地区公司风险管理指引

地区公司风险管理指引XX司法字[2023]第013号2023年7月日印发第一章总则第一条为规范地区公司日常经营行为，提高地区公司对各种风险的自我控制能力，做到有效防范和降低各种风险，按照相关法律法规及公司规章制度的规定，修订本指引，供领导和相关部门参考。第二条本指引所称风险是指地区公司在经营管理过程中所发生的各种风险，包括人力资源管理、财务管理、工程建设管理、营销品牌管理、法律事务管理、合同管理、物资采购、物业服务、授权委托及印章管理等方面的风险。第三条除直管部门外，地区公司其他职能部门应当与集团公司对口部门相对应，在组织架构、管理制度等方面全面对接。第二章法律风险管理第四条法律风险管理是指以防范、控制法律风险为目的，对地区公司在房XX开发建设过程中各个职能部门不定期发生的法律风险，通过地区公司各部门自身防范和集团公司业务指导、定期和不定期检查进行实时监管的活动。其目标就是将法律风险管理与公司经营管理有机地整合在一起，使公司日常工作的制度、流程、同时成为应对法律风险的防线，通过制度、流程最大限度的维护公司利益。从而针对不同类型的法律风险，按照轻重缓急制定相应的应对方案达到避免风险、降低风险或者转移风险的目的。第五条人力资源法律风险管理一、地区公司应了解《劳动法》、《劳动合同法》、《劳动争议调解仲裁法》的实施细则及当地指导意见，在不违反法律法规和行政规章的前提下，以维护当地公司利益为重，参照集团的劳动合同范本，制定合理、有效的劳动合同文本。二、地区公司应当以不违背集团公司人事管理规定为原则，并结合当地公司实际情况，与员工签订详细、具体的劳动合同。三、对承包单位所聘用的民工，应分清用工主体，要求实际用工单位在民工宿舍区张贴人员归属划分表，并向我方出具承担全部用工责任的保证书或承诺书。四、地区公司人事部门在建立人事档案的基础上，应注意收集和保存签订、履行、解除劳动合同的相关证据，以防发生诉讼时我方举证不能的法律风险。五、地区公司应完整履行与员工签订的劳动合同。产生劳动纠纷时，及时做好处理工作，不但要遵守法定程序，更要注意保护公司在社会中的良好形象。其次应根据公司的具体情况建立完善严谨的工作流程，在采取规避、降低用工风险措施或调整用工方式等重大事项时应请专业人员参与制定和论证实施方案的可行性，从而降低法律风险。六、地区公司应对员工加强保护知识产权的培训，根据公司具体情况制定知识产权管理的制度及流程，将人力资源管理与知识产权法律风险管理相结合，必要时要求相关员工签订知识产权专项保密协议，确保公司知识产权的安全。其次，还应根据具体情况不断完善公司知识产权管理策略，降低知识产权法律风险。七、地区公司应按照集团公司规章制度和下发文件精神执行并参照“劳动合同法律风险防范指引”的提示进行操作。第六条财务法律风险管理一、地区公司应当加强对财务人员的培训，要求其专业知识与法律风险防范意识相结合，在实际操作中应当严格执行集团公司财务制度，不得违规操作。二、财务人员除遵守集团公司、地区公司财务制度外，还应遵守国家法律法规，严禁侵占、挪用、窃取或者以其他方式损害公司财产。三、地区公司应当严格按照集团公司战略目标，有计划、分步骤地进行融资，使用好公司资金及财产，同时应当切实保障公司资金和财产的安全。四、地区公司进行融资时，应注意研究国家产业政策、金融税收政策、资本市场发展等影响和制约公司融资操作的诸多因素，慎重选择融资主体、融资方式等，提高风险管理的意识。五、在融资的过程中，应当加强对融资行为的风险管理，不但要在融资前对对方公司的具体情况进行尽职调查，还应该对所选择的融资方式进行论证，对可能出现的法律风险进行预测评估，制定法律风险的应对措施。六、地区公司应强化对财务工作人员的保密培训，提升员工保密意识，禁止向第三人透露公司的财务状况。七、对于一些重大的非正常的财务信息，可能影响上市公司证券交易的，应当立即向集团公司领导报告。第七条工程建设法律风险管理一、地区公司的房XX开发建设系统管理人员，应当熟悉有关房XX开发报建至竣工验收整个过程中涉及到的法律法规和地方性规章，按照集团公司房XX开发建设类规章制度执行并参照“工程建设法律风险防范指引”及“办证行为法律风险防范指引”的提示操作，积极协调政府相关部门，做好工程建设工作。二、招标工作应当按照集团制度和地区公司招标制度执行，参照“招标工作法律风险防范指引”的提示操作。严格审查投标主体及其资格，坚决杜绝受贿等影响招标工作的违法行为。三、工程建设管理要在质量、工期、工程款支付等方面严格把关，做到责任明确、流程合理、跟踪到位。