易助ERP岗位作业指导书-采购部-1

ERP系统岗位作业指导书适用部门:采购部适用版本:易助ERP7.0编制人:周金生编制完成日期:2013/10/21版权所有:深圳市维肯达科技目录一.易助ERP系统流程图二.采购管理流程图三.采购部操作指引3.1.采购部根底数据管理.供给商类型.供给商信息供给商信息维护.1修改供给商信息.2让供给商失效.3删除供给商信息.4供给商品号及价格3.2.采购部日常操作.询价单管理.请购单管理.采购底稿管理.采购单管理.进货、退货管理.应付帐款管理四.采购部开帐指引4.1.应付帐款开帐4.2.未完采购单开帐一.易助ERP系统流程图二.采购管理流程图采购管理流程请购请购采购单询价仓库收到物料品质检验良品入库不良品退回供给商采购方案红字采购发票不良品退回蓝字采购发票付款单付款单核销三.采购部操作指引3.1.采购管理根底设置.供给商类型当供给商数量较多时,为方便统计分析,可为每个供给商指定类型;菜单位置:根本信息-性质类型-供给商类型【类型】:输入类型名称【对应编码】:输入类型代码说明:当<<根本信息参数>>中的<<供给商编号>>采用”供给商类型+流水码”编码方式时,系统自动根据【对应编码】+流水号对供给商进行编码.供给商信息菜单位置:根本信息-供给商信息【供给商编号】根据已确定的客户编码规那么,为该新供给商编码,手工输入供给商编号；如采用”供给商类型+流水码”编码的,通过点选图标自动生成供给商编码；假设采用”流水码”或”前置符+流水码”，单击能自动生成供给商编码。 【联系人】【联系】【号码】：输入供给商的联系人、联系、号码，在打印出来的采购单上能反映出这些信息。 【采购人】选择对应该供给商的主要负责人。【常用币种】与该供给商交易的最经常使用的币种,实际交易时可以多币种。【付款银行】【银行帐号】：根据实际情况填写，不清楚可以空白。【结算方式】根据实际情况选择。维护供给商信息3.1.3.1修改供给商信息当供给商相关信息变更时,通过按钮对供给商信息进行修改。.2让供给商失效如果已建立的供给商不再进行交易,或不再有效,可通过’注销’按钮将此供给商失效;失效后的供给商不可再在单据中选择使用,但在报表中可直接输入该供给商编号查询该客户的相关信息;.3.删除供给商信息 如果该供给商已有交易信息，该供给商不可删除,只能失效。.4.设置供给商品号/品名/规格及价格 如果供给商的产品有自己的品号/品名/规格,为方便管理,可设置供给商品号/品名/规格与本厂品号/品名/规格的对应关系。 商品价格：录入供给商提供的产品价格。 菜单位置：根本信息-供给商信息-设置3.2.采购部日常操作.询价单当向供给商询问商品价格时，录入询价单资料。菜单位置:采购管理-询价单【单号】在公用设置-系统参数-进销存参数-单号编码一中设置编码方式。【币种】可以输入币种符号，默认带出的币种是供给商信息中的常用币种。【询价人】选择询价人的编号。.请购单管理 在采购单发给供给商之前，可以做请购管理。 【单号】一般为系统自动编码，如果需要手动编码，在进销存参数-单号编码一中修改。 采买：当请购单生成采购单之后，点可以查询该请购单的采买状况。.采购底稿管理 一般，采购底稿的来源主要有两种：一种是手工录入；一种由物料需求拋转而来。 对于手工录入的采购底稿，点可以对请购单或订单的数据进行计算来生成采购底稿；如果不取单，也可以直接录入需要采购的材料及数量等信息。 对于由物料需求拋转而来的采购底稿，可以进行维护：对没有指定供给商的品号进行指定供给商；已指定供给商的，也可以去修改。 如果采购底稿的内容已确定要采购，可以点直接生成采购单。.采购单管理 采购单的来源主要有四种：手工录入、请购单、询价单、采购底稿。(由物料需求直接生成的采购单也会先生成采购底稿)：当取消采购单时，可以结束整张采购单或采购单中的局部内容。