人事档案归档制度模版（二篇）

第页共页人事档案归档制度模版一、目的和范围1.1目的本制度的目的是规范和统一管理企业的人事档案，确保档案的安全性、准确性和完整性，为企业的人事管理工作提供有效的支持和依据。1.2范围本制度适用于企业所有员工的人事档案管理工作，包括员工的基本信息、入职材料、劳动合同、调动记录、培训记录、奖惩记录等。二、主要内容2.1档案归档的责任部门人力资源部负责全面负责和协调企业的人事档案管理工作，并设立专门的档案管理人员负责具体的档案管理工作。2.2归档的原则和要求（1）保密原则：人事档案具有保密性，未经本人同意或法律规定，不得向他人透露或提供。（2）准确原则：档案的内容必须准确无误，对于档案中的每一项信息，应有明确的来源和验证途径。（3）完整原则：每个员工的档案必须保持完整，不得有遗漏或遗失的情况。（4）可追溯原则：档案的每一项内容应能追溯到相关的文件材料，便于查阅和核对。2.3档案归档流程（1）档案整理：由专门的档案管理人员负责对员工的各类档案进行整理和归档，并进行标识和分类。（2）档案登记：每个员工的档案必须进行详细的登记，包括姓名、工号、职务、入职日期等基本信息。（3）档案存放：档案应妥善存放，确定一个专用的档案室或柜子，设有防火、防潮等措施，确保档案的安全性。（4）档案借阅：员工需要查阅自己的档案，需填写借阅申请并经过相关部门审批，严禁私自调阅他人档案。借阅期限不得超过3天。（5）档案销毁：档案达到保留期限之后，由专门的档案管理人员负责进行销毁，销毁过程必须符合相关法律法规的规定，销毁记录必须保存。2.4档案管理人员的职责（1）负责制定和完善人事档案管理的制度和流程。（2）对员工档案进行整理和归档，确保档案的安全性和完整性。（3）对新员工进行档案登记，及时更新和完善档案信息。（4）负责员工档案的存放和借阅，确保档案的安全和保密。（5）向相关部门和员工提供档案咨询和查询服务。（6）定期对档案进行检查和清理，及时发现和处理问题。（7）组织和参与档案培训和交流活动，提高档案管理的水平。三、宣传和培训3.1宣传本制度应通过内部通知、人事制度手册、企业网站等渠道进行宣传，让员工了解和熟悉制度的内容和要求。3.2培训人力资源部应组织相关的培训和交流活动，提高档案管理人员的专业水平和档案管理的效率和质量。培训内容包括档案管理的基本知识、操作流程、法律法规等。四、监督和检查4.1监督人力资源部负责对档案管理人员的工作进行监督，及时发现和处理工作中的问题和不足，确保制度的执行。4.2检查人力资源部应定期对档案进行检查和清理，确保档案的完整性和可查性。对于存在问题的档案，应及时进行整改和补充。五、制度的保密性和可行性5.1保密性档案管理人员必须具有良好的保密意识，严守保密原则，不得泄露或提供档案信息给未经授权的人员。5.2可行性本制度的内容和要求应符合国家法律法规的规定，且可操作性强，便于实施和执行。制度的制定和修改应与人事档案管理的实际情况相适应。六、附则6.1本制度的修订和变更必须经过人力资源部的批准，并及时通知相关部门和人员。6.2对于违反本制度的行为，将依据相关规定进行处理，严重者将追究法律责任。7.3本制度自发布之日起生效，废止以前的任何相关规定。人事档案归档制度模版（二），是指为了管理和保存员工的人事档案，规范归档程序和要求的制度。一、归档目的1.保护员工的隐私和个人信息，确保其安全和保密性。2.方便员工的查询和使用，提供人事信息的准确性和有效性。3.满足劳动法规和人事管理的要求，保证公司的合法性和规范性。4.便于对员工的事务和工作记录进行跟踪和分析。5.合理利用和管理档案空间和资源。二、归档内容1.基本档案：包括员工的个人身份信息、合同信息、学历和资格证书、工作经历等。2.薪酬档案：包括员工的薪资、奖金、补贴等薪酬记录。3.绩效档案：包括员工的绩效评估、考核记录等。4.培训档案：包括员工的培训记录和证书。5.离职档案：包括员工的离职原因、离职证明等。三、归档流程1.建立档案登记和编号制度，确保每个员工都有唯一的档案编号。2.设置档案分类和文件夹，将不同类型的档案进行归类。3.制定归档操作规范和操作指引，确保归档流程的规范性和准确性。4.实行定期归档和清理，确保档案的及时更新和整理。5.设置权限和访问控制，确保档案的保密和安全。四、归档管理1.设立专门的人事档案管理岗位或部门，负责档案管理和维护。2.制定档案借阅和使用规定，确保档案的合法使用和保密性。3.定期进行档案的检查和审查，发现问题及时纠正和整改。4.建立档案索引和档案检索系统，方便员工查询和使用档案。5.定期进行档案备份和灾难恢复，防止档案丢失和损坏。五、档案保存期限1.基本档案：员工离职后，保存至少5年。2.薪酬档案：保存至少10年。3.绩效档案：保存至少5年。4.培训档案：保存至少5年。5.离职档案：保存至少5年。六、档案销毁1.根据公司制度和法律法规的要求，定期进