四、地区公司应当加强成本控制意识，对合同以外的新增加工程确需要增加费用的，应当在手续上、程序上严格把关，进行有效控制，并注意保存原始资料，具体按照《房XX开发建设管理流程》及《XX集团地区公司管理办法》执行。五、对工程合同进行审核时，应当重点审核承包方式、单价、工期、质量、付款方式及依据、权利义务及违约责任等条款的约定，以便在发生纠纷时，做到有理有据，主动应对。六、注意安全文明施工，遇到突发事件应及时报告、妥善处理，并完整保存相关证据材料。七、应当保障民工的合法权益，确保承包单位按时、足额发放民工工资，并与各承包单位签订《民工工资发放责任书》。第八条营销品牌法律风险管理一、各地区公司职能部门必须严格依照集团相关制度制定营销策划方案，依据《广告法》、最高人民法院《关于审理商品房买卖合同纠纷案件适用法律若干问题的解释》、建设部《商品房销售管理办法》、《房XX广告管理办法》等法律、法规、部门规章，结合“商品房销售法律风险防范指引”，审核广告合同、监督广告投放等活动，防范法律风险。二、销售广告应符合“真实、合法、科学、准确”的标准，在对不确定内容宣传时，应采用形象、描述性的表述，不要采用数字或确定具体的表述，在广告后面加上“本广告为要约邀请，具体以现场实物为准”的救济性用语。此外，还必须注意广告方案是否有对开发规划范围内的房屋及相关设施具体明确的说明和允诺，是否有对购房者赠送某项优惠的承诺。若广告方案中存在上述内容，但实际上执行困难的，则尽量不要作为广告内容投放。三、销售法律文书如《认购书》、《商品房买卖合同》及其《补充协议》范本的制定，必须严格按照规定报集团相关部门审核、修改、确认。在不违背当地政府部门规定的前提下，做到内容全面、合法，并有效的防范法律风险。四、在上述销售法律文书中，尽量把利率变动、按揭成数变动等政策变动的法律风险进行明示化。明确约定实际按揭年限、按揭利率、按揭成数以银行最终审批为准。若银行批准的按揭贷款低于买房人的申请金额，该差额部分买房人应在银行最终审批之日起规定期限内付清。五、经有关部门最终审核并确定的上述销售法律文书，未经原审核部门批准，不得擅自更改其内容。六、审核地区公司与按揭银行之间的《楼宇按揭合作协议》，重点把握地区公司的保证责任期间，不得超过为购房人办妥房屋所有权证和银行作为抵押权人的他项权证截止之日。七、在楼宇销售前，需核实是否达到法律规定的预售、销售的法定条件并取得有关证书，必要时将有关证书放在销售现场进行公示。八、在销售现场应对政府规划、商品房买卖合同范本等进行公示，最好对相关资料进行公证后再公示，必要时在“楼宇认购书”里增加“认购人承诺已对小区规划及合同范本进行认真阅读，并对小区做了实地观察”等此类文字，供认购人签订。九、签约时，需审查业主的资格，包括其国籍、身份、年龄、工作及资产状况，共有人的情况等，以便提示购房人是否符合按揭的有关规定，预防按揭不成功的法律风险。十、注意交楼的方式是以书面通知还是以交钥匙为准。书面通知的，必须注意收集已通知的书面证据，快件投寄的，须在邮件上写明邮寄文件的具体内容，并获取邮政单位证明及对方签收或拒收的证据，必要时采取公正送达的方式。十一、涉及广告设计和发布等，除严格遵守公司规定外，还应注意第三人的著作权问题。十二、建立对外发布言论和危机处理机制，明确发生危机事件时负责处理的责任部门及报告程序，以便及时有效的处理危机事件。第九条法律事务风险管理一、地区公司应当根据集团公司要求并结合当地实际情况，适时建立法律事务部门，落实人员及职责，开展法律事务管理工作。二、人员职责分为负责人和法务员职责，具体由地区公司根据集团公司文件规定并结合实际情况来确定。三、地区公司合同管理部参照集团法律事务中心下发的关于办理法律事务的相关制度和流程，并结合当地公司实际情况，制定切实可行的实施细则，并在实际操作中不断检验和修正。四、集团法律事务中心在业务上负责指导地区公司法律事务工作。地区公司法律事务部门应当根据集团法律事务中心的规定定期报告，对重大事件应当及时报告。五、地区公司合同管理部应与当地司法系统保持良好关系，在办理案件时积极主动协调相关人员，最大限度维护公司利益。六、地区公司法务工作人员在日常工作中应注意搜集与公司业务相关的法律信息和案例，结合公司业务流程，查找公司各业务单元、各项重要经营活动及其重要业务流程中有无类似法律风险，对潜在的法律风险及其特征进行明确的定义，分析和描述法律风险发生的可能性、法律风险发生的条件、评估法律风险对公司实现目标的影响程度、法律风险的价值等，正确认识和把握风险与收益的平衡，拟定对各项法律风险的防范措施并报公司领导。