营区物业服务物业服务档案的建立与管理

第一节档案管理机制 1一、档案管理机构的设置及基本要求 1二、档案管理人员职责 2三、档案管理内容 3四、归档及保存年限 5第二节物业服务档案的建立 7一、档案资料管理工作内容 7二、档案资料管理工作要求 8第三节档案资料管理的要点 8一、档案资料管理的要点 8二、档案资料管理流程措施 9三、档案资料的分类 15第一节档案管理机制一、档案管理机构的设置及基本要求（一）档案划分及管理1.档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。2.公司设立档案室，隶属于综合管理部，并设置档案管理人员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理人员岗位职责，档案管理人员必须严格履行职责。3.公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。（二）各部门资料管理1.公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的档案管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。2.各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。（3）档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。二、档案管理人员职责1.负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案；积极开展档案的提供利用工作；2.认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。3.定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认资料，应当附上抄件。4.归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。5.做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。6.每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查阅。三、档案管理内容（一）档案质量1.档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。2.档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。3.档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。4.档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有题名的，由档案人员根据内容拟定标题。5.档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。（二）立档1.档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。2.跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷；跨年度会议文件放在会议开幕年立卷；跨年度的规划放在第一年立卷；跨年度总结放在最后一年立卷。3.档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后；内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。（三）分类1.档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。（如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等）。2.公司档案大致分为以下几类：（1）证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；（2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；（3）制度类：管理制度汇编；（4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。（5）计划总结类：分年度计划及总结等；（6）会议纪要类：办公例会纪要等3.档案的归口存放部门（1）公司各类批文、合同、协议、证照、存放于综合管理部。（2）公司的各种财务资料、税务资料存放于财务部，由财务部按国家及公司有关规定进行整理、分类存档。（3）有关工程的各类图纸、技术资料，由工程部和研发部负责保管。（4）有关房产销售的销售合同，由市场营销部负责保管。（5）除售房合同外，所有对外签订的合同，必须将原件存放在综合管理部。（四）档案编号1.档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。2.档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。3.公司档案员负责档案文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。4.为规范管理便于查找，所有档案盒应按照规定进行编号。按照公司名称、部门名称、文件类别、档案盒号码分为四个部分。四、归档及保存年限1.归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。2.归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，15年。档案的保管期限除政府有关法令或本公司其他规章制度特定者外，一律按下列规定办理：（1）永久保存：公司章程；股东名簿；股东会、董事会、监事会会议纪要；公司证照；各级批文；印鉴；公司年度经营计划和总结；年度财务报表；重要技术资料；不动产所有权状及其他债权凭证；人事资料；大型活动的图片、音像资料；其他核定应永久保留的文件。