水塔水池清洗消毒公司管理制度

第一节行政管理制度 2一、文档管理制度 2二、保密管理制度 7三、印章管理制度 8四、会议管理制度 11五、办公用品管理制度 17第二节合同管理制度 18一、合同的签订 19二、合同的履行 20三、合同的变更、解除 21四、合同纠纷的处理 22五、合同的管理 23第三节财务管理制度 24一、财务工作管理制度 24二、借款借支管理制度 26三、费用报销管理制度 27四、薪酬发放管理制度 29第四节材料设备管理规章制度 31第五节项目档案管理制度 32一、档案管理人员配备及职责 33二、档案资料管理的要点 35三、档案管理流程 37四、档案人员岗位责任制 41五、档案保管制度 42六、档案复制制度 43七、档案查询借阅制度 43八、档案库房管理制度 44九、档案利用制度 44十、档案统计制度 46第一节行政管理制度一、文档管理制度文档管理包括：文件、资料、证照、证函等。按照分类归档，分工管理的原则，由行政部及各部门指定专人管理。（一）文件管理1.文件包括：会议记录、会议决议、申请报告、通知批复、来函来电、规章制度、管理办法、工作计划等。2.行政文件由行政部指定专人管理，部门文件由各部门指定专人管理，文件管理人要及时对各类文件分类归档、编号管理。3.公司人员开会、学习带回的文件及资料要根据其性质及时送交各部门文件管理人统一管理，不得个人保存。4.文件的阅批与分转：文件接收人要根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理、董事长亲自阅批后分送承办部门阅办。5.文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将秘密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得泄露内容；阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还文件管理人；阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责；如有领导“批示”、“拟办意见”，各部门负责人要责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜；文件阅完后，应送交文件管理人，切忌横传。6.文件的起草：行政文件由行政部起草；部门文件由各部门起草；起草的各类文件应形成统一格式；起草的各类文件经总经理审批后，方可形成正式文件报、抄、发给各级部门。7.文件的使用包括借阅、复印等，文件的使用按使用管理规定程序执行。8.文件使用审批权限：普通文件由部门负责人审批；重要文件由经理审批；机密文件由董事长审批。9.文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。10.文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。11.审批后的《文档使用申请表》由文件管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。（二）资料管理1.资料包括：项目资料、人事资料、申报材料、合同资料、工资资料、发票凭证、业务资料、设备资料、清洗维修秩序管理操作规程、业务单据、客户资料等。2.各类资料分由各部门指定专人管理，资料管理人要及时对各种资料分类归档、编号管理。3.各类项目资料、人事资料、申报材料等由行政部指定专人管理。4.各类合同资料、工资资料、发票凭证等由财务部指定专人管理。5.各类业务资料、设备资料、清洗维修秩序管理操作规程等分别指定专人管理。6.各类业务单据、客户资料等由营销部指定专人管理。7.资料分类归档要求：资料完整齐全；根据资料内容合并整理建档；根据资料的历史编号；案卷标题简明确切、便于查询。8.资料管理人要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温等工作，定期检查。9.资料的使用包括借阅、复印等，资料的使用按《使用管理》规定程序执行。10.资料使用审批权限：普通资料由部门负责人审批；重要资料由总经理审批；机密资料由董事长审批。11.资料使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的文件负全部责任。12.资料使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。13.审批后的《文档使用申请表》由资料管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。（三）证照管理1.证照文件是指由上级主管部门颁发的各类证书、批文等。如：三证合一、法定代表人证书等。2.公司证照由行政部统一管理。3.证照的使用包括借用、复印、扫描、翻拍等。4.证照的使用按《使用管理》规定程序执行。5.证照的使用须总经理审批。6.证照使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证照文件负全部责任。7.证照文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。8.未使用的证照文件，要及时退还证照管理人。9.审批后的《文档使用申请表》由证照管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。（四）证函管理1.证函文件包括：证明、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。2.公司证函文件由行政部统一开出。严禁开出空白证函文件。3.证函文件要按公司规定统一格式开具，常用证函文件格式见附件。4.证函文件的使用按《使用管理》规定程序执行。5.证函文件的使用须经总经理审批。6.