会计学基础课件：会计账簿

会计账簿

6.BookofAccounts

6.1会计账簿概述6.1.1会计账簿的概念通俗地说，会计账簿就是账户的合订本。若作学术化的解释，会计账簿是指由一定格式的账页组成，以经过审核的会计凭证为依据，全面、系统、连续地记录各项经济业务的簿籍。设置和登记账簿是编制会计报表的基础，是连接会计凭证与会计报表的中间环节，在会计核算中具有重要意义。各单位发生的各项经济业务事项应当在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，不得违反会计法和国家统一的会计制度的规定私设会计账簿登记、核算。2

6.1.2会计账簿的分类各单位应当按照国家统一的会计制度的规定和会计业务的需要设置会计账簿。会计账簿包括总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。账簿的分类如图6—1所示。3

Continued1.按用途分类，分为序时账簿、分类账簿和备查账簿。（1）序时账簿(chronologicalbook)，又称日记账，是按照经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。在我国，大多数单位一般只设库存现金日记账和银行存款日记账。（2）分类账簿（ledger）。分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置分类账户进行登记的账簿。按照总分类账户分类登记经济业务事项的是总分类账簿，简称总账。按照明细分类账户分类登记经济业务事项的是明细分类账簿，简称明细账。分类账簿提供的核算信息是编制会计报表的主要依据。（3）备查账簿（memorandumrecord），简称备查簿，是对某些在序时账簿和分类账簿等主要账簿中都不予登记或登记不够详细的经济业务事项进行补充登记时使用的账簿。4

Continued2.按账页格式分类，可分为两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿、数量金额式账簿。（1）两栏式账簿是由只设有借方和贷方两个基本金额栏目的账页（图略）所组成的账簿。这种账页很少采用。（2）三栏式账簿是由设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账页（如第1章图1—1所示）组成的账簿。各种日记账、总账以及负债类、所有者权益类总账所属的明细账户都可使用三栏式账簿。5

Continued（3）多栏式账簿是由在借方和（或）贷方按需要分设若干专栏的账页（如图6—2所示）所组成的账簿。收入、费用类总账所属的明细账户一般均采用这种格式的账簿。6

Continued（4）数量金额式账簿是由在借方、贷方和余额三个栏目内分设数量、单价和金额栏的账页（如图6—3所示）组成的账簿，此类账簿可用于记载财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品、产成品等存货明细账一般都采用数量金额式账簿。7

Continued3.按外型特征分类，可分为订本式账簿、活页式账簿、卡片式账簿。（1）订本式账簿（简称订本账）是指在启用之前就已将账页装订在一起并对账页进行连续编号的账簿。其优点是可以起到防止账页被抽换的作用，从而保证账簿的完整性。其缺点是难以准确地为每一个账户预留账页。订本账适用于比较重要的、具有统驭性的账户，一般适用于总分类账、现金日记账、银行存款日记账。如图6—4、图6—5所示。8

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Continued（2）活页式账簿（简称活页账）是指在账簿登记完毕之前并不把账页固定地装订在一起，而是装在活页账夹中，直至账簿登记完毕之后（通常是一个会计年度结束之后）才将账页予以装订、加具封面，并给各账页连续编号。各种明细分类账一般采用活页账形式。10

Continued（3）卡片式账簿（简称卡片账）是指将账户所需格式印刷在硬质卡片上而形成的。严格说，卡片账也是一种活页账，只不过它不是装在活页账夹中，而是装在卡片箱内。实践中固定资产的明细核算一般采用卡片账形式。11

图6—7账簿外形与账页格式的比较12

6.1.3会计账簿与账户1.账户的概念

。通俗地说，一张账页上面一旦写上账户名称（即会计科目），就构成了一个会计账户。若作学术化的解释，账户（account）是根据会计科目设置的、具有一定格式和结构的、用于分类反映会计要素增减变动情况及其结果的载体。2.账户的基本结构。账户的基本结构包括账户名称、记录经济业务的日期、据以记账的记账凭证编号、经济业务摘要、增加额、减少额和余额等（见第1章的图1—1）。3.账簿与账户的关系。通俗地说，账户装订成册就是账簿。账户是内容，账簿是形式。13

6.2会计账簿的内容、启用与登记规则6.2.1会计账簿的基本内容

（1）封面，主要标明账簿的名称，如总分类账、现金日记账、银行存款日记账等。（2）扉页，主要列明科目索引、账簿使用和经管人员一览表。经管人员一览表内容包括：单位名称、账簿名称、起止页数、启用日期；单位领导人签章和会计主管人员签章；经管人员职别、姓名、签章；经管或者接管日期、移交日期等。14

6.2.2会计账簿的启用启用会计账簿时，应当在账簿封面上写明单位名称和账簿名称。在账簿扉页上应当附启用表，内容包括：启用日期、账簿页数、记账人员和会计机构负责人、会计主管人员姓名，并加盖名章和单位公章。记账人员或者会计机构负责人、会计主管人员调动工作时，应当注明交接日期、接办人员或者监交人员姓名，并由交接双方人员签名或者盖章。启用订本式账簿，应当从第一页到最后一页按顺序编定页数，不得跳页、缺号。使用活页式账页，应当按账户顺序编号，并须定期装订成册。装订后再按实际使用的账页顺序编定页码。另加目录，记明每个账户的名称和页次。15