：用来查询采购单的交货状况，要查询多张采购单的交货状况，在进货明细表中查询。：用来查询该供给商的历史交易记录：采购单、验收/进货单、退货单、借入单、询价单。：用来查询该采购单对应的发票状况。：查询截至此采购单日期，此供给商的本币应付账款、已冲金额、应付余额状况。 采购单的变更：已有采购信息的采购单，不可以进行更改、删除、撤销审核；如果要变更，只能指定结束，重新录入新的采购单。进货、退货管理.1进货、退货管理 如果系统启用了进货检验管理(共用设置-系统参数-检验参数)，需要先录入收料单、进货检验单，才可以录入进货单。 收料单：收料单取单取的是采购单。如果有赠品，单独一行录入，并勾上赠品。检验单：检验单取单取的是收料单，检验数量不可超过收料数量。 验退退回单：取单取的是检验状态为不良的单据。验退退回单和退货单是有本质区别的：收料之后，检验不合格的，是需要验退退回的；已经合格入库，但后续发现不良，需退回供给商的，才录退货单。 进货单：取单取的是检验合格的单据或借入单。 退货单：取单去的是进货单。也就是发现在库有不良时，退货给供给商。如果系统没有启用进货检验管理： 进货单：取单取的是采购单或借入单。如果有赠品，录入进货单时赠品单独录入一行，勾上赠品。 退货单：取单取的是进货单。3.2.5.2采购跟单 采购报表位置：采购管理-报表3.2.5.2.1采购单明细表：统计所有采购信息.2.2采购未进明细表：按交货日查询未交物料信息(重点) 说明：收料量表示对应该采购单的已审核的收料单的总数量。.2.3采购超交明细表：统计供给商超交信息3.2.5.2.4进货明细表：统计供给商交货信息.2.5退货明细表：统计退货给供给商的信息.2.6设置报警功能通过设置报警功能,由系统自动提醒要交货或已延迟交货的采购单状况 菜单位置：工具-提示向导3.2.6.应付帐款管理.1.订金管理当向供给商订货需要先预付订金时，通过“预收发票”处理订金，产生应付帐款。如果订金已付,那么通过勾选“现付”付订金，根据实际情况选择结算方式及收付单号码，单据审核后，系统会自动生成一张付款单。.2.采购发票管理供给商送货后为确认支出，可开蓝字“销货发票”确认应付供给商的帐款。取’进货单’生成应付帐款,【发票号码】只能手动编号。【发票来源】一般选择默认的“进货单”【取单】可以取进货单、退货单、委外进货单、委外退货单。采购发票，一般取的是进货单。【冲销订金】如果在现金银行模块有做付款票据，可以冲销订金。【现付】如果是现付，选择结算科目和票据号码，单据审核后，系统会自动生成一张付款单。 自动生成的付款单如下：当退货给供给商时，做红字采购发票冲销应付账款：.3.其他应付款管理除正常采购产品所产生的应付款外的其他应付款通过本作业完成：如果是扣款，输入的金额为负。其他应付款可先记帐后付款,如果已付款,可直接购选“现付”，生成付款单。.4付款单 付款给供给商时，录入付款单；可以先付款，后核销。 【现金收付单号码】当结算方式为“现金”时，现金收付单号码的来源是现金银行模块的“现金收付单”；结算方式为“电汇”、“支票”、“银行汇票”、“商业承兑汇票”、“银行承兑汇票”时，票据号码的来源是现金银行模块的付款票据。 取的是未付款的采购发票。 当勾选按数量冲账后，账款装入后，实际付款的金额必须和应付金额相等，否那么单据无法保存。.5付款单核销付款单核销主要是对已付款未核销的付款单进行核销，提供付款冲账、预付冲应付的功能。 【核销类型】有两种：付款冲账、预付冲应付。 【核销方式】有两种：整张核销、按数量核销。 【自动】：当核销金额和未冲金额不相等时，点自动，系统自动平衡本次冲账金额。.6应付帐款跟踪增值税抵扣清单 应付账款明细表 应付账款余额表 应付对账明细账 付款明细表 付款核销明细表四.采购部开帐作业4.1.应付帐款开帐采