浅谈网络环境下档案信息组织与开发存在的问题

网络极大地改变了人们的生存方式,人类社会对信息资源的要求日益增长,档案信息资源的组织开发工作在网络风暴中不可避免的受到其影响:在网络环境下有效开发利用档案信息资源,最大限度的满足利用者的需求,面对从中产生的新问题以及如何解决这些新问题,已成为摆在各级档案部门面前最为重要的工作任务之一。一、网络环境下档案信息组织与开发过程中存在的问题(一)相关法律法规不完善档案信息资源的开发过程凝结了档案工作者的智慧与劳动,具有独创性,因此档案信息资源也应当受到相关知识产权的保护。但对于知识产权的认定很难把握,实际操作性不强,档案信息资源的形成者和利用者的相关意识淡薄,相关的法律法规也未进行明确的限制和规定,因此网络环境下档案信息资源开发利用与知识产权的问题未能够及时解决。同时,网络环境下档案信息资源开发利用的过程中保护公民隐私权的相关法律法规还未健全,在现在网络信息触手可及的情况下,我国的公民隐私权很难完全受到重视和保护。(二)网络环境下档案安全问题形势严峻网络本身就不是一种很安全的信息传输方式,网络上的任何信息都是经过重重网站分段传送至目的地。任何中介站点均可以拦截、读取甚至破坏信息。同时,网络与应用技术的发展很快,新的技术不断推动新的应用,而安全技术是一种在对抗中发展的、带有滞后性的技术,这样就导致了网络的脆弱性。电子文件的信息共享带来了一些不安全因素,以计算机为载体的电子文件档案,可以不受时间地点和人员成分的限制随意阅读,是一种进步和发展,同时也为电子文件带来不安全和泄密因素。如不采取措施,则可能使任何终端设备读取在网络上的文件,导致泄密。(三)网上档案信息资源与用户需求不对接传统模式下,档案馆服务的目标群体单一,以服务单位、学者等为主。网络的普及,使得公民在利用大众化档案、民生档案等非专业档案的需求越来越大。网络环境下,档案信息资源用户的需求呈现出:不必花费大量时间、金钱和繁琐的档案利用手续;强调贴近民生、贴近生活;希望档案信息资源的个性化、定制化;强调时效性与服务质量相平衡;利用方式多样化;查询准确便利。尤其是以希望档案信息资源的个性化、定制化最为重要。(四)利用的技术支持和服务形式单一各档案信息资源网站很少涉及高级网络技术,一般只提供信息浏览服务、电子邮件服务和少量的信息咨询和接待服务。电子邮件服务又不及大型网站的稳定、全面和及时;少量信息咨询和接待服务大都是“走马观花”,流于形式。只有很少部分的网站提供远程登录、文件传输等服务。(五)档案信息资源结构不合理、检索效率低下网络环境下档案信息资源开发利用工作必须建立在传统档案工作基础之上,但是长期以来,档案机构一直较单纯地为政府服务,馆藏档案大部分是机关的公务档案,结构比较单一,种类不够齐全,政府信息较多、民生信息较少,整体馆藏资源比较匮乏,不能涵盖各行各业的档案资源,满足不了社会各界的利用需求。虽然最近几年档案信息资源网站(页)较以前有大幅度增加,但是它们中包含的有价值的信息量的增加幅度远不及网站(页)数量的增加幅度;即使有档案信息资源数据库也属于二次信息,用户只能检索到档案的题录和文献摘要信息和一部分全文,三次信息的开发还处在尝试阶段。以单一性的文字居多,以图片、影像、声音等多媒体形式展示的档案信息资源较少;目录文件较多、全文内容较少;普遍性馆藏较多,特色性馆藏较少。同时还存在大量档案信息资源重复现象。目前大多数的档案信息资源网站缺少工具对档案信息资源进行整合、导航、检索和定位,即缺少先进的信息分类检索与导航系统及信息传播与利用的平台。检索软件落后,档案信息分类较粗,缺乏多角度反映档案卷宗内容和多种逻辑组合信息检索方式,影响用户查阅效率,档案信息资源共享困难。(六)、档案信息资源网上利用机制不够健全1、公众与档案机构就通过网络获取档案信息资源缺乏交流机制长期“重藏轻用”的档案管理模式,使得公众很难将档案机构看作是公众信息获取的重要基地。长期以来,档案机构对档案利用的宣传力度并不够,没有让公众深刻地了解档案工作和档案信息资源的重要性。公众与档案机构未建立有效的交流机制,导致公众不了解档案机构,档案机构也不能及时了解公众的需求,不能获得有效的反馈信息对自身工作进行改进和完善。因此,在开发档案信息资源时必将失去正确的需求方向,难以满足公众的需求,阻碍档案事业的良性发展。2、档案机构与政府相关部门就网络环境下档案信息资源开发利用缺乏协调机制随着我国《政府信息公开条例》的实施,档案机构作为政务信息公开的主要场所,为社会各界提供政务信息服务。然而,政府与档案机构在网络环境下档案信息资源开发利用方面缺乏协调机制,政府并未建立一个统一的政务信息系统将公开的政务信息分发到各档案机构网站进行共享,基本上是政务信息公开之后,档案馆才将公开的信息进行收集、归档、整理和开发利用,再提供到网络上供社会公众使用。这样既延误了利用档案信息资源的最佳时机,也不利于及时、有效地开发信息资源。(七)档案工作人员素质与网络信息化现状不相适应信息服务意识不强。在现阶段档案资源开发利用服务由被动服务逐步向主动服务转变、传统档案管理思想向现代档案管理思想转变的过程中,档案工作人员有关网络环境下档案信息资源开发利用的意识和主动性还有较多欠缺。知识结构比较单一。现有的大部分档案管理人员知识结构比较单一,虽然对于传统的档案管理业务比较熟悉,但对于网络环境下档案信息资源开发利用还存在知识欠缺、能力不足的问题。可以在已开发档案信息资源系统进行数据录入、对网站后台进行简单地添加或删除,但是一旦出现系统问题、数据库架构需要调整以及网络问题需要防范等技术问题,部分档案管理人员就束手无策了。计算机与网络知识较为匮乏导致信息安全意识低下。档案管理队伍严重缺乏系统掌握网络技术、计算机技术、信息技术和档案现代化管理技术的综合型人才,不能顺应网络环境下档案信息资源开发利用的发展要求。上述系统要素所出现的问题可以划分为四个方面:档案信息资源建设、网络建设、法规建设和信息化人才建设。这四个方面并非是分离的,而是相互之间有着联系,因此解决这四个方面出现问题的