综合部办公用品管理新规制度

办公用具管理制度第一章总则第一条目标：为深入规范企业办公用具申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提升办公用具使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节省、避免浪费，特制订本制度。第二条适用范围：企业总部及各分企业。第二章具体要求第三条办公用具管理责任部门：办公用具管理统一归口为人事行政管理中心-综合部。第四条办公用具分类办公用具按使用性质分为易耗低值品和耐用办公品。1.易耗低值品：关键指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、A4纸、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、大头针、回形针、线插板、钉书机、计算器、电话机等轻易损耗日常办公用具。2.耐用高值品：关键指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用办公用具。第五条办公用具采购1.办公用具、文印用具等行政用具购置由各部门在年初部门计划中显示，并列入预算，一次购置金额达3万元以上，或年消耗量达5万元以上，经主管上级、分管副总、总经理审批后由企业组织统一招标。2.不在招标范围内办公用具由行政办统一采购。行政办要做好供给商建档工作，编制出常见办公用具价格表，把握好办公用具价格行情，做好供给商比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用具采购成本。3.行政办于每个月底编制出当月各部门办公用具使用情况、费用统计表和下月企业办公用具使用计划，报分管副总、总经理审核。4.每个月1日，负责办公用具管理仓库保管员（以下简称仓管员）依据审批过当月办公用具使用计划，结合办公用具库存情况，提出书面采购提议（含库存情况）。5.采购人员依据仓管员书面采购提议，填写采购申请单（附件1）。采购固定资产办公用具时，要有财务部审批意见。购置200元以下办公用具由部门主管审批，200至500元要经分管副总经审批，500元以上要经分管副总和总经理审批；购置很用或专属办公用具时，由申购部门填写采购申请单，由部门责任人、行政人事主管、分管副总、总经理审批同意后，交由采购人员给予采购。6.审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签署协议，根据协议约定结算方法进行结算。金额数额较小零星采购，采购人员可凭审批后采购申请单到财务部借支现金，进行采购。7.常见办公用具最少要保持五天安全使用库存。8.人事行政管理中心要加强对办公用具采购、仓库保管监督和管理，如发觉采购人员和仓管员有违规行为，视情况轻重给警告、书面检验、停职、开除等处分。第六条办公用具入库1.采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具物资清单、发票等到仓管员处办理办公用具入库手续，未经入库不得领用。2.仓管员办理入库时须查对采购申请单、发票和实物是否一致后，方可办理入库手续，填制办公用具入库单。采购经办人、仓管员、行政人事主管在入库单上签字。3.仓管员凭入库单登记存货数据和相关账目。第七条办公用具保管、申请、领用、使用及管理1.备用办公用具由仓管员统一进行封闭保留，并实施每个月盘存制。行政办于每个月末后两天进行办公用具盘存，盘存内容包含库存情况和检验已发放耐用高值品使用、保管情况，并让对应保管人签字确定，以确保耐用高值品使用效率。2.办公用具领用全部需要填写《办公用具领用申请单》（附件2），易耗低值品由部门责任人、行政人事主管审查同意，耐用高值品申请由部门责任人、行政人事主管、分管副总、总经理审批。3.各部门凭借审批过《办公用具领用申请单》到仓管员处领取所需办公用具。领取人要在《办公用具发放表》上签署本人姓名和领取日期。包含耐用高值品，必需是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。4.已领取使用办公用具由实际使用人和部门责任人负担责任。对因个人本身过失、非正常使用而对办公用具造成重大异常损耗，由责任人负担所造成损失部分赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、通常责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%损失赔偿百分比。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低，也能够直接按重置成本计算，两种赔偿计算方法能够由赔偿人选择。）第八条办公用具报废企业对耐用高值品报废实施审批管理。各部门如有耐用高值品损坏，不能使用，应该依据以下程序进行处理。1.对部分简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内，不得私自自行处理。 2.可维修品出现问题应该提交《办公用具报修单》（附件3）至行政办，由行政办联络专业维修人员统一处理。3.对维修不成耐用高值品实施报废处理。报废应该是在对可能维修，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好情况下，或是对无条件维修，经过行政办故障认定，方可由该管理品保管人填写《办公用具报废申请单》（附件4），经所属部门责任人、行政办、财务部签字确定后，报废事项方为成立。报废品原购置价值单件超出1000元，须报请分管副总同意；原购置价值单件超出3000元，须报请总经理同意。4.耐用高值品在经过报废审批后，由行政办进行回收处理，以求尽可能开源节流。5.耐用高值品完成报废程序后，应该从《耐用高值品记录表》内核销，核销时须附上《办公用具报废申请单》。第九条辞职清退情况处理对于辞职、离职或不在企业工作职员，须在办理完办公用具清退手续后方可办理工资领取事项。第三章附则 第十条本制度由人事行政管理中心制订，并负责解释。第十一条本制度自下发之日起实施。附件1：办公用具采购申请单部门：申请人：申请日期：年月日序号物品名称规格型号申请项目数量单价金额1234累计金额（大写）：申请理由：部门责任人：人事行政管理中心：分管副总：总经理：附件2办公用具领用申请单领用部门领用人领用日期办公用具名称数量用途使用人备注部门责任人：行政人事管理中心：分管副总理：总经理：附件3：办公用具报修单报修时间：编号：设备名称报修部门使用人设备编号故障现象处理结果或建议报修部门意见责任人签字：年月