秘书操作基础手册夏祯中华讲师网

秘书手册企划部秘书处目录序言…………………3秘书必备素质……………4秘书关键职业技能………5第一部分日常事务处理…………………5电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分日程安排………7总体日程安排…………………7出差日程安排…………………8会议安排………13媒体采访………18大型活动………21突发来访接待…………………24第三部分沟通和协调……25内部沟通………25外部沟通………25秘书应含有礼仪……………26秘书礼仪素质培养…………27第四部分文字支持………27第五部分会议支持………30序言在很多人眼里，秘书仍是一个即让人熟悉又不被人了解职业。秘书辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，她们是领导左膀右臂，是领导和企业上下保持沟通桥梁，为此，她们必需全心全意并正确无误地提供支持和服务，从而表现出其本身价值。优异秘书会使人想到干练、精明、繁忙处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼仪态；联想到在她们脸上那一惯展现胸有成竹样子……不管怎样，秘书这个词会让很多正准备从事这个职业大家有着太多想像。然而,秘书工作到包含哪些，在秘书工作背后还有些什么，这是被大家忽略。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大队伍，在联想大环境下，大家各就各位地支撑着很多日常繁杂事项处理。在领导处理每一项工作时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情某一步骤，而不可或缺，有时我们需要饰演更多角色，，以适应工作安排和领导需要。别看全部是秘书，但因为所服务对象不一样,各部门性质不一样,其所进行工作任务也肯定存在着很大差异，但因为秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性寻求上为我们提供了依据。实际上有很多相同工作不一样之处只是因为事件轮廓上差异，本质上全部是能够归于一类。不管什么时候，谨慎认真工作态度是秘书们不遗不弃职业操守，而现代秘书职业要求在尊奉这一理念基础上更要加强这一能力综合利用和发挥。所以，什么是一个出色地秘书该含有职业素质，什么样秘书会得到领导认可，在联想,不一样岗位秘书在提升工作效率呼声下又该做什么呢？这些是我们一直以来需要探索问题，也就是这此些思想火花碰撞出我们最初编写本手册想法。我们--作为企划部秘书处秘书，在长久工作之中，在领导日常所给帮助中和本身在各项工作中锻练使得我们为本身寻求到了部分适用工作方法，积累了部分工作经验和技巧，在处理很多类似情况时形成了部分常见做法和约定俗成要求，我们将这些点滴一一搜集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴过程后，已将其做成了本部门工作一个标准，达成了在方法和步骤上统一。我们相信，在我们自己不懈努力和对秘书工作热爱之下;为联想,为我们事业未来发展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子和大家见面，期望它能为同行们工作中提供方便快捷参考之用，同时我们很愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也期望能利用这么一个机会使我们工作得到领导和教授指点，以发觉问题，补已之短。秘书手册适适用于企业各部秘书及行政人员，致力于给任何一个联想人相关行政方面指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门相关人员大力支持，在此，我们深表谢意，相关本手册所搜集内容，因为水平有限，不妥之处请立即向我们提出，我们热忱期望着您意见。这本手册伴随工作需要我们还将不停补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书行为指南，为您服务，为你所用。第一章秘书必备素质一、职业化秘书标准:敬业精神 正直--公平，坚持既定政策和标准表率作用 老实--实事求是领导风范 敬业--以工作为荣，设定高工作水准业务能力 守信--不失约、不违约、不食言、不泄密指挥和控制能力 勤奋--努力工作，不停学习合作精神 有序--利落，有条不斋学习和创新能力 高效--追求效率和效益知人善任能力 可靠--按约定完成工作，保质、保量、立即对待意见和批评 大局观 二、秘书职业态度主动性（Initiative)适应性(Flexibility)团体精神(Teamwork)尊重她人(RespectforPeople)创新精神(Creativity)坚持标准(UncompromisingIntegrity)服务和贡献(Service&Contribution)认同和分享(Sharing)双赢和相互依存(Win-win&Interdependence)温柔心和自省第二章秘书关键职业技能第一部分：日常事务处理一、拨打/接听电话程序和技巧打电话前准备准备好电话统计本和笔把要和对方说明事情、内容次序简单列在记事本上，并逐一查对无遗漏。准备好通话时需要文件资料。查阅对方电话号码，确定无误，开始拨打。正式拨打电话：拨通电话后，确定对方企业及姓名，然后热情而有礼貌说：“你好！我是联想电脑企业**部**。”如需和相关人员通话，应有礼貌地请对方传呼或转达。如通知对方内容较复杂，应主动提醒对方做好统计逐一将事情说明，注意语言简明、正确；通话结束后，确定对方已放下话筒，然后放电话。