（2）十五年保存：会计凭证（其他财务档案的保存期限按国家相关规定执行）；其他经核定须十五年保存的文件。（3）五年保存：期满或解除的合同、协议；完工后的项目方案；其他经核定须五年保存的文件。（4）一年保存：部门工作计划和总结；完成后的部门请求报告；无长期保存必要的文件。（5）公司的规章、制度由综合管理部视其有效期予以保存。（6）1年以下暂时保存：结案后无长期保存必要者。3.公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。4.归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。第二节物业服务档案的建立根据XX营区的物业服务要求，我司将管理与物业相关服务工作中的各种制度、规程、流程、记录、图表、函件等进行归档管理保存。物业档案资料的建立与管理是物业服务的重要组成部分。科学、规范的档案管理可以为专业的物业服务提供有力的支持。针对XX营区的实际情况，我们拟采取系统化、电脑化的管理手段，对物业档案进行全面的收集和管理。在信息的收取时广开信息渠道，存储时做到内容全面、丰富，收集时尽可能地完整。并树立档案管理的财富观、资源观和服务观，使档案管理真正为管理服务。一、档案资料管理工作内容1.建立资料的收集、分类整理、归档管理和保密制度。2.建立一套完整的档案管理制度。如在日常管理中要建立交接班、项目故障与维修、保养、设备巡视等登记制度。3.保管好其它与档案资料管理有关的事项资料。二、档案资料管理工作要求1.必须保证营区交给物业服务的档案资料（包括设备维修、改造的案资料）的完整性、完好性。2.合同期满我司应及时将整理好的新物业档案资料原件统一移交给采购人的综合档案室进行分类、立卷、编号、归档，输入计算机便于更科学的管理。3.充分利用现代化科学技术，提供档案管理工作效率。4.利用已有档案资料进行总结，规划。第三节档案资料管理的要点一、档案资料管理的要点1.重要的档案资料的交接必须经过项目经理或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。2.档案资料实行专人专职管理。3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还入档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由服务中心经理或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等做出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。二、档案资料管理流程措施（一）档案资料的总体管理措施收集管理分类编号登记电脑录入归档应用。1.资料的收集（1）采取系统化、科学化、电脑化的先进手段，建立相应的规章制度，对所有档案资料进行严格管理。（2）资料的收集坚持内容丰富的原则，根据实体资料和信息资料的内容，在实际工作中从需要出发，扩大信息资料的来源渠道，从时间上讲是从规划设计到工程竣工的全部工程技术维修资料；从空间上讲是指物业构成的方方面面，大到房屋本体，公共设施，小到一草一木都有详细的资料收集。2.资料分类整理收集后的所有信息，统一由管理服务中心档案室集中整理。整理的重点是去伪存真，根据档案的来源、信息的内容、信息的表现形式等特点进行细分，做到条理清晰、分类合理。3.资料归档管理（1）归档就是按照资料本身的内在规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要，XX营区的资料管理拟采用原始档案和电脑双轨制。采用多种形式的文档储存方式，便于原始档案的保存，如录像带、胶卷、照片、图景等。档案组卷按不同业务性质编号、造删、编辑，并分柜保存，运用计算机等先进的管理手段，尽可能的把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和调用。（2）档案的借出、归还都有严格的规定：借出必须经物业经理同意经登记后方可借出；归还时，须由专人进行检查，如有破损，立即修复，并追究有关人员的责任。档案管理人员需及时收回在外文件，严防文件的流失；档案管理员定期检查资料保管情况，并及时补充相关技术资料归档保存。（3）档案的管理环境必须做到“四防”，即：防火、防潮、防发霉变质、防蛀。4.档案的借阅管理（1）物业项目服务中心所有工作人员都有保护档案、保守秘密的权利和义务。（2）查阅档案，须按规定办理登记手续，定期归还。（3）要爱护档案，所借档案不得随意折叠和拆散，不得对档案随意更改，涂写。（4）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。（5）档案如有丢失、损坏或泄密，追究当事者责任。（6）借阅者在归还档案时须填写档案利用效果记录。（7）调离物业项目服务中心的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。（二）档案资料的具体管理措施1.借阅（1）借阅手续1）总经理、项目经理、总监等公司高管借阅非密级档案可直接通过档案管理人员办理借阅手续。2）因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门负责人办理《借阅档案申请表》并送达相关领导核批。3）各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示经公司领导或领班领导审批同意借阅的书面《档案资料借阅登记表》向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。4）档案管理人员接到《档案资料借阅登记表》，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。5）档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。（2）档案借阅审批权限1）证照类：含营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等；该类档案资料的借阅由综合部审批后交由公司常务副总审批。