武汉市中小学校档案分类专项方案

武汉市中小学校档案分类方案一级类目二级类目归档范围保管期限类目代号类目名称类目代号类目名称WD党群工作1、上级相关党务工作文件材料：关键通常30年2、学校党务工作：工作计划、总结党委（总支、支部）会、民主生活会议统计、汇报、纪要党员大会、党员代表大会文件党委（总支、支部）指示、决定、汇报、通知党内专题教育方案、总结述职述廉汇报永久永久永久永久永久永久3、上级相关组织工作文件材料：关键通常30年4、学校组织工作：工作计划、总结相关机构设置、印章启用和作废组织关系介绍信及存根、党员入党、转正材料党内干部任免、选举、审查、考评、考绩，党委（总支、支部）领导分工党员统计报表、花名册永久永久永久永久永久5、上级团委相关共青团工作文件、参与上级团代会关键文件30年6、学校共青团工作：工作计划、总结团委会议统计、团代会文件团工作要求、通知团组织机构设置、干部任免团员组织生活、组织关系介绍信及存根、团籍、团员处分材料评选优异团员、团干部材料团员统计报表、花名册、简报永久永久30年永久永久永久永久7、上级相关少先队文件材料WD党群工作8、学校少先队工作：工作计划、总结统计报表、名册永久永久9、上级相关工会工作通知、章程宗旨、要求等10、学校工会工作：工作计划、总结会议统计、职代会、工代会文件工会机构设置、干部任免、会员管理劳动竞赛和评选劳模、优异材料统计、报表永久永久永久永久永久上级相关法纪监察工作通知、要求学校法纪监察工作：要求、通知、汇报、会议统计记要相关案件处理和处分材料永久永久13、上级相关妇女工作、计划生育文件材料：关键通常30年14、人大议案、政协提案办理意见、回复永久15、学校相关组织、纪检监察、共青团、工会、妇女工作汇报材料30年WX行政管理1、学校行政事务：行政工作计划、总结、通知、要求措施校长办公会、行政办公会议统计、纪要、决定校长负责制、任期目标和长远计划文件制订规章制度、要求、措施、通知和关单位、个人签署关键协议、协议、协定目标责任书机要、文秘、档案、保密工作文件材料编辑大事记、组织沿革、年鉴编写简报、工作信息、报刊相关学校剪报、广播稿、宣传稿件综合性汇报材料有领导指示或有处理结果信访材料干部工作实施汇报永久永久永久永久永久30年30年永久30年30年30年永久30年WX行政管理2、上级相关人事管理文件材料：关键通常30年3、学校人事管理：机构成立、更名、改变隶属关系、等级等人事管理要求、通知、措施等干部人事培训文件材料干部人事分配、安置、调动介绍信及存根干部人事任免、聘用、选拔、录用奖励、处分材料人员退休、退职、解聘申报表、审批材料教职职员统计报表、花名册永久永久永久永久永久永久永久4、上级相关安全保卫要求、通知等5、学校安全保卫：制订安全保卫制度、要求、通知、应急方案、预案、总结安全事故处理及历史案件复查30年永久6、学校总务工作：工作计划、总结相关财务、财产、仪器设备、生活、环境管理制度、要求、通知、措施等年度财务预算、决算仪器设备购置计划、汇报及经费分配方案永久永久永久永久WX行政管理7、学校财务审计：审计通知、汇报、结论、决定、证实材料永久8、上级相关财务审计工作通知、要求、措施、总结等9、学校外事接待方案、总结等文件材料30年10、上级相关卫生保健工作计划、总结、通知、要求11、学校卫生保健：计划、总结、通知、要求卫生宣传、防病治病材料统计报表永久永久永久WJ教学科研1、上级相关教学管理、研究、实践、德育要求、通知、措施等30年2、上级相关学校教学评定综合材料永久3、学校教学管理：教学计划、方案、纲领、总结、课程总表教学管理决议、计划、评定、激励材料教学规章制度、措施、要求教学实习试验纲领、计划、指导书、讲义、经典汇报30年30年30年30年4、学校教学研究：教材研究、教法交流、教学设计优异教案、说课稿、课例评说、教学反思等材料30年30年5、学校教学实践：综合实践活动展示材料6、学校德育教育：政教（处、室）工作计划、总结班主任工作计划、总结等校园文化建设、心理训练、补位教育活动方案、总结等材料30年30年30年7、教学科研管理性材料（属单项科研项目归入科研课题）：学校相关教学科研工作通知、要求、制度、管理措施学校科研计划、计划、总结上级机关下达由本学校负担关键科研项目