景区亮化亮化工程档案管理方案

第一节档案管理制度 1一、档案制度总则 2二、档案管理基本制度 2三、亮化工程档案管理的意义 7第二节档案管理规范 10一、档案室责任落实 10二、档案归档要求 11三、工程档案管理要求 12四、档案保管要求 13五、档案借阅要求 14第三节档案岗位工作职责和制度 15一、档案人员岗位职责 15二、文件材料归档制度 15三、电子文档管理制度 16四、专门档案管理制度 17五、档案利用制度 18六、档案保管制度 18七、档案鉴定制度 19八、档案室清洁卫生制度 20第一节档案管理制度一、档案制度总则1.为确保项目工程档案的齐全、元整、准确、系统，确保档条条卷合格率，使工程档案官理顺利达到《建设工程文件归档整理规范》(GBT/50328-2001)的要求，特制定本制度。2.基本建设工程档案资料是指在整个建设项目，从酝酿、诀策到建成投产的过程中形成的有归档保存价值的文件资料，包括项目的招投标文件、中标通知书、施工合同、施工管理技术资料、竣工验收、工程移交、工程结算等工作活动中形成的文字材料、图纸、图表、声像材料和其它载体的材料。3.基本建设工程档案资料是企业的宝贵财富，是施工和管理人员的劳动结晶。依据《中华人民共和国档案法》，各级人员做好文件材料的立卷归档工作是各自的义务和岗位职责，各级人员应对自己负责的项目所形成的、具有保存价值的文件材料，认真做好立卷归档工作，并确保档案的完整性、准确性。二、档案管理基本制度1.档案资料管理（1）工程档案资料工作是工程建设过程的一部分。档案资料室集中统一管理本工程全过程的技术档案资料，对工程文件材料的形成、积累、收集、归档工作进行监督、检查,并负责工程技术档案资料的接收和移交。（2）为了便于各个管理环节的衔接，工程部配备专职人员，为更好地管理好档案资料，配置必要的档案室、档案装具、档案保护设施和办公设备等。（3）工程过程中资料按节点统交工程部档案室统一管理，造册登记并建立收发明细帐。各单项工程总体验收由档案资料室对其各种技术文件和竣工资料进行查验,各项工程竣工诀算的最后付款必须由工程部对竣工资料签收合格后支付。2.归档文件的质量规定（1）凡合同、协议等文件材料均应为正本(即必须有各方代表符合规定的亲笔签名，有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章归档，签字方不能用副本或复印件归档)。（2）施工技术记录、工程签证单、试运记录、材料半成品试验单、设计修改通知单(含工程联系单)等表格和数据均应用70g以上的白色书写材料书写并原件(如表式为复印件,数据虽用合格材料书写也不能作为原件；验收签证单中的各方人员必须签名齐全，不能以盖章或打印件代替签名)归档。（3）书写规定①书写字迹工整，图样清晰。②书写墨水应为碳素墨水，严禁用圆珠笔或铅笔书写。③文件书写格式应用横行排列，文件段落，章节编排，按有关文件编写要求；汉字简化应符合国家颁发的有关规定。（4）书写材料的大小尺寸应规范,装订边空白间距应为25mm，装订边空白间隙内不能进行书写和留有信息。3.工程文件收发及管理规定为加强工程文件收发管理，理顺传递关系，并按工程进度作好工程文件的提供利用，特制定本制度。（1）工程文件接收①各项目部提供给工程部的工程文件(工程技术文件、图纸资料)由工程部档案室统一接收。②工程部其它部门或个人从外单位带回或通过其它途径收到的工程文件，一律交工程部档案室。③档案资料室对接收的工程文件资料，必须进行数量和外观质量检查，发现问题应及时通知相关部门补充整改完善。④档案资料室对接工程文件应及时建立工程文件接收总登记帐和分类帐(簿式台帐和电子台帐)，并能利用计算机进行各类工程文件的查询检索。⑤登记完毕的工程文件，应及时予以处理，在保证归档份数后，应按工程部领导审定的工程文件分发表及时分发给有关单位和部门。