2）文件类：分外来文件（政府职能部门的往来文件）和内部文件；该类档案资料的借阅由综合管理部审批。财务文件、法律文书等重要文件借阅须由常务副总及总经理批准。3）制度类：管理制度汇编；该类档案资料的借阅由综合管理部审批。4）合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。该类档案资料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。5）计划总结类：分年度计划及总结等；该类档案资料的借阅由综合管理部审批后交由公司常务副总审批。6）会议纪要类：办公例会纪要等。该类档案资料的借阅由综合管理部审批。7）涉密档案类：公司机要档案中绝密档案原则上禁止借阅，特殊情况下绝密档案的借阅由总经理及董事长审批、机密档案的借阅由常务副总及总经理审批、秘密档案的借阅由综合管理部及常务副总审批。（3）借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。（4）借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，经综合管理部及常务副总批准。（5）借阅人对档案的借阅需在档案室内完成，严禁私自带出档案室。因工作需要或特殊情况下需带出档案室的，在填写《档案资料借阅登记表》和获得审批时需按填写要求注明相关事宜。（6）借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。（7）借阅人必须在规定期限内归还所借档案资料，情况特殊者可填写《档案资料续借申请单》，领班领导签字后续借。借用重要档案（如各类政府批文、证照原件等）当日必须归还，其他档案资料借用时间不得超过七天。若到期不能归还，又未办理续借手续，档案管理人员将出具《阅档催还单》，借用人在收到《阅档催还单》三天内，应及时归还档案。逾期仍未归还者，将来强制其归还档案，并给予相应处分。（8）丢失政府下达的重要文件者，应主动去政府部门补办文件，同时应承担补办手续费和影响、拖延他人办事的损失费。若丢失文件者补办不齐，处以500元至3000元的罚款。若文件丢失，给公司造成重大经济损失者，根据实际情况和公司规定进行处罚。（9）丢失技术变更单或其他单据，造成公司经济损失者，处以损失费用2倍的罚款。2.销毁（1）公司任何个人或部门非经允许和批准不得销毁公司档案资料。（2）每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁审批表》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁审批表》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。（3）销毁前，按照清册清点；销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁审批表》需永久保管，一式两份，综合管理部及申请部门各留存一份。（4）在销毁公司档案资料时，必须由总经理或常务项目经理或综合管理部指定专人监督销毁。（5）保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务；未了事项；正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。3.移交（1）需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。（2）移交前，按照清册清点；移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。4.保密（1）档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。（2）档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。（3）爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。（4）机要档案分为：绝密、机密、秘密三级。机要档案的界定标准：绝密档案包括公司发展中的经营战略、经营方向、经营规划、经营项目及经营决策、战略性的合作协议及金额在1000万元以上的重大合同。机密档案包括财务资料、公司重要会议纪要、公司经营情况、人事档案、薪资档案、劳动合同、技术资料、金额在100－1000万元的合同。秘密档案包括重要项目资料、项目合同或协议。三、档案资料的分类（一）基础管理资料1.计算机管理资料类别内容备注计算机管理资料计算机管理软件及使用说明、计算机网络管理及记录物业项目服务中心组织大事记及工作计划、总结物业项目服务中心会议纪要、会议记录质量体系文件、内部制度印章管理记录、涉及用物业公司公章的各类文书物业管理的请示、批复、报告、通知等各类公文物业项目服务中心值班及检查记录行政文件资料政府部门及领班领导部门文件本物业公司、营区业主相关文件规章制度、通知、通报等文件接待来访参观记录表固定资产登记表、固定资产购置报告、报废审批表突发事件处理记录营区内设施、办公用房及办公用品管理记录营区业主管理资料、装修申请等营区业主档案营区业主资料营区业主维修档案名单、通讯资料、车牌号码部门架构、职责服务质量回访记录表营区业主反馈资料营区业主意见调查、统计记录营区业主投诉及回访处理记录维修申报表维修资料维修服务派工单维修回访记录表2.房屋管理及维修养护资料类别内容备注标识、导示资料营区建筑示意图疏散示意图建筑物平面图房屋安全管理类装修验收记录房屋安全检查记录3.公用设施设备档案资料（部分）类别内容备注公用设施设备档案资料设备安全运行规程设备机房管理规定各设备运行岗位责任制度相关岗位技术人员资质证书定期巡回检查记录维护保养记录运行记录设备维修档案送电、停电通知及记录临时用电管理措施停电应急处理措施智能化设施运行记录智能化设施定期保养记录电梯准用证年检合格证电梯操作及保养人员资质证书4.秩序维护及车辆管理资料类别内容备注秩序维护管理资料日常巡查记录、交接班记录、值班记录秩序维护训练计划和考核记录安全防范措施查岗记录、闭路电视监控系