办公室6S(正式)课件

6S管理之

办公室6S推进6S目标提高工作效率建立舒适办公环境改善和提高企业形象提高员工精神面貌和组织能力确保安全，减少隐患目录一、办公室6S的八大原则二、文件夹管理标识方法三、公共区域的管理四、电脑文件的6S五、其它管理对象六、文件6S七、其它（范例等）1.共独明确共：公共使用；独：个人使用；公共使用的放在所有人都方便去拿地方，个人专用的放在他的附近。一、办公室6S的八大原则4、资料分类文件资料要分类整理放置，通过行迹管理等方法，使文件拿走了能够马上发现。ＰＳ：行迹管理是指一、办公室6S的八大原则5、桌面整理桌面允许放置的物品（较长时间离开时）：文件夹（盒）；电话机（传真机）；文具盒（笔筒）；电脑；水杯；台历。桌面文件夹需明确文件夹处理状态（待处理、处理中、已处理）。一、办公室6S的八大原则6、抽屉物品抽屉的整理、整顿：不要的或不应该放在抽屉内的物品清除；抽屉内物品要分类，做分类标示；办公用品放置有序；个人用品放置在底层；有措施防止物品来回滑动。一、办公室6S的八大原则参考范例7、墙面张贴在墙上随意张贴的做法必须纠正公告尽量使用看板方式一、办公室6S的八大原则8、公告管理公告栏规划要美观大方，明确管理责任人，发布的信息要明确张贴期限。对人员的出缺勤、人员动向、工作计划/实绩等内容尽量要揭示出来，提高工作效率和管理透明度。一、办公室6S的八大原则1、外部标识侧面标识要素：文件夹序号；文件夹名称；文件夹管理部门；文件夹管理责任人。正面标识：正面标识一般可省略；在侧面无法标识可将上面内容标识在正面。1文件名称部门管理人

二、文件夹标识方法2、扉页索引在文件夹的扉页（或文件盒的表面）标明该文件夹中收集的文件种类，便于分类查找。二、文件夹标识方法3、内部分页纸在同一文件夹中用分页纸将不同的文件（资料）分开便于文件管理及寻找。二、文件夹标识方法4、文件夹标识注意事项统一规格及字体，用电脑打印；对厚薄不一的文件夹，标识长度要一致；若将文件夹放入文件盒，文件盒也应有对应标识；侧面标签加上斜线或三角是一个很好的管理方法（目视化管理）。二、文件夹标识方法三、公共区域的管理(一）会议室1.保持室内干净、整洁、明亮、物品摆放有序、责任落实，各类设施处于完好状态。2.实行禁烟、且有禁烟标志。会议室饮水用具（非一次性使用）应具有严格的消毒措施。一次性用过及时放到垃圾筐。（二）卫生间1.卫生间标识清楚、设备完好、整洁。保证卫生纸供应到位。2.地面无积水、无烟头、痰迹、墙面保持洁净。3.卫生间无异味、无垃圾；墙壁、隔段五刻、画、涂、挂现象。4.门窗、玻璃灯具四壁墙角和各种设施无灰尘、无多余物。5.定期消毒，有防止蚊蝇，杜绝蚊蝇孽生（三）垃圾点1.办公室的垃圾桶、废纸篓内要套垃圾袋，防止垃圾外溢污染。每天下班前将垃圾袋扎口扔进垃圾口内，没有垃圾口的单位，可在每天下午下班将垃圾袋放在办公室门外，有清洁工清理。2.垃圾点要做到日集日清，垃圾无外溢、堆放，周围环境保持清洁。3.增圾点要有要有专人负责清理，垃圾口要求定期消毒垃圾分类(环境管理)生活垃圾(黄色)绿色垃圾(纸类)蓝色垃圾(塑料)蓝色垃圾(金属)红色垃圾(毒害)（四）用电安全1.开关控制说明分区域标识，目视清楚。2.禁止私人手机在办公室充电，利用高额电器等防止造成严重的安全隐患。2.下班前关好灯、风扇等各种用电设备，确保安全与减少浪费。张贴和看板的要求1.清理过期的张贴物。2.所有张贴物都需定位，墙上张贴物要明确区域；3.公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置上，不可有随处张贴的现象。4.工作台需要张贴物（备忘录等）不可以随意贴，要有规定位置，规定数量贴附玻璃窗上不宜张贴通知资料。5.保持看板的清洁。四.电脑文件6S1、建立电脑文件目录文档2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚C盘我的文档私人文件*****文件品质文件培训文件JIT文件*****文件效率文件电脑文件分类（例）：美克工厂JIT文件分类实例五.其他管理对象1、茶具、水杯的定点放置设立饮水区，将茶具，水杯定点放置，让员工在饮水区内饮水是一个好的办法。如果将水杯放在台面，也不要用画框线的办法来定位，那样很不美观，可以采用其他方法，如用杯垫的形式。