⑥对接收的密级文件资料，要严格按保密规定妥善收存，并认真执行密级文件资料的借阅规定。⑦档案资料室仅对归档的工程文件资料实施整编作业，并建立档案登录总登记帐和分类登记帐；对工程部分发各项目的的工程文件资料同样整编存档。（2）工程文件资料发放①分发外单位和部门的工程文件资料由档案资料室统--归口办理。②呈送上级单位领导的工程文件由工程部领导确定发放单位和数量。③档案资料室按工程部领导审定的施工图分发表、资料分发表分发工程文件资料(当工程施工图、设备资料份数有限时)，档案资料室仅提供项目部一套或二套文件，不足部分项目部自行联系复制，复制的设备资料应加盖“复制件”印章。④分发的图纸资料应建立资料分发台帐，资料分发台帐应留存备查。⑤为避免工程文件资料分发过程中可能出现的错发现象，图纸、资料领取单位应指定领取人名单(项目第一责任人)，并书面通知工程档案室，档案资料室按指定名单发放工程文件资料。（3）结算资料：图纸会审、工程联系单、签证单、计量款等资料管理规定（1）图纸会审、工程联系单统一由档案资料室按图纸会审、工程联系单中所指定的部门及时传递并建立签收记录。（2）图纸会审、工程联系单原件一律及时交档案资料室归档保存。（3）凡涉及设计修改、变更，档案资料室应及时在归档图纸的副本对应卷册图纸目录上加盖设计修改印章，并将变更单复印件及时放入卷册内。对各单位提供的不符合规定的案卷和案卷内的文件，档案资料室有权退回立卷归档项目部，立卷归档单位应按档案管理的有关规定进行整改,直至提交符合规定要求的案卷及案卷文件材料。凡因工程文件材料归档不完整,不符合有关归档规定者，不能进行工程决算，各项工程竣工诀算的最后付款必须由档案资料室对竣工资料签收合格后支付。档案、资料、图书的提供利用，按本工程档案、资料、图书借阅规定执行。工程声像档案的整理编目按本工程声像档案管理办法执行。档案库房管理按本工程档案库房管理规定执行。公司各职能部门工程文件材料.立卷归档按公司各职能部门基建文件材料立卷归档范围、归档时间的规定执行。4.声像档案管理办法（1）建设工程声像档案主要是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，具有保存价值的照片、底片(包括反转片)、影片、录像带、光盘及磁性载体，以声像为主，辅以文字说明的历史记录。（2）项目部应向公司报送的声像档案主要有:建设工程的照片档案、录像档案和相应的文字说明。（3）照片档案应符合以下要求:①主体明确、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁；②能体现工程竣工后的外观、设计特色、地理位置；③以传统感光材料为载体的照片需报送底片、正片(照片)；④使用数码相机拍摄,其影像不能进行后期加工，光学分辨率不得小于400万有效像素(不允许插值)。（4）录像档案应符合以下要求:①主题明确、内容连贯简洁、影像清晰、镜头平稳；②需注明工程项目所在的地理位置、外观、周围环境、人防设施、消防设施、水电设施、保安设施、标准房、标准层、设计特色、建筑特色等；③报送第一代素材录像带，以及编辑后成品带或光盘(DVD或以上素质的格式)。文字说明包括:工程名称、建设单位名称、设计单位、施工单位、地点、开工日期、竣工日期、投资额、占地面积、建筑面积、结构、层数、摄影日期、摄影者等。三、亮化工程档案管理的意义1.亮化工程档案管理的重要性景区亮化工程档案管理能够很直观的反映出一个工程项目各项工程建设情况以及项目使用情况，这不仅是项目建设管理中的第一于资料，这也是项目资产的重要组成部分，更是项目展开、经营、管理等各项工作的基础。良好的档案管理，有助于增强项目的技术和知识储备，保护好知识产权和商业秘密，为亮化工程项日的可持续发展提供强有力的保障。并在关键时刻发挥档案的依据和凭证作用，维护企业的经济利益和合法权益。档案管理工作对于工程项目的前期建设与后期投入使用都非常重要。