证函文件使用人要填写《文档使用登记表》，并对使用的证函文件负全部责任。7.证函文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。8.未使用的证函文件，应立即退还证函管理人。9.审批后的《文档使用申请表》由证函管理人存档，作为《文档使用登记表》的凭证。（五）使用管理1.文档使用包括借阅、复印、借出、扫描、翻拍、开出等方式。2.使用程序：使用人申请—在行政部领填文档使用申请表—部门负责人审批—总经理审批—填写《文档使用登记表》—使用—归还—填写《填写使用登记表》。3.行政部要仔细核实《文档使用申请表》的审批是否符合各类文档使用要求。4.文档借阅由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见，调用文档供使用人阅读，阅后立即交还文档管理人。5.文档复印由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见，统一复印并加盖“再复印无效”章，复印完毕立即交还文档管理人。6.文档借出由使用申请人凭经权限审批后的《文档使用申请表》，到文档管理人借出文档，并填写《文档使用登记表》，归还后填写《文档使用登记表》。7.文档扫描、翻拍由行政部根据《文档使用申请表》审批意见，统一扫描、翻拍后交给使用申请人，使用申请人必须保证扫描、翻拍件的安全使用，并承担全部责任。8.文档开出指需要开具的证函文件，由行政部根据《文档使用申请表》中审批意见开具证明函件。证明函件需要加盖印章的，使用申请人要按《印章管理制度》规定程序操作。9.《文档使用申请表》应包括编号、申请人、资料类型、所办事宜、使用方式、使用数量、使用时间等内容（见附表）。10.《文档使用登记表》应包括使用人、使用方式、使用时间、归还时间等内容。二、保密管理制度1.为明确各类文档传达范围，使用权限，保守公司秘密，维护公司利益等。特制订本制度。2.全体员工都有保守公司秘密的义务。在对外交往和合作中，须特别注意不泄露公司秘密，更不准出卖公司秘密。3.公司秘密是指在一定时间内只限一定范围人员知悉的事项。4.保密守则：不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不该记录的秘密不记录；不该复制的秘密不复制。5.公司秘密分普通、重要、机密三级。6.普通级：规章制度、管理办法、工资资料、技术标准、操作规程、设备资料等涉及公司常规管理运行的资信。7.重要级：项目资料、人事资料、申报材料、发票凭证、拍摄素材资料、技术图纸、业务单据、会议记录、上级函电、证照文件、证函文件等涉及公司发展的资信。8.机密级：客户资料、合同资料、招标标底、合作条件、非公开的财务情况等涉及公司核心利益的资信。9.属于公司机密的文件、资料，应标明“机密”字样，由专人负责印制、收发、传递、保管，非经批准，不准复印、摘抄、翻拍等。三、印章管理制度印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，印章的管理应做到分散管理、相互制约，为明确使用人与管理人员的责权，特制定本管理制度（一）印章修制1.公司基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章、部门章）的刻制，由指定的印章管理人员负责刻制，后交由行政部备案，并从刻制之日起执行相关使用条例。2.因业务发展需要申请各职能部门专用章时，由需求部门填写《印章修制申请表》经总经理审批后，送交行政部统一刻制。3.需要添加印油的印章，由使用部门填写《印章修制申请表》经总经理审批后，送交行政部统一添加。4.行政部应将公司所有印章登记在《印章备案表》备案。5.《印章修制申请表》应包括修制方式、修制原因、印章名称、申请部门、规格尺寸等内容。6.《印章备案表》应包括修制时间、使用部门、印章名称、启用时间、废止时间、印模等内容。（二）印章保管1.公司公章、合同章由行政部指定专人保管。2.法人私章：由财务部出纳保管。3.各部门业务印章由部门负责人保管。4.各部门在领用印章时，凭总经理审批的《印章修制申请表》方可领取。行政部凭《印章修制申请表》发放印章，并要求领用人填写《印章领用登记表》。5.因异地执行重大项目或完成重要业务，需要携带公章、合同章出差的，须填写《印章使用申请表》并经总经理审批后，方可携带并及时归还。行政部凭《印章使用申请表》借出印章，并要求借用人在借出归还时填写《印章领用登记表》。6.《印章领用登记表》应包括领用部门、领用人、领用时间、归还时间、公章名称等内容。7.《印章使用申请表》应包括申请人、申请时间、使用原因、使用方式、公章名称等内容。8.印章保管人应按《印章使用》规定使用公章，违规使用造成的经济法律责任由保管人承担。（三）印章使用1.公章：各部门有需盖公章的文件、通知等，须填写《印章使用申请表》并经总经理审批，行政部门可在文件上加盖公章。2.合同章：主要用于公司签订各类合同、协议等专用章，须填写《印章使用申请表》并经总经理审批，行政部门可加盖合同章。3.法人私章：主要用于银行汇票、现金支票等业务，凭审批的支付申请获取汇款凭证。由出纳使用并承担责任。4.财务章：主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴、发票等财务相关业务上使用。由财务部负责人使用并承担责任。5.其他职能部门章：其他职能部门章仅适用于本部门业务，由部门负责人使用并承担责任。（四）印章交换1.印章废止应由保管人员填写《印章废止申请表》，经总经理审批后，交由行政部统一办理。2.印章更换应先废止后更换，废止后按《印章修制》程序申请新的印章。3.印章遗失应由印章保管人员填写《印章废止申请表》，经总经理审批后，交由行政部按批示处理。公司基本印章遗失必须登报申明作废。4.《印章废止申请表》应包括申请人、申请部门、废止原因、审批意见等内容。