电子卷宗随案生成数字化加工及归档服务

电子卷宗随案生成数字化加工及归档服务一、项目概况着力推进诉讼电子卷宗随案同步生成，全面开发和支持电子卷宗在案件办理、诉讼服务和司法管理中的深度应用，为积极响应要求，现提出以下采购任务：1.卷宗数字化加工及中间库归档、集约电子归档服务。2.针对项目需求，提供电子卷宗智能服务平台使用服务及必要的系统接口服务。3.软件及运维服务。二、预算金额预计2024年4月至2025年3月新收案卷数量约为42000宗，在服务期限内，根据实际案件量按梯度结算方式进行结算，本项目服务总价最高支付上限为270万元，服务期限为12个月。具体如下：服务项目主要服务内容最高限价备注随案生成数字化加工及归档服务包括立案、审理、中间库归档、集约电子归档各个环节的案卷材料的整理、数字化加工、资料上传、挂接系统。65元/宗预计总服务数量约42000宗，具体数量以实际为准。备注：1、最终以实际工作数量×中标单价进行结算。因电子卷宗随案生成数字化加工及归档服务项目涉及立案阶段、审理阶段、归档阶段，其中立案阶段中标单价的30%进行结算，审理阶段按中标单价的50%进行结算，归档阶段按中标单价的20%进行结算。各服务内容之间的工作量可以相互转换，最终以各服务内容的实际工作量*单价达到总金额即可。根据工作安排，如果只完成审理、归档阶段，则按实际完成的阶段结算支付。2、在随案生成数字化加工及归档服务的过程中，涉及一部分特殊案件的辅助服务，其服务内容和要求相对简单，可根据不同类别进行折算，折算标准如下：其他服务内容序号案件类型具体情况最高限价服务要求1诉前调案件/执调案件未转立案，且需以裁定、调解方式结案随案生成数字化加工及归档服务单价*30%按照“民初”/“执行”案件要求结案归档。（如转立案，则诉前调/执调案件及转立案后对应的诉讼案件不作为两宗案件，仅作为一宗案件结算，按照随案生成数字化加工及归档服务单价计算）2执保案件随案生成数字化加工及归档服务单价*30%3、在立案时，将多宗诉前调/执前调合并为一宗案件审理/执行，则按照并案前的宗数×单价39元/宗结算。立案阶段按单价39元/宗的30%进行结算，审理阶段按单价39元/宗的50%进行结算，归档阶段按单价39元/宗的20%进行结算。合并后的案件不再结算。立案阶段指：立案材料完成整理、数字化上传工作。审理阶段指：1.案件在电子卷宗系统归档前，完成过程材料数字化整理、扫描及上传工作；2.案件在电子卷宗系统归档前，完成案卷材料的中间库管理，如材料入库、整理上架、借阅回收等。归档阶段指：完成案件电子集约归档工作；2.案件在电子卷宗系统归档后，完成纸质材料的装订、中间库出库、移交档案库房等；3.案件在电子卷宗系统归档后，完成新增材料的数字化管理、扫描、上传、装订、出库等。三、技术要求电子卷宗随案生成数字化加工及归档服务的对象是无纸化办案档案。无纸化办案档案采用单套制、差异化归档方式，以系统内电子档案为标准。（一）电子卷宗随案生成数字化加工及归档服务内容1、诉讼材料接收和挂接（1）当事人通过网上（包括但不限于省诉讼服务网、移动微法院等网络诉讼平台）提交的电子材料，经法院工作人员审查合格后由业务主对电子材料进行加工、整理、命名，并准确挂接至电子卷宗系统。（2）当事人在诉讼服务中心现场提交的诉讼材料，由业务主派驻人员当场扫描、识别、整理、命名，准确挂接至电子卷宗系统，按规定将扫描后的纸质材料归入中间库或返还给当事人。（3）当场邮寄至诉讼服务中心的纸质材料，由业务主派驻人员当场扫描、识别、整理、命名，准确挂接至电子卷宗系统，按规定将扫描后的纸质材料归入中间库或予以销毁。（4）采购人业务庭室移交的诉讼材料，由业务主派驻人员当场扫描、识别、整理、命名，准确挂接至电子卷宗系统，按材料上的备注将扫描后的纸质材料归入中间库或予以销毁。（5）目前尚未实现接通的诉讼系统（包括但不限于执行案件相关系统和刑事案件相关系统）需要归入电子卷宗系统的诉讼材料，由业务主派驻人员在采购人指定时间内从指定位置下载后进行加工、整理、命名，并准确挂接至电子卷宗系统。2、档案中间库管理全流程网上办理的案件，在办理过程中必要留存的纸质材料，由档案中间库保存管理。案件结案、电子档案归档后，中间库留存的纸质材料装订归档。（1）业务主派驻相关人员负责档案中间库的运行，包括材料接收、整理上架、借阅回收、装订出库等。（2）业务主提供能与电子卷宗系统对接且符合网络安全等级的档案中间库管理系统，用于管理中间库的档案。该管理系统应能够实现案件中间库内纸质档案与电子卷宗系统电子档案的对应可视化，能够接收电子卷宗系统内案件的结案信息，以此确定纸质档案的出库时间。