综合项目公司综合项目办公室管理新规制度

一、项目会议制度一、项目管理会议可分为专题工作会议、周工作例会等。1、专题会议关键任务是处理工程、销售、财务、经营等相关业务问题，由项目经理召集，相关部门人员参与，会议依据工作需要不定时召开。2、每七天项目例会参与人员为项目部全部些人员，会议关键内容是总结各项目企业各项目部管理人员一周工作，制订下周工作计划，协调处理各部门日常工作中碰到问题，会议为每七天一早晨9：00开始二、会议对于需表决事项，和会最高领导有决定权。和会人员可保留心见，但要实施相关决议。沟通探讨问题应遵照务实、实事求是标准，提出见解应说明理由，对于因错误数据、偏颇意见而造成会议决议失误，相关管理者应担负责任。三、会议相关内容及会议形成计划、方案、决议，需要传达给相关人员，和会人员应立即传达至部门相关工作人员，严格按相关安排推进工作，综合管理专员进行检验、督导和落实。会议形成计划、方案、决议，需要时由项目企业以正式文件下发实施。四、依据工作需要，相关人员可出席、列席相关工作会议，发表意见。五、参会人员如遇出差、企业安排办理相关事宜和其它特殊情况，不能参与会议，需向说明情况。二、公文办理制度（一）行文印鉴要求1、行文要严厉认真，文件按正式要求起草，核稿后由关键领导签发2、文件内容包含到相关部门业务范围由相关部门起草，部门责任人签字后根据授权送至相关领导处审核，统一编号签发。3、文稿起草一律用企业统一发放“呈报领导文件”格式打印、排版。（二）文件管理要求1、项目技术文件资料由项目部立案，发放到各部门文件、资料由各部门责任人管理。2、要认真立即做好文件登记、传阅、保管和保密工作，建立收发文件登记薄，按档案管理要求，规范档案工作。3、各部门对领导交办文件要认真立即办理，急件随到随办，办理情况要立即向领导回报，不拖不压。4、文件资料借阅要推行借阅手续，并立即收回，文档管理员要常常对文件资料进行清查，发觉丢失立即追查。（三）资料打印、复印要求岗负责综合性文稿打印和保密工作。文件内容包含到相关部门业务范围由相关部门起草并打印清样。办公设备使用者要加强机器维护保养，保持机器卫生、清洁，使之时刻处于良好状态，确保打印文件清楚，美观，降低纸张浪费。不包含保密打印用纸，需回收利用后面打字，杜绝浪费。使用时必需科学采集、输入、输出和整理信息，信息载体必需安全存放、保管、备份，预防丢失或失效。输入电脑信息属企业机密，未经相关领导同意不许向任何人提供、泄密。项目部标准配置设备及用具合理使用，延长设备使用周期，个人原因造成损坏，负责赔偿。三、工作纪律管理制度一、工作纪律企业职员应严格遵守企业各项规章制度,推行工作职责。按时上下班,不得迟到、早退、旷工,对所担负工作争取时效,不拖不压,并立即反馈。尽忠职守,不擅离工作岗位。上班时间不得吃零食、闲聊、睡觉、脱岗、串岗或做和工作无关事,上班时间不得用电脑打游戏、上网聊天或浏览不健康网站。非本企业人员,未经许可不得使用电脑。电脑关键资料全部要做好备份。各责任人必需加强对所管设备、财产、资料、文档、密码等管理，建立一对一责任，避免因思想麻痹、疏忽管理给企业造成损失。各部门下班后必需关好门窗，关闭照明灯、电脑、打印机、复印机、饮水机等用电设备电源。提升安全意识，不违规插接电源、电线，不在电脑和电源插座旁堆放报纸、书籍等易燃物，以免损坏用电设备及引发火灾。工作时间（周一至周五）须保持衣着规范、整齐。男职员不得穿背心、短裤、拖鞋；女职员不得穿无袖上装、短裤、超短裙、健美裤、拖鞋。职员要保持仪容庄重，姿式端庄，用语和蔼，严禁在办公场所大声喧哗。职员必需保护和珍惜企业财产，保持公共场所及个人办公区域清洁、整齐和美观，严禁乱堆、乱扔报纸、个人生活用具、废杂物等。职员接听外电话实施第一接听人负责制，依据电话内容是否属于本人业务职责范围，第一接听人负责办理或转达，以确保相关问题得到立即、圆满处理。复印机、打印机等全部要指定专员管理，职员使用这些设备须服从管理人员管理，以确保设备正常运行。职员使用复印纸、信纸、信封、饮用水、水杯及其它消耗品，要注意节省使用，避免浪费。职员工作时间内外出须向部门责任人说明事由，保持通讯通畅，以免因无法联络而影响工作。上班日中午非特殊工作需要或企业安排不得饮酒。为保守项目秘密，保障项目标正当权益不受到侵犯,维护项目正常经营管理秩序，本着既确保秘密又便利工作方针，特制订本条款。