四、会议管理制度（一）目的为统一会议管理模式，规范公司各项会议及各类培训流程，缩短会议时间、减少会议数量，提高会议质量，特制定本制度。（二）职责1.会务工作主要由行政管理部承办；其他部门主办或召集的会议，行政管理部应予协助。2.行政管理部负责会议管理，所有重要会议要在公司领导批准后到综合部登记备案。3.除其他部门主办的会议资料各自存档外，会议资料由行政管理部整理、分发、立卷、存档。（三）会议分类1.公司部门周会制度（1）召开时间：每周一上午。特殊原因需要延期召开的由部门主管提前通知。（2）主持与记录：各部门助理记录，由部门主管主持（3）参加人员：部门主管、部门员工由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向部门主管请假。（4）会议资料：该部门上周工作总结、本周工作计划。2.公司员工周会制度（1）召开时间：每周五下午。特殊原因需要延期召开时由行政专员提前通知。（2）主持与记录：由人力资源部召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。总经理未列席会议时，由副总经理主持。（3）参加人员：为公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。（4）会议资料：1）公司日常运作状况的总结。2）各部门汇报上周工作任务完成状况，着重介绍在任务执行过程中出现的问题。3）全体与会人员就工作中所遇到的问题进行发言。3.公司工作述职会议制度（1）召开时间：每年召开两次，分别在年中和年末召开，具体时间由人力资源部安排。（2）主持与记录：工作述职会议由人力资源部负责召集，总经理主持，行政专员进行会议记录。（3）会议资料：各与会人员各自总结、汇报半年来的工作状况，如工作具体资料、工作任务执行状况及所取得的业绩或成效等。（4）参加人员：公司全体员工。由于出差等特殊原因不能参加例会的，应提前向人力资源部请假。4.其他会议（1）员工发起的会议公司员工能够发起必须级别的会议，员工对公司的某一制度，或者工作中出现的问题提出解决方案，需要多个部门协同时，能够提请适当级别的会议。由行政管理部门将会议纳入临时会议的范围，并由主经理批准。（2）各专题会议相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的资料主要是针对运营管理、清洗维修秩序管理工作、企划工作、预算管理及合约事宜等专项工作进行讨论、部署和总结。（3）司年终总结表彰大会总结全年工作状况，部署下一年度工作任务，表彰奖励先进群众及个人。此项会议由行政管理部具体组织实施。（四）会议召开1.会议安排：（1）凡涉及多个部门人员参加的会议或由于阶段工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报行政管理部，由行政管理部进行统一安排，方可召开。（2）行政管理部每月统一编制例会会议计划，与月排班表同时公布。（3）凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊状况需临时安排其他会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报请行政管理部调整会议计划，未经行政管理部调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。（4）各部门工作例会务必服从公司的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。（5）会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假缺席或迟到，遇特殊状况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议资料及交办事项，确保会议部署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。2.会议的准备：（1）公司有专项主题的会议或需有投影设备演示说明的会议，应由行政管理部提前做好投影设备连接调试工作；（2）会议之前，行政管理部应有专人负责会议会标的制作和设置，并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品；（3）个性重大会议，应由行政管理部专人负责各项准备工作，具体包括以下资料：1）会议议程安排（应提前报交公司领导或主要参会者）；2）会议资料准备（如需分发应在入场前登记分发）；3）会议场所布置；4）会议服务人员的安排；5）会议签到；6）会后事项安排。7）会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作。3.会议召开及传达：（1）应明确公司会议的目的，公司会议的目的是解决问题提高效率，因此会议应明确主题，不开无边际的会议。（2）参会人员在会前应明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。（3）与会者的发言要言简意赅，一般发言不可过长，会议组织者或主持人在开会前就应就每个人的发言时间予以统计和控制，时间到后，无特殊状况不予延长。每次开会中就应强调发言的时间要求。（4）重要会议决议或记录未正式公布前，与会者不得提前透露会议资料。（5）与会人员务必用正式的会议记录本做详细的会议记录，以便于会后向部门员工准确传达会议精神，落实各项工作任务，行政管理部将不定期抽查与会人员的会议记录。（6）公司会议的会议纪要由行政管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发，会议纪要应分发给与会人员，必要时，分发给相关部门。其他会议由召集部门责成专人负责记录整理，由主管领导审阅签发并编号存档。