3、集约电子归档集约归档人员接收归档任务后进行卷宗整理操作，按电子卷宗的归档标准对业务部门申请集约归档的案件进行卷宗材料的整理，包括调整挂接目录、微法院入卷、删除重复文件、缴费信息入卷、pdf拆分合并、复制一审案件材料、生成校对封皮信息等，使案件达到跟案法官助理可一键归档的状态。4、电子卷宗智能服务平台使用服务及必要的系统接口服务（1）提供电子卷宗智能服务平台的使用服务，实现电子卷宗的随案生成，在接收纸质诉讼材料后尽快完成电子化，为办案人员提供电子阅卷。深入挖掘电子卷宗应用潜力，积极拓展电子卷宗应用范围。具体服务范围主要包括：通过卷宗智能文书回填功能实现文书制作；实现案件归档目录、法官阅卷目录的个性化配置和自由切换，为材料的自动归类提供基础的目录模板；提供立案前登记和立案后登记功能，材料完成扫描登记后自动将电子文件存储到系统中，并提供材料采集查询服务，可查询材料登记采集的人员和时间；实现立案信息推送、自动识别提取立案信息、与综合业务系统、融平台等立案系统的对接；通过信息提取、精准命名等实现电子材料的智能编目；提供材料流转功能，且可查询追踪材料的当前流转环节信息包括查询和汇总材料登记、扫描、交接记录信息。（2）提供必要的系统接口服务，实现业务主提供的档案中间库管理系统与采购人现有的电子卷宗系统、档案管理系统等的对接；实现业务主提供的电子卷宗智能服务平台与采购人现有的综合业务系统、融平台、送达平台、档案管理系统、庭审系统等的对接，对接内容主要包括案件信息、承办团队信息、文书信息等。（二）扫描要求业务主进行扫描或数字化处理的诉讼材料，应使用彩色模式进行扫描，通过OCR识别校对输出为可编辑的双层PDF文档挂接入电子卷宗。如非采购人要求，不能更改为其它格式。扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。对影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷一致。扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整；对偏斜的图像进行纠偏处理，要求偏斜度小于1度（以标题所在水平线为准）；对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。对双轨制归档的纸质档案还需根据最高法院《电子诉讼档案著录规则》进行信息著录，著录软件由采购人的诉讼档案管理系统提供。若业务主自行提供著录软件，则负责将著录信息批量导入档案管理系统（导入格式由采购人提供）。对于诉讼材料中的光盘、U盘（如有）等介质，应在保证安全的前提下，阅读处理，其中有音视频材料的，应进行分析整理，解压缩、格式转换、数据规范，并准确挂接到电子卷宗系统。时限：为保证档案数字化影像的利用效率，案件卷宗材料在立案阶段中扫描上传时间如下：财保案件、执保案件须于接收当日完成扫描上传工作；批量速裁案件须于接收三个工作日内完成扫描上传工作（特殊情况下，采购人及业务主可沟通延长至五个工作日内）；除上述案件外的其他案件须于接收二个工作日内完成扫描上传工作。过程材料须于接收一个工作日内完成材料扫描上传工作。预约查阅案件扫描应在预约后三个工作日内完成扫描上传工作，如期提供利用；实体卷宗上诉案件材料须于三个工作日内完成扫描上传工作；急件随到随即完成扫描上传工作；卷宗材料的打印、装订、装盒入库上架等工作须于五个工作日内完成。相应的岗位工作须按以上规定时间内完成，完成不了的须加人加班完成。（三）项目软、硬件要求序号设备名称用途1电脑扫描人员办公终端2高速扫描仪A4版幅材料扫描3A3扫描仪大于A4版幅材料扫描4条码机打印材料条形码5扫描枪扫描条形码6条码纸、碳条用于给每份材料生成条形码打印7装订机装订书卷式材料8打码机用于每份材料页码打印9激光打印机用于材料打印10彩色打印机用于移送案件电子卷宗的打印（1）业务主设备的维护维修（包括易损件的更换和耗材）工作均由业务主承担。（2）档案盒、封皮、装订和打印耗材均由采购人负责。但如因业务主工作出现错误导致返工的耗材由业务主负责。（3）业务主应定期（至少每半个月）派工程师对加工现场的软硬件系统进行日常维护。如设备出现故障，工程师应在24小时内到场解决问题。（四）项目软件及系统具体要求（1）要求业务主自行配备档案数字化加工所需的图文处理软件，实现扫描影像的OCR识别及案卷PDF转换。（2）要求业务主自行提供能与电子卷宗对接且符合网络安全等级的档案中间库管理系统，用于管理中间库的档案，该管理系统应能够实现案件中间库内纸质档案与电子卷宗系统电子档案的对应可视化，能够接收电子卷宗系统内案件的结案及归档信息，以此确定纸质档案的出库时间。