这不仅能够成为建设过程的许多参照，更是能够为项目的投入使用与经营管理抵御潜在风险。这不仅能够保障项目的长期稳定运行，更是对于项目的经济效益的一种有力维护。景区亮化工程是一项工程量大、技术要求高且建设工期较长的大型项目。这不仅会影响景区的整体风貌与发展，好的项目更是能够在美化景区环境的前提下也确保资源的合理利用。这对于一个景区的可持续发展是非常重要的。想要很好的实现这些建设目标，项目建设展开过程中涉及的信息资源将会非常重要，而这些资源的搜集、整理与利用过程正是档案管理工作的重要组成。由此可见，一个好的亮化工程管理将会有助于拓展工程项目信息资源，从而让项目更好的展开建设。2.当前亮化工程档案管理中存在的问题档案管理理论基础薄弱，档案管理是一套较为复杂、涵盖的方面非常广泛的管理活动，无论是对于工程建设实况的了解，还是对于工程项目的开发利用，这些都是档案管理的理论基础所在，也是档案管理过程中需要严格参照的基础知识。亮化工程档案对于许多档案管理人员来说都是一个十分新鲜的事物，更不用说在执行相关项目时应当如何借助有效的程序、方法、模式与评价标准等来让管理过程很好的完成。理论基础的薄弱是当下亮化工程档案管理面临的首要问题。如果这个问题不能够得到很好的解决与完善，档案管理T.作将会很难高效的得以展开。档案管理缺乏完善的规章制度，迄今为止还没有一部成文的针对亮化工程档案管理标准、规章体系或者是法律法规，制度的缺乏极大的增加了档案管理工作展开时的难度与障碍，这是城市亮化工程档案管理中的一个重大缺失，也是当下亮化工程档案管理中一个非常显著的问题。3.档案管理人员专业素质较低档案管理专业人才的缺乏是亮化工程档案管理工作难以展开的一个重要制约因素，它不仅需要从业人员必要的文字、统计、法律等知识，对于亮化工程档案管理工作而言它还需要人员具备足够的环保意识以及可持续发展观念。还要求档案管理人员要对整个亮化工程非常熟悉，这对于管理人员的知识层面与专业素养要求是比较高的，大部分现有的档案管理人员都难以达到这个标准，这也进一步造成了亮化工程档案管理专业人才缺乏的现状。4.解决对策1.完善档案管理规章制度，强化与完善档案管理规章制度是提升亮化工程档案管理质量与管理效率的根本，这也是档案管理工作能够更好的得以展开的前提与契机。强化与完善档案管理规章制度可以主要从两个方面得以展开。一方面，应当确立一部完善可行的档案管理规章体系，要针对工程项目的实际情况确立档案管理范畴，这才能够让档案管理工作真正落到实处。与此同时，要尽快完善档案管理的信息化管理模式，对于档案管理过程中需要展开的信息搜集与整理内容以及需要借助的信息管理手段应该规定相关部门必须给与协助，只有这样才能够确保档案管理工作准确高效的得以展开。另一方面，要尽快建立一套完整可行的档案管理工作细则，细则中对于档案管理工作展开的流程、各方而需要承担的责任和义务要有明确划分，只有这样才能够避免管理时的局限性，让档案管理工作展开更更为规范。2.提升档案管理从业人员专业素养想要推进亮化工程档案管理工作的高效展开，必须建立一支高素质的人才队伍。档案管理人员要对亮化工程建设以及项目开发利用的相关准则有较好的掌握与认识，同时，从业人员应当具备很好的环境保护理念，只有这样才能够更好的展开档案管理工作。第二节档案管理规范一、档案室责任落实工程档案室隶属于工程管理部，工程管理部部总监是档案室的主管领导，工程档案员具体实施工程档案收集、查找、借阅等工作。二、档案归档要求1.接收归档的案卷必须保证质量，应符合下列要求:（1）归档的文件材料齐全完整;（2）文件按其内容的联系，合理整理、立卷;（3）归档的文件材料，要保持文件之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。2.归档时间和手续办理（1）竣工资料按年度归档(在每年的次年初归档)，在项目完成通过竣工验收后及时归档。