（7）会议结束后行政管理部或其他会议组织部门负责将问题进行汇总、分类，并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政管理部专人负责，根据规定的时间节点逐项跟进，并在下一次例会前将各部门完成状况报公司领导。4.会议纪律（1）要严格遵守会议的开始时间，提前3分钟到达会议现场。不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会状况。迟到则赞助XX元，迟到每超过一分钟增加XX元，依次累加。如需请假需经会议召集人批准。无故缺席者，赞助XX元。（2）决策层人员共同参加的为高层会议应至少提前一天通知。参会人员务必到场，迟到的则缴纳XX元赞助费，迟到每超过一分钟增加XX元，依次累加。（3）管理级别以上人员共同参加的为中层会议，中层会议应至少提前一天通知。迟到的则缴纳XX元赞助费，迟到每超过一分钟增加XX元，依次累加。（4）所有参会人员在开会期间应将手机等通讯设备设置为无声或震动状态。会议期间，所有与会人员不得看报纸杂志、听音乐、接听手机等做与会议无关的动作。发现有以上状况者，一次赞助XX元，成长XX次。（5）会议需要表决时，原则上采取少数服从多数的方法，特殊状况可集中，一经会议决议之事，应按期完成。管理级别未能兑现承诺的每次赞助100元。对于需要在会议上讨论的问题，提前与会议发起人沟通，以便于及时通知所有参会人，在提出问题的时候就应同时提交对该问题的解决方案。五、办公用品管理制度为规范日常办公用品的采购、使用和保管，节约不必要的费用开支，降低成本消耗。本着勤俭节约的原则，特制定本制度：办公用品包括：文件管理用品、办公文具、书写工具、纸制品、办公机械、通讯设备、办公生活用品、书籍报刊杂志、清洗维修管理设备等。（一）采购1.流程：提出申请——在行政部领填《办公用品申请表》——部门负责人审批——总经理审批——交行政部采购。2.行政部将《办公用品申请表》分类汇总，按集中采购原则办理，尽量避免一事一办。3.集中采购时间：每月15、30两日，紧急用品可特事特办。4.公司常用办公用品，由行政部负责统一采购，买专属办公用品或工器具按流程审批后，由使用部门和行政部共同采购。5.采购人员应认真负责，精挑细酌，力争做到价廉物美，经久耐用。6.各部门所用的专用表格及印刷品，由各部门自行制定格式，按流程审批后，由行政部统一印制。7.《办公用品申请表》应包括申请人、品名、规格、数量、用途等内容。（二）领用1.各部门领用办公用品必须填写《办公用品领用登记表》方可领取。2.行政部发放办公用品应按《办公用品申请表》核实，并要求领用人填写《办公用品领用登记表》。3.除笔墨纸张外，凡属不易消耗物品和工器具等重复领用时，一律交旧换新。4.《办公用品领用登记表》应包括领用品名、规格、品牌、数量、领用部门、领用人等内容。（三）保管1.办公用品由行政部统一保管维护。2.行政部要认真维护和保管好所存物品，以防发生潮、锈、蛀、霉等。3.使用人要爱惜办公用品，非因不可抗因素造成的损毁由使用人照价赔偿。4.行政部要定期填写《办公用品报废申请表》，经总经理审批后销毁。5.《办公用品报废申请表》应包括品名、规格、品牌、数量、原使用人等内容。第二节合同管理制度为加强合同管理，避免失误，提高经济效益，根据《中华人民共和国民法典》及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制定本制度。一、合同的签订1.合同谈判须由总经理或副总经理与相关部门负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。2.签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对本企业负责。3.签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况。4.签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。5.合同除即时清结者外，一律采用书面格式，并必须采用统一合同文本。6.合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确。7.除合同履行地在我方所在地外，签约时应力争协议合同由我方所在市人民法院管辖。8.任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。9.合同审批权限：合同价值XX万元由总经理审批；合同价值XX万元由董事长审批；XX万元以上由董事会审批。10.合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后根据合同价值逐级审批至合同审批权范围。重要合同必须咨询法律顾问。11.合同审批内容包括：合同的合法性：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。合同的严密性：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。合同的可行性：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。12.根据法律规定和实际需要，合同需经管理部门批准的，应报管理部门批准；合同需要鉴证的，向主管部门申请鉴证；合同需要公正的，向公证处申请公证。二、合同的履行1.合同依法成立，既具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则。严格执行合同所规定的义务，确保合同的顺利完成。2.合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。3.总经理、副总经理、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。三、合同的变更、解除1.