订货及出入库管理详细规定及作业流程

订货及出入库管理步骤及要求货物订购步骤：（一）、标准机型订购步骤：订单跟进表用户信息签署协议客服部《内部订单》销售人员或销售助理订单跟进表用户信息签署协议客服部《内部订单》销售人员或销售助理有存货供给商采购助理无存货供给商采购助理销售人员或销售助理接到用户订单信息后，首先和用户确定好用户要求交货时间后，查询库存，有库存直接和用户签署销售协议，假如是销售助理和用户确定协议必需通知销售人员确定签字。待用户回传协议后，由销售助理或销售人员填写《内部订单》并注明库存，同时由销售助理更新到《订单跟进表》中，由销售助理依据付款方法帮助开单发货。无存货情况下，先由销售助理依据销售人员提供或用户要求货期交采购助理问询供给商，销售人员依据货期和用户及供给商达成一致后，和用户签署销售协议。待用户回传协议后，由销售助理或销售人员填写《内部订单》并注明库存，同时由销售助理更新到《订单跟进表》中，由销售助理依据付款方法帮助开单发货。备注：1、《内部订单》必需填写完整，字迹清楚，不得涂改；假如不清楚，采购助理有权要求重新填写；2、《内部订单》标准上由销售人员填写，尤其是新用户及特殊要求用户订货，假如由销售助理代写，销售人员必需签字确定。2、如厂家提供交货时间不能达成用户要求，销售人员必需上报给上级主管，由上级主管出面协调；不能未经同意强行下单，不然产生费用由销售人员和采购助理各负担50%。（二）、非标机订购步骤：企业技术供给商采购助理销售人员用户信息企业技术供给商采购助理销售人员用户信息签署协议《内部订单》销售助理签署协议《内部订单》销售助理销售人员收到用户相关非标机型订购信息，首先确定好用户要求（多种技术参数、安装形式、外形、图纸等具体要求），交由采购助理和供给商确定后回复销售人员，销售人员依据用户要求、供给商回复和我企业技术人员进行最终确定。待确定后，交由采购助理进行询价及货期（附上相关技术要求和图纸等）；采购助理将厂家问询价格报给客服部经理，由客服经理指导进行报价。由销售助理做协议给用户，待用户回传后方能下单。、特价订单订购步骤：当销售人员所报价格低于本身权限价时，必需向上级主管申请价格，经同意后方可和用户签署协议；采购助理依据客服经理指示向供给商申请特价。、货运方法变更处理步骤：任何订单或协议条款变更必需以书面形式通知供给商更改：如需要提前货期需要选择空运或快线需要付费货运方法，必需填写《货运方法变更申请》提交部门主管同意，如需要企业负担费用必需经总经理同意后方可。未经同意而产生费用，由其自行负担。如供给商货期需要延后，由采购助理通知销售助理和用户及销售人员重新确定时间，由客服部经理进行监督实施。二、入库操作步骤：（一）、正常订货入库操作步骤：销售助理客服部经理审核编制《入库单》采购助理查对储运主管清点司机取回货物销售助理客服部经理审核编制《入库单》采购助理查对储运主管清点司机取回货物储运主管依据司机货物货运单查收货物，并清点数量和型号，编制好点货清单；储运主管将点货清单传给采购助理依据厂家发货单进行查对，对于有问题进行双方确定修改后反馈一份给储运主管，储运主管依据其进行库存账建立；采购助理将查对好点货清单给销售助理签字并进行登记后编制财务《采购入库单》，采购助理将点货清单交客服部经理核价并过单。、非正常订货入库步骤：1、当地调货入库步骤：（1）、当地调货，需要回仓库，由采购助理负责调货，并负责和储运主管确定其收到货，由采购助理依据储运主管点货清单查对好后，编制《采购入库单》交客服经理审核。（2）、当地调货，不回仓库，由采购助理编写点货清单，并编制《采购入库单》。备注：如有供给商《送货单》需将《送货单》附到点货清单后。未回仓库货物入库步骤及要求：、供给商直发用户，由采购助理依据供给商发货清单在供给商发货5天之内编制《采购入库单》，同时通知销售助理跟进用户收货并开销售出库单。