3、接听电话3声铃响内将电话接起，平和有礼貌：“你好！我是**部**。”判定WHO，分以下多个情况：来电人员总经理可接电话时总经理不在时内部直接上级及平级直接转入统计留言如事务紧急，统计上级电话，速联络总经理回电。直接下属问清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入问清梗概，如不紧急，统计下来转告总经理如事情紧急，通知总经理联络方法。一般职员问清事由，如需要，转告总经理；其它可视情况处理外部关键且紧密问清概要，向总经理说明后，然后转入统计留言如事务紧急，统计上级电话，速联络总经理回电。关键但不紧密问清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入统计留言，向总经理汇报。不关键且不紧密问清概要，酌情处理若通话内容较复杂，或有不清楚地方，最终应该将关键点反复一便，以免遗漏或有偏差。通话结束后，确定对方已放下话筒，然后放电话。通话技巧：日常礼貌用语：问询对方时，可用：“请问您哪里？”、“请问您怎么称呼？”“请问有什么事？”等对总经理直接领导、保持常常联络外部、内部人员应在日常工作中尽可能熟悉，达成闻其声知其人，并立即给予转接。如对方有事需要你传达，必需时需将对方姓名、单位、电话号码和需要传达事再反复一遍，方便必需时再和对方联络。如不能把握总经理是否要和对方通话情况下，不能随便回复总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看**总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。如遇总经理不愿接听对方电话，则可用委婉语气：“实在抱歉，**总经理这是不知上哪去了，我见到她时再给您回个电话；假如您方便话，能否让我转达您事情？”做到有礼有节、滴水不漏。在知道身份但不通知事由情况下，如方便可问询总经理后决定是否转接；也可问询对方是公事还是私事，如是公事可让对方知晓，将事由通知自己也可达成目标。在对方不愿通知身份及事由情况下，经反复问询后未果，可委婉结束通话。假如对方喋喋不休，废话连篇，能够说“请问您还有别事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等结束通话。如一个未完又来一个，应视电话内容和对方身份，让紧急、关键人员先讲，同时礼貌告诉另一方稍候片刻，或统计对方电话，稍侯打过去。整理电话留言，在总经理回来后汇报相关信息。二、传真将传真分类：需要总经理本人审阅，依据总经理授意处理由秘书来待为处理：A、转给其它相关责任人由秘书本人回复使用电脑企业标准CI格式遵守公文写作规范保密文件需要传真时，应先和对方联络，发送到指定传真机上，发送后再和对方确定。需请对方帮助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围务必在传真件首页上标明总页码，并在每一页文件上标注页码。必需传真分类存档三、邮件依据邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、通常通知、报表、汇报/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按具体项目设置子文件夹。将收件箱中邮件过滤，删除无须要邮件，然后分以下：需要总经理本人审阅，存入对应文件夹，部分依据总经理授意回复邮件，或督促、帮助总经理在要求时间内处理相关事宜。以总经理名义回复时，要在语气上给予注意，并从总经理信箱发出；以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。由秘书来待为处理：A、转给其它相关责任人;B、由秘书本人回复如发出邮件需要追踪结果或确定对方是否收到，需要设置回执，如对方未能立即查看，需电话说明。需要总经理审阅、批改邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；关键邮件立即进行存档四、文件管理（参看集团《秘书手册》第33-36页）（附文件处理步骤）阅读文件，判定是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清楚、完整。对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必需背景资料、审批原由），便于总经理按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参考文件管理要求），必需事情进行追踪，反馈结果。必需文件进行存档。注：传真、邮件、信函等内容为外文，应立即译出五、名片分类：可依据总经理业务情况分类，如企业类型、用户类型、地域等；存放：名片盒录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）应准备一名片夹，存放和总经理联络紧密且关键人员名片，并确保查找时方便快捷。第二部分日程安排控制日程，意味着你和总经理一起有序工作。“日程安排”是指时间排定领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作结果一个反应，是时间管理艺术集中表现。秘书职责是当好“管家”按日程安排为领导做好多种必需准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以具体说明并提供文字模版，期望能给大家工作提供参考。