在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更，解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。2.对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。3.变更、解除合同，必须符合《中华人民共和国民法典》的规定，并应在公司内办理有关的手续。4.变更、解除合同的手续，应按本制度规定的审批权限和程序执行。5.变更、解除合同，一律必须采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律无效。6.变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。7.因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。8.以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。四、合同纠纷的处理1.合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《中华人民共和国民法典》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。2.合同纠纷由有关业务部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。3.处理合同纠纷的原则：坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯。因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失。因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。4.在处理纠纷时，应加强联系，及时通气，积极主动地做好应该做的工作，不互相推诿、指责、埋怨，统一意见，统一行动，一致对外。5.合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉得足够的时间。6.对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。7.对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。8.对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。9.双方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。10.在向人民法院提交申请执行书之前，有关部门应认真检查对方的执行情况，防止差错。执行中若达成和解协议的，应制作协议书并按协议书规定办理。11.合同纠纷处理或执行完毕的，应及时通知相关部门，并将有关资料汇总、归档备案。五、合同的管理1.公司合同由财务部统一管理，各部门具体负责各业务范围内的合同谈判、拟稿及履行工作。2.合同管理要建立合同档案、合同台账等，并按《文档管理制度》的相关条款执行。第三节财务管理制度为完善公司财务管理，根据国家有关法律、法规及财务制度，结合公司具体情况，制定本制度。一、财务工作管理制度1.公司各部门一切费用开支和财务开支，由公司总经理负责，实行一支笔审批制度。2.财务管理工作必须严格执行财经纪律，以提高经济效益、壮大企业经济实力为宗旨，财务管理工作要贯彻“勤俭办公司”的方针，勤俭节约、精打细算、在企业经营中制止浪费和一切不必要的开支，降低生产成本，提高利润。3.公司设财务部，财务部长协助总经理对公司财务进行管理。4.出纳员不得兼任会计档案保管和债权债务帐目的登记工作。5.财会人员都要认真执行岗位职责，各司其职，互相配合，如实反映和严格监督各项经济活动。记账、算账、报账必须做到手续完备、内容真实、数字准确、账目清楚、日清月结、近期报账。6.财务人员在办理会计事务中，必须坚持原则，照章办事。对于违反财经纪律和财务制度的事项，应拒绝办理，并及时向相关领导报告。7.财务人员力求稳定，不随便调动。财务人员调动工作或因故离职，必须与接替人员办理交接手续，没有办清交接手续的，不得离职，亦不得中断会计工作。移交交接包括移交人经管的会计凭证、报表、帐目、款项、印章、实物及未了事项。8.公司“财务专用章”由财务部长保管，因出差、开会、请假等原因应委托他人临时保管，同时有文字记录备案。但被委托人不得同时保管印章和票据。在使用“财务专用章”过程中必须登记详细地使用用途，同时“财务专用章”必须按规定用途使用：作为银行印鉴分别在指定的各开户银行备案使用，不得混用；收款、付款、资金调拨等业务结算票据盖章；收据、发票盖章；办理公司相关金融业务。9.发票专用章由财务部部长保管并监督使用，按《印章使用制度》规定使用。10.各类票据管理：承兑汇票指定专人负责管理，管理人员要详细登记台账。公司从税务部门购买的发票由指定专人保管，必须在规定的范围内使用，发票开具要完整、字迹清楚、印章齐全。作废时要加盖“作废”字样，并全份保存，不得自行销毁。公司所有的现金支票由出纳保管，出纳根据公司的经营需要合理提取现金，尽量避免大额支取。其余支票应由指定专人保管，开出转账支票或电汇必须有完备的付款手续方可转账或电汇。收款收据是公司收取现金时开出的凭据，公司印制统一的收款收据，连号不重复，收款收据由财务部统一保管。各部门领用时由经办人到财务登记并应登记起讫号码。《收据》用完后交财务部验旧领新。在开具收据时作废的要全份保存，不得丢失，公司将不定期对票据（承兑汇票、发票、现金支票、转账单、收据）进行检查，发现问题，及时纠正，如发现重大失误或失职，处以重罚，直至追究法律责任。二、借款借支管理制度1.接待、出差人员借款，需凭总经理审批的《接待申请表》或《出差申请表》和借款凭证方可借款。