设的加强还有助于反对腐败、提倡节俭，有助于形成社会清廉之风。而现实生活中的各种贪污腐败，铺张浪费等都是因为没有良好的职业道德所导致的。着力加强秘书的职业道德建设有助于改变不良之风。秘书部门是个综合部分，各个岗位的职责是不同的，秘书人员在岗位意识这块还需强化。秘书人员是领导的助手，理应加强服从意识。4、秘书教育存在滞后问题秘书学专业作为一门新兴学科，本身是处于发展时期，所以在教育这块存在一定的问题。首先是专业课程设置不够合理。秘书学不是一个大专业，有些学校甚至没有秘书学这个专业，即使有这个专业，也很少有独立院系，基本上都是依靠中文系而开设的，所以课程上偏文学类多一些。虽然学校开设了大量的课程，但是大多都无法构成完整的体系，导致学生专业知识掌握得不够完整。其次，师资力量相对来说比较匮乏，大部分教师都是其他系转行过来的，掌握的文秘专业知识不够全面，帮助学生提升的空间不大，教学方法也较为传统落后，没有与实践相结合，基本上采取的是传统课堂的教学模式，上课内容枯燥乏味，在极大程度上降低了学生对秘书学科的热情程度。秘书学专业的考核方式非常片面化，大部分的高校采取的是传统的考核方式，也就是期末考试，将平时课堂表现成绩与期末理论卷面成绩相结合。平时课堂表现成绩所占的比例较小，所以大部分学生只要按时上课，出勤率达标，平时成绩这块就没什么大问题。而期末的理论知识卷考只需突击学习即可。考核方式过于单一，不能准确地考核出学生的专业水平。（二）原因分析1、个人原因因为大部分企业对秘书秘书的要求不是特别高，所以秘书这一类职业经常参差不齐，中层领导人员对秘书的要求可能是追求年轻漂亮的女性，这就导致部分秘书只追求外在美，从而实践能力不足，因领导的原因会导致秘书目中无人，高高在上，与人沟通时，态度过于强硬。2、企业内部原因因来思尔企业的原因，可能没有充足的资金预算，没有开展开展相关的秘书教育培训活动，不能培养秘书的创新能力。企业相关制度不完善，不能给秘书树立正确的价值观与思想观，提升办公室秘书的职业素养。五、提高秘书职业素养的途径（一）不断学习，提高职业文化素养对秘书职业的认同是提高秘书职业文化素养的前提，认同感是职业的灵魂。秘书人员要加深对这个行业的认识和理解，培养专业精神。首先，纵向提高参与政务服务的技能和认识。现如今，秘书的工作不仅是关于文秘方面的工作，更侧重于政务服务参与综合行政能力。因此，秘书要不断学习新知识、转变新观念、接受新事物，不断完善自身的知识系统，防止发生原则性失误，从而提高工作效率与质量。其次，从横向上拓展视野，全面提升职业文化素养。近年来，我国经济市场迅速发展，秘书也应该随着经济的发展去学习新的东西，拓宽眼界，不要局限于仅有的知识面，应该要广泛学习不同领域的知识，例如心理哲学等，打好基础就不怕落后于市场发展。此外，秘书还应该有较高的协调与沟通能力，作为领导的助手，要帮助领导传达指令。在与人沟通协调中要注意措辞和语气，并且要做到不卑不亢，语气温和亲切，不能目中无人，高高在上。与人沟通时，也要注意方式，态度不可过于强硬，要做到礼貌待人。在日常工作中，要经常跟别的部门交流沟通，为部门间的友谊打下良好基础。（二）建立秘书职业素养提升渠道企业想要提升秘书的职业素养，首先可以开展相关的教育培训活动。企业可以通过开展专题培训活动等途径，增强文秘人员对自身岗位工作的认知。公司应按照国家有关法律法规和办公室的管理制度对文秘人员的办公和文字使用方面进行教育和培训，深化文秘人员对于相关知识的了解以及掌握[3]。不仅如此，企业还应当培养秘书的创新能力，秘书不能局限于传统的工作思维与方法，而应该将现代化信息技术和创新型的工作方法相结合，提升秘书的创新思维在很大程度上可以提高办公效率与质量。在注重秘书专业能力的同时，企业还应该注重秘书职业道德方面的培训，可以展开法律知识讲座与岗位教育活动帮助秘书树立起高尚的道德情操。秘书的职业道德对工作的影响很大，在工作中应该做到实事求是、忠于职守，不能弄虚作假，利用职务之便谋取个人利益，秘书要摆正自己的心态，将心思放在提高工作效率上。企业在注重培养秘书专业能力的同时，也要格外注重秘书职业道德的培训与教导，不要顾此失彼。建立相关的企业制度，利用制度的警戒与威慑作用，引导秘书树立正确的价值观与思想观，提升办公室秘书的职业素养，促进整体工作质量的改善与提升。企业可以根据秘书工作的特点，把办公室的各项工作纳入制度管理的范畴，并加以调整、修改。将道德建设与制度相结合并且加强对秘书人员遵循职业道德规范的检查，文秘工作者应从自身、法律、社会三方面着手，不断地积累与提高，最终真正地提升文秘人员的职业道德素质。（三）完善相关制度监管机制建立相应的制度监管机制可以有效地降低秘书发生失职行为的机率，从社会的角度来看，国家和政府要加快法律制度建设，建立和完善秘书法规体系，加大执法力度。