第十条合同管理中的法律风险管理一、在合同履约跟踪过程中，合同履行责任部门应当严格按公司规定做到跟踪到位，定期检查，严格执行合同约定。二、工程招标、合同审核、合同履约监督等部门在履行部门职能时应当互相配合，共同关注合同履行情况；合同履行责任部门对在合同履行过程中所发现和存在的问题，应当及时书面提示地区公司领导，以便地区公司做好风险防范措施，并根据公司规定逐级上报。三、合同履行责任部门应当对工程合同的履行进行实时监控，并按照工程档案管理要求，全面地收集与合同履行相关的会议纪要、确认函、实施记录、变更记录、重大事件记录、验收记录、双方往来函件、票据等书面证据材料并按相关制度要求及时整理归档备查。四、在对方违约时，应及时做好留取照片、记录等证据保全工作，以书面形式明确对方违约事实及责任、要求对方改正，取得对方签收的原件并按相关制度整理归档。对方履行有瑕疵但我司可以先予接收或部分接收的，应做出书面说明，详细记载不符合合同约定的内容，并由双方签字确认。五、发给对方的重要函件，必须经合法有效的签收人签收，将签收原件归档保存，并建立发函台帐。对方拒绝签收的，必须立即知会当地合同管理部，并及时采取特快专递或公证送达的形式送达对方，并归档保存特快专递、公证送达资料等对方签收后的邮寄回执及相关送达凭证。六、我方收到对方的业务函件，不管是同意还是不同意对方观点，都必须在合同约定的期限内给予书面回复，同时留存对方签收原件。以防我方承担未在合同约定期限内回复视为默认的法律风险。七，在合同履行过程中，当发现对方经营状况严重恶化、缺乏或丧失履行合同的能力时，应及时向公司领导报告，以便及时做好法律风险防范措施。八、在实际工作过程中不断修订完善合同审查制度、合同监督检查制度、合同归档制度；并健全合同信息程序管理及预警机制；同时采用规范化、信息化、系统化的手段对合同流程的法律风险进行管理；另外还可以建立合作单位资信库，根据实际履约情况，定期对合作单位进行评分，一旦发现对方的履约信用程度下降时，及时给予红色预警提示，重点跟踪，加大监督力度，并及时制定法律风险防范措施，有效降低和防范公司的法律风险。第十一条物资采购法律风险管理一、地区公司应按照集团下发的《全国性材料物资计划申报模板》的材料编码、品名、规格型号等内容规范填写并申报，采购原则和申购程序参照《XX集团有限公司采购管理制度》执行。二、由各地区公司自行采购的材料物资，地区公司应做到专人负责，建立相应的制度并上报集团备案。三、地区公司应根据所在地的市场情况及时更新价格信息，按公司规定采用招标方式采购的，应采用招投标的方式进行。四、采购合同内容应明确、具体。应在合同中约定数量、交货地点、运费的承担主体及承担方式、验收方式、验收标准、退货方式等主要条款。五、对于验收有质量问题的材料而需要退货的，尽量保留原始包装，保证无破损、未过保质期。六、严格控制材料入库、出库单据，所有单据的领用必须登记造册备查。单据要求填写的事项必须填写完整，确保内容完整、书写规范。七、定时做好材料盘点工作，根据材料物资类别、品种、规格型号设立明细账，并根据已确认的《进仓单》每日序时登记物资入库明细账；根据《出仓单》每日序时登记物资出库明细账；根据《材料设备公司收货单》每日序时登记物资收货明细账；根据《工地收货单》每日序时登记物资供货明细账。每月初统计上个自然月材料的入库、出库及结余情况，对材料物资进行账账核对和账实核对，发现盘盈、盘亏及时查找原因，并根据集团公司的有关规定进行处理。第十二条物业服务法律风险管理一、严格遵守公司规章制度，参照“物业管理法律风险防范指引”，原则性与灵活性结合，依相关规定办事。二、处理好与业主的关系，及时提供全面、准确、优质、高效的服务。三、管理中，应建立重大危机预警机制，以便发生重大事件时及时报告，快速处理。四、对于日常发生的纠纷应按性质归类，按不同类别明确责任人员，以便及时有效的处理纠纷，防止事件扩大化。五、建立责任追究机制。对重大事故负有责任的相关人员，应严格按照集团公司问责制度进行处理。第十三条授权委托及印章管理中的法律风险管理一、严格执行公司的授权委托及印章管理制度，除公司领导特批外，任何个人不得超越授权做出决定。二、加强对业务部门工作人员的监督管理，明确其对外办公的委托依据、委托方式、委托权限等，防范其向第三方作出不利于公司利益的承诺的法律风险。对于超越权限而有利于公司利益的行为，公司