日程是领导工作质量，工作效率，工作结果一个表现，而计划、安排领导工作日程是秘书一项基础工作。这项工作看似简单，但却十分关键，它是秘书辅助总经理工作基础，安排好总经理日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序工作。作为秘书一定要细心观察领导工作习惯和做事风格，调整自己工作方法，主动适应领导工作节拍。在没有达成默契情况下，最好在合作之初和领导做一次深入沟通，正确了解领导要求、需求，并对可能会碰到部分情况处理标准达成共识，为以后工作顺利开展做铺垫。另外，勤于思索，多做总结对于秘书日常工作效率提升是十分必需，把看得出经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提升了自己工作水准，同时也对领导工作效率起到了间接地促进作用。总体日程安排领导日常工作分为日常性工作，即事先有计划相对固定工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排事情）两类。而秘书通常做法是将有计划事情预先填入拟好日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。（一）总体标准：了解总经理日常工作、近期业务关键、作息习惯、身体情况，-优化工作方法，细心观察总经理工作习惯和做事风格，主动适应其工作节拍；-了解企业业务发展情况，尤其是所服务总经理业务进展情况，留心近期工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；立即整理日程表，以免安排冲突；明确事情优先级，在处理事务时注意理顺和排序，分清轻重缓急，酌情安排处理；定时和总经理沟通，将双方要求、需求和可能会碰到情况处理标准达成共识，以利工作开展；注意日程安排时间松紧，合适安排；（二）经验和技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多事务；在两个聚会间留出机动时间，预防会议延长引发时间冲突，并给总经理留出整理思绪时间；同时预留时间处理日常事务；依据总经理习惯留出合适固定时间阅读报刊资料及其它信息；对于总经理各项安排熟记于心，立即提醒已定下来安排，预防冲突；每日安排相对固定时间和总经理查对日程，确保秘书和总经理日程表内容一致；不要替换领导做决定，在总经理同意下针对其工作习惯和时间对多种预约酌情处理；控制聚会时间，适时打断，预防拖延，以免影响下面日程；掌握近期要回避人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功效，填入相关安排，打印即可；也可根据总经理习惯，自行制作日程表；二、出差日程安排做为秘书，安排总经理出差是常常一项工作，同时也是需要愈加细致一项工作。经过秘书计划，把总经理出差在外工作安排得担心而有序，愉快而圆满，这是秘书工作目标，也是工作价值一个表现。（一）中国出差出差前：确定出差目标和日期；确定总经理出差陪同人和出差地相关人员沟通，确定周到日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要旅程时间、接待人员等信息。）确定行程，预定机票（注意选择好航空企业、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯酒店、熟悉酒店电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人联络方法）；完善细致周到日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。依据总经理习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（见范例）出差中在第一时间掌握总经理抵达后联络方法，必需时通知授权人及其它相关人员。依据总经理日程安排，随时通报企业及GM关心业务进展情况；配合总经理授权人工作，立即掌握企业及业务相关信息。依据情况立即和相关人员及总经理沟通，立即调整日程安排；出差后立即向总经理汇报出差期间企业内部事务及业务进展；出差资料整理（包含资料、名片、会谈备忘），依据需要转发相关人员或存档；向总经理认为有必需合作方致感谢函。多种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二）国外出差出差国外和中国出差安排次序及内容大致相同，但在此要尤其提醒您注意以下几点：依据企业最新业务情况准备PRESETATION（中/英文），和对方确定演示设备，必需时准备彩色打印胶片和打印稿。机票购置时注意避免经停中转，选择好航空企业和服务，长途飞行选择好机型；注意准备好多种证件及邀请函，并提醒总经理携带；依据客人等级和国家风俗习惯准备礼品；准备当地地图及国家风情资料；确定对方还是我方提供翻译服务；回国后向邀请方致谢。（三）陪同出差陪同总经理出差无疑对秘书工作提出了更高要求，在出差前除了前面介绍注意事项外，在出差过程中，要求秘书注意以下事项：登机前，为总经理办理机场建设费购置、机票换票及多种登机手续；并再次确定接车人；抵达后，办理宾馆入住手续，了解总经理房间号码及电话，并将秘书房号电话立即通知总经理；每日立即查对本日及第二天日程安排；提前设置清晨叫醒，并安排早餐；依据当日日程安排落实车辆；立即提醒并事先落实各项安排；携带总经理名片、必需会议资料（汇报稿件、见面备忘、采访提要）；注意建立多种用户关系（包含政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装要求：大方职业装、着淡装；注意言谈举止；出差返回后将总经理和用户沟通事项逐条落实、跟踪，并立即办理费用报销、资料整理。