前次借款接待完成、出差返回时间超过七天无故未报销者，不得再借款。2.接待、借款出差人员回公司后，七天内凭《接待申请表》或《出差申请表》及发票等票据到财务部报账，并结清欠款。七天内不办理报销手续的，财务部门负责监督借款人还清全部借款。否则，财务部门有权在当月工资中扣除，不足部分由借款人补齐。3.外单位、个人因私借款，凭总经理审批的《借款凭证》方可借款。4.凡公司员工借用公款，在原借款未还清前，不得再借。公司员工借款，原则上不得超过借款人当月工资数，如有特殊情况，须先经总经理批准后，方可借款。5.允许借款范围：（1）阶段性预付款（按进度付款）。（2）采购零星材料，累计达XX元以上的。（3）出差人员必须随身携带的差旅费。（4）公司规定部门或人员所需的备用金。每年初各部门、分公司以书面报告形式核定备用金标准交行政部，经分管领导签字后，报总经理批示后执行。确实需要现金支付的其他支出。三、费用报销管理制度1.日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公费、低值易耗品购置费、业务招待费、培训费等。在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。2.费用报销遵循“实事求是，准确无误”的原则，有明确的发生原因、费用项目、发生时间、地点、金额及报销人、审批人。3.报销的费用项目、报销标准和报销审批程序符合公司管理制度的规定。4.报销人取得相应的报销单据，且报销单据上面经办人、验收证明（复核）人、审批人签名齐全，报销单据所附原始凭证应是税务机关认可的合法、完整、有效凭证。5.报销单据填写应根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数，简述费用内容或事由，力求整洁美观，不得随意涂改。6.报销单封面与封面后的托纸必须大小一致，各票据不得突出于封面和托纸之外（票据过大时应按封面大小折叠好）。7.各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致。8.若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴。9.报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列。10.报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额。11.报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写。12.报销单各项目应填写完整，大小写金额一致，并经部门领导审批同意。13.有实物的报销单据需列出实物明细表并由验收人验收后在发票背面签名确认，低值易耗品等需入库的实物单据还应附入库单。14.车船票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有主管领导签字确认。15.接待费用、出差费用的报销须凭总经理审批的《接待申请表》、《出差申请表》及相关有效票据方可报销。16.财务部要严格按照《出差管理制度》、《接待管理制度》中的规定，审核报销标准及票据。17.费用报销流程：报销人整理报销单据并填写对应费用报销单→须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理审核签字→财务部门复核→总经理审批→到出纳处报销。四、薪酬发放管理制度1.员工固定月收入由工资、福利、劳保、社保、加班工资五部分组成。2.工资包括：基础工资、岗位工资、出勤奖。3.基础工资：凡公司员工均享有的工资。4.岗位工资：不同工作岗位所享受的岗位工资。5.出勤奖：公司对规定工作时间出勤的奖励。6.福利包括：午餐补贴、交通补贴。7.午餐补贴：公司对规定工作时间中午用餐的补贴。8.交通补贴：公司对规定工作时间乘坐交通工具的补贴。9.劳保包括：劳保补贴。10.劳保补贴：公司对规定工作时间劳动用品的补贴。11.社保包括：养老保险、医疗保险、工伤保险、住房公积金。12.工资计算：工资=基础工资+岗位工资+出勤奖×出勤天数。13.福利计算：福利=午餐补贴标准×出勤天数+交通补助标准×出勤天数。14.劳保计算：劳保=劳保补助标准×出勤天数。15.社保计算：参见《人事管理制度》计算方法。16.加班工资计算：加班工资=工资（全勤）÷全勤天数×加班倍数×加班时间。17.加班的确定：总经理审批同意的《加班申请表》，并于每月5号前交行政部汇总。形成《加班汇总表》。18.出勤天数的确定：指在《作息管理制度》中规定工作时间期间的实际出勤天数，不包括加班出勤。以行政部《考勤表》为准。19.月收入计算：月收入=工资+加班工资+福利+劳保+社保－扣除项。20.扣除项目包括：个人所得税、扣款（包括餐费、借款、罚款等）、代扣社保费等。21.餐费的确定：以食堂的《员工报餐登记表》为准，每月5号前汇总成《用餐汇总表》。22.行政部每月XX号前将《考勤表》、《用餐汇总表》和《加班汇总表》报至财务部作为计算工资之用。23.财务部每月将员工薪酬统计成单独纸条发给员工，便于员工核查。24.每月XX号为薪酬发放时间，请注意核查。财务管理流程第四节材料设备管理规章制度库房建立《机器设备台帐》，对机器设备进行统一管理。机器设备进行统一编号，由各区域主管负责，出了问题由主管承担相应责任。主管须在每天下班前对机器进行使用后的检查，机器是否清洁干净，有无损坏，如发现问题一定要查明原因，分清责任，落实到个人。每星期日由清洗员对吸尘器进行一次大清洁，对吸尘袋、爬头、吸管进行检查是否堵塞，电线插头是否破损漏电发现问题及时保修，并填写《机器设备清洁保养记录表》、《机器设备维修记录表》。其他大型机器，如：单刷机、吸水机、抛光机、抽吸两用机等，由主管负责。