内部员工信息管理制度

内部员工信息管理制度1.信息保密原则为保护企业内部员工的个人隐私和公司机密信息，确保信息安全和合规性，本制度订立以下信息保密原则：1.1全部员工信息应严格保密，不得泄露或滥用，包含但不限于个人身份、联系方式、薪资、工作成绩等。1.2只有在工作需要的情况下，经过授权和合法目的方可使用员工信息，且必需保证信息使用的合法性和安全性。1.3员工信息的存储、管理和传输应符合相关法律法规和公司内部规定的要求，采取适当的安全措施以防止信息泄露、损坏或未经授权访问。2.员工信息收集与使用2.1公司将在员工入职时收集必需的个人信息，包含但不限于姓名、身份证号码、联系方式、教育背景、工作经过等，以便进行人事管理和内部沟通。2.2依据相关法律法规和公司规定，公司可使用员工信息进行以下合法用途：进行薪酬和福利管理；进行组织架构和人员配备规划；完善培训和发展计划；统计和分析员工人数、岗位构成、流动情况等。3.员工信息存储与保护3.1公司将建立安全可靠的信息系统用于员工信息的存储和管理，并采取必需的安全措施，防止未经授权的访问、窜改或泄露。3.2员工信息存储期限原则上与员工在岗期间相同，离职后合理时间内进行备份并进行归档管理。3.3离职员工的信息应进行严格保密，不得以任何形式外传或滥用。3.4公司将定期对员工信息的存储和保护措施进行审查和改进，并及时修正发现的安全漏洞和风险。4.员工信息访问与使用权限4.1任何员工都应严格遵守公司内部规定的信息访问和使用流程，未经授权不得访问、使用或传递他人的员工信息。4.2人事部门及其他经授权的相关部门和人员，依据工作职责和需要，可获得肯定权限访问和使用员工信息。4.3进行员工信息访问和使用的部门和人员应签署保密协议，承诺不滥用和泄露员工信息，同时接受相应的培训和监督。4.4员工可随时查询个人信息，如发现异常或错误，应及时向人事部门或信息管理部门提出更正申请。5.员工信息共享与转移5.1未经员工本人同意，公司不得将员工的个人信息用于外部共享或转移，除非符合相关法律法规的规定。5.2在员工需要转岗、调动或因业务需要合理调配时，公司可能会在内部共享肯定范围的员工信息，但仍需保持信息的安全性和合法性。5.3公司应与外部供应商或合作伙伴签署保密协议，并明确对其使用员工信息的限制和责任，确保信息安全和合规。6.违规处理6.1对于有意泄露、滥用员工信息或违反本制度的员工，将严厉追究其法律责任，并依据公司规定的内部纪律进行相应处理。6.2对于员工信息泄露或滥用引起的损失，公司将依法保护员工权益，并进行赔偿或挽救。7.监督与改进7.1人事部门和信息管理部门将对员工信息管理制度的执行情况进行监督和检查，并定期供应报告给高层管理人员。7.2公司将不定期组织内外部的信息安全评估和审计，及时发现和解决员工信息管理中的问题和风险。7.3员工可向公司举报违规使用员工信息的行为，并有权要求公司对投诉进行调查和处理。8.附则8.1本制度自发布之日起生效，公司全部员工必需严格遵守。8.2对本制度的修改和解释权归公司高层管理人员全部，修改时将及时通知全体员工并进行培训。8.3如有违反本制度的情况，公司有权依据情节严重程度予以相应的纪律处分，并保存追究法