附件一：出差物品携带表名片若干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和ppt（保留在桌面）、ppt备份软盘2张往返机票（将保险费保留在秘书手中）书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联络人通讯录准备现金或信用卡注款备用笔等文具*准备一支彩色笔礼品*包装应急药及常见药品附件二：授权书模版文件编号OURREF.：LCS-DTB·60023-99发文日期DATE：.6.14文件类别CATEGORY:通知拟文人FROM:审核VERIFIED://同意APPROVED:收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT.):台式电脑事业部、笔记本事业部、软件事业部、服务器事业部、外设事业部抄送CC:总裁室、企划部秘书处、财务附件ATTACHMENT://FORMCHECKBOX传阅FORMCHECKBOX阅后存档FORMCHECKBOX保密保密期限CIRCULARFILINGCONFIDENTIALTERMFORMCHECKBOX其它OTHERS//FORMCHECKBOX页数NO.OFPAGES1授权通知电脑企业副总裁在6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、经营管理等相关签字权授予副总经理，台式电脑事业部其它相关财务及文件审批授权予常务副总经理，除台式电脑事业部外其它事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁处理。特此通知.6.14附件三：中国出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注4月25日17：25北京—深圳CA1305机场接机人：1360―――入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利见面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参与人：何焯辉、谭永雄、邓秉觉联想：、议题：嘉利最新情况通报对方联络人：邓秉觉13：20出发前往EMCoffice、陪同前往14：00EMC见面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参与人：、、、、EMC参与人：总经理余昭信 副总经理陆杨业管处经理张界杨 技术处协理郭宗钦 研发部经理张滨见面安排：14:00~15:00 双方企业介绍交流15:00~16:00 参观工厂16:00~17:00产品研讨（显示器/电脑相关产品）及未来业务合作磋商17：20返回新世纪，梁青陪同18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：、4月27日14：00东莞金和涂料见面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参与人：总经理董合枝生产经理董博霖嘉利厂参与人：采购部主管黄宝球工程总监邓秉觉联想参与人：、、议程安排：14：00-14：05双方介绍14：05-14：25金和介绍（工厂历史、油漆种类、生产工艺及相关喷漆关键技术、发展趋势等）14：25-14：55双方讨论14：55-15：25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想和瑞和人员相互介绍15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40CA1303深圳—北京安排接机随行及关键联络电话：附件四：国外出差日程安排表实施副总经理访问汉城行程表（99年7月14日至17日）访问时间关键活动地点备注7月14日17：50——20：4021：00——21：30北京——汉城抵达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部手机在汉城期间使用，号码为：KIMPOAirportHolidayinnSeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在机场左边出口举牌接(Tel:)下榻处:HolidayinSeoul(佳乐)Tel:82—02—7179441Fax:82—02—71594417月15日8：00——9：009：00——12：3012：30——13：2013：20——14：4014：40——16：4016：40——18：00和LGLCD部B.Kwon/V.President及LG商事K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park共进早餐及会谈前往LG在龟尾LCD厂和LGLCD责任人午餐参观及会谈（陪同及参与者:LGLCD厂总经理Mr.K.S.Park/Exe.Director、LG商事K.M.Ann/Sr.MGR、J.S.Park）前往LG电子在平泽CDROM厂参观及会谈（陪同及参与者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.DirectorMr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/Sr.MGR、J.S.Park）HolidayinnSeoulorLGTwinTowers龟尾旅程：3小时中餐主持人:Mr.K.S.Park旅程：3小时主持人:Mr.M.H.Park访问时间关键活动地点备注7月15日18：00——19：3019：30——21：00和LG电子人员共进晚餐回酒店平泽7月16日8：00——9：209：30——10：0010：30——10：5010：50——11：2011：20——11：5011：50——13：0013：00——14：00自酒店前往三星电子LCD工厂所在地高层领导见面（LCDMarketingW.