6.2.3会计账簿的登记规则专栏6—1《会计基础工作规范》关于登记账簿的基本要求会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿。基本要求如下：（一）登记会计账簿时，应当将会计凭证日期、编号、业务内容摘要、金额和其他有关资料逐项记入账内；做到数字准确、摘要清楚、登记及时、字迹工整。（二）登记完毕后，要在记账凭证上签名或者盖章，并注明已经登账的符号，表示已经记账。（三）账簿中书写的文字和数字上面要留有适当空格，不要写满格；一般应占格距的二分之一（见图6—8）。16

专栏6—1（Continued）（四）登记账簿要用蓝黑墨水或者碳素墨水书写，不得使用圆珠笔（银行的复写账簿除外）或者铅笔书写。（五）下列情况，可以用红色墨水记账：1．按照红字冲账的记账凭证，冲销错误记录；2．在不设借贷等栏的多栏式账页中，登记减少数；3．在三栏式账户的余额栏前，如未印明余额方面的，在余额栏内登记负数余额；4．根据国家统一会计制度的规定可以用红字登记的其他会计记录。（六）各种账簿按页次顺序连续登记，不得跳行、隔页。如果发生跳行、隔页，应当将空行、空页划线注销，或者注明“此行空白”、“此页空白”字样，并由记账人员签名或者盖章。（七）凡需要结出余额的账户，结出余额后，应当在“借或贷”等栏内写明“借”或者“贷”等字样。没有余额的账户，应当在“借或贷”等栏内写“平”字，并在余额栏内用“θ”表示。现金日记账和银行存款日记账必须逐日结出余额。17

专栏6—1（Continued）（八）每一账页登记完毕结转下页时，应当结出本页合计数及余额，写在本页最后一行和下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“过次页”和“承前页”字样；也可以将本页合计数及金额只写在下页第一行有关栏内，并在摘要栏内注明“承前页”字样。对需要结计本月发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自本月初起至本页未止的发生额合计数；对需要结计本年累计发生额的账户，结计“过次页”的本页合计数应当为自年初起至本页未止的累计数；对既不需要结计本月发生额也不需要结计本年累计发生额的账户，可以只将每页未的余额结转次页。实行会计电算化的单位，总账和明细账应当定期打印。发生收款和付款业务的，在输入收款凭证和付款凭证的当天必须打印出现金日记账和银行存款日记账，并与库存现金核对无误。18

6.3会计账簿的格式和登记方法6.3.1日记账顾名思义，日记账就是指逐日连续进行记录所使用的账簿。根据管理的需要，一般人们只对现金和银行存款的收支情况设置日记账，即日记账通常仅仅指现金日记账和银行存款日记账。日记账必须使用定本账簿。

1.现金日记账的格式和登记方法

现金日记账的定本账簿中既可以使用三栏式账页也可以使用多栏式账页。19

Continued（1）三栏式现金日记账。这种日记账所采用的三栏式账页与前文所介绍的格式相同。此外，为了清晰地反映与现金业务相关的对应账户，在摘要栏右边设有“对方科目”栏。出纳员应当逐日逐笔登记现金日记账，按照“上日余额＋本日收入－本日支出＝本日余额”的公式，逐日结出当日的现金余额，并与现金实际数核对。注意，对于从银行提取现金的业务，由于只填制付款凭证，因此，记账时应根据银行存款付款凭证予以登记。20

图6—9三栏式现金日记账Continued（2）多栏式现金日记账。这种日记账是三栏式账页的变体，即在借方按照收入的来源设置专栏，在贷方按照支出的用途设置专栏。如图6—10所示。这种格式的日记账可以在月末结出各种收入来源专栏和支出用途专栏的合计数，便于对现金收支的合理性、合法性进行审核分析，便于检查财务收支计划的执行情况。21

图6—10多栏式现金日记账Continued但是，如果多栏式现金日记账借方和贷方对应的科目太多，会计人员不断从左往右粘贴账页，则会造成账页宽度过大的困难，就像一幅可以从左向右一直展开的画卷，看起来很美，但不便于记账和保管。于是，手工记账的会计实践中出现了分设多栏式的“现金收入日记账”和“现金支出日记账”的做法，也就是把长长的“画卷”做成两个分册，前者只按贷方科目设置专栏，另设“支出合计”栏和“余额”栏，后者只按支出的对方科目设专栏，不设“收入合计”栏和“余额”栏。如图6—11和图6—12所示。对于这种分设的多栏式现金日记账，记账时，先行分别登记现金收入日记账和现金支出日记账，每日营业终了，根据现金支出日记账中记载的支出合计，转入现金收入日记账，从而结出当日余额。22

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Continued2.银行存款日记账的格式和登记方法银行存款日记账应按会计主体在银行开立的账户和币种分别设置，每个银行账户设置一本日记账。每天要结清账户余额，定期与银行对账单逐笔核对。银行存款日记账的格式和登记方法与三栏式现金日记账相同。24

