综合项目部财务收支费用及报销管理详细规定

项目部财务收支费用及报销管理要求第一章总则第一条为规范项目部财务活动，加强费用控制，明确各项审批程序，特制订项目部财务收支、报销要求（以下简称本要求）。第二条一切收入必需上缴企业财务部门统收进账。不得私设账外账、小金库或截留收入，不得私存私分、据为己有。第三条全部费用开支实施预算管理、总量控制，按“谁开支，谁报销，谁负责”标准实施。全部预算外开支必需推行审批程序。第二章报销审批程序第四条费用报销必需按要求填写《费用报销单》或《差旅费用报销单》，项目名称必需填写，附原始凭证（包含多种申请审批文件复印件、《借款单》、《招待申请单》或《礼品申请单》和原始发票），原始发票各项目（付款单位/费用项目/单价/数量/金额等）应填写完整，“付款单位”处必需是本企业全称。《费用报销单》、《差旅费用报销单》、《付款申请单》、《借款单》、《招待申请单》和《礼品申请单》由企业统一采购。第五条审批签字程序：1、报销签字人次序为：报销人、证实人、部门经理、财务审核、分管领导、财务经理、最终签字人（即总经理或总经理授权人）。2、报销人在报销过程中，只能报销本人经手要求范围内票据，不得接收任何人委托报销任何票据。3、报销人应按（差旅费/通讯费/业务招待费/办公费用等）各个类别分别粘贴，并提供该期间所报费用费用明细表，具体写明发生费用具体情况，并接收财务经办人、签字人相关问询。4、证实人员只能证实本人知道事情及金额，证实超出本人应证实范围内，和当事人同责。5、财务经办人在报销过程中必需严格实施企业相关报销条件，超标部分经最终签字人签认后方可进入报销程序。6、全部签字人对本人签字负有对应责任，出现失误依据相关要求给予追究。经办人负责所支付费用事项真实性、正确性、合理性、正当性，负责收取支付款项发票符合税务要求；部门经理负责所支付费用事项合理性、正当性，负责付款事项符合企业规章制度；经办会计负责所支付款项金额正确性,发票合规性，负责标注累计欠款金额、各项支出是否超出预算要求标准；分管领导及财务经理负责付款事项符合企业规章制度，并对前级签字人员是否推行职责进行审核；总经理向董事长负责。第六条财务部门依据符合审批程序《费用报销单》或《差旅费用报销单》，经复核后，方可给报销。第三章集中支付审批程序第七条试用范围1、设备采购、租赁2、大宗材料采购3、分包费用4、其它项目经营需要款项支付第八条全部款项支付必需由当事人申请，填写《付款申请单》，完整填写收款单位账户信息，并注明资金使用用途、金额、支付方法等内容及其它证实文件资料，单次支付金额低于元，由项目经理审批，单次支付金额高于元、低于5000元由分管领导审批，单次支付金额高于5000元，由总经理审批。第九条全部款项支付，在推行完审批程序后，标准上应经过对公账户支付款项，并在7天之内取得对应正规发票。特殊情况报财务经理决定。第四章借款审批程序第十条试用范围1、需要出差到外地职员2、需要集中及零星采购物资3、其它项目部经营需要临时性借款第十一条全部个人借款全部必需由当事人提出申请，填写《借款单》，应注明借款时间、借款部门、项目部名称、借款事由、大小写金额等内容，单次借款金额低于元，由项目经理审批，单次借款金额高于元，或累计未清欠款高于5000元，须经企业分管领导及财务经理审批。第十二条各项目部不许相互拆借资金，确因特殊原因需要临时借用，必需书面说明原因，经分管领导、财务经理同意后方可。第十三条出纳人员依据符合审批手续各类文件和《借款单》，向经办人支出现金，并立即将借款单上交企业财务部入账。第十四条各项借款应遵守“前款不清、后款不借”标准。有特殊事项确需在未清前款情况下借款，经办人需附书面文件说明前款未清原因，由出纳在说明文件上明确标注累计欠款金额，报财务经理确定后方可填写《借款单》再借款。无总经理尤其指示，累计借款次数最多四次，累计借款金额不超出1万元。对于因审批把关不严造成企业损失，项目经理就所造成损失负担连带赔偿责任。若出纳未正确标注经办人欠款金额，就未正确标注部分负担连带赔偿责任。第十五条财务部门每个月应立即清理职员借款，月末发放《还款通知单》，要求借款人在一周内还清借款；不能还款从其本人工资中给予扣除，工资不足于归还借款，在以后月份工资中给予扣除抵账，直至将个人借款归还完成。第五章费用开支范围和标准第十六条材料费是指直接用于施工工程所消耗相关材料实际成本，包含关键材料和辅助材料，由使用部门凭发票按审批程序报销。关键材料是指包含金额大、数量多、使用频繁材料。辅助材料是指包含金额小、数量少、零星使用材料。第十七条人工费是指因工作需要，临时聘用劳务人员，支付给临时职员劳动酬劳、津贴、补助等。各项目部应于每个月5号以前就上月临时用工天数、工资标准、应支付金额制作表格，经项目经理签字确定后，报企业分管领导审批。