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）作联想电脑企业及产品介绍针对相关问题进行会谈参观和会者共进午餐乘车前往LG总部七星（Kiheung）联络人：Mr.J.Y.ParkTel:82—02—750731314：30——17：0017：00——17：3019：00——21：00会谈（参与者：LG商事D.H.Kang/V.PresidentLG电子M.H.Park/Exe.Director等)回酒店休息和LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部HolidayinnSeoul联络人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr.D.H.Kang访问时间关键活动地点备注7月17日10：00——18：0018：00——19：0021：40——22：40参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光游览酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城——北京汉城市区及近郊陪同人：导游、LG商事Mr.J.S.Park（17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟旅程三、会议安排召开和参与会议是总经理关键工作方法之一。组织会议和处理和会议相关事务几乎成为秘书常常工作，其关键性不言而喻。会务工作是秘书组织工作能力综合表现，它将多个繁杂事务聚集一身。确保会议顺利举行，需要多方面准备工作。这就需要秘书是八面玲珑天才，同时善用平时培养出细心和责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议和外部会议分别介绍。（一）内部会议安排总经理主持会议结束修改下发整理会议统计/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）确定会议目标、参会人员、时间、议程结束修改下发整理会议统计/纪要会中服务会前准备（仪器调试）反馈接收下发修改安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（注意文件格式）确定会议目标、参会人员、时间、议程开始审批审批审批N审批NYYNY注意事项：会前和GM及相关部门责任人明确会议内容、议程和参与人；综合考虑多种原因（如GM全天日程安排），安排会议地点立即间；下发会议通知后，确定参会人是否已收到通知，对尤其关键参会人，可经过电话确定；会中帮助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；对会中达成决议立即跟踪，并反馈给GM；总经理参与会议开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提醒会前帮助准备回复邀请部门并准备材料确定时间开始接收通知回复或改请结束会后材料整理工作跟进反馈总经理参会会前提醒会前帮助准备回复邀请部门并准备材料确定时间判定和总经理业务是否相关判定和总经理业务是否相关NY和对方确定后另行安排和对方确定后另行安排时间冲突请示总经理请示总经理是否参与NY注意：把握前往会议地点出发时间安排。（二）外部见面安排总经理主持外部见面接收见面请求 NO 婉拒或该请她人注意：讲明原因，以免对方误解注意：在收到见面请求时，经和部门相关责任人及GM商讨决定，同时提供背景材料以供GM做出判定Y和对方确定时间、地点、人员、议程，并落实我方人员、地点确定meetingagenda,ppt 修改（中英文标准版、及业务回顾）发会议通知，并落实参会人员会前准备工作 会中服务会中达成共识跟踪反馈结束注意事项：综合考虑多种原因，选择适宜见面地点、预定会议室；注意准备电子或纸制欢迎牌、激光笔；会前和对方沟通是否需准备翻译，如需要，提前确定；依据来访企业习惯及来访者等级准备礼品；在和来访企业沟通中确定是否需安排车辆接送，如需要注意把握接送时间，并通知对方确切见面时间及地点；考虑是否需要在见面时录音或拍照，并提前准备；如需安排参观，提前和行政后勤部联络，填写参观申请，安排参观陪同人；会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门责任人和总经理沟通洽谈事宜；在会前拟制meetingagenda（见模版）在制作PPT时依据各部门情况、来访者需求酌情修改添加内容，注意内容立即更新，并依据来访者需求制作中/英文；--首次见面PPT应包含：联想总体情况及业务情况介绍；--再次见面应注意：有针对性业务回顾（可请相关业务部门提供资料）。