上级相关科研经费核拨、分配通知、学校科研经费实施情况汇报、决算学校科研工作、机构统计报表、年报表外国教授、学者来访、考察、讲学形成科研材料科技合作项目形成文字材料被审批科研结果判定评选文件30年永久30年30年永久永久30年30年永久8、相关学校老师、学生获奖材料（属老师获奖同时归入老师业务类）：征文、讲课、创新、制作等获奖永久ZX学籍管理1、学校招生计划、总结2、新生名册、学生会干部名单3、学生异动、休学、退学、复学、转学、辍学汇报、请示、批复4、毕业生成绩册、记录表、学籍卡5、学生统计表、花名册永久ZJ老师业务1、老师基础情况登记、判定表（包含受表彰、奖励、处分材料）2、老师论文、著作、教研经验、总结和教学计划、方案等3、老师公开课、示范课教案、说课稿、教学反思4、听课统计5、老师学历、等级、职称、专业职务申报材料、同意书和参与各类型考试取得成绩和证书6、老师业务档案统计卡片（老师每学期教学班数、课时数、教学成绩、发表论文、教学获奖情况等等。）长久ZK财会类P会计凭证1、原始凭证2、记帐凭证3、汇总凭证Z会计账簿1、月、季度财务汇报2、年度财务汇报（决算）（包含文字分析5年永久B财务汇报1、总帐（包含日志总帐）2、明细帐3、日志帐4、现金和银行存款日志帐5、固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）6、辅助帐簿25年Q其它类1、会计档案移交清册2、会计档案保管清册3、会计档案销毁清册4、银行余额调整表5、银行对帐单永久永久5年5年KJ基础建设用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）按建筑项目设置（各学校自定）可行性研究、任务书设计基础材料设计文件工程管理文件施工文件（包含土建施工、设备及管线安装施工、电气仪表安装施工）监理文件完工文件设备文件9、财务管理10、评奖创优文件11、使用、维修、改建、扩建文件材料根据国档发〔1988〕4号实施KS仪器设备用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）按设备型号设置（各学校自定）1、设备仪器申购汇报、计划、论证汇报2、上级或主管领导批复和准购指示3、定购协议（复印件）和会谈纪要、统计等4、进口设备过程中相关技术商务文件5、开工箱统计及装箱单6、安装、调试统计和双方签字移交文件、保修单7、验收汇报及文件材料8、索赔来往函件及结果文件9、设备说明书及全套随机文件材料10、使用、检测、故障事故及统计设备履历书11、重大事故调查分析及处理意见12、技术改造和开发过程中形成技术文件材料长久KY科研课题用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）按课题设置（各学校自定）1.科研研究准备阶段1.1课题调研汇报、可靠性研究汇报、课题论证文件综述1.2科学基金、科研课题经费申请汇报主批件1.3课题任务书、协议书、科研协议、委托任务书、会议统计1.4课题研究计划、课题计划调整或课题撤销文件1.5试验试验方案、设计方案、调查考察方案2.科研研究试验阶段2.1试验任务书、试验纲领2.2试验、试验、测试关键原始统计及汇报2.3课题分析汇报2.4检验统计等文件2.5理论分析文件2.6设计文件、图样2.7工艺文件2.8课题阶段总结3.科研总结判定验收阶段3.1工作总结（含最终完成、阶段完成或中止）3.2课题研究汇报、结题汇报3.3论文、专著3.4科研课题经费决算3.5科研课题结果验收、判定、评审文件4.科研结果奖励申报阶段4.1科技结果申报表及附件4.2科技结果奖励申报和审批文件4.3获奖凭证4.4专利文件5.推广应用阶段永久KY科研课题用2位阿拉伯数字标识（各学校自定）按课题设置（各学校自定）5.1推广应用方案5.2技术转让协议、协议书5.3结果推广应用中形成技术5.4同行评价及用户反馈意见5.5结果宣传报道文件6.