《秘书学》第四章信息工作

第四章信息工作第一节信息概述本节重点一、了解信息的含义二、信息的主要特征三、信息的作用第一节信息概述一、信息的含义出现：在20年代通信成为科学研究对象时，作为一个重要的科学概念而出现的。对于它的表述，有很多种解释。简单地说，信息就是对客观事物的特征和变化的直接或间接的表述。第一节信息概述二、信息的主要特征

1.客观性信息是事物的特征和变化的客观反映。具有客观性和客观存在性。

2.传递性传递性也叫传输型。信息主要是借助于文字、图像、胶片、电波等物质形态的载体，进行空间和时间上的传递，从一方传到另一方，为人们所感知、所接受。

3.时效性信息作为客观事物的一种反映，总是先有事实，后有信息的。信息具有一定的滞后性。信息的价值也在于信息的及时与利用。第一节信息概述4.共享性信息借助于载体，即可被传递又可为人们所共享，这是信息不同于一般物质或能量的属性。5.开发性信息作为一种资源看，可再生，是不断更新的。从信息所载的内容看，客观事物的复杂性决定了信息的复杂性以及人们认知的局限性需要信息的开发。从信息的价值看，利用信息可以开发新的材料和新的能源。第一节信息概述三、信息的作用信息普遍于自然界、人类社会中，人类的实践过程实质上就是通过获得和识别各种信息来区别不同物质，进而认识世界和改变世界的过程。1信息是人类社会开展所必需的重要资源 信息和物质、能量，是人类社会开展所需的三大资源，信息作为三大资源之一，向人类提供知识和智慧。2信息是决策的根底在现代社会中，要实现决策的科学化，就要充分掌握信息第一节信息概述3.信息是科学研究的指路明灯和保障科学研究需要信息，才能保障研究的顺利进行。第二节

信息工作在秘书工作中的作用第二节信息工作在秘书工作中的作用信息工作是围绕信息进行的一系列工作，包括对信息进行收集、整理、传递、利用和储存等程序。1.信息工作是秘书部门辅助决策的一项重要工作决策是领导者的首要职责。决策就是用科学的方法、丰富的经验，对重大问题做出多种可行性研究，从中选择最正确方案。领导者获取信息一般有亲自获取、有秘书部门或专门的信息机构、信息人员收集提供和各职能部门提供三种。第二节信息工作在秘书工作中的作用

2.信息工作是秘书部门的一项重要业务

工作性质看：秘书部门是单位的枢纽部门，联系上下左右，沟通四面八方的信息集散地。工作内容看：秘书工作时起草文件和材料，就需要大量的信息作为参考和借鉴。第二节信息工作在秘书工作中的作用3.信息工作有利于开创秘书工作新局面为了适应新形势开展的需要，为了更好地进行决策，必须建立和健全信息体系，做好信息工作。高质量的信息工作有力促进秘书工作的改革，有利于开创秘书工作的新局面。第三节

秘书信息工作的根本要求和程序

第三节秘书信息工作的根本要求和程序一、秘书信息工作的根本要求1.准确只有真实、准确的信息才能使领导的决策建立在科学的根底上。 2.及时适时做出决策的关键在于能否及时掌握信息，因此秘书人员在信息工作中要有强烈的时间观，收集快、整理快、传递快。第三节秘书信息工作的根本要求和程序

3.适用适用是指所提供的信息要有针对性，适合领导的利用。组织中状况的了解

(1)分布在不同组织的类型中决定了他们追求目标各不相同。

(2)分布在不同组织的规模中导致他们在具体工作内容和时间分布上存在差异。

(3)分布在不同组织层次中决定了他们工作重点的不同。

(4)分布在不同组织环境中使他们奉行不同的管理哲学和管理方式。第三节秘书信息工作的根本要求和程序二、秘书工作的程序1.信息的收集信息的收集是指信息者为满足使用者的需要，根据一定的目的，通过不同的方式搜索、获取信息的过程。收集信息的特点收集信息的方式传统式收集、开拓式收集第三节秘书信息工作的根本要求和程序收集信息的方法〔1〕阅读法〔2〕从播送、电视与会议上捕捉〔3〕调查法〔4〕交换法〔5〕网上调查法第三节秘书信息工作的根本要求和程序2.信息的整理信息的整理是对收集到大量原始信息，在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上给予表现，使之便于传递、利用和储存的过程。信息的整理是整个信息工作的核心。过程〔1〕筛选方法：提出虚假、无效、失效信息→挑选出有价值的信息〔2〕加工信息分类：根底性信息、高层次信息方法:充实内容→综合分析→提出意见〔3〕编写:就是用书面形式对信息进行有序化处理。第三节秘书信息工作的根本要求和程序3.信息的传递信息的传递是指把筛选和加工后的信息，通过各种传播途径提供给接收者和使用者。途径①单通道传递②多通道传递方式①口头传递②书面传递③电讯传递要求①迅速②准确③保密第三节秘书信息工作的根本要求和程序4.信息的利用和储存