帮总经理准备名片，并提醒见面时携带；提前30分钟进行，调试设备，摆放材料，迎接客人，注意对待客人谦和有礼态度；提醒总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中帮助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵活处理多种情况；见面结束后，代总经理或陪同送客人离去；以后整理笔记本电脑等仪器设备；总经理参与外部见面总经理参与其它部门组织、主持见面，秘书工作可能就不像前面介绍那样繁多。但应从较专业角度帮助安排。并关注以下几点：开始开始咨询GM是否参会咨询GM是否参会婉拒并请对方改请接到参会邀请婉拒并请对方改请接到参会邀请NY回复对方参会，并回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出关注对方会议组织情况，并适时提出提议在见面前给GM提供背景材料在见面前给GM提供背景材料提醒GM参会提醒GM参会总经理参会总经理参会结束结束注意事项：会前为总经理准备具体背景材料；会前了解会议具体地点，如在不一样办公区，请注意把握出发参会时间；对会中决议，总经理期望具体了解，立即跟进并反馈；外部见面会议备忘模版GuestMeetingTableGuest’sCompany:AMDGuest’sNameandPositionLegend’sParticipantandPositionMr.HectordeJ.RuizCOOMr.RaymondLeeV.PofAsiaSales&MarketingMr.KelvinKwokSalesDirectorofAsiaMr.ThomsonChanMarketingDirectorofAsiaMr.PerryChanCountryManagerofChinaMr.JackLeeAssistantSalesManagerMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofDesktopbusinessDivisionMr.―――VicePresidentofLegendComputersystemGeneralManagerofNotebookbusinessDivisionMr.―――GeneralManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMiss.―――ManagerofMaterialManagementDivisionofDTBMr.―――InterpreterAppointedTimePeriod:15:00pm-16:00pm,June2,Venue:PhoenixhallatErbiaobuildingofLegendComputerSystemsLimitedMeetingAgenda:15:00-15:05Introduction15:05-15:10AMDIntroduction(Mr.PerryChan)15:10-15:30AMDupdate(Mr.RaymondLee)15:30-15:45Legendupdate(Mr.――)15:45-16:00DiscussionaboutcooperationbetweenAMDandLegend四、媒体采访时序总经理总经理秘书品牌市场部Y开始接到采访申请品推安排?整理品推提供采访提要NN转交品推处理Y安排总经理采访？征求总经理意见接收采访Y开始接到采访申请品推安排?整理品推提供采访提要NN转交品推处理Y安排总经理采访？征求总经理意见接收采访结束接收采访？结束采访前一天采访前一星期提醒总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修改审阅配合品推整理采访问题答案N依据日程进行安排落实品推陪同人员及记者联络方法NY结束接收采访？结束采访前一天采访前一星期提醒总经理着装了解记者需求，为记者提供相关资料Y修改审阅配合品推整理采访问题答案N依据日程进行安排落实品推陪同人员及记者联络方法NY结束通知总经理收看和记者联络，落实播出或见报时间总经理接收采访检验设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提醒总经理出发和品推陪同人联络，再次落实时间检验采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在企业？N结束通知总经理收看和记者联络，落实播出或见报时间总经理接收采访检验设备准备电话设备采访结束采访前20分钟提醒总经理出发和品推陪同人联络，再次落实时间检验采访场地Y定车接待记者预定会议室NY电话采访？采访在企业？N媒体采访步骤说明：1、接收采访联想电脑企业采访由品牌推广部统一安排，集团采访由企业传讯部统一安排；除此之外采访需求必需转交品牌推广部处理；对直接联络记者要尤其礼貌，要向对方说明企业采访要求，请对方了解；应记下记者联络方法，必需时可帮助对方联络品推接口人；从品推得到采访提要；将整理好采访提要和背景资料呈送总经理审阅，征求总经理意见；对总经理接收采访可依据日程进行安排，适合安排在一起采访尽可能安排在一起；对总经理不接收采访经总经理授意后可向品推推荐其它人接收采访，必需时可帮助品推人员进行沟通联络。