新形势下档案管理工作规范化研究

一、档案管理规范化的必要性档案是指在各项工作中形成的,具有保存价值的,各种形式和载体的历史记录,是领导决策的依据,是对工作查考的凭证,也是科学研究和基础设施、设备建设的可靠资料,做好档案管理工作,应建立健全管理体制、完善档案基础设施设备、健全档案工作制度。传统的档案管理方式,很难适应不断改革深化的管理工作,档案管理引入多媒体文件,实现图、文、声、像并茂,能够更加真实地再现当时的活动情况,从而强化了文件对社会的记忆和再现功能。科学规范的档案管理只有坚持与时俱进,吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果,不断适应档案管理工作的新形势,开创档案管理工作的新局面,不断提升一个单位的管理水平,做好档案的开发和利用工作,不但可以实现档案管理工作的自身价值,指导我国的档案管理工作,达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任,而且可以为经济发展和社会进步做出应有的贡献。档案中记录了很多关于组织发展的内部信息,这关系到组织的信息安全,如果组织档案管理工作不规范,很有可能造成这种组织重要信息的泄露,影响组织的发展。从组织未来的发展角度来讲,做好组织档案的管理工作,对于组织管理者而言也是一种借鉴。组织管理者做出各项管理工作决策,都离不开组织的历史数据,这些数据就记录在组织档案中,组织的发展,依赖于组织档案信息中的很多内容,所以,从这个角度来讲,做好组织档案管理,提高档案管理工作的规范化,对于组织管理者做出切合组织发展的决策,是有帮助的。二、档案管理工作在规范化过程中存在的问题档案管理工作对组织的发展而言具有重要意义,新形势的发展要求下,档案管理工作也面临着新的发展问题,对于档案管理工作的规范化要求也就提高,但是,当前组织档案管理工作中还存在着一些问题,这些问题的存在很大程度上影响了档案管理工作的顺利开展。具体分析,在档案管理工作中存在的问题,主要表现在以下几个方面。档案管理工作的开展,规范化程度还比较低,其中一个很重要的原因,就要从档案管理工作人员的角度入手。档案管理工作人员对档案管理工作规范化的认识程度低,一直以来,档案管理工作都没有受到管理层的重视,无论是具体的档案管理工作人员还是组织的管理者,都把档案管理工作看成是一项非常简单的工作,对于管理的规范化认识并不深入,没有意识到档案管理工作不规范可能带来的问题。正是由于这种规范化管理工作认识欠缺,导致了档案管理工作规范化进程的缓慢。除此之外,在档案管理工作中,不仅仅是档案管理工作人员的自身认识水平有限,档案管理人员的工作能力还存在很大的不足。档案管理工作看似简单,但是对管理人员的专业素质要求还是比较高的,特别是在当前社会形势变化不断加快的背景下,档案管理人员的专业能力也要随之提升,而这恰恰是很多档案管理人员所欠缺的能力。在档案管理工作中,信息化管理体系的建立和实现,是做好档案管理规范化的另一个重要措施,当前在档案管理工作中,由于很少受到组织的管理者和工作人员的重视,档案管理的信息化程度比较低,在很多组织中对于档案的管理还局限在过去的人为管理手段为主导的管理方法上,很多组织的档案管理还是采用纸质管理的基本方法,这种基本方法的使用在档案管理中已经比较落后,因此,在这样的情况下,做好档案管理就要应用新的信息化技术。信息化技术在档案管理方法中的应用还不够全面,造成了档案管理工作中规范化程度低的一个重要原因。传统的档案管理是采用基本的纸质化管理方法,这种管理方法无论是从保存还是信息的检索方面都存在很大的弊端,而现代社会信息膨胀,对于信息的处理效率要求比较高,在这样的情况下,档案管理工作中的传统方法就不适应社会的发展。三、档案管理规范化的对策分析1、提升档案管理工作的信息化水平随着科学技术的进步,各种电子档案管理系统不断涌现和更新。实现档案管理的电子化可以提高档案管理的准确性,提高档案管理的效率,降低档案管理的标准。从档案信息的搜集,档案信息的整理,档案信息的检索利用,都可以实现计算机管理,提高了信息的利用效率,相比与传统的纸质文档,还便于保存,便于使用者和管理者对信息进行更新。建立相关的档案归类,档案查阅制度,明确档案管理员工的责任,使得档案管理更趋规范化标准化。因此,在档案管理工作中,要注重从信息化方面努力建立完善的信息化管理工作体系。2、提升档案管理工作人员的意识和工作能力在档案管理工作中,由于工作人员自身对于档案管理工作的认识不够深刻,不重视档案管理工作的规范化,造成了档案管理工作中存在一些影响规范化建设的问题。加强档案管理部门人员的工作素质,帮助他们了解档案管理规范化标准化工作的重要性,培养他们档案管理规范化标准化的意识。对员工进行培训,促使他们学习和了解档案管理的专业化知识,提高他们的科学化管理水平。档案管理人员对档案管理工作的热情,对档案管理工作的认知程度决定了档案管理工作的质量。组织的领导者认识到档案管理工作规范化标准化的重要作用,加强对档案管理工作的重视度。优化档案管理部门人员结构,重视对相关部门的投资,提高员工的工作热情。3、提升档案管理工作的规范化水平由于档案管理工作具有保密性,因此,只有对档案管理工作采取集中式的管理以后,才能确保档案的卷案质量和不泄露。不仅对档案袋实行统一的印制,对工作人员进行统一的培训,还统一确定档案整理及验收的方式,制定一个标准。对每个环节的档案工作严格控制,例如:档案的借阅和复印等。只有严格统一使档案管理工作规范化,才能为日后档案管理工作奠定稳定基础。对于档案基础工作,档案服务创新也起着广泛而深刻地影响,档案服务创新很好的带动了档案基础工作,对于档案学的理论研究发挥着重要的促进作用。在过去的几年,我国许多地区的档案馆对于全宗学理论、文书立卷方法改革的实践、归档文件整理方法改革的具体做法、档案信息数字化、电子文件、文档一体化和与改革创新配套的档案法律、法规、行政规章建设等许多问题进行了大胆的创新实践与理论研究,取得了很多有益的经验。档案服务创新的开展,使得档案馆的档案接收、档案保管、档案整理、档案编目等一系列任务的工作