第十八条福利费是指项目部人员日常餐费、购置生活物资发生相关费用，根据企业相关标准，由使用部门凭发票按审批程序报销。第十九条修理维护费是指为确保项目部正常经营而发生建筑物、机器设备、办公设备等维护、修理、保养、检测等费用及购置相关材料费用，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十条运输费是指在生产经营过程中因购置设备、材料而发生运费，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十一条水电费是指日常生产、生产过程中使用水电产生费用，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十二条劳动保护费是指确因工作需要为职员配置或提供工作服、手套、安全帽、安全保护用具、防暑降温用具等支出，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十三条保险费是指为降低财产因意外事故造成经济损失而向保险企业投保所支出费用。关键包含为人员、房屋、建筑物、机器设备、运输工具等投保财产险、第三者责任险等，按实际发生保费金额报销。由企业集中办理或由项目部在当地办理。第二十四条办公费是指在经营管理步骤中发生各项办公费用，包含文具纸张费、印刷费、书报资料费、计算机软件资料费、微机联网安装费、上网费和其它办公用具等（详见《办公用具管理制度》）。第二十五条邮电通讯费是指因工作需要发生各项邮电通讯费用，包含固定电话费、手机话费、邮寄费、快递费等其它相关费用，标准按相关要求实施。第二十六条租赁费是指因生产施工需要而在当地租用设备而发生费用。各项目部应于每个月5号以前就上月租赁设备名称、时间、单价、应付金额制作表格，经项目经理签字确定后，报企业分管领导审批。第二十七条差旅费报销1、差旅住宿费报销标准详见《出差和驻勤管理制度》2、交通费报销措施详见《出差和驻勤管理制度》3、出差人员伙食补助费：详见《出差和驻勤管理制度》4、相关报销时间、地点等4.1、通常地出差人员，每次出差回来3日内必需报销差旅费，不得积压票据，并清算借款，不得拖欠。4.2、标准上报销人工资关系在什么地方就在什么地方报销。未经企业总经理同意，任何人不得异地报销或处理任何无票据费用，更不得以其它人名义（即让人报销）报销。如发觉这类情况，除追究当事人责任外，还要追究相关证实审核人责任。4.3、企业总部到项目出差或项目之间相互出差，通常应在项目工地提供食宿。在特殊情况下可在市内住宿，但必需严格控制住宿标准。4.4、严禁出差人员将娱乐费等非住宿费用并入住宿票据；严禁出差人员在出差过程中利用工作之便为个人谋利益。4.5项目部人员到机关出差（包含培训学习）费用报销时，必需附相关领导部门责任人签署出差通知单。职员报销休假路费时，要附有相关请假手续。第二十八条小车使用费是指因生产经营管理需要发生各项小车使用费。包含加油费、修理费、保险费、停车费、洗车费、过路费、检测费等，由使用部门凭发票按审批程序报销。第二十九条业务招待费1、业务招待费是指为生产经营业务合理需要而发生招待费用，包含接待来宾宴请费、礼品费、招待用烟茶费、举行招待会经费、开展业务必需活动经费，和其它接待费用。2、招待标准项目分类标准备注餐费（含烟酒茶）工作餐最高限额：30元/人/次单次金额超出1000元须报总经理或被授权领导审批通常业务招待最高限额：100元/人/次重大业务招待最高限额：200元/人/次住宿通常业务招待最高限额：200元/人/晚超标准需报总经理或被授权领导审批重大业务招待最高限额：400元/人/晚烟最高限额：300元/条超标准需报总经理或被授权领导审批酒最高限额：300元/瓶茶叶最高限额：500元/斤特产最高限额：400元/人/次旅游、门票、礼品报总经理或被授权领导审批3、报销步骤任何业务招待费开支全部必需实施事先请示，填写《招待申请单》或《礼品申请单》，报分管领导审批，具体报销步骤见本制度第二章。4、注意事项4.1报销人本人应依据本制度相关要求，据实填写《招待申请单》或《礼品申请单》，并签字确定对报销事项真实性负责。4.2业务招待费应和差旅费、办公费等其它事项分别、单独报销。4.3业务招待费开支标准上不予借支。第三十条其它费用是指为维持企业正常生产经营活动而发生其它支出，按实际发生金额报销。第六章附则第三十一条以前下发要求若和本要求内容冲突，以本要求为准。第三十二条本要求适用企业所属各单位，国外或边远地域单位应依据本要求，结合当地实际情况制订财务收支、报销审批制度，报总经理同意后，由企业财务部门立案。第三十三条本要求由企业财务部负责解释，并从3月1日起实施。附：