6.3.2总分类账的格式和登记方法1.总分类账的格式总分类账是按照总分类账户分类登记以提供总括会计信息的账簿。总分类账必须采用订本式账簿。一般按照会计科目的编码顺序设置，并为每个账户预留账页。总分类账最常用的账页格式为三栏式，即设置借方、贷方和余额三个基本金额栏目。根据实际工作需要，也可在借方和贷方两栏内增设对方科目栏，但操作起来比较繁琐。2.总分类账的登记方法总分类账可以根据记账凭证逐笔登记，也可以根据经过汇总的科目汇总表或汇总记账凭证等登记。详见第7章。25

6.3.3明细分类账的格式和登记方法明细分类账是根据二级账户或明细账户开设账页，提供明细核算信息的账簿。明细账的信息是对总账的补充，同时也是编制会计报表的依据之一。1．明细分类账的格式。明细账一般采用活页式账簿，有的也采用卡片式账簿（如固定资产明细账）。在管理实践中，明细账的格式主要有三栏式、多栏式、数量金额式三种。（1）三栏式明细分类账。即采用三栏式账页的明细账，适用于只进行金额核算的资本、债权、债务明细账，如“实收资本”、“应收账款”、“应付账款”等科目的明细分类核算。（2）多栏式明细分类账。即采用多栏式账页的明细账，适用于收入、费用、利润和利润分配明细账，如“管理费用”、“营业外收入”、“利润分配”等科目的明细分类核算。（3）数量金额式明细分类账。即采用数量金额式账页的明细账，适用于既要进行金额核算又要进行数量核算的存货明细账，如“原材料”、“库存商品”等科目的明细分类核算。26

Continued2．明细分类账的登记方法。固定资产、债权、债务等明细账应逐日逐笔登记，原材料、库存商品收发明细账以及收入、费用明细账可逐笔登记，也可定期汇总登记。3．总分类账和明细分类账的平行登记。要以会计凭证为依据，同时登记总账和相关的明细账，这就是会计学中所称的“平行登记”。（详见第4章。）平行登记要求做到：所依据的会计凭证相同、借贷方向相同、所属会计期间相同、计入总分类账户的金额与计入其所属明细分类账户的合计金额相等。（见例1—2。）27

6.4对账《会计基础工作规范》要求，各单位应当定期对会计账簿记录的有关数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行相互核对，保证账证相符、账账相符、账实相符。对账工作每年至少进行一次。1.账证核对，是指核对会计账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。

2.账账核对，是指核对不同会计账簿之间的账簿记录是否相符，包括：总账有关账户的余额核对，总账与所属明细账核对，总账与日记账核对，会计部门的财产物资明细账与财产物资保管部门和使用部门的有关明细账核对，等等。3.账实核对，是指核对会计账簿记录与财产等实有数额是否相符。包括：现金日记账账面余额与现金实际库存数相核对，银行存款日记账账面余额定期与银行对账单相核对，财产物资明细账账面余额与财产物资实存数额相核对，应收、应付账款明细账账面余额与有关债务、债权单位或者个人核对，等等。28

6.5错账更正方法

《会计法》第15条规定，会计账簿记录发生错误或者隔页、缺号、跳行的，应当按照国家统一的会计制度规定的方法更正，并由会计人员和会计机构负责人（会计主管人员）在更正处盖章。《会计基础工作规范》规定，账簿记录若发生错误，不准涂改、挖补、刮擦或者用药水消除字迹，不准重新抄写，必须按规范的方法更正。29

6.5.1划线更正法在结账前如果发现账簿记录有文字错误或数字错误而记账凭证没有错误，则可在错误的文字或数字上划一条红线，在红线的上方用蓝（黑）字填写正确的文字或数字。当然，责任人应在更正处盖章，以示负责。若是数字差错，则应全部划红线更正，不得仅仅更正错误数字的个别数字。若是文字差错，可只划去错误的局部文字。【例6—1】神州美食股份公司第3号记账凭证（如图6—13所示）上记载应借记“库存商品”科目5000000元，但登记账簿时主管会计误记为8000000元。“银行存款”科目的记录是正确的。此时应采用划线更正法操作，示例见图6—14。30

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6.5.2红字更正法

红字更正法适用于记账后在当年内发现记账凭证所记的会计科目错误或者会计科目无误而所记金额大于应记金额的情形。对于前一种情形，可用红字填写一张与原记账凭证完全相同的记账凭证，然后用（蓝）黑字填写一张正确的记账凭证并据以记账。对于后一种情形，可按多记的金额用红字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以冲销多记的金额，并据以记账。32

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Continued这样，就达到了在“固定资产”账户中消除影响的效果。“库存现金”账户的更正情形此处从略。然后，重新以（蓝）黑字填写第3号记账凭证并据以登记账簿即可。34

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6.5.3补充登记法补充登记法适用于记账后发现记账凭证填写的会计科目无误但所记金额小于应记金额的情形。可按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借、应贷科目完全相同的记账凭证，以补充少记的金额，并据以记账。【例6—3】神州美食股份公司转账支付5000000元购买了库存商品，