（2）随时接收.上级规定应接收的档案。接收档案必须履行手续，填写移交清册，一式二份，写明案卷标题，卷内文件页数，案卷数量，移交时间，交接双方要签名盖章。要保管好各类交接记录。（3）对接收按要求整理好的档案进一步系统化，主要是①对所接收的档案进行严格检查，检查的内容有:全宗内的档案是否完整，分类、排列、组卷、编目等工作是否正确。②进行必要的编目工作。③根据它的分类方案和排列次序，将案卷顺序上架。存放档案必须有专用柜架。在排列上架时，应按照类别和保管单位的次序排列，以便于管理和查找。三、工程档案管理要求1.档案室要按照国家规定编制各种档案管理制度及保管期限表。保管期限划为永久、长期、短期三种。2.定期对档案进行全面整理，包括档案的分类、立卷、拟制案卷标题、案卷排列等。定期对档案进行局部整理，对不符合整理要求的案卷进行加工、调整。3.建立档案的统计制度，对档案收进转出、保管利用等进行统计。4.按照档案形成的特点，保持档案之间的历史联系，充分利用原有基础，使整理完成的档案能够反映历史活动的真实面貌，便于保管和利用。5.档案室要定期对超过保管期限的档案进行鉴定，鉴定档案由档案部门和公司组织鉴定领导小组共同进行，经公司领导批准后，对无保存价值档案进行销毁，并由二人监销，办理销毁手续。6.每年要对库藏档案进行一次全面的检查，认真核对，做到帐物相符，对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。7.需要保密的档案，按国家有关规定划分为秘密、机密、绝密三种。国家规定外的各种档案则由公司负责人确定其密级。四、档案保管要求1.档案库房必须确定专人负责保管，档案工作人员，必须提高警惕，认真做好库房的安全和保密工作，切实贯彻执行保密安全制度，确保档案的安全。非本部门人员，未经同意，不得进入库房。2.档案库房门窗要坚固，管理人员外出时，须锁好档案柜、门窗。班前班后进行检查，发现问题及时汇报。3.档案室应配备灭火器，严禁吸烟、存放易燃、易爆等杂物。无人时须断电。4.对档案库房照明线路定期检查，发现隐患，及时排除，防止因短路等原因引起的火灾。5.为保障档案的安全和延长档案寿命，档案库房每隔半年要进行一次安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求，及时排除档案保管中的安全隐患。6.档案库房门窗应设有遮阳装置，避免阳光直接照射在档案柜上。并经常打扫，保持库内整齐、清洁。7.案卷入库时应以全宗为单位，按不同门类、载体，依档案顺序排列。8.档案库房应配置调控温、湿度的设施和设备，使库房温度基本保持在14℃~24℃，相对湿度45~60,之间的规定要求。每天坚持记录温湿度。9.保持档案库房整齐干净，档案入库前须严格检查，被虫咬蚀的则不能入库。档案柜及库房内应施放防霉、防虫药剂，并勤于检查。五、档案借阅要求1.凡需借阅工程档案者，须履行借阅登记手续，填写文件借阅/复制记录(详见附表)，并有义务将利用效果反馈给档案部门。2.借阅本单位、本专业范围内机密以上的档案时，需经本单部门总监以上负责人批准。3.外单位人员因工作需要借阅本公司机密以上的档案时，须有原主管单位负责人签署的介绍信，并得到公司主要领导批准。4.工程档案室档案原则上不外借，如有特殊需要，须经档案室负责人同意，并报请公司主管领导批准后，方可借出。5.对借出档案要严加爱护，未经批准不得复制、摘抄、转借或公开展览等。需要复制、摘抄、转借或公开展览时可提出申请，经档案室同意后报公司分管领导批准，方可进行。使用中不得涂改、批注、抽页、损坏，要保持案卷完整、清洁。对借阅档案时造成的档案丢失、损坏或泄密的，视情节给予处理并写出书面材料。6.借阅和退还档案时，必须当面点清，并经档案工作人员检查无误时，方能离开档案室。7.档案管理人员应定期跟踪外借档案使用、归还情况。