和科研各阶段相关文件6.1科研专业会议文件材料6.2标本、样品目录6.3科研中形成声像、电子、实物等特种载体档案永久DZ电子类G光盘1、反应学校基础面貌、关键职能活动和工作结果光盘2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动光盘3、学校各类活动数码照片、数码录像、数码录音光盘4、教学课件、课堂实录5、各类应用软件光盘6、各类电子文书、电子科技、电子专业文件材料长久SX声像Z照片1、学校历届领导班子照片2、反应学校基础面貌、关键职能活动和工作结果照片3、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动照片4、学校各类活动照片5、历届毕业班照片永久Y录音带1、反应学校基础面貌、关键职能活动和工作结果录音2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动录音3、学校各类活动录音SX声像X录像带1、反应学校基础面貌、关键职能活动和工作结果录像2、上级领导、著名人士视察或参与学校重大活动录像3、学校各类活动录像SW实物J奖品1、学校取得奖旗、奖杯、奖状、锦旗、证书等永久Y印章1、学校报废停止使用印章、印模Q其它1、著名人士为学校题词、字画等2、和学校相关纪念章、纪念品等实物注：市教育局直属单位参考实施，幼稚园档案分类增加卫生保健类荆门市中小学校档案分类编号措施为提升本市中小学校档案工作规范化管理水平，依据国家档案局第8号令（《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限要求》）和《归档文件整理规则》（DA/T22－）、《湖北省中小学校档案管理暂行措施》（鄂档〔〕13号）、《荆门市中小学校档案分类方案》等相关要求，制订本措施。一、档案分类（一）分类标准：表现学校特点，涵盖全部职能，类别科学合理，便于查找利用。（二）12个一级类目：党群工作、行政管理、教学科研、老师业务、学籍管理、财会类、基础建设、仪器设备、科研课题、电子、声像、实物。（三）一级类目代号党群工作---------WD行政管理--------WX教学科研---------WJ学籍管理---------ZX老师业务--------ZJ财会类---------ZK基础建设---------KJ仪器设备--------KS科研课题---------KY电子---------DZ声像--------SX实物---------SW二、档号编制档号是存取档案代号和排架依据，必需反应学校档案分类体系和物理位置。（一）档号编制标准符合唯一性、合理性、稳定性要求（即同一档案室内档案不得重号）；方便插卷，使其有充足扩展余地；不能随意变动；能适应计算机管理需要；发挥排架、检索双向功效。（二）档号结构1、文书档案：年度—机构或问题—保管期限—件号。示意图：20×8—WD—D30—11 件号（从1—N流水号）保管期限（永久30年） 类目代号（党群工作WD）年度（4位阿拉伯数字标识）表示基建档案第2个项目标第1卷从第1页开始第1份文件材料。示意图：KJ02—001—01卷内文件次序号（用01—99标识） 案卷号（用001—999标识）二级类目一级类目KY06—005—01卷内文件次序号（用01—99标识）案卷号（用001—999标识）二级类目一级类目3、财会档案：类目号—目录号—案卷号—卷内文件次序号。示意图：ZKP1—003案卷号（用001—999标识）目录号（1位阿拉伯数字标识）二级类目一级类目4、特殊载体档案（电子、声像）：类目号—案卷号—卷内文件次序号。示意图：SXZ—002—01卷内文件次序号（每张照片编号）案卷号（盒号）（用001—999标识）二级类目一级类目5、实物档案：类目号—目录号—次序号。示意图：SWJ1—001次序号目录号二级类目一级类目（三）档号标识1、类目代号采取大写拼音和阿拉伯数字相结合混合号编码制。不一样级位类目号、目录号之间能够不分开。年度、类目号、案卷号、件号、卷内文件次序号之间，用连接符号“—”连结（如：20×8年、党群工作、30年、11件档号，可标为20×8—WD—D30—11；基建档案第2个项目标第1卷从第1页开始第1份文件材料档号，可标为KJ02—001—01）。2、文书档案年度：毕业年度或下学期年度。如：-对应年度为。3、项目号标识（1）项目号（基建项目号、科研课题号、仪器设备号）=一级类目+二级类目（二位阿拉伯数字），即KJ02=