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文档简介

企业文档与信息管理制度一、总则为规范企业文档与信息管理，确保企业信息的安全性、完整性和可访问性，提高工作效率和信息沟通的准确性，特订立本《企业文档与信息管理制度》（以下简称“本制度”）。二、适用范围本制度适用于本企业全部部门和员工，包含但不限于：—全部纸质文档和电子文档—相关信息的存储、传输和处理三、文档分类与命名规范为了便于管理，全部文档必需依照类型和内容进行分类，且命名规范统一如下：分类：行政类文档人力资源类文档财务类文档销售类文档技术类文档客户管理类文档项目管理类文档其他类文档命名规范：全部文档名称采用英文名，并使用下划线“_”作为单词间的间隔。文档命名方式为“分类_具体描述_日期”。例如，技术类文档命名为“技术_软件开发流程_20220501”。四、文档编写与存储编写要求：文档必需明确标明文档标题、编写日期、版本号等信息。文档内容应准确、简明扼要，确保可读性和易理解性。文档必需遵从国家相关法律法规，严禁显现引起法律纠纷的内容。存储要求：电子文档必需存储在企业指定的专用服务器上。纸质文档必需存放在指定的档案柜内，并按分类、日期进行整理归档。全部文档必需备份并依照肯定周期进行定期更新。紧要文档和合同必需加密存储并设定访问权限。五、信息安全和保密措施访问权限：依据工作职责和需要，予以员工不同级别的文档访问权限，细化权限掌控，确保信息安全。严禁私自调整、传递或泄露他人权限。数据保护：在电子文档传输过程中，必需使用加密通道进行安全传输。紧要数据必需进行备份和加密存储，避开数据丢失和被非法取得。外部沟通：严禁将涉及公司机密的文档或信息外传给外部人员或单位，未经授权不得与外部人员或单位共享。外部传输信息必需加密，并通过安全渠道发送或传输。六、文档审批和更改掌控审批程序：全部涉及紧要决策的文档必需经过相关部门或人员的审批才略正式发放或使用。记录文档审批流程，包含审批人、审批时间等信息。更改掌控：对已经正式发放的文档进行修改或更改时，必需遵从更改管理流程，由相关人员填写更改申请表，并经过评审和批准后方可进行更改。七、文档归档和保管期限归档要求：依据国家相关法律法规和企业内部规定，对纸质和电子文档分别订立归档规定，确保文档的长期保管和可追溯性。保管期限：依据文档类别和内容的紧要性，确定文档的保管期限，并组织实施定期审查。到期文档依照规定的程序进行销毁，确保信息不被滥用或外泄。八、违纪与惩罚对于未依照本制度进行操作的员工，将依据公司内部纪律规定进行相应的违纪惩罚。对于有意泄露企业机密或违反本制度行为严重的员工，公司将依法追究其责任，并保存追究法律责任的权力。九、附则本制度自颁布之日起生效，替代以前的文档与信息管理规定。如有需要对本制度进行修改或增补，需经有关部门

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