2、采访准备（采访前一周）落实品推采访陪同人和记者联络方法，出现意外情况时可进行联络；配合品推帮助总经理整理采访问题答案，呈送总经理审阅并适时修改；对于常见问题回复应该有所备份并立即更新；了解记者需求并进行准备：对于需要摄像或拍照采访对光线和电源会有要求，在预定采访场地时应该注意；有些记者会要求得到企业、部门介绍或总经理简历和照片，可事先为记者提供；对企业介绍、部门介绍、总经理简历和照片应分别准备电子版和打印版；3、采访准备（采访前一天）帮助总经理准备好采访提要和问题答案；对于需要摄像或拍照采访注意提醒总经理着装和发型；假如是电话采访要向行政后勤部通讯处事先借好电话会议设备；假如采访在企业外进行要事先定车；假如采访在企业内进行要事先预定会议室，并依据采访需要注意采光电源；4、采访当日采访前20分钟必需和品推陪同人联络，落实采访时间；假如是电话采访需要检验会议设备；到采访时间后接入记者打来电话或帮助总经理拨通记者电话；假如采访在企业外应该立即提醒总经理出发；假如采访在企业内应该检验采访场地；假如采访在企业内，记者到后应由秘书先行接待，了解场地是否适宜，对方是否需要其它背景资料；安排停当后请总经理出面接收采访；送记者离开，并了解播出或见报时间；5、采访结束和记者沟通，立即了解播出或见报确实切时间；通知总经理收看，或搜集采访报纸呈送总经理；必需时可通知企业全体或部门职员收看。注意事项：对记者界面要很友好。五、大型活动陪同总经理参与大型活动：部门时序总经理秘书总经理预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当日活动前一天接收活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提醒总经理应参与哪几项活动开始预定车辆安排日程Y征求总经理意见了解活动议程N活动后活动当日活动前一天接收活动邀请结束整理业务资料和名片关注总经理需要，为总经理挡驾带好活动议程、名片等资料提醒总经理应参与哪几项活动开始陪同总经理参与大型活动步骤说明：接收活动邀请得到活动议程，判定关键程度，咨询总经理意见；对于总经理同意参与活动事先安排日程；活动前一天准备工作做好准备工作，如预定车辆等；提醒总经理应该参与活动那几项；活动当日着大方职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；带好活动议程、名片等资料；活动中关注总经理需要，注意保持在总经理视线内，在必需时为总经理挡驾；活动后整理业务资料和名片。（二）参与支持大型活动：部门时序总经理秘书总经理征求总经理意见总经理审阅Y活动后活动当日活动前三星期接收活动邀请依据总经理授意跟进工作结束依据录音整理讲话稿整理业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参与分工演练N修改帮助总经理准备讲话稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开始征求总经理意见总经理审阅Y活动后活动当日活动前三星期接收活动邀请依据总经理授意跟进工作结束依据录音整理讲话稿整理业务资料和名片配合演示PPT，做好录音带好活动议程、名片等资料参与分工演练N修改帮助总经理准备讲话稿、PPT、主持词等安排日程NY了解活动议程开始参与支持大型活动步骤说明：接收活动邀请得到活动议程，判定关键程度，咨询总经理意见；假如总经理同意参与活动，安排好日程；活动前三星期参与分工会，明确总经理和自己职责，了解其它人职责，将总经理日程细化落实；假如讲话稿、PPT是由秘书准备，要给自己留出修改时间；帮助总经理准备PPT、讲话稿、主持词等，经总经理审阅后修改定稿；定稿PPT和讲话稿要交给会议组织者；参与彩排；对重大活动中需要配合演示PPT一定要反复演练；活动当日参与外部活动时，秘书应着端庄大方职业装，化淡妆，发型整齐，工作时间要佩带胸卡；带好以下物品：拷好资料笔记本电脑和两张备份软盘、名片、激光笔、激光笔电池、签字笔、录音机、磁带、麦克风、纸巾、润喉片等；活动中配合演示PPT，做好录音；活动中配合接待企业或外部领导，活动期间要保持在总经理视线之内，在关注自己总经理需求同时也关注其它总经理需求；在突发紧急情况下不要慌乱，首先要关注自己总经理需求或布署，可能情况下主动分担会务人员工作；活动后整理业务资料和名片；依据录音整理讲话稿；总经理在活动中往往会碰到大家，引发很多工作管理上想法，需要秘书参会后跟进落实。六、突发来访接待部门时序总经理秘书总经理征求总经理意见NNNNYNNN总经理方便接待结束依据总经理授意进行后续安排安排总经理同来访者见面为对方安排会议室，告诉对方需要等候时间总经理方便时通知来访情况记下对方联络方法，留下对方资料征求对方意见，帮助安排其它责任人见面主动另约见面时间结束Y转交相关部门责任人处理留下来访者联络方法和介绍资料通知来访者相关部门责任人联络方法NY和部门业务相关？礼貌拒绝N和企业业务相关？NY对来访者熟悉？问清对方来访目标开始征求总经理意见NNNNYNNN总经理方便接待结束依据总经理授意进行后续安排安排总经理同来访者见面为对方安排会议室，告诉对方需要等候时间总经理方便时通知来访情况记下对方联络方法，留下对方资料征求对方意见，帮助安排其它责任人见面主动另约见面时间结束Y转交相关部门责任人处理留下来访者联络方法和介绍资料通知来访者相关部门责任人联络方法NY和部门业务相关？礼貌拒绝N和企业业务相关？NY对来访者熟悉？问清对方来访目标开始接待突发来访步骤说明：问清对方来访目标；对于总经理熟悉且很关键客人，假如总经理当初有时间接待，应该尽可能安排，能够把来访者带到会议室，为对方准备饮料和报纸，并告诉对方大约要等多久，同时礼貌地暗示对方总经理下一个聚会何时开始，请对方注意时间；对于总经理熟悉且很关键客人，假如总经理当初不愿接待或不在办公室，由秘书对情况做出解释，让来访者认为她随时全部会受到欢迎，同时咨询来访者意见，主动和来访者另约一个见面时间，或帮助她安排和相关责任人见面；留下来访者联络方法和资料，待总经理方便时转告总经理，假如需要可进行后续安排；对于和企业和部门毫不相关来访者，有礼貌地拒绝；但假如自己不能确定，一定要咨询相关责任人意见；对于和其它部门业务相关来访，能够告诉对方相关部门联络方法，留下对方联络方法和资料，转交相关部门处理；对于确实应由总经理分管来访记下对方联络方法，告诉对方总经理不能立即接待她，并做出解释。