监督做到每天各种机器使用要有记录，使用后机器设备清洁保养要有记录，机器设备维修要有记录，并填写《机器设备使用记录》，《器设备清洁保养要有记录》，《设备维修记录表》。各种机器使用完后，必须要清洁，主管要负责检查，使用人要爱护机器，不得违反操作或摔打机器，如有发现，将对此给予除名并罚款处理。严格遵守公司规定，各种机器不得随便外借，如有特殊情况需要外借的，须报上级批准后方可借出，并需要借条，注明坏了要照价赔偿等字样。本公司内部其他部门需借用，归还时必须保持机器内部清洁，如有损坏需修理好后再归还。严禁私自将机器他人，其后果一切自负。使用人必须严格遵照执行机器设备的操作规范、要求。第五节项目档案管理制度为了加强XX市农村饮水安全工程水塔水池清洗消毒项目档案资料的管理工作，充分发挥档案资料在我公司各项工作中所起的留存依据以及便于查找作用，依据有关法规、条例、特制定本制度。一、档案管理人员配备及职责（一）人员配备主要人员配备表职务姓名持何种资格证件已承担项目情况证书名称级别共计人数（二）岗位职责1.工作人员分工分管领导：办公室主任：项目档案管理员：兼职档案员：2.各成员职责（1）分管档案工作领导①水塔水池清洗与维护项目的档案管理工作。②审定水塔水池清洗与维护项目档案管理各项制度，并监督贯彻执行。③解决档案工作中的实际问题。（2）主管档案工作办公室主任①组织制定档案管理制度，并认真执行。②抓好项目档案建设与管理工作。③定期组织档案管理人员学习档案工作的法律、法规和方针政策，不断提高档案管理人员的业务技能。（3）档案管理员岗位①对项目形成的各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作进行监督和指导。②负责集中统一管理项目各种门类和载体的档案以及有关资料。③贯彻执行档案工作的法律、法规及各项方针政策，建立健全档案室的各项规章制度。④对档案实行科学管理，熟悉所藏档案情况，积极提供利用，为项目各项工作服务。⑤办理领导交办的其他档案业务工作。（4）兼职档案员责任制①协助档案管理员做好各种文件材料的收集、整理、立卷、归档工作。②负责档案信息微机录入及信息化管理工作。③办理领导交办的其他档案业务工作。3.档案室工作职责（1）贯彻执行上级关于档案工作的方针、政策，自觉遵守档案管理的各项规章制度，制定本项目档案工作的相应制度，并组织实施。（2）贯彻执行公司关于保守公司机密的规定，认真做好档案的安全、保密和保护工作。（3）制定档案室工作计划，做好档案目标管理工作。（4）按不同类别的归档范围，做好各类档案文件材料的收集、整理、鉴定工作，并按各自要求及时归档。（5）对新接收的档案进行分类入库，积极做好档案信息资源的开发工作；熟悉掌握档案室各类档案储藏情况，做到准确迅速地提供利用。（6）准确及时地搞好各类档案的传递、销毁和统计工作。（7）严格执行档案室有关查（借）阅制度，做好档案的查阅、借阅工作，为有关部门提供档案的有关情况。（8）负责档案室库房的日常管理工作，严格按照八防的要求，保证档案库房的安全和卫生。（9）加强业务学习，不断总结经验，提高服务质量，完成领导交办的其他有关档案业务工作。二、档案资料管理的要点1.重要的档案资料的交接必须经过负责人或其指定责任人验收，完善交接手续后方能分卷立档。2.档案保管由专人负责，以达到文件管理要求，做到档案标识清晰，分类明确，易查找；档案处室由具备资格的人员经过登记后方可借出，文件借阅者需妥善保管所借文件，不得涂改、撕毁等，否则追究相关责任；档案入室时经过检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重需追究借阅人员的责任。档案管理人员需按时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件。3.档案资料实行严格的借阅登记制度，归还文档时，必须经过审核检查，如有轻微破损应立即修补，损坏严重的须追究借阅人员的责任。档案管理人员须定时检查档案借阅情况，以便及时收回在外文件，防止因管理疏忽导致文件流失。4.档案资料管理实行严格的鉴定制度。档案资料的鉴定必须由负责人或其指定的责任人负责，对档案是否有效、作废以及保存数量等作出决定。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效文件。5.档案资料的管理必须做到“七防”即防火、防潮、防盗、防鼠、防虫、防变质、防高温。必须配置有效的灭火器材，潮湿天气需放置生石灰等防潮物，档案管理人员须定期检查和清理，保证档案资料环境条件符合要求。6.采用各种形式的文档储存方式，如电脑磁盘、录像带、录音带、胶卷、照片、图表等，并采用相适应的保管、储存方法。7.尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存，便于查找和利用。8.电脑文件由专人按照规定设置子目录进行分类管理，并定期清除过期失效文件。9.原始文件按照文件使用性质及重要性进行分类，并编制相应的文件目录。当文件状况有所变动时，应及时调整目录的有关数据，以保证查阅者及时找到有效的文件。10.档案的鉴定由管理处经理或其他指定人员负责，对档案是否有效、作废、复印份数以及保存期限、保存数量等作出决定，其他未经授权人士无权决定。11.档案按不同性质分块，以内容分类，逐一编号，登记造册，编辑目录，分柜保存，为工作方便可设置部门开架档案。三、档案管理流程为加强文件档案管理，规范项目文件档案的收集、归档程序和方法，确保项目档案的完整性、准确性和系统性，提供符合项目需求和保证管理体系有效运行的证据，特规定档案管理流程。（一）档案资料的收集1.项目档案人员负责对本项目日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制项目《文件（合同）管理记录目录》。2.项目文件、合同等资料原件需要保存的，档案部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向公司行政部移交。