第三节档案岗位工作职责和制度一、档案人员岗位职责1.坚持党的四项基本原则，努力学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论，全心全意为人民服务，争做合格档案人员。2.认真学习宣传贯彻《档案法》及党和国家有关档案工作方针、政策，熟练掌握本单位计算系统的操作技能，不断提高业务水平。3.妥善管理本单位各种门类和载体的档案及有关资料，做好保管、保护、鉴定、移交等工作。4.搞好档案利用工作，充分发挥档案材料的作用，为各项工作服务。5.搞好档案资料的统计工作，建立台账，做到数据准确、报送及时。6.起草档案工作文件，制定本单位各种门类档案的分类方案、归档范围、保管期限表、建立健全各项规章制度。7.协助档案馆认真审查本单位移交的档案，做好本单位档案升级与开放的审查工作。8.严格依法办事，以身作则，守法、执法，及时举报违法、违纪事件，协助档案行政管理部门办理档案民事案件。二、文件材料归档制度1.本单位及个人在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形成历史记录、均属归档范围。2.归档材料必须齐全、完整，能反映本单位职能活动和历史面貌。3.归档文件格式符合党的机关和国家机关关于公文处理办法的要求。4.归档文字材料应适于永久、长期保存，不能用铅笔、圆珠笔、彩笔、红墨水、复写纸等书写、否则应复制后归档。5.会议材料应于会议结束后，及时交档案室。6.本单位专业档案由业务股室整理规范后，于次年月底前移交综合档案室。7.当年的文件材料应于次年月底由承办部门向档案室移交归档，文书档案的整理归档必须在次年月底以前完成。8.加强电子文件的归档与管理，保证归档电子文件的安全保管和开发利用。9.归档文件的质量应符合档案管理统一规范要求。三、电子文档管理制度1.电子文档是具有重要凭证性、依据性和参考利用价值的磁带、磁盘、光盘等载体，并作为档案向档案部门移交保存的电子文件档案。2.本单位应明确电子文档管理的分管领导和部门职责，责任到人；加强对电子文档的承办、运转、移交、整理、监督、指导、保管、开发、利用工作，更好为部门各项工作服务。3.本单位在对电子文件计算机逻辑归档的同时，应搞好相应的纸质档案的物理归档。4.本单位向档案馆移交的电子文件一式三套，一套封存保管，一套查阅利用，一套异地保存；接收入库的电子文40%件，每两年抽检一次，抽检率不低于，发现问题及时补救，确保电子文档的绝对安全。5.加强电子文档的保管、保密防范措施，销毁归档的电子文档，需经本单位领导批准，有关业务部门和档案部门审核，编制销毁清册，确保载体与信息彻底销毁。四、专门档案管理制度1.专门档案管理，就是按照一定的原则和方法，科学地组织专门档案工作，维护专门档案的完整、准确、系统和安全，并充分发挥专门档案作用。2.加强对专门档案的领导，解决落实好专门档案所需经费，确保专门档案工作顺利开展。3.按照《档案法》与档案行政和行业主管部门的要求，做好专门档案的收集、鉴定、整理、保管、利用、统计、保护与计算机管理工作。4.对于特殊载体和重要珍贵的专门档案要落实专人、专室、专柜，按特藏档案进行保管，确保档案的绝对安全。5.专门档案人员要努力学习、钻研业务、热爱本职，接受行业主管部门和档案行政主管部门的指导，使单位各专门档案工作健康有序地开展。五、档案利用制度1.档案人员应熟悉档案内容，编制必要的检索工具和有关参考资料。要热情、耐心、及时、有效地为利用者提供档案。2.凡到档案室查阅档案资料，应由本单位出具介绍或经有关领导批准，方可查阅。3.档案室的档案资料，一般在阅览室查阅，确需借出，要经负责同志许可，用后应及时归还，决不允许转借或丢失。4.查档案人员必须爱护档案，不得在档案上张贴、圈点、批注、划道、折叠、污损、涂改，更不得拆卷、调换和抽取材料。5.查档人员不得摘录、复制与查阅无关的档案