假如对方愿意，能够推荐对方和部门其它责任人联络，同时告诉对方能够先把想法以写信或寄email方法告诉总经理；在总经理方便时通知来访情况，依据总经理授意进行后续安排。注意事项：有些来访者听不进秘书所做任何解释，死缠着非见总经理不可，对这种人一定要毫不妥协—但要注意礼貌—反复进行解释并提出提议。同时一定要向对方确保能够写信或发email给总经理，而且总经理一定会看。第三部分沟通协调一、内部沟通秘书要和所服务总经理建立常常性沟通，了解总经理近期工作关键、业务关键点及管理方面思想。正确了解总经理授意、做好上情下达工作。秘书应以主动谦虚态度和总经理所领导部门人员充足沟通，尽可能立即了解各项业务进展情况，并将信息立即整理反馈给总经理，有效地帮助总经理推进工作作为秘书，在日常工作中，注意和其它部门和同事协作，要把对方看作是自己资源，经过一点一滴交往，协调和各部门之间关系，对任何部门、任何一位同事全部应有极强用户意识，尊敬对方、尊重对方，注意立即向那些给你支持部门和人员表示谢意。二、外部沟通外部沟通会大量使用电话、电子设备、书信等媒介，所以要尤其重视在这些方面商务礼仪。（见电话礼仪、书信规范）（一）业务合作：作为总经理和外界沟通窗口，秘书应以热忱态度和合作厂商建立起真诚信任关系，但在处理事务时注意以企业利益为重，端正自己位置，灵活处理。尊重合作伙伴和供给商，要注意多方了解和业务相关事务，以做到正确了解对方意图、帮助进行有效沟通和传达。在代总经理进行相关业务推进工作时，要和合作厂商达成了解，为总经理决议发明良好合作环境，辅助总经理推进。（二）礼尚往来：答谢（节日礼品、贺卡等）在关键节日（如圣诞节、新年、春节、或关键合作厂商企业纪念日等）秘书应在征求总经理意见以后，以礼品或贺信立即致意，维护和合作厂商友好关系。在业务合作中，适时提醒总经理并为其安排和厂商定时沟通活动或轻松就餐，和厂商建立常常性沟通。以促进相互了解和深入合作。三、秘书作为领导辅助人员应含有礼仪秘书作为总经理辅助人员，除完成日常业务事宜外，更多精力是为总经理服务。一个好秘书既是领导助手又是领导参谋，秘书在日常工作中既要辅助领导进行决议，同时还要辅助领导树立良好公众形象。作好助手和参谋工作参与决议调研，提供有份量信息。秘书要做好决议参谋，就要主动参与决议调查研究。首先是广泛搜集信息，多提供真实情况。其次是超前搞好调研，多提供决议预案。再次是和领导同时思维，多提供有份量文稿。其中要把握三点：要有观察力，跟踪了解总经理思维轨迹，敏于捕捉领导思想火花。才能立即估计总经理在想什么，准备什么。要站在领导工作角度思索问题，才有一定高度、广度和深度。主动和总经理交流思想，经过听取领导意见不停调整自己思维，在事务处理和文稿撰写中愈加好地表现总经理思想。参与实践，帮助总经理推进工作。主动介入相关工作，立即掌握相关情况，适时提出提议。常常了解全局情况，取得按时保质完成各类任务主动权。参与要有度，参谋要有方参与决议调研，重视“多谋”，切忌“擅断”。参与督促检验，工作要“到位”，不能“越位”参与工作实践，要当好助手，不能做“主手”，做好牵头、把关、协调工作。辅助总经理塑造良好形象。秘书和秘书部门是为总经理服务，领导对外形象好坏在很大程度上反应了秘书和秘书部门服务水准。秘书可从以下几方面来辅助领导塑造良好形象。语言形象总经理在正式场所发表讲话，秘书要事先准备好文字材料、讲话提要，必需时做好语言标识。公务活动之前，提供广泛适用背景资料（包含活动内容、所要处理基础问题及和此相关人文等知识）供总经理参考准备。2．帮助总经理树立行为合作形象。要在事务安排中，尤其是企业内部活动中，使领导多接触一般职员，了解情况，融于职员之中，才能使领导形象得以升华。帮助总经理树立行为激励形象。要尊重她人，帮助领导把握好用人之道，多协商，多征求大家意见，在坚持标准前提下，尽可能满足下属及部门需求，增强协力。帮助总经理树立行为感化形象。领导者要经过本身行动影响她人，秘书是总经理对外界面口，必需帮助总经理做好以下几项工作：要待人热情，比如在总经理开展某项活动之前，具体了解该项活动所包含人员情况，包含姓名、身份、履历等，方便领导掌握对方信息，为开展热情友好交际活动发明条件。对外交往要真诚情切，秘书要很好地领会和把握总经理处事标准，并在对外交往中很好地利用，必需时提醒总经理率先垂范，以身作则。以感化、教育和鼓舞她人。秘书礼仪素质培养秘书要充足发挥礼仪作用，达成工作自如效果，除了把握好基础礼仪标准外，还应从以下几方面加强对本身素质培养。培养良好道德修养礼仪是道德一个外在表现形式，良好道德会令人自然展示优雅得体举止仪态，表现谦虚恭敬态度。公正客观。要公正地评价她人，不要以自己好恶来评说她人，也不用自己好恶要求她人。在处事中，不能感情用事，要以是非标准而不能以职务高低论曲直，提批评、提议要出于“公心”，帮助她人要出于“诚心”。忠诚守信。要忠诚老实，办事恪守标准，忠于承诺，能办事要千方百计办，不能办事要向对方说明情由以得到她人谅解。摆正站位。秘书一定要摆正自己位置，在和不一样身份人交往处事中，要正确推行自己职责，而不能超越权限，既要主动地配合工作，又不能干预领导决议和下属或其它部门工作。培养谦虚而恭敬落落大方态度谦虚是指正确地看待自己，也正确地看待她人。不过高估量自己，不过低估量她人，善于发觉自己缺点并更正，善于发觉她人优点欣赏和学习。恭敬就是尊重对方人格，诚恳待人，和蔼热情，不骄横。谦虚而恭敬态度