2、废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位、标识办公区废纸篓、垃圾桶、清洁用具的定位不一定要求画定位线，但放置的位置一定要合理。五.其他管理对象3、办公用品的标识五.其他管理对象不利于6S的问题：个人办公桌内办公用品太多，使用过程中浪费大（没有用完就过期或作废）；办公用品重复库存多（公司、部门、班组、个人层层库存）；办公用品品种繁多，购买的随意性大。办公用品控制途径：尽可能控制个人持有量；尽可能让办公用品发挥最大的功效；最大限度的减少办公用品的品种；最大限度的减少办公用品库存；6S管理之

文件6S

文件6S的目的1.文件的共享和有效利用2.减少寻找文件的时间，提高工作效率3.办公室空间的有效利用4.办公环境的改善5.提高办公效率办公室文件资料6S的基本原则1.文件不重复保管：一种文件只在一个位置保管2.对原件实施管理：不随意复印或使用复印件3.分类归档管理：不要使文件私有化4.文件统一规格：原则上统一为A4纸5.简化报告文件：原则上报告限定在1~2张A4纸6.文件去放方便：能够快速的取出保管文件一.整理：留下有必要保管的文件明确哪一类文件需要，哪一类文件不需要。无效和不需要的文件及时清理。明确废弃基准是必要的。（1）使用之后废弃（2）保管后废弃（3）保管、保存后废弃二.整顿：将文件分门别类，归入文件夹，文件架，并做好标识1.使用合适的文件夹2.在文件夹的封面，侧面上注明类别名称，保管担当，保管期限3.在首页建立目录表，必要时每一类设一张分页纸，便于迅速寻找4.设置专门的文件柜存放文件参考范例三.清扫：维护文件的状态对归档的文件，特别是中长期保管的文件和文件柜，要定期进行清洗维护。对经常使用的文件也要进行必要的维护，损坏或遗失的文件要进行及时的修补，发行新的版本，要及时回收销毁旧版本。定期清扫清洁，特别注明做好防潮、防虫等工作。仅具有参考价值的资料，要特别注明；文件增加变更时，要及时更改目录索引。四.清洁：专人管理，责任分明决定文件管理责任人，并将责任人名字明确标识在文件柜或文件夹上。一般的，以安排经常使用此文档的员工承担清洁维护的责任较好，防尘、防潮防蛀，定期修补维护。五.素养：养成好的习惯时时要求员工能很好的维护文件的6S状态，做到爱护性的使用文件，使用完之后及时归位，按规定要求复印和发放文件，节约纸张，培养员工良好的习惯。六.安全：确保文件适当使用1.安全的使用：在恰当的地方及时间使用正确的文件2.安全的保管：用适当的方法保管文件，确保文件的完整性3.文件的保密性：文件在恰当的范围内由适当的人使用在办公室6S的工作中，因为文件柜等办公家具有搬动的可能，所以大家在工作中一定要注意人身安全！以下为范例附加内容1、电源