商务接待手册

某公司(草案)办公室一、总则公关部是公司接待工作的管理部门，公司商务接待以及宴请用餐等均由公关部统一3、统一标准、预算管理、严格控制的原则。按照公司商务接待标准，对各项商务接待费用实行预算管理，由公关部负责人根据核定的预算严格控制使用，商务接待费用原则上不得超过限额，如需追加预算，由管理中心另行审批。1、接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、实现公司经营目标，具有十分重要的意义。各相关部门及人员必须高度重视且规范行为。②前台秘书或总裁秘书：负责来客引入及会议室的环境保持。④商务接口部门：负责接待洽谈并陪同始终。划分为4个级别：普通接待、中级接待、高级接待、特殊接待。项目名称适合人群普通商务类考察人员、技术人员、设计师、供应商中层管理者以下人员等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担住宿费用；餐饮标准简餐消费控制在20元/人以下，宴请消费控制在50元/人以下；接待陪同人员接口业务人员、部门主管；接待车辆商务车或出租车；其他接待1、公司会议室布置投影机、白板、饮品(饮用水、茶、咖啡);备注项目名称适合人员企业领导、地方广电人员、地方广电部门经理等；交通标准按对方人员要求协助订购，公司不负担费用；住宿标准按对方人员要求，公司不负担费用；餐饮标准接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总；接待车辆公司轿车、商务车或出租车；其他接待1、必要时制作来宾接待手册；品(饮用水、茶、咖啡)、香烟、烟具；3、可安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；备注项目名称适合人员合作地区广电领导、行业相关部门领导、公司特邀人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司不负担费用；住宿标准住宿标准三星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准接待陪同人员接口业务人员、部门主管、主管副总、总裁；必要时安排董事长、股东；接待车辆公司轿车或租用专车；其他接待1、制作来宾接待手册，必要时安排酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；3、公司会议室布置公司介绍PPT、宣传资料、文件袋(笔记本、笔)、饮品(瓶装饮用水、茶、咖啡)、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框；必要时安排会谈记录、录音、摄影、摄像；5、安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；备注项目名称适合人员主要行业主管领导、地方行政领导、公司特邀领导、其他特殊人员等；交通标准按对方人员要求订购，公司可负担费用；住宿标准住宿标准四星级以上酒店，公司负担费用；餐饮标准不设定具体标准；接待陪同人员接口业务部门主管、公司副总、总裁、董事长必要时安排董事长、股东；:接待车辆公司高级轿车或租用高级专车；其他接待1、制作来宾接待手册，酒店房间内布置迎宾卡、鲜花、水果；2、公司显著位置布置迎宾条幅等；品(根据来宾喜好安排)、鲜花、水果、香烟、烟具等；4、安排公司领导与来宾合影并制作相框，全程安排会谈记录、录音、摄影、5、公司安排来宾到本地主要景点游玩或娱乐；6、于来宾临行时赠送纪念品，不设定具体标准。备注1、商务接待的申请与审批①各部门实施商务接待前，应填写《商务接待申请表》,经部门主管审核，主管副总②申请部门在《商务接待申请表》内应明确来宾人数、级别、接待时间、接待事由、接待负责人等信息及相关接待要求建议；③公司高层领导的商务接待活动，由其助理、秘书填写《商务接待申请》,并作为接··务接待秘书接到《商务接待申请表》后，应根据公司商务接待标准进行商务接待行程设计并核定接待预算后，填写《接待行程安排表》,反馈至接待申请部门确认；⑤经申请部门确认后的《接待行程安排表》,按接待标准进行审批，审批层级如下：接待标准管理中心主任分管副总执行副总裁总裁审批普通接待√√中级接待√√√高级接待√√√特殊接待√√√√⑥如接待申请部门要求部分或全面超标准接待，《接待行程安排表》应按照相应接待费用的预算凭证。2、商务接待的实施①商务接待秘书依据获批的《接待行程安排表》,落实各项接待安排的责任人及物相关领导，以便合理安排时间；⑥如接待负责人无法陪同，可由商务接待秘书或司机代为行使接待负责人职责；⑧公司领导与来宾合影后，由商务接待秘书将照片制成相框，交由接待负责人送达来面的意见，以及对公司接待安排的满意度，并及时填写《商务接待总结报告》,以便公①商务接待过程，如来宾要求对行程安排进行调整，现场陪同人员(接待负责人、司机及其他陪同人员)应及时将调整意见通知商务接待秘书；④如行程调整导致预算增加，商务接待秘书应将调整后的《接待行程安排表》按审批流程重新进行审批后方可执行，并替换原《接待行程安排表》正、副本；七、费用报销1、商务接待结束后，参与接待人员应在5天内将相关票据全部交至商务接待秘书，统一办理报销手续，无故超过30天未提供票据的，不再予以报销，由财务部由责任人的工资中扣回预支费用；2、实际发生费用在已获批预算额度内的，由商务接待秘书持发票至财务部报销；3、实际发生费用超出获批预算额度的，由责任人填写《费用超额审批表》说明超额原八、商务接待过程要求①物品摆放整齐，且表面无灰尘；如有必要可礼貌示意。①参与商务接待人员应着正装，举止礼貌；②接待人员到车站、机场迎接来宾，应提前10~20分钟到达，恭候来宾到达，对不熟4、本手册由公关部附则最终解释；5、本手册于2010年2月25日起执行。除有特殊说明外，本制度适用范围为集团各部门，子公司可参照执行。子公司与某公司几年几月部门主管分管副总裁接待行程安排表日期/时间接待事项主讲/陪同其它参加部门地点配合项目配合内容责任人部门接待部门确认公关部主任主管副总裁执行副总裁公司总裁商务招待费用超额审批表接待部门公关部主任主管副总裁执行副总裁公司总裁来访接待总结报告接待项目：口选型□参观口签合同□合作口顺访口游玩口其它()预算实际超标*备注交通费住宿费餐饮费游览费其它合计情况说明注：超标是指超预算、超项目、超时间来宾接待