项目秘密保密范围：项目重大经营决议中秘密事项，商业秘密，项目内部掌握协议、协议、意见书及可行性汇报、关键会议统计等，管理秘密，技术秘密，项目所掌握还未进入市场或还未公开各类信息和其它经项目确定应该保密事项，具体根据签署保密协议实施通常性决定、决议、通告、通知、行政管理资料等内部文件不属于保密范围四、档案管理措施第一条为建立健全项目档案体系，实现完整保留并有效管理基础目标，使档案愈加好地为项目发展服务，制订本要求。第二条本要求适适用于项目标档案管理工作。第三条项目档案指各项工作活动中形成含有保留价值多种文字、图表、声像等不一样形式不一样载体文件资料。第二章档案工作体制及其职责第四条档案工作在项目经理直接领导下进行，综合管理专员是企业档案主管部门，下设专职或兼职人员负责，实施统一领导，分级负责管理体制。第五条档案管理责任人职责1、负责组织实施项目档案长远计划和年度计划。2、建立健全档案工作各项规章制度。3、负责对项目形成各类档案进行搜集、整理、组卷、判定、销毁、统计、保管和提供利用等工作。4、编制多种档案目录、索引、汇编等检索工具和参考资料。5、参与工程项目标完工验收、综合验收和设备仪器开箱验收等工作。第六条文件资料形成是随项目策划、开发建设和管理经营活动进程自然完成，必需按要求向企业档案管理部门移交，集中统一管理，任何部门和个人不得据为己有。第七条各责任人应依据归档范围进行日常工作资料搜集、积累和整理，填写归档单定时向档案管理部门移交。第八条归档要求1、 归档文件资料要求书写材料耐久，字迹工整、图形清楚、无涂抹、损坏现象，文件必需确保完整性和内部有机联络。2、 各项管理活动形成文件资料定时由各责任人整理立卷归档。3、 工程项目资料及技术文件图纸，在工程完工验收后30天内整理归档。4、声像、实物档案及外出参观、考察和参与多种会议、培训学习等活动搜集来文件资料在活动结束后立即归档。5、一项工作由多个责任人参与管理，在工作活动中形成文件材料，由主管责任人搜集归档，会议文件由会议主办人搜集归档。6、项目大型广告、营销、公关活动策划过程所形成文字、图表、模型、照片、录音、录像、宣传片等全部材料在活动结束一月内立即归档。7、工程项目标相关审批报建等材料待批后立即归档第九条档案保管期限分为永久、长久、短期三种。通常反应项目关键职能活动和历史面貌，含有长久保留价值应永久保留。通常在一定时期内项目进行工作总结、经验交流等需要查考利用，应酌情列为长久或短期保留，凡介于两种保管期限之间，一律从长保留。第十条档案判定、销毁1、对保管期限已到多种档案进行判定，确定保留或销毁，判定工作要有档案主管领导、专业技术人员和档案管理人员参与，对档案进行判定。2、判定确定销毁档案，要提出销毁汇报、销毁清册，经企业总裁审批立案，方可销毁。销毁时销毁人、鉴销人签字。任何部门或各人不得私自处理或销毁档案文件资料。第十一条严格按档案统计要求作好档案搜集、整理、保管、利用等情况统计，需要时应按要求向相关部门报送档案基础情况年报表。第十二条严格实施档案保密要求和借查阅制度。第十三条对因多种原因离职离岗人员，在离开本岗位之前必需到档案部门办理相关档案资料手续，无档案人员签字，人事、财务部门不得办理离岗手续。第十四条工作人员外出学习、考察、调查研究、参与上级机关召开会议等公务活动相关人员核报差旅费时，必需将会议关键文件资料向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门给核报差旅费。第十五条项目召开多种会议，由会议责任人指定专员将会议材料、声像档案等向档案责任人办理归档手续，档案责任人签字认可后财务部门给报会议费用。第十六条凡属企业项目调研、开发过程中形成文件、磁盘、光盘、录音、录像、照片等材料，在项目完成后，必需立即归档，项目报销时必需附归档移交清单不然财务不予报销。第十七条、项目职员因工作需要，均可借查阅和本人工作相关档案，借查阅档案必需办理相关登记手续，借查阅后应认真填写利用效果。第十八条、任何人不得借阅和本人工作无关档案，如确因工作需要借阅非本部门工作范围内档案资料，须经部门领导签字，综合管理专员同意。第十九条、机密级以上档案及办公会会议统计、纪要，一律不外借。需要查阅时，须企业级领导同意，由档案人员查阅，摘录提供相关资料。第二十条、借阅档案时间：文书、财务档案最长三天，工程技术档案最长两周。第二十一条、借阅人员必需对案卷安全负责，要保持好案卷整齐完好，不得任意涂改、抽页、剪贴和中途转借，以防档案丢失和泄密。