3.档案借阅借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准。档案外借一般只借复印件，需借原件者须经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级。借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续。借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏。4.档案销毁对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报项目经理批准，批准后方可销毁。执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。（二）档案管理细则1.档案资料的归档范围（1）国家、地区、部门有关文件；（2）项目收到的公文，如政府职能部门发来的与本项目有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件；（3）各种技术标准、规范、规程等；（4）项目领导的批示、指示等；（5）重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；（6）反映项目工作进度的报告、总结、工作日记、工作备忘等；（7）项目各种工作计划、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；（8）本项目与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；（9）仪器设备使用说明书、检定合格证、仪器设备的其他技术档案及明细台账；（10）水塔清洗台账；（11）外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；（12）财务档案资料；（13）各种实物档案；（14）其他具有利用和保存价值的文件资料。2.档案资料的归档要求（1）归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。（2）一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。档案部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由档案部门保管，应经项目经理批准后妥善保存。（3）声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。（4）子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。（5）各种实物档案必须原件归档，并保持其完好无损。3.档案资料的归档时间（1）即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：项目的机密文件；重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；合同、协议书等正本及过程资料；重大项目清洗维护记录；其他认为需要即时归档的资料。（2）定期归档档案部门应在每月25日前整理归档当月文件，编制档案清单交公司档案部；档案部门每年7月底前归档上年度文件与资料，并移交公司档案部。四、档案人员岗位责任制1.努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。2.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》及其《实施办法》，贯彻执行党和国家及系统（行业）有关档案工作的法规和规章，认真履行项目各项档案管理规章制度。对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为的，要及时向领导报告，并根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，追究当事人和直接领导人的行政责任或刑事责任。3.熟悉项目和系统业务工作，了解项目各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。4.切实做好档案的收集、分类、整理、编目工作，保证档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。5.同鉴定小组其他人员一同定期对室藏档案进行鉴定，对已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，造具销毁清册，写出鉴定分析报告，经领导批准后，和有关人员一起进行认真负责地销毁。6.保持库房的整洁卫生，档案案卷排列有序。认真做好档案“八防”工作，坚持做好温湿度记录及湿度调控工作。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管、保护方面的事故，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。7.编制科学的检索工具，全面熟悉室藏情况，积极主动地提供档案资料，做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。8.做好档案的统计工作，建立统计台账，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。9.在做好项目内部档案管理的同时，还要对项目内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。五、档案保管制度1.收进、移出档案和资料，必须认真清点，严格履行交接手续。2.保管档案和资料，必须