（3）开展数据处理活动，应当在网络安全等级保护制度的基础上，在数据全生命周期各个环节采取必要的权限管控、加密保护、监控审计、防篡改、数据备份、数据脱敏、运维管控等技术措施，保障数据处理活动中数据和系统的安全。（五）项目人员配置要求（1）业务主应选派合格的专业技术骨干组成项目管理团队，负责本项目的服务和管理工作。投入本项目的总人数不少于20人（含管理团队），根据实际工作量可适当增加人员。管理团队至少应包括一名项目经理和两名项目组长。管理团队成员应具有大学本科以上学历，档案管理、法律专业优先。曾受刑事处罚、被开除公职、涉嫌违法违纪正被审查及法律法规规定等不得就职的其他情形的人员不得派遣至采购人处工作，在工作期间不得兼任与职位有业务关联的工作。（2）业务主的管理团队人选应与采购人协商后确定，且人选一经确定后应尽量保持稳定，不得随意更换。如确实需要进行变动，应提前一个月通知采购人，说明理由，并做好工作交接。由于业务主随意变更项目经理引起的损失，由业务主承担相应责任和后果。（3）管理团队成员应全程按采购人正常工作时间在采购人指定的办公场地全职进行本次项目有关工作。（4）业务主应配置品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队保障项目的运行，人员应遵守国家法律法规及采购人各项规章制度，积极参加采购人及所在部门组织的思想教育、法律业务学习及相关技能培训，服从工作安排，能够熟练操作扫描、编辑等办公应用软件。供应商派驻人员的数量，根据案件量的实际情况不能按时限完成任务时，应及时增派人员。除上述项目人员外，另外安排设备维护人员1名（维护设备及系统，无需在现场）。业务主应在入场前向采购人提供派驻采购人工作人员清单，并开始进行培训。为保证项目运行的稳定性和派驻人员的可靠性，项目运行期间，业务主更换的派驻人员不得超过前述项清单人员的30%，超过的，采购人有权单方面立即终止合同。业务主更换派驻人员的，应提前一个月书面告知采购人，经采购人同意后将工作妥善交接。（5）业务主派驻在采购人现场的工作人员应遵守采购人的相关规章制度，派驻人员的人身安全、食宿、工资待遇等由业务主承担。（六）档案整理安全保密、规范性要求归档资料全部按采购规范整理、扫描入库，要求安全、保密、规范。业务主需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购人签订保密承诺书，且业务主必须根据采购人要求，配合做好对项目团队进行审查。（1）安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。（2）规范性：在采购人提供整理、扫描的软件环境中，业务主必须有严格的操作规范流程；在档案的整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守采购人的相关档案管理制度；在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行即时详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册；在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录；档案整理、扫描、加工整个流程进度制成电子表格分享在档案科内部共享文件架，以便档案科及时跟踪案卷进度和完成情况；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，满足档案查阅的规范要求。（3）业务主完成本项目时，其为本项目开展提供的设备应由采购人进行安全处理（如对硬盘数据的处理等）完后，再由采购人归还业务主。（4）业务主应当保证采购人档案资料的安全、完整和保密，不得摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购人的档案内容。因业务主的过错造成采购人档案的损坏、丢失或内容的泄露，采购人有权要求业务主赔偿，并按《档案法》和《保密法》及其它有关法律要求承担相应法律责任。（七）其他事项业务主在收到采购人《入场通知书》后，应将所需软硬件及工作人员准备妥当并于五个工作日内入场。采购人有权自行或委托第三方随时检查业务主产品质量，监督业务主按质量提供服务。若业务主工作质量达不到采购人要求，在采购人书面通知业务主整改后，业务主在书面通知后十五日内无明显改善，采购人有权单方面立即终止合同。业务主如需终止合同，应提前三个月通知采购人，并需征得采购人同意，如未提前三个月通知，采购人有权要求业务主赔偿。业务主应管理好派驻采购人工作的员工，要求员工遵守采购人各项管理制度。业务主应加强对派驻工作人员的业