第二十二条、归还档案时，档案管理人员应认真清点，如发觉损坏、缺页、涂改现象，应立即汇报并追查责任和处理。丢失档案资料、文件，应立即汇报档案部门，按相关情况企业给相关责任人处罚。第二十三条、不准无关人员翻阅档案，不准为个人需要摘抄相关档案机密内容，不准私自复印档案材料，不得私自将档案携带外出。第二十四条、加强对机密文件清点交接手续，预防文件丢失及造成无须要丢失、泄密。第二十五、定时对库藏档案进行清查，妥善保管标有机密档案，严禁丢失，发觉丢失立即采取方法并查清原因，按相关要求处理。第二十六条、档案管理人员调动工作时，必需按相关要求具体清点移交，严格推行交接手续。六、项目安全、卫生及接待管理制度为保持项目良好办公环境,特制订本要求。安全保卫制度1、项目部组员要认真负责、严守岗位，按时上下班，不准脱岗，并认真做好统计和来人接待工作，发觉问题立即通知相关领导。3、档案、文件等资料管理人员要认真负责，确保安全。4、项目责任人要安排专员负责下班前认真检验，必需将灯、风扇、空调、电脑、饮水机等电器设备关闭，门窗关好，锁好后方可离开。二、卫生管理制度1、项目办公室应保持天天进行清扫，室内要整齐，不能有杂乱物品堆积，办公桌物品要摆放整齐有序，地面洁净无灰尘、无积水、无烟蒂、无死角，门窗洁净明亮，保持空气清新。2、综合管理专员负责不定时对卫生情况进行检验,发觉问题应立即整改。三、项目接待制度根据企业要求处理。八考勤管理(一)考勤管理项目全部职员均实施手工考勤制，由综合管理专员统计。工作时间：职员正常工作时间为:早晨8:00至12:00下午13:30至17:30全部职员必需先到综合管理专员报到后，方能外出办理业务。因工作需要不能按时报到者，必需先向综合管理专员责任人申请，不然按外出办私事处理。综合管理专员建立职员外出记录表，职员回来后需补签职员外出登记，单位责任人签字确定，综合管理专员每个月进行抽查。考勤工作由综合管理专员负责，填写出勤登记，负责考勤工作，每个月月底将考勤表送交项目总经理。项目总经理对考勤表进行检验核实，经确定无误后，用于考评工资发放。考勤工作要求：综合管理专员于每个月5日前核查考勤表，整理并归档。(二)迟到、早退、旷工1、职员应严格遵守劳动纪律，不迟到，不早退，无旷工现象。2、过要求上班时间1小时以内记迟到，1小时后为旷工半天，提前十分钟下班记早退。3、非因公提前请假（请假授权根据企业同意制度实施）。4、有下列情况均以旷工处理：用不正当手段，骗取、涂改、伪造休假证实；未请假或请假未同意，不到单位上班；不服从工作调动，经教育后仍不到岗；被公安部门拘留；打架斗殴，违纪致伤无法正常上班者。超出五次,并计旷工一天。九 车辆使用费项目车辆使用由企业综合管理专员统一管理。有必需派车但不能派出时，综合管理专员能够授权乘出租车，出租车费实报实销。车辆使用申请步骤：经办人向综合管理专员申请安排车辆——使用人填写车辆使用登记台帐——综合管理专员确定后调配车辆。车辆油料申请步骤：司机——车辆管理员审核——分管领导同意——车辆管理员发放油票。车辆维修保养步骤：使用人填写签呈申请车辆管理员提出车辆维修保养具体意见——企业综合管理专员车队长审核——行政主管领导审批——使用人凭车辆维修保养审批表到指定厂家维修保养——指定厂家维修保养并在签呈中填写项目及费用——使用人在维修保养完成返回后将经厂家签字签呈交综合管理专员立案。油料购置申请及报销步骤：车辆驾驶员填写报销单→综合管理专员审核→主管领导审批→财务部核销。维修保养费用报销步骤：车辆管理员填写报销单并附维修保养费用明细表和各次维修保养签呈→企业综合管理专员审核→行政主管领导审批→财务部经理复核→财务分管领导会签→财务部支付借款。保险、养路费、年检费用报销步骤：车辆管理员填写报销单并附要求标准说明及相关票据→企业综合管理专员审核→行政主管领导审批→财务部责任人复核→财务分管领导会签→财务部支付费用。第五章其它费用根据企业财务要求实施？？？第十九条税金和银行利息由财务部负责支付，、财务分管领导同意。第二十条工资编制审核及发放步骤：每个月月底前由综合管理专员专管人员汇总当月考勤结果并转交工资表编制人→每个月月底前工资表编制人初步编制完成工资表→每个月2日前总裁或董事长同意并签字→每个月3日前将同意后工资表转换为工资发放数额表并转交财务责任人会签→分管财务领导会签→每个月5日财务部发放工资。第二十一条福利申请及