、其它所订回货物未回库房，直接送达用户情况。由采购助理直接编制《采购入库单》，待入库后通知销售助理开销售出库单。售后机入库步骤参考《售后服务制度》。、商品入库中出现问题处理：1、数量不符：商品规格相同但实际数量和送货单上所列数量不符时，请示采购助理，经同意收货后按实际数量签收，并在供给商送货单上注明实收数量，并请送货人签字证实。2、质量问题：不符合质量要求和验收标准，不予收货，并立即通知采购助理，依据其处理方案确定是否办理入库或退货手续。3、包装问题：如外观或包装影响销售，不予收货，并立即通知采购助理，依据其处理方案确定是否办理入库或退货手续。如外观或包装不影响销售，酌情收货.同时反应给采购助理。4、单、货不符或单证不全问题：单货不符（指货物品名、型号、规格不符）时，严禁在送货单上签收，需请示相关客服部同意后能够收货，但应开具收条（一式两份）给供给商（注明具体品名、规格、数量）。5、如货物非我企业所订货物，不予收货。6、对有货无单，应先请示客服部，经同意后按实收数开具收条（一式两份）给供给商，并督促供给商补办相关单据手续。7、如因货运企业造成货物损坏要立即在签收单上注明数量及损毁程度并立即通知采购助理同厂家协商处理此事.依据处理结果进行下一步工作。销售出库操作步骤：（一）、正常出库步骤：客服部经理审核销售助理填《开单通知》储运主管备货客服部经理审核销售助理填《开单通知》储运主管备货用户储运部销售助理开单员开单用户储运部销售助理开单员开单销售助理依据用户协议交货期和用户付款方法，填写《开单通知》经客服部经理签字审核后，交开单员开单并同时传到库房提前备货。用户部经理审核后，销售助理将开单通知交开单员开单并登记后返回给销售助理，由销售助理将单据传输给储运部或对应人员，并负责回收单据将开票联分配给对应人员，其它联交开单员回收装订，由财务部进行跟进检验并保留。（二）、非正常情况出库：1、已开《销售出库单》情况：储运部依据客服经理签字《开单通知》要求型号、数量、时间和包装要求出货，提货人提货必需签字，不然不许可放货。用户提货后需将用户签字《销售出库单》返回给销售助理；未开《销售出库单》情况：储运部依据客服部经理签字《开单通知》填写手写《送货单》，并交用户签字后返回给销售助理；销售助理需将手开《送货单》附到《销售出库单》后留存。3、售后机出库步骤参考《售后服务制度》（三）、单据传输及出货步骤：1、开单通知注意事项：（1）、销售助理依据采购助理到货信息，查对用户应收账款及付款方法，如用户不符合出货条件，通知销售人员通知上报客服部经理是否送货。销售助理不能私自放货。（2）、新增加用户，销售助理必需完整填写《开单通知》，包含归属人及用户完整名称等信息。开单员必需完整录入财务系统。（3）、除了长久合作老用户，其它用户均应填写用户付款方法。备注：1、全部开单通知不得涂改；2、全部开单通知必需客服部经理签字后方可开单；物流安排及单据传输：、采购助理将到货信息汇总到客服部经理处；、销售助理将送货信息汇总到客服部经理处。、客服部依据汇总信息和售后方面发货信息和企业车辆情况，确定第二日物流安排；、客服部经理将物流信息安排到储运部，由储运部负责实施。、销售助理每日下班前需将审核后《开单通知》传到库房，同时将《销售出库单》传输到库房；收款或单据签收：、假如结算方法是：货到票到付款或货到付款；货到票到付款：销售助理在开单时，需同时写申请到财务部开票，并和销售人员及用户沟通好后，将发票、收据及销售出库单等传输到对应送货人员手中，并跟进其收回货款，负责交回财务部。货到付款：销售助理负责对应单据传输同时根进收款人根据要求金额收回货款。、结算方法是其它方法：货到票到xx天付款：送货时必需带上发票及销售出库单交用户签收。其它长久合作方法