制定有关的法律体系，利用法律的威严性来震慑职场中的不正之风，对办公室秘书起到正面引导与教育作用，其次，通过对违反制度的行为作出惩戒，使违反制度的人员受到教育的同时也能震慑其他未违反制度的人员，以此防止不当行为的再次发生。学校可以组织开展相关法律知识的讲座，鼓励学生积极参加。企业可以展开提高秘书人员职业道德的培训以及制定一系列的规章制度，将相关的法律知识融入课堂、企业，提高办公室秘书的相关法律知识，以此来警醒秘书人员，树立优良的作风，不要做出违反法律制度的行为，应进行自我教育，努力提高工作能力和工作效率。（四）探索先进的专业教育体系作为新兴学科，秘书学不同于其他学科有完整的教学体系，教学模式也较为传统，导致培养的人才不能适应社会发展的需要。传统的教学模式已经落后，要想培养出高素质的秘书人才，必须对教学模式进行改革，要注重实践性，培养出优秀的复合型人才。随着现代企业的快速发展，传统的秘书教育理念已不能满足时代发展的需要，需要对传统的文秘教育方式进行改革，根据秘书教育的专业需求，文秘人员不仅要具备一定的现代企业管理知识，而且要具备一定的业务技能。培养出高素质的复合型秘书人才，就要明确现代教育的根本任务，构建一套适应现代社会的教育体系，教育的内容和方法也要有所改变。所培养出的人才要适应高速发展的社会与企业，秘书服务要满足多元化和多样化的需求。同时，作为教学的主体，教师必须具有较强的专业素质，既要有较强的理论知识，又要具有较强的实际应用能力。这就要教师在不断提升自己的专业能力的同时，要学会接纳新的东西，教师自身才能更好地将其传承下去。随着科技的高速发展，现在的工作已经离不开各种办公设备了，使用这些办公设备是秘书最基本的技能，秘书应该熟练掌握硬件设备的日常操作。学校可以开设专门的秘书专业学生教室，把日常工作中使用率较高的几种办公设备摆放在教室里。在日常学习中，对各类办公设备进行模拟操作，方便学生熟悉设备。秘书不仅要学会专业理论知识，还要学会怎样把理论知识运用到实际操作中，而在实践中，使用高科技的办公设备是必不可少的。因此，秘书要有掌握高科技应用的能力，还要学会运用各种办公设备。在教学过程中把秘书职业的理论知识与实践应用相结合，不仅仅是把书本上的理论知识教给学生，还要与企业的要求相结合，通过这种方式，既可以积累工作经验，又能更加迅速地适应工作需要，还能在工作中及时应对突发情况，使自己更加胜任自身的本职工作。改变传统单一的教学模式，加强实践教育，从而更好地做好秘书职业的本职工作。改变传统的教学模式，加大实践教育力度。针对学生的实践能力，可以安排他们到学校、公司实习，提高他们的实践技能。不仅如此，高校还可以将模拟操作划入专业考核的范围里去，采用书面和实践相结合的考试方法，促使学生学会独立思考，自主学习。这样的考核方式，既考验学生的理论知识水平，也考验他们的实践运用，最后得出一个全面、客观的评估结果，从而使学生的综合素质得到全面提升。要想培养实用型的秘书人才，就不能只进行理论教学，还应该进行实践，从实际出发，找出问题，并且加以解决，从而使工作更有成效，采取理论、实践相结合的方式才能培养出高素质的综合型秘书专业人才。六、结论与展望秘书工作是一个常抓常新的课题，它的重要性不言而喻。随着社会经济的快速发展，市场竞争意识越来越强，对秘书的要求也只会越来越高。秘书是为领导工作的参谋与助手，其素质、工作质量直接关系到领导工作的成败。作为领导的助手，做事不能出差错，其从业标准应该明确严格。只有秘书人员提高自身的职业素养，才能做好工作，进而促使企业的发展，为企业发展贡献自己的力量。对于秘书工作中任何一个小小的问题，我们都应该要重视，必须加强实践探索，在实践中发现问题并解决问题。同时，也必须通过所有秘书从业者和关注秘书行业发展的人的不断探索努力，才能更快地推动秘书行业变革。来思尔企业的秘书应该要加强自身的专业能力，而秘书的职业素养不是短期内能培养出来的，需要在长期的实践和探索中培养。新员工遇到不懂的问题要及时向上级或者经验丰富的老员工请教，老员工要提升创新思维，努力改善不足之处。秘书人员只有具备较高的职业文化素养、思想政治素养、专业知识等等才能更好地实现其参谋与助手的作用。总的来说，秘书要想在这个行业一直走下去，就要深入了解这个行业，带着学习的心态认真对待工作中的事，以积极乐观的心理状态去对待事情，遇到挫折时，不能怯退，在职场中要随时随地保持自信。秘书行业的标准会随着社会经济发展逐步增高，要想不被市场淘汰，秘书人员就要不断努力提升自己的专业知识能力，不要局限于传统的工作模式，要敢于创新，将现代化信息技术和创新型的工作方法